PROCEDIMIENTOS

1. TEMA Nº 9 PROCEDIMIENTOS CONTABLES Mérida, 2010 Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

2. PROCEDIMIENTOS CONTABLES Sucesión cronológica y secuencial de operaciones interrelacionadas, asociadas con la contabilidad • DEFINICIÓN • MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Compilación organizada en forma lógica y ordenada de todos los procedimientos que realiza la organización. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

3. PROCEDIMIENTOS CONTABLES • CONTENIDO DEL MANUAL • Portada de identificación • Índice del manual • Introducción • Base Legal • Objetivos del Manual • Procedimientos • Portada de identificación • Índice • Objetivo del procedimiento • Políticas y/o normas de operación • Descripción narrativa del procedimiento • Diagrama de flujo del procedimiento • Formularios y/o reportes • Información general • Glosario de Términos • Índice temático Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

4. PROCEDIMIENTOS CONTABLES Cómo escribir procedimientos Búsqueda de información para definir la mejor manera de hacer las cosas Técnicas de recopilación de información Investigación Documental Encuesta Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero Observación

5. PROCEDIMIENTOS CONTABLES • RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE PUNTOS Transporte Archivo Operación Simbología Revisión Demora

6. PROCEDIMIENTOS CONTABLES • PAUTAS PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS 1.- Describir en orden cronológico 2.- Indicar la unidad encargada de la ejecución. 3.- Enumerar las actividades 4.- Verbo en presente. Frases breves y sencillas Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

7. PROCEDIMIENTOS CONTABLES • FORMATO COLUMNAR PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

8. PROCEDIMIENTOS CONTABLES PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

9. PROCEDIMIENTOS CONTABLES PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

10. PROCEDIMIENTOS CONTABLES • DIAGRAMAS DE FLUJO Representación que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento, indicando su secuencia. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

11. PROCEDIMIENTOS CONTABLES • SIMBOLOGÍA ISO 9000 ASME Determinación de signos y/o gráficos a los que se les confiere un Significado preciso. DIN ANSI Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

12. PROCEDIMIENTOS CONTABLES • SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO SIMBOLO DESCRIPCIÓN Terminal: Indica el inicio o la terminación del flujo. Decisión: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varis caminos. Documento: Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

13. PROCEDIMIENTOS CONTABLES • SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO SIMBOLO DESCRIPCIÓN Operación: Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento. Dirección de Flujo: Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las operaciones Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama con otra parte lejana del mismo Conector de Página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el flujo. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

14. PROCEDIMIENTOS CONTABLES • TIPOS DE FLUJOGRAMAS No separa cada una de las personas y/o departamentos que realizan las tareas FLUJOGRAMA SECUENCIAL VERTICAL HORIZONTAL SI NO Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

15. PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL VERTICAL 6 3 2 6 1 INICIO 3 2 1 FIRMA COMPARA AMBOS SALDOS CORRECTOS Resta al saldo del mayor ch/devueltos Auxiliar Cont. busca saldo según mayor Determina existencia errores de la empresa Conciliación Bancaria NO REGRESA AL AUXILIAR CONTABLE ¿Son iguales? Suma ó resta al saldo del mayor errores de la empresa Busca saldo según estado de cuenta Determina existencia errores del banco Conciliación Bancaria 4 SI AUXILIAR CONTABLE RECIBE ELABORA Conciliación Bancaria Determina saldo correcto del libro mayor Determina existencia cheques devueltos COMPARA AMBOS SALDOS Conciliación Bancaria REALIZA ASIENTO DE AJUSTE EN LIBRO ENVÍA AL CONTADOR 4 Suma al Edo. de cta. los depósitos en tránsito Determina existencia depósitos en tránsito Sigue método saldos correctos Conciliación Bancaria 5 CONCILIACIÓN CONTADOR RECIBE Resta al Edo. de cta. los cheques en tránsito Determina existencia cheques en tránsito Inicia elaboración Conciliación Bancaria Pre- conciliación Bancaria Revisa la determinación de saldos correctos Suma ó resta al saldo Edo. de Cta. los errores del banco FIN Suma al saldo del mayor notas crédito Determina existencia notas de débito NO Devuelve a Auxiliar Contable ¿Cálculos coinciden? Conciliación Bancaria Determina saldo correcto del Edo. de Cuenta Determina existencia notas de crédito Resta al saldo del mayor notas débito SI 5 Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

16. 2 3 1 3 2 1 PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL 4 Auxiliar administrativo solicita listas de asistencia RECIBE EVALUA Determina N° días ordinarios a cancelar por trabajador Determina N° horas extras a cancelar por trabajador Determina tipo de horas extras a Cancelar por trabajador INICIO Listas de Asistencia Listas de Asistencia Calcula monto a pagar a cada trabajador por días ordinarios Determina según políticas otros beneficios a pagar por trabajador Calcula salario diario por trabajador Determina N° días descanso o feriados trabajados por cada empleado Verifica la asignación mensual base por trabajador Calcula salario por hora de cada trabajador Calcula monto a pagar a cada trabajador por feriados trabajados Calcula monto a pagar a cada trabajador por horas extras Suma conceptos de carácter salarial por trabajador Calcula retenciones obligatorias y contractuales Llena con los datos calculados Suma salarios a otros beneficios por pagar Nómina del período Administrador recibe Verifica los cálculos Firma como autorización para el pago Envía al administrador ¿Cálculos coinciden? SI A NO Nómina del período Nómina del período Nómina del período 4 Listas de Asistencia Listas de Asistencia

17. 1 3 2 1 PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL Devuelve al auxiliar administrativo Prepara para cada trabajador Auxiliar administrativo Elabora Envía al Administrador Listados de asistencia A n Nómina del período Recibo de Pago original Resumen de nómina Resumen de nómina 1 Listas de Asistencia n Copia de recibo 1 Elabora Devuelve al auxiliar administrativo Envía al banco Administrador recibe Auxiliar administrativo pide firma a cada trabajador 2 n Solicitud de transferencia de fondos Solicitud de transferencia de fondos Resumen de nómina Resumen de nómina Recibo de Pago original 1 Solicitud de transferencia de fondos n Copia de recibo 1 Entrega a cada trabajador Anexa a “nómina del período” Envía al Auxiliar Contable Auxiliar contable verifica cálculos Solicitud de transferencia de fondos 3 Resumen de nómina n n n Recibo de Pago original Copia de recibo 1 Nómina del período 1 1 Realiza asiento de pago de nómina Nómina del período FIN Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

18. PROCEDIMIENTOS CONTABLES • TIPOS DE FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMA COLUMNAR Asigna una columna a cada Unidad / Responsable que participa en el desarrollo del procedimiento. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

19. PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE CAJA CHICA. DIAGRAMA DE FLUJO COLUMNAR CUSTODIO AUX. CONTABLE CONTADOR ADMINISTRADOR SECRETARIA 4 5 2 1 INICIO ORDEN DE PAGO ORDEN DE PAGO Solicitud Reposición RECIBE RECIBE RECIBE RECIBE Solicitud Reposición CUENTA EL EFECTIVO Solicitud Reposición CHEQUE EXAMINA DATOS COMPROBANTES DETERMINA CTA BANCARIA ELABORA INSPECCIONA CONFIRMA SALDO MINIMO 3 CONFIRMA SUMA COMPROBANTES AUTORIZA EMISIÓN DETERMINA CUENTAS SOLICITA FIRMA Solicitud Reposición ELABORA CHEQUE ¿COINCIDE SUMA? SI ORDEN DE PAGO FIRMA ORDEN DE PAGO ENTREGA EMITE ENVÍA Solicitud Reposición FIRMA ORDEN DE PAGO NO Solicitud Reposición ORDEN DE PAGO ORDEN DE PAGO ENVIA ENVIA DEVUELVE Solicitud Reposición ENVIA 6 2 5 Solicitud Reposición 4 1 8 6 ORDEN DE PAGO RECIBE 3 CHEQUE RECIBE 7 ORDEN DE PAGO ORDEN DE PAGO ORDEN DE PAGO RECIBE FIRMADA ORDEN DE PAGO FIRMA COMO ACUSE RECIBO REGISTRA REPOSICIÓN FIN ORDEN DE PAGO ORDEN DE PAGO ENVIA FIRMADA ENVIA Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero 7 8

20. - - - - - - - - PROCEDIMIENTOS CONTABLES • TIPOS DE FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMA ANALÍTICO Posee una de éstas alternativas COLUMNA ADICIONAL PARA COMENTARIOS LLAMADAS EN EL CUERPO DEL FLUJOGRAMA Nota Aclaratoria: Se adiciona a una operación o actividad para dar una explicación de ella. ANSI Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

21. PROCEDIMIENTO: CÁLCULO DE DEPRECIACIÓN. FLUJOGRAMA ANALÍTICO AUX. CONTABLE CONTADOR OBSERVACIONES INICIO 1 • Conforme a las especificaciones del fabricante, o en su defecto, en base a lo preestablecido por la empresa. Verifica datos y cálculos Verifica existencia y propiedad del activo • Método de distribución uniforme de la depreciación a lo largo de su vida útil. NO Revisa fecha adquisición del activo ¿Cálculos y datos coinciden? Notifica al auxiliar contable 2 c) Emplea la siguiente fórmula: Deprec.= COSTO – VALOR RESIDUAL VIDA ÚTIL El valor obtenido está expresado en la unidad de tiempo de la vida útil. SI (a) Busca vida útil y valor residual 2 Registra asiento en libro diario (b) Sigue el método de línea Recta FIN • d.1) Desde la fecha de adquisición del bien hasta la fecha del registro, si se trata del año en que se adquirió. • d.2) Desde la fecha del último registro de depreciación (cierre y/o ajuste anterior) hasta la fecha del registro actual. (c) Calcula cuota de depreciación (d) Determina el Período del gasto a registrar (e) Calcula depreciación del período • Multiplica cuota de depreciación por el período a depreciar. Es indispensable la correspondencia entre las unidades de medida. Informa cálculos Al Contador 1 Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

22. Gracias por su atención Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero