Bienvenue au séminaire PROTOCOLE

1. Bienvenue au séminaire PROTOCOLE

2. LE PROTOCOLE - ETIQUETTE « Ensemble des règles établies en matière d’honneur et de préséance dans les cérémonies officielles » SAVOIR-VIVRE CONVIVIALITE CODE DE CIVILITE Toute erreur protocolaire peut causer un grand préjudice - auPrésident(e) - au Club - au Lions Club International

3. Le Chef du Protocole Il est: • Le maître de cérémonie • L’âme du club • Le garant des civilités du Lionisme • Le responsable des objets et accessoires du club

4. C'est le bras droit et le conseiller du Président ou de la Présidente Il est responsable du bon déroulement des réunions. Il doit connaître : LES REGLES DU LIONISME, LE CLUB, LA HIERARCHIE DU DISTRICT. Le Chef du Protocole

5. le Club Président Conseil d’administration Commissions Secrétaire Trésorier Chef du Protocole exécutif consultatif bureau • Commission Effectifs • Commission Actions Sociales • Commissions Actions Culturelles • Autres… Membres du Conseil d’Administration Membres du club 1 réunion de travail / mois + 1 réunion conviviale / mois

6. ORGANIGRAMME DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU CLUB BUREAU PRESIDENT SECRETAIRE TRESORIER TRESORIER ADJOINT SECRETAIRE ADJOINT PDT EXTENSION-EFFECTIFS PRESIDENT FONDATEUR 1er VICE-PRESIDENT CHEF DU PROTOCOLE GOUVERNEUR 2ème VICE-PRESIDENT ANIMATEUR/CENSEUR ANCIENS GOUVERNEURS… 3ème VICE-PRESIDENT 4 ADMINISTRATEURS EXECUTIF Les ADMINISTRATEURS sont ELUS, au COURS d ’une ASSEMBLEE GENERALE, avant le 15 avril, selon les MODALITES du REGLEMENT INTERIEUR du CLUB.

7. LES COMMISSIONS • ETHIQUE • ADMINISTRATION • FINANCES • STATUTS, ASSURANCES • EME - EMF • FORMATION, EXTENSION des EFFECTIFS • COMMUNICATION • COMMUNICATION, RELATIONS PUBLIQUES • HUMANITAIRE • ACTION SOCIALE, SEL, TELETHON,… • HUMANISME • RRI, DEVELOPPEMENT DURABLE, CULTURE • JEUNESSE • CONCOURS, LEO, consultatif

8. Gouverneur Le District Le cabinet Secrétaire Trésorier Chef de protocole Chargé de communication Présidents de zone Immédiat Past - Gouverneur Gouverneur élu 2 Vice - Gouverneurs Commission honoraire Gouverneur Conseil Chargés de mission

9. Le conseil de District Le District Gouverneur Le cabinet Fonctionnement Communication Finances Statuts - Assurances Ethique Humanisme Fonctionnement Humanitaire EME - EMF Information des Lions Jeunesse Internet Archiviste Organisation des congrès Les associations

10. LES REUNIONS = VITRINE DU CLUB Réunions à caractère particulier • REMISE DE CHARTE • INTRONISATION • PASSATION DE POUVOIR • JUMELAGE Réunions normales • FERMEES • OUVERTES • VISITES D'OFFICIELS • CONFERENCE

11. Agence la salle de réunion. Prévoit le matériel. Fanions, cloche, maillet Paper board, écran, sono Mise en place Décor Etablit le plan de table. Range et conserve le matériel LES TACHES DU CHEF DU PROTOCOLE

12. Prévoit le programme et la distribution des temps de parole. Accueille et accompagne les invités. Fait les annonces Excuses (personnalitésoumembres) Absences (si indispensable) Présentation (nom, titre) des invités Présentation du menu Autres (anniversaires, décès…) LES TACHES DU CHEF DU PROTOCOLE

13. SANS VISITEURS Veiller à éviter les clans Favoriserl’intégration des nouveaux membres. AVEC VISITEURS (Officiels , Lions extérieurs) LES REUNIONS « NORMALES » DU CLUB STATUTAIRES ou FERMEES

14. DECOR, PROGRAMME, HORAIRE, Respect des règles de préséance Lions et civiles LE PLACEMENT A TABLE Libreoudéterminé – Toujoursprévoir 1 ou 2 tables d’honneur ( avec placement) Plan et cartons de table (chef de table?) LES REUNIONS « NORMALES » DU CLUB OUVERTES

15. Le respect des règles de préséance: La PLACE du PRESIDENT ou de la PRESIDENTE, La PRESEANCE dans le LIONS CLUB, La PRESEANCE dans l'ÉTAT FRANCAIS. LES REUNIONS « VITRINES » DU CLUB La Préséance : droit, consacré par l’usage à une fonction ou un titre, d’occuper une position au dessus de quelqu’un ou de le précéder.

19. LA TABLE D’ HONNEUR Les différentes formes, L’ emplacement dans la salle, Les tables d’honneur secondaires L’ accompagnement des convives LES REUNIONS « VITRINES » DU CLUB

20. Remise de Charte Intronisation Passation de Pouvoirs Jumelage Soirée festive (collecte de fonds, anniversaire du club…) REUNIONS A CARACTERE PARTICULIER

21. EXEMPLE POUR UNE REMISE DE CHARTE

22. EXEMPLE POUR UNE INTRONISATION

23. Kit d’intronisation à remettre au Nouveau Lion lors de la cérémonie

24. EXEMPLE POUR UNE PASSATION DE POUVOIRS

25. VISITE DU GOUVERNEUR Agencer la salle, prévoir le/les plans de table et la distribution des temps de parole CONFERENCES Prévoir les accessoires pour le conférencier Agencer la salle Présenter le conférencier Apporter aide et assistance au conférencier pendant son intervention. REUNIONS A CARACTERE PARTICULIER

26. QUATRE REGLES D’OR • Laisser le moins de place possible à l’improvisation • Faire ressentir aux invités leur importance • Avoir le sourire mais rester ferme • Le ou la Président(e) du club est toujours le ou la Président(e) de réunion

27. VOUS ETES avec le ou la SECRÉTAIRE le ou la TRÉSORIER(E) le ou la PRESIDENT(E) des EFFECTIFS l'un des 4 Pilliers sur lesquels s'appuie le ou la PRÉSIDENT(E) Le Chef du Protocole VOTRE RÔLE EST ESSENTIEL

28. Le chef du Protocole ANNEXES

32. Le Chef du Protocole Merci de votre participation