1 / 21

KORESPONDENCJA SERYJNA

KORESPONDENCJA SERYJNA. W MS WORD 2007. Opracował mgr K.Kutyła. CZYM JEST KORESPONDENCJA SERYJNA?.

lot
Download Presentation

KORESPONDENCJA SERYJNA

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. KORESPONDENCJA SERYJNA W MS WORD 2007 Opracował mgr K.Kutyła

  2. CZYM JEST KORESPONDENCJA SERYJNA? • Korespondencja seryjna - technika tworzenia w edytorze tekstów jednobrzmiących dokumentów, różniących się jedynie zawartością kluczowych pól dokumentu, które są automatycznie wypełniane treścią pól pobieranych z zewnętrznej bazy danych. • Utworzenie korespondencji seryjnej wymaga napisania dokumentu wzorcowego z tekstem oraz wstawienia do niego pól odpowiadających np. bazie adresowej - imię, nazwisko, adres pocztowy, adres e-mail itd. W chwili połączenia dokumentu wzorcowego z zewnętrzną bazą danych powstanie seria zindywidualizowanych dokumentów, w których pole "imię" zostanie wypełnione imionami z bazy, pole "nazwisko" nazwiskami z bazy itd. Seria takich dokumentów może służyć jako zwykłe listy, poczta elektroniczna, faks, etykiety, koperty itp. • Korespondencja seryjna jest zwykle stosowana w biurach, zaś narzędzia do jej tworzenia są zawarte we wszystkich zaawansowanych pakietach biurowych, jak OpenOffice, Microsoft Office, WordPerfect Office itd. Technika ta znacznie ułatwia i przyspiesza prowadzenie korespondencji z wieloma osobami, zastępując staromodne techniki sprzed ery komputerowej, w której napisanie tego rodzaju dokumentu wymagało zazwyczaj ręcznego redagowania każdego listu z osobna.

  3. KORESPONDENCJA W WORD 2007 Korespondencję seryjną w MS Word 2007 uruchamiamy klikając opcję menu (wstążki) Korespondencja

  4. W menu Korespondencja – rozpoczynamy naszą pracę w bloku – Rozpoczynanie korespondencji seryjnej – opcja Rozpocznij korespondencję seryjną

  5. Tworząc list (dokument seryjny) wybieramy opcję List. Następnie musimy wybrać adresatów (opcja Wybierz adresatów ), czyli jeśli tworzymy po raz pierwszy dany dokument – tworzymy tabelę bazy danych i wybieramy opcję wpisz nową listę

  6. Tworzenie bazy danych Wpisując dane do naszej bazy (tabeli) musimy wiedzieć dokładnie jakie pola (kolumny) z danymi chcemy wykorzystać w naszej korespondencji. Stąd na następnym slajdzie zaproponuję Państwu przykładowy dokument seryjny, w którym pola korespondencji (kolumny w tabeli) zaznaczę kolorem czerwonym

  7. z powyższego dokumentu wynika, że powinniśmy utworzyć następujące pola (kolumny) w bazie danych: imię, nazwisko, ulica, nr_domu, nr_mieszk., czynsz, opł.garaż, do zapłaty (8 pól).

  8. Widzimy gotowe pola (kolumny) w bazie, które są domyślne (wykonane jako przykład) i nie pasują do naszego dokumentu – wybieramy opcję Dostosuj kolumny Usuwamy wszystkie niepotrzebne pola (Usuń). Dodajemy pola imię, nazwisko, ulica, nr_domu, nr_mieszk., czynsz, opł_garaż, do zapłaty

  9. Po wpisaniu wszystkich pól nasza baza powinna wyglądać jak na rysunku po lewej. Aby kontynuować wybieramy OK. Następnie wypełniamy naszą bazę przykładowymi danymi jak na rysunku i kończąc klikamy OK

  10. Pojawia się okno zapisu naszej bazy – zapisujemy pod nazwą Przykładowa baza danych (baza domyślnie zapisuje się w folderze Moje źródła danych w Moje dokumenty danego użytkownika Windows)

  11. Edycja dokumentu korespondencji Piszemy nasz dokument, a w miejscach gdzie ma się pojawić pole korespondencji wybieramy Wstaw pole koresp. ser.

  12. Po wpisaniu treści dokumentu wybieramy opcję Podgląd wyników i możemy przeglądać pisma do naszych adresatów

  13. Kończenie korespondencji seryjnej Aby ukończyć korespondencję – wybieramy opcję – Zakończ i scal – edytuj poszczególne dokumenty A następnie w opcji Scal rekordy – Wszystko i OK

  14. Ukończona korespondencja seryjna Word 2007 utworzył nam nowy dokument Listy1 Jak widzimy w podglądzie – mamy dokumenty do wszystkich osób z bazy.

  15. Ponowne wykorzystanie bazy danych do adresowania kopert Skoro w naszej bazie danych Przykładowa baza danych mamy już dane osób, do których wysyłamy stworzony dokument, bazę tą można wykorzystać ponownie do zaadresowania kopert. Otwieramy nowy dokument , wybieramy Korespondencja – Rozpocznij koresp. ser. - Koperty

  16. Wybieramy rozmiar koperty na której będziemy umieszczać dane do naszych adresatów – np. koperta E6 (110mm x 155 mm) Następnie klikamy OK

  17. Po wybraniu rozmiaru koperty – wskazujemy nasz plik bazy danych – Wybierz adresatów – użyj istniejącej listy plik Przykładowa baza danych.mdb i klikamy Otwórz

  18. Następnie w identyczny sposób jak z listem – adresujemy kopertę, wpisując dane adresata – wstawiamy pola korespondencji seryjnej (imię, nazwisko, ulica, nr_domu itd.)

  19. Scalamy koperty Kończymy adresowanie kopert i wybieramy – Zakończ i scal – Edytuj poszczególne dokumenty – Wszystko – OK.

  20. Jako efekt finalny – obserwujemy gotowe (zaadresowane koperty). Nieprawdaż, że korespondencja ułatwia nam życie i skraca czas pracy?

  21. Dziękuję Państwu za uwagę! • Mam nadzieję, że prezentacja będzie Państwu pomocna w wykonaniu samodzielnych ćwiczeń. • Życzę powodzenia  Krzysztof Kutyła

More Related