KORESPONDENCJA SERYJNA W MICROSOFT WORD.

1. KORESPONDENCJA SERYJNA W MICROSOFT WORD.

2. Czym jest korespondencja seryjna? Korespondencja seryjna to technika tworzenie w edytorze tekstów, jednakowych (jednobrzmiących) dokumentów, które różną się między sobą jedynie zawartością pól (tj. Tytuł, adres, Imię itd.).

3. Zalety korespondencji Seryjnej: • Łatwość obsługi i przydatność w pracy biurowej. • Idealnie nadaje się do tworzenia zaproszeń na duże imprezy okolicznościowe np. śluby itp. • Możliwość pobrania listy adresatów z istniejącej bazy danych i umieszczenia ich np. na 100 jednobrzmiących dokumentach, z czego każdy jest zaadresowany do innej osoby (zawartej w bazie danych adresatów).

4. Pierwsze kroki korespondencji Seryjnej Jak już zostało wspomniane korespondencja seryjna służy nam do edytowania dużej ilości listów, wiadomości e-mail czy nawet adresowania kopert. Jednak aby wiadomość, czy list dotarł do odpowiednich osób, musi posiadać zdefiniowanego adresata. W Microsoft Word jest możliwość stworzenie listy adresatów. Dla tego załóżmy, że mamy zaprosić na kolacje wigilijną najważniejsze firmy współpracujące z naszą Korporacją informatyczną W tym celu jako, że wspomniane firmy są raczej naszymi „wybrańcami”, możemy stworzyć ich skończoną listę...

5. Tworzenie listy adresatów Aby utworzyć listę adresatów, należy po uruchomieniu programu word, kliknąć zakładkę „Korespondencja”, a następnie wybrać opcję „Wybierz adresatów”. Następstwem naszych poczynań będzie możliwość wybrania trzech opcji: • Wpisz nową listę (tworzy nową listę adresatów) • Użyj istniejącej listy • Wybierz z kontaktów programu Outlook

6. Krok 1. Wybór zakładki Korespondencja.

7. Krok 2

8. Krok 3. Kolumny te można modyfikować dzięki opcji Dostosuj kolumny Jak widzimy po wybraniu opcji „Wypisz nową listę” otwiera się nam okno w którym mamy odpowiednie kolumny odpowiadające za przechowywanie np. Imienia, Nazwiska itd. Adresata.

9. Przykładowa lista adresatów

10. Teraz wystarczy już tylko zapisać naszą przykładową listę.

11. Napiszmy kilka zaproszeń dzięki korespondencji seryjnej  Aby korzystać z opcji korespondencji seryjnej w Wordzie, wystarczy że użyjemy zwykłego dokumentu mimo, że istnieje możliwość wybrania opcji „Listy” z zakładki „Rozpocznij Korespondencje”

12. Rozwinięcie opcji „Rozpocznij korespondencję seryjną” Wybieramy sobie opcje listy jako, że piszemy zaproszenie.

13. Napiszmy kilka zaproszeń dzięki korespondencji seryjnej  Aby korzystać z opcji korespondencji seryjnej w Wordzie, wystarczy że użyjemy zwykłego dokumentu mimo, że istnieje możliwość wybrania opcji „Listy” z zakładki „Rozpocznij Korespondencje”. Kiedy wykonamy omówione wcześniej czynności musimy napisać nasze zaproszenie które może wyglądać jak to przykładowe, które tu prezentujemy. Pozostawiamy wolne miejsce przeznaczone dla adresata.

14. Wypełnijmy pole przeznaczone dla adresata. Skoro mamy jakąś stworzoną listę adresatów i wiemy jakie kolumny wypełniliśmy to teraz wystarczy po „Do: „ dodać odpowiednie opcje odpowiadające naszym kolumnom (które wypełnialiśmy przy tworzeniu naszej listy adresatów). Możemy tego dokonać korzystając z zakładki „Wstaw pola korespondencji”. Na zdjęciu widać rozwinięcie tej zakładki.

15. Skoro wstawiliśmy już pola korespondencji seryjnej, napisaliśmy nasze zaproszenie oraz stworzyliśmy listę naszych potencjalnych adresatów, należałoby ją teraz użyć. Wybieramy opcje „Użyj istniejącej listy..”

16. Wybieramy naszą wcześniej zapisaną listę adresatów.

17. Aby dokończyć naszą prace musimy już tylko skorzystać z opcji zakończ i scal.

18. Dzięki rozwinięciu wspomnianej opcji, otrzymujemy listę: • Edytuj poszczególne dokumenty • Drukuj dokumenty.. • Wyślij wiadomość e-mail • My użyjemy opcji Edytuj poszczególne dokumenty.

19. Po kliknięciu „Edytuj poszczególne dokumenty..” pokaże się nam okno, dzięki któremu możemy wybrać jak jaką część dokumentu mamy włączyć do naszej korespondencji. W naszym wypadku używamy opcji Wszystko i zatwierdzamy „OK.”

20. Efekt końcowy naszej pracy

21. Istnieje możliwość wysłania zaproszeń w formie wiad. e-mail. Korzystając z naszej funkcji „zakończ i scal” wybieramy opcje Wyślij wiadomość e-mail. Jak widzimy aby skorzystać z tej opcji to w naszej liście musieliśmy wcześniej podać adres e-mail adresata.

22. Oczywiście dzięki korespondencji seryjnej możemy również zaadresować koperty w których wyślemy nasze zaproszenia, w tym celu należy użyć opcji koperty z zakładki rozpocznij korespondencje seryjną oraz używamy opcji „Etykiety” aby zaadresować koperty. Jednakże aby tego dokonać wystarczy wykonać wszystkie czynności które wykonaliśmy wcześniej przy tworzeniu naszego zaproszenia.

23. UWAGA! Kiedy zechcemy skorzystać z opcji tworzenia etykiety, dzięki której zaadresujemy nasze koperty aktualny dokument wordzostanie wyczyszczony, dla tego najlepiej etykiety tworzyć w nowym dokumencie word.

24. Dziękujemy za uwagę. Prezentacja wykonana przez Mikołaja Kozickiego oraz Jacka Papiniaka na potrzeby zajęć Środowisko pracy informatyka.