Informatiser : oui mais comment ?

1. Mener un projet d’informatisation d’un centre de documentation : éléments méthodologiques… Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

2. Faire un état des lieux Analyser le contexte Formaliser les besoins Choisir la solution La mettre en oeuvre Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

3. Etat des lieux :Avant même de se projeter vers une nouvelle solution il est indispensable d’avoir une vision claire des pratiques des usagers et des professionnels du centre documentaire ainsi que des besoins non satisfaits par les outils existants. Il peut prendre plus ou moins de temps en fonction de la structure, du nombre de professionnels et d’usagers concernés. L’enquête est encore le meilleur moyen de les identifier, de passer du ressenti à la réalité Exemple : l’enquête sur les usages du logiciel documentaire dans l’académie de RennesDestinataires : documentalistes même si les usages des enseignants et les élèves étaient évoqués. QuestionnaireSynthèse finale Constats : une satisfaction globale des documentalistes au niveau de la gestion même si les documentalistes aimeraient disposer d’un logiciel facilitant plus la mutualisation.Du côté des usagers, une majorité d’entre-eux souligne la complexité de l’outil, l’absence d’interface web, une nécessaire simplification de l’interface (Superdoc-google). Tous ces constats anticipaient déjà à l’époque le choix final de l’outil.Conclusion : l’état des lieux des pratiques et des besoins est important, il permet de fixer les objectifs du projet. Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

4. Analyse du contexte : Contexte organisationnelet institutionnel : cadre du déploiement de la solution (bibliothèque unique, réseau documentaire…), partenaires internes et externes, support informatique, aide à l’accompagnement des usages, structures de formation…Fonds documentaires à traiter : type de documents, volumétrie… Professionnels concernés : compétences, capacité à modifier leur pratiques, motivation par rapport au projet… Contexte technique : état du parc informatique, capacité des réseaux de communication (logiciel full web) Contexte financier : Qui finance ? Quel est mon budget ? Comment va-t-il évoluer dans l’avenir ? Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

5. Formaliser les besoins :L’objectif est d’identifier les points de changements attendus (fonctions, services, procédures). Cela nécessite de dresser un « état de l’art » qui permettra de dresser un panorama des solutions susceptibles de remplacer le système en cours. Cette phase doit associer les utilisateurs. Cela passe par : La définition des critères prioritaires à prendre en compte (fait aussi pour BCDI et PMB) au niveau fonctionnel. Nécessité d’établir un barème pour chacun des critères retenus. Des grilles de comparaison fonctionnelles de logiciels (fait pour BCDI et PMB dans le cadre du changement de logiciel dans l’académie)à partir d’éléments objectifs. Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

6. Formaliser les besoins : critères prioritaires et grilles de comparaison Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

7. Formaliser les besoins : la question de la reprise des données La capacité du nouveau logiciel à récupérer correctement les données est une condition de réussite de la migration. Cela permettra de gagner du temps lors de la prise en main du nouveau logiciel par les professionnels. Des pertes de données ou de relations entre les données entraîneront des modifications coûteuses en temps qui seront pénalisantes pour le fonctionnement du centre. Une préparation de la base peut être nécessaire avant d’effectuer la migration des données. Les opérations à effectuer en amont doivent être identifiées précisément (ex : document « Préparez vos bases », 12 pages pour faciliter la migration). Le centre est propriétaire de ses données mais les prestataires ne facilitent pas toujours leur export. Mais de quelles données parle-t-on ? Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

8. Informatiser : oui mais comment ? Les plus importantes : -    les notices bibliographiques-    les données concernant les exemplaires (localisation, statut, diverscodages, code barres et cote…) Mais aussi : -    les informations sur le lecteur-    les informations sur la circulation des documents (prêts etréservations) et les liens entre notices de lecteurs et noticesd’exemplaires Voire : les données des acquisitions, les statistiques, leslistes d’autorités…Au professionnel de définir ce qu’il souhaite récupérer (ex : faut-il récupérer les données du prêt pour un centre n’ayant pas un gros volume d’emprunts ?) Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

9. Informatiser : oui mais comment ? Quel format d’échange utiliser ? Le plus courant est le format Unimarc mais tous les SIGB n’exportent pas leurs données en Unimarc (ex : Superdoc : formats texte, xml).. Il faut se renseigner sur la capacité du logiciel à exporter ses données. La questions des exemplaires ? Certains éditeurs ne respectent pas la recommandation 995 qui à pour objectifs de « faciliter les échanges de données liées au prêt ». « Elle porte sur la fourniture, au sein d'une notice bibliographique au format d'échange UNIMARC, de données relatives à l'exemplaire prêté ou échangé ainsi que d'autres informations permettant les classements, tris et statistiques ». En savoir plus : http://www.adbdp.asso.fr/Recommandation-995-donnees-d Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

10. Informatiser : oui mais comment ? Le centre ne doit pas se retrouver « piégé » par un prestataire qui ne va pas faire d’efforts pour exporter des données vers un logiciel concurrent ou va demander des tarifs élevés pour l’exportation pouvant remettre en cause l’équilibre financier du projet de réinformatisation. Attention ! Parfois cette question ne pose pas de problème et des solutions sont trouvées (ex : Fonds danse : migration Alexandrie-BCDI) Le responsable du projet doit prendre beaucoup de précautions sur ce sujet et intégrer ce point dans le cahier des charges. Il devra éviter également les formulations floues lors de la rédaction du contrat entre la structure et le prestataire choisi. Toute information avant le choix final pouvant éclairer le demandeur sur la capacité du futur prestataire à reprendre correctement les données sera la bienvenue : cela peut passer par des tests, un enquête auprès d’autres bibliothèques via les listes de diffusion… Cette question est importante et trop souvent négligée par les professionnels (Ex: Superdoc Premium). Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

11. Informatiser : oui mais comment ? Il faut éviter d’arriver à cette situation : « Bonjour,Nous changeons actuellement de logiciel : après 10 ans avec Agate, nous avons choisi le logiciel xxxxx.La migration des données d'un système à l'autre pose un problème. Ilsemble que xxxxx soit dans l'incapacité d'exploiter les données yyyyy tellesqu'elles leur ont été fournies. Ils nous demandent d'intervenir auprès de la société Agate pour obtenir l'exportation intégrale de la base dans un format d'échange standard. Cette prestation d'Agate sera vraisemblablement payante.Je voudrais savoir si certains d'entre vous ont déjà connu ce genre deproblématique et ce que vous en pensez. Je serais intéressée par touttémoignage de changement de SIGB quelles que soient les sociétés enquestion. »Liste Biblio.fr, message posté le 22 juillet 2008 Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

12. Informatiser : oui mais comment ? Donc : Cela nécessite de prévoir dans le cahier des charges, non seulement l’importation des données mais aussi leur exportation en cas de changement de logiciel. Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

13. Formaliser les besoins : la dimension techniqueDéfinir lescritères techniques à prendre en compte (compatibilité SSO, intégration ENT, interfaçage avec d’autres applications…), établir un barème pour distinguer ce qui est indispensable de ce qui est souhaitable. Faire uncomparatif technique (le point de vue de l’informaticien). Cela passe là aussi par des grilles de comparaison fonctionnelles mais peut aussi passer pas des tests pour évaluer le comportement du logiciel (temps de réponse, montée en charge…). Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

14. Formaliser les besoins :Critères techniques, l’exemple du choix académique :Critères généraux : type d’application : full web ou client-serveur, type de logiciel (Open Source, propriétaire…), type de base de données (MySQL, Oracle…), hébergement unique et centralisé… Gestion des utilisateurs et des groupes : délocalisation des utilisateurs dans un annuaire LDAP académique unique, création massive des profils d'utilisateurs à partir de l'annuaire, synchronisation systématique du profil de l'utilisateur à la connexion, nettoyage des profils des utilisateurs n'existant plus dans l'annuaire, Authentification : délégation à un service spécialisé (critère très important dans le cas de l’académie) Normes d'intégration dans le portail de services : Portlets JSR168 ou WSRPHTML 4.01, CSS Exploitation : maintenance applicative, redondance et répartition de charge, sauvegardes… Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

15. Formaliser les besoins :Des retours d’expériences de structures identiques voire un test in situ des différents logiciels si cela est possible vont permettre d’évaluer les solutions envisageables. Attention à l’accompagnement des structures testant une solution non retenue au final ! Une analyse budgétaire comprenant le coût des licences (s’il y en a), de l’accompagnement, des développements. Attention ! Logiciel libre ne veut pas dire logiciel gratuit, il faut prendre en compte tous les coûts et une analyse fine doit être faite par rapport à une solution propriétaire.Voir analyse budgétaire faite dans l’académie de Rennes Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

16. Formaliser les besoins : analyse budgétaire Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

17. Définir un calendrier :Il est important que le calendrier du projet soit établi au préalable : phase de choix final, calendrier de mise en œuvre du projet, rétroplanning. Etablir le cahier des charges : à partir des critères d’analyse en attribuant à chacun d’eux un barème. Voir des exemples de cahiers des charges à l’adresse : http://www.adbdp.asso.fr/Cahier-des-charges-pour-l,725 Il devra détailler : - les objectifs du projet - faire un état des lieux de l’existant - décrire le système que l’on souhaite mettre en place - définir la couverture fonctionnelle - préciser les prestations attendues (reprise des données, formations, paramétrages…) - préciser le cadre technique Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

18. Si c’est nécessaire : mettre en place un marché public Conditions : la procédure d’appel d’offres s’applique Si l’appel d’offres est supérieur à 206 000 € HT pour une structure relevant d’une collectivité territoriale à 133 000 € HT pour une structure relevant de l’Etat Mise en œuvre : Il peut être utile d’organiser des démonstrations par les fournisseurs si elles n’ont pas été faites dans la phase de formalisation des besoins.Dans ce cas ces démonstrations doivent se faire dans des conditions identiques pour être comparées. Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

19. Choisir la solution : Nécessite de contractualiser avec la société prestataire afin de définir les obligations mutuelles des partenaires. Exemple de contrat. La mettre en œuvre : Définir une organisation : chef de projet ou cellule de mise en œuvre, comité de pilotage, comité technique…Répartir les responsabilités (compétences métier, compétences techniques…). Former les professionnels : Aspect fondamental si l’on veut que les fonctionnalités du logiciel soient exploitées par les utilisateurs. Former les usagers : Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008

20. Exemple du déploiement PMB dans l’académie de Rennes : organisation fonctionnelle Informatiser : oui mais comment ? Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - 08 décembre 2008