Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan Sekolah Pasca Sarjana IPB 2009

1. PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN DIGITAL DI PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI PERIKANAN JURUSAN PENYULUHAN PERIKANAN BOGOR, DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN RI

2. Disusun olehDadan Syachrulramdhani – G652080135Alfa Husna – G652080055Suhendar Agus Prabowo – G652080095 Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan Sekolah Pasca Sarjana IPB 2009

3. 1. Sejarah Singkat: • 22 Desember 1958 SPDMA • 1987 Diklat APP Bogor • 2001 D4 Jurluhkan STTP Bogor • 2006 Jurluhkan STP Jakarta • 2010 Berdiri sendiri menjadi STPKan

4. 2. VISI: Pemberdayaan potensi perpustakaan dalam meningkatkan kualitas SDM Penyuluh Perikanan 3. MISI: 1) Melaksanakan peningkatan dan pengembangan unsur-unsur perpustakaan 2) Melaksanakan peningkatan dan pengembangan unsur kegiatan perpustakaan 4. TUJUAN: Sebagai bagian integral dari suatu perguruan tinggi, perpustakaan diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

5. 5. TUGAS: Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat pustaka serta mendayagunakannya bagi sivitas ademika maupun masyarakat di luar kampus. 6. FUNGSI: - Pusat pelestarian ilmu pengetahuan - Pusat belajar - Pusat pengajaran - Pusat penelitian - Pusat Penyebaran Informasi

6. 5. StrukurOrganisasi: Ketua STP Jakarta Unit Perpustakaan JurluhkanBogor Sub Unit Perpust Jurluhkan Bogor Administrasi Kepustakaan Pelayanan pustaka Penyimpanan & pelestarian Pengolahan koleksi Pengembangan koleksi Otomasi perpusstakaan

7. 6. Landasanhukumorganisasi: (1) UU No 43 tahun 2007 tentangPerpustakaan. (2) SK Menpan No. 132 tahun 2002 tentangJabatanFungsionalPustakawandanAngkaKreditnya. (3) SK Ketua STP No KP33/STP/TU.210/2007 tentangPengangkatanPemangkuJabatanpadaOeganisasi STP. (4) SK KetuaJurluhkan Bogor No. 733/Kpts/ TU.210/STP.Luhkan/IX/2007 tentangPeraturanUmumPelayanandan Tata TertibPerpustakaan

8. 7.KOLEKSI • 1) BUKU • ZKaryaUmum, Organisasidll : 82 Judul • FilsafatdanPsikologi : 86 Judul • Agama : 189 Judul • IlmuSosial : 710 Judul • Bahasa (LihatGol. 800) • MatematikdanIlmuPeng. Alam : 346 Judul • IlmuTerapan :1.421 Judul • Seni, Olah Raga, Rekreasi, Hiburan : 67 Judul • Satra, Bahasa : 235 Judul • Geografi, Biografi, Sejarah : 91 Judul • JUMLAH :3.227 Judul

9. 2) JURNAL 109 Exp. • 3) Majalah Ilmiah • 4) Majalah Ilmiah Populer 48 Exp. • 5) KIPA 420 Jdl. • 6) Diktat • 7) Laporan PKL 1 • 8) Laporan PKL 2 • 9) Laporan PKL 3 • 10) Ikan Komersil

10. 8. LOKASI: • KAMPUS STP JURLUHKAN • Jl. Cikaretnomor 2 Kotak Pos 155, telpon (0251) 8485231, Fax. (0251) 8485169, e-mail: jurluhkan@dkp.go.id BOGOR

11. 9. Waktupelayananperpustakaandiatursebagaiberikut : HariSenin-Kamis : 08.00-12.00 Istirahat : 12.00-13.00; bukakembali : 13.00-15.00 HariJum’at : 08.00-11.00 Istirahat : 11.00-13.00; bukakembali : 13.00-15.00

12. 10. SISTEM LAYANAN 1. SistemLayanan Layananbahanpustakamenganutsistempelayananterbuka, artinyapelayananperpustakaanmembolehkanpenggunamengambilsendiribahanpustaka yang diperlukaanatassepengetahuandanseizinpetugas. 2 SistemPemimjaman peminjamanbahanpustakamengambilsistem Newark, yaituanggotaperpustakaanmendapatkartupeminjaman yang berisinama, alamat, nomoranggota, tanggalberlakunyakartudankolomtanggalkembali.

13. II. KEANGGOTAAN 1. Civitasakademika Yang dapatmenjadianggotaperpustakaanyaitusemuacivitasakademika (Mahasiswa, Dosen, danKaryawan) STP Jurluhkan Bogor denganbeberapa 2.Non CivitasAkademi Yaitupenggunajasaperpustakaan yang bukandaricivitasakdemika STP Bogor, dapatdilayanidenganbeberapaketentuan :

14. 12. PROGRAM KEGIATAN: 1. PEMELIHARAAN DAN PENGEMBANGAN 7 UNSUR PERPUSTAKAAN 2. PELAKSANAAN KEGIATAN ADMINISTRASI DAN MENAJEMEN KEPUSTAKAWANAN 3. PELAKSANAAN KEGIATAN 6 UNSUR KEGIATAN PERPUSTAKAAN 4. MENGUPAYAKAN PENERAPAN TI PERPUSTAKAAN .

15. PEMELIHARAAN DAN PENGEMBANGAN 7 UNSUR PERPUSTAKAAN: 1) Organisasi 2) Gedung/Ruang 3) Koleksi 4) Sistem/Metode 5) Perlengkapandanperalatan 6) Pengelola/SDM 7) Anggaran .

16. 2. Manajemen: 1) PenyegaranRenstra 2) Penyusunan RKA 3) PenyusunanJadwal Program Kerja 4) Pengorganisasian Program Kerja 5) Pendistribusian Program Kerja 6) PengawasanPelaksanaan Program kerja 7) EvaluasidanLaporan

17. 3. PELAKSANAAN KEGIATAN UNSUR 6 KEGIATAN PERPUSTAKAAN: 1) Pendidikan 2) Pengorganisasian & PendayagunaanKoleksiBahanPustaka 3) PemasyarakatanPerpustakaan 4) PengkajiandanPengembanganPerpustakaan 5) PengembanganProfesi 6) PenunjangTugasPustakawan

18. 13. KONDISI SEKARANG,PERMASALAHAN DAN KONDISI YANG DIHARAPKAN PERPUSTAKAAN JURLUHKAN SAAT INI (1) SecaraKuantitassemuakegiatanperpustakaansudahdilaksanakandiPerpustakaanJurluhkan. (2) Permasalahannyaadalahsecarakualitatifsemuakegiatanbelummemadai. (3) Kondisi yang diharapkanadalahperpustakaan yang memilikikegiatandankondisiperpustakaan yang memadai.

19. 14. SOLUSI PERMASALAHAN • Penerapan teknologi informasi: • 1. Enterprise Resource Planning (ERP) • 2. perancangan sistem perpustakaan digital • 3. Knowledge Management Sistem (KMS)

20. Enterprise Resource Planning (ERP) di Perpustakaan Penelusuran koleksi yang akan dipinjam Melakukan peminjaman Pemustaka/ Anggota Peminjaman disetujui Pencatatan koleksi yang dipinjam Cek Keanggotaan dan syarat peminjaman Sirkulasi/ Layanan koleksi Koleksi diberikan kpd pemustaka Pengambilan koleksi dari rak Pengadaan/ pengolahan bahan Koleksi

21. Sistem ERP di Perpustakaan adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perpustakaan. Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' -  proses umum yang paling layak ditiru.

22. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua fungsi suatu perpustakaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perpustakaan, baik dari pengadaan/pengolahan bahan pustaka, Penelusuran bahan pustaka, layanan koleksi/sirkulasi atau administrasi dan security. Meski kebutuhannya berbeda, ERP harus mampu memenuhinya. Satu syarat yang tidak boleh ditawar-tawar lagi adalah terintegrasi, yang menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua berbagi informasi dan berkomunikasi.

23. Sebagai contoh bila pemustaka hendak meminjam koleksi, seharusnya petugas perpustakaan dengan memakai software ERP dapat mengetahui cara penelusuran yang cepat dan tepat, mengetahui koleksinya ada atau tidak ada atau sedang dipinjam atau tidak dan apabila ada pemustaka yang terlambat mengembalikan koleksi, sistem dapat mengetahui berapa hari terlambatnya sehingga dapat di ketahui berapa denda yang harus dibayar.

24. Membangun Perpustakaan Digital Digital library atau perpustakaan digital adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu buku (tulisan), gambar, suara dala bentuk file elektronik dan mendistribusikannya dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer

25. Mengapa harus Perpustakaan Digital? a. Tidak dibatasi oleh ruangan. b. Biaya yang dikeluarkan relatif murah. c.Dapat menggunakan teknologi modern dengan penggunaan teknologi elektrik berupa iringan lagu, animasi, komunikasi dengan pembaca, seperti dalam bentuk blog. d. Waktu tak terbatas. e. Sumber yang sama dapat digunakan pada waktu yang sama pula oleh sejumlah pengguna. f. Memberikan layanan isi/materi lebih kaya dalam bentuk yang lebih berstruktur. g. Mampu menyimpan lebih banyak sumber tanpa menambah ruang/tempat seperti perpustakaan manual.

26. h. Isi perpustakaan digital bisa dicopy dari sumber aslinya. i. Pencarian kata, tema, atau judul buku sangat mudah

27. Ada beberapa hal yang harus disiapkan untuk dapat menikmati perpustakaan digital; a. Tenaga ahli yang mampu mengubah bahan cetak ke format digital b. Unit komputer dan akses internet yang cepat c. Perlu adanya pembaruan-pembaruan isi/materi ataupun kemampuan dan kecepatan akses internet, agar selalu up to date.

28. Langkah – langkah pengembangan Perpustakaan Digital Kondisi Sekarang Perencanaan Pengembangan Jaringan DL 1 2 3 implementasi Elemen Pengembangan • Content • Infrastruktur • Aplikasi • SDM

29. Metodologi pengembangan Digital Library di STP Juhlukanadalah Sistem Life Cycle(SLC) atau dikenal juga dengan sebutan “waterfall approach” yang terdiri darilima fase atau tahapan yaitu: 1. Perencanaan - Identifikasi masalah; - Alur pekerjaan; - Pengontrolan pelaksanaan proyek; - Objective sistem jaringan; - Batasan sistem jaringan; - Feasibility study on DL STP Jurluhkan

30. 2. Analisa - Analisa SWOT - Analisa potensi jaringan - Analisa tim jaringan - Analisa kebutuhan jaringan - Studi pemakai - Interview, observasi, survai calon node - Flowchart analysis, data diagram analysis dsb.

31. 3. Disain - Structured design; - Konfigurasi perangkat keras dan lunak; - Evaluasi seluruh sub-sistem jaringan; - Implementasi design; 4. Implementasi - Penyusunan rencana implementasi secara detail; - Pengadaan peralatan yang kurang; - Penyiapan struktur database data entry, scan, reformat dst - Migrasi ke sistem baru; - Migrasi secara langsung dan total; - Migrasi bertahap; • - Migrasi secara paralel.

32. 5. Uji coba pemakaian sistem - Install sistem secara keseluruhan; - Studi sistem (post implementation review); - Memperbaiki kesalahan “error sistem” - Sistem maintenance; - Feed back dari pemakai; - Konfigurasi “ search engine” - Review : perangkat keras, lunak, jaringan telekomunikasi, kecepatanakses/transfer data dan down load, search engine, struktur database/webdesign/portal, arsitektur jaringan, konfigurasi jaringan, thesaurus dsb.

33. Knowledge Management Sistem di STP Jurluhkan Knowledge Managementadalahsuaturangkaiankegiatan yang digunakanolehorganisasiuntukmengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, danmendistribusikanpengetahuanuntukdigunakankembali, diketahui, dandipelajarididalamorganisasi. Kegiataninibiasanyaterkaitdenganobjektiforganisasidanditujukanuntukmencapaisuatuhasiltertentusepertipengetahuanbersama, peningkatankinerja, keunggulankompetitif, atautingkatinovasi yang lebihtinggi.

34. Transfer pengetahuan (salahsatuaspekdari knowledge management) dalamberbagaibentuk, telahsejak lama dilakukan. Contohnyaadalahmelaluidiskusisepadandalamkerja, magang, perpustakaanperusahaan, pelatihanprofesional, dan program mentoring. Walaupundemikiansejakakhirabad ke-20, teknologitambahantelahditerapkanuntukmelakukantugasini, sepertibasis pengetahuan, sistempakardan repository pengetahuan.

35. Penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama, Von Krogh, Ichiyo serta Nonaka mengemukakan bahwa penciptaan pengetahuan organisasional terdiri dari lima langkah utama yaitu : a. berbagi pengetahuan (tacit knowledge), b. menciptakan konsep, c. membenarkan konsep, d. membangun prototype, e. melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat di organisasi.

36. Sistem pakar (expert sistem) merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management, terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi, yaitu : a.case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya b. rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian rules yang merupakan representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan kasus-kasus yang rumit c. model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge d. constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR.

37. Pengembangan knowledge managementdi salah satu unit organisasi dengan dokumentasi dan informasi, dimungkinkandalambentuk: a. prosesmengoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasikan, danmendiseminasikan knowledge keseluruh unit kerjadalamsuatuorganisasi agar knowledge tersebutbergunabagisiapapun yang memerlukannya, b. kebijakan, prosedur yang dipakaiuntukmengoperasikan database dalamsuatujaringan intranet yang selalu up-to-date, c. menggunakan ICT yang tepatuntukmenangkap knowledge yang terdapatdidalampikiranindividusehingga knowledge itubisadenganmudahdigunakanbersamadalamsuatuorganisasi, d. adanyasuatulingkunganuntukpengembanganaplikasi expert systems e. analisisinformasidalam databases, data mining atau data warehouse sehinggahasilanalisistersebutdapatsegeradiketahuidandipakaiolehlembaga, f. mengidentifikasikategori knowledge yang diperlukanuntukmendukunglembaga, mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru, g. mengkombinasikanpeng-indek-an, pencarian knowledge denganpendekatan semantics atausyntacs, h. mengorganisasikandanmenyediakan know-how yang relevan, kapan, danbilamanadiperlukan, mencakupproses, prosedur, paten, bahanrujukan, formula, best practices, prediksidancara-caramemecahkanmasalah. Secarasederhana, intranet, groupware, atau bulletin boards adalahsarana yang memungkinkanlembagamenyimpandanmendesiminasikan knowledge, • i. memetakan knowledge (knowledge mapping) padasuatuorganisasibaiksecara online atau off-line, pelatihan, danperlengkapanakseske knowledge.

38. g. mengkombinasikan peng-indek-an, pencarian knowledge dengan pendekatan semantics atau syntacs, h. mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bilamana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, groupware, atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan knowledge, i. memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara online atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.

39. STP JURLUHKAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SISTEM

40. Gambar diatas menunjukkan usulan gambaran umum konsep STP Jurluhkan knowledge management sistem. Sistem terbangun atas 4 pilar utama, yaitu teknologi, aktifitas, interface,dan berbagai komponen. Aktifitas yang diperlukan dalam sistem ini di antaranya web browing, computer based collaboration, searching dan data mining. Semua aktifitas itu bisa dilakukandengan menggunakan web browser. Interface yang bisa dipergunakan untuk menjembataniterjadinya kolaborasi informasi ini selain web browser juga mailling list, forum diskusi,bahkan jika diperlukan aplikasi C/S (customer service). Adapun komponen yang ada dalamsistem untuk mensuplai terjadinya berbagai kegiatan tersebut meliputi database, web platform, data management tools, perangkat pengirim pesan, search engine, web service, document management serta interference engine. Teknology yang dibutuhkan untuk menyokonglayanan tersebut di antaranya adalah RDBMS (Relational Database Management Sistem),aplikasi client-server, web service serta artificial inelegance (AI).

41. Kesimpulan • Dengan memakai software ERP, dapat mengintegrasikan semua fungsi suatu perpustakaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perpustakaan, baik dari pengadaan/pengolahan bahan pustaka, Penelusuran bahan pustaka, layanan koleksi/sirkulasi atau administrasi dan security. • Penerapan Digital Library di STP Jurluhkan juga sangat mendukung proses belajar dan mengajar antara apa taruna dan dosen pengajar karena dapat mencari bahan referensi untuk pembuatan tugas tanpa harus datang langsung ke perpustakaan dan juga dapat mendownloadnya kapan saja dan dimana saja. Dengan penerapan Digital Library juga dapat melakukan kerjasama antara perpustakaan di STP Jurluhkan dengan perpustakaan di STP-STP yang lainnya untuk melakukan tukar-menukar koleksi.

42. Penerapan KMS di STP Jurluhkanjugasangatpentingkarena : Dengan STP Jurluhkanknowledge management system, inovasidanperkembanganinsitusimenjadilebihcepatkarenadenganpolasiklusknowledge management tersebutsemuapengetahuanterarsipdenganbaikdandapatdiaksesdenganmudaholehseluruhanggota. Namundemikiandiperlukankemauanmasing-masingindividudalaminsitusianggota STP Jurluhkanuntukmengeksplisitkansemuatacit knowledge yang dimilikisehinggabisadisebarluaskankepadaanggota lain. Sikap yang harusdibudayakanuntukpembentukan system inidiantaranyamenciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, danmenyebarluaskanknowledge masing-masing.