GOEDE PRAKTIJK 5 / BONNE PRATIQUE 5

1. GOEDE PRAKTIJK 5 / BONNE PRATIQUE 5 Project AVIA « Automatisch Versturen van InschrijvingsAttesten » Samenwerking tussen Vlaams ministerie van onderwijs en vorming, CORVE, KSZ, RKW en RSVZ LOGO

2. Doelstelling • Samenwerking met diensten kinderbijslag • E-gov project: samenwerking tussen Vlaams ministerie van onderwijs en vorming en federale overheden: KSZ en diensten voor kinderbijslag • Informatie die aanwezig is in databanken bij een overheid (inschrijvingsgegevens bij beleidsdomein onderwijs en vorming) doorgeven aan andere overheden die deze info nodig hebben : kinderbijslag LOGO

3. Doelstelling • Samenwerking met diensten kinderbijslag • Het recht op kinderbijslag blijft behouden tussen 18 en 25 jaar indien het rechtgevende kind studies volgt in een secundaire school, hogeschool of universiteit • In centrale databank van Vlaams ministerie zijn deze gegevens aanwezig • Elektronisch doorsturen van deze info naar RKW en RSVZ LOGO

4. Doelstelling Samenwerking met diensten kinderbijslag • - WIN WIN voor ouders, leerlingen, scholen, kinderbijslagfondsen • - afschaffen van 160 000 attesten in het hoger onderwijs en 76 000 attesten in het secundair onderwijs • - tijdsbesparing voor leerlingen, ouders, scholen en diensten voor kinderbijslag • - correcte informatie van het departement onderwijs: flexibiliserering, studiepuntensysteem in het hoger onderwijs LOGO

5. Doelstelling • Samenwerking met diensten kinderbijslag LOGO

6. Doelstelling • Samenwerking met KSZ: • BIS nummers: • de databanken van het departement onderwijs eenduidig versleutelen • gebruik van officiële nummers voor eenduidige opvolging van leerling- en studentenloopbanen • BIS nummer nodig bij datacommunicatie federale overheden (vb. kinderbijslag) LOGO

7. Methodologie – aanpak • Maandelijkse stuurgroep alle betrokken partijen • Status en planning • Beheer projectbereik • Beheer financiën • Beheer interferentie met andere projecten • Beheer risico’s • Opvolging punten vorige stuurgroep LOGO

8. Methodologie – aanpak • Werkvergaderingen • Technische vergaderingen tussen onderwijs/MAGDA/KSZ en RKW/RSVZ: • Logische systeemspecificaties, afspraken parameters voor toegang tot webservices KSZ… LOGO

9. Methodologie – aanpak • Werkvergaderingen BIS: • controle en bespreking van de afgeleverde werkdocumenten: toepassingsarchitectuur, detailvereisten, gebruikersperspectief, testplan en logische testcases, aanpak gegevensbeheer LOGO

10. Planning - Attesten +18 jarigen 2007 2006 S O N D J F M A M J J A S O N Analyse en Ontwerp Bouw - KSZ Bouw - VIP Bouw – OND XML Bouw – OND Beheer Bouw - RKW Bouw – Fondsen RKW Bouw - RSVZ Bouw - Fondsen RSVZ Integratie VIP-KSZ (DEV) Integratie OND-KSZ AIP voor OND deel Integratie OND naar fondsen RKW Integratie OND naar fondsen RSVZ Acceptatie met 2 fondsen RKW Acceptatie met 2 fondsen RSVZ IPS Piloot in Productie Productie

11. Planning – Deel BISnr 2007 2006 J F M A M J J A S O N D J F M Behoefte Specif. Funct. Analyse Det. Vereist Ontvangen Mutaties Use Cases Gegevens beh. Test Plan & LTC Tech. Ontwerp OND MAGDA M M Infrastr. Bouw - OND Bouw & Test M Bouw - VIP M Bouw & T Integr. Testen VIP-KSZ V T M Integr. Testen OND-KSZ V T M Acceptatie Testen M IPS M M Productie

12. Resultaten Burgers (leerlingen/studenten en ouders) - moeten niet meer naar secretariaat school - moeten geen attesten versturen per post Beleidsdomein onderwijs en vorming • Van uitreiken van papieren attesten door scholen en universiteiten naar automatische opvolging van attesteringsdatabank door administratie en elektronische attesten • Automatische aanmaak van brieven van niet aangesloten sectoren • Planlastvermindering voor scholen : afschaffen van 250 000 attesten LOGO

13. Resultaten RKW en RSVZ (+ secundaire netwerken) Geautomatiseerde verwerking van gegevens inzake studerende rechtgevende kinderen i.p.v. manuele verwerking Voordelen: • vermindering van papieren rompslomp voor de sociaal verzekerden • uitgebreide elektronische databanken bij elk kinderbijslagfonds • tijdwinst bij verwerking voor dossierbeheerders • opportuniteit voor een betere en meer uitgebreide dienstverlening aan de sociaal verzekerden • één centraal aanspreekpunt voor de kinderbijslagfondsen LOGO

14. Positieve en negatieve ervaringen • Positief: • goede samenwerking tussen de samenwerkende partijen • project werd tijdig opgeleverd • flexibiliteit en bijsturing voortdurend bespreekbaar • open communicatie • Negatief: • een nog betere analyse voor de start van het project maken LOGO

15. Tips • maak een goede functionele analyse vooraf • creëer voldoende draagvlak voor het project binnen uw organisatie • integreer e gov projecten in de organisatie: niet boven de rest • volg het project regelmatig op, met afgesproken agendapunten LOGO

16. Tips • analyseer de effecten op de processen en op de werking van het personeel • communiceer open • blijf positief • de weg is lang – kijk naar wat reeds gerealiseerd is • de projectleider moet knelpunten naar voor brengen en knopen doorhakken LOGO

17. Contactpersonen lieve.vanleuven@ond.vlaanderen.be lieven.raes@bz.vlaanderen.be Mark.demol@ksz-bcss.fgov.be Johan.buyck@rkw-onafts.fgov.be Anne.cools@rsvz-inasti.fgov.be LOGO