DISEÑO PARA SEIS SIGMA

1. DISEÑO PARA SEIS SIGMA PANORAMA GENERAL P. REYES / ENERO 2010 6 DISEÑO PARA SEIS SIGMA

2. Diseño para Seis Sigma (DFSS) • ¿Qué es? • ¿Por qué utilizarlo? • ¿Cuándo utilizarlo? • ¿Cómo se relaciona con DMAIC?

3. Diseño para Seis Sigma (DFSS) DEFINIR MEDIR ANALIZAR DISEÑAR VERIFICAR

7. Recursos comprometidos Tradicional DFSS Lanzamiento Tiempo La inversión en etapas tempranas es más efectiva y eficiente

8. Utilizar DFSS cuando: • Introducción de un nuevo producto o servicio • Un proceso no existe o no tiene capacidad por diseño • El proceso ha llegado a su punto óptimo (Entitlement)

9. DMAIC, DMADV y PM: • Proyecto mejora de procesos (DMAIC) • En foque a las causas raíz que influyen en el desempeño de los CTQs • Diseño del proceso (DMADV) • Optimizar el diseño a través de CTQs y subprocesos • Gestión de Procesos (PM) • Gestión continua de procesos

11. Relación de DFSS con DMAIC • De la fase de Definición si el proceso no existe pasar a DFSS • De la fase de Análisis si la mejora incremental e insuficiente pasar a DFSS • De la Fase de mejora pasar a DFSS si la mejora consiste de un producto nuevo para servicio

12. FASE DE DEFINICIÓN Definición del proyecto P. REYES / ENERO 2010

13. Objetivos • Comprender el propósito, proceso y salidas de la fase de Definición • Desarrollar un Contrato para el proyecto • Desarrollar un plan Multi-generacional (MGP) • Desarrollar un plan de proyecto para administración del proyecto • Establecer roles y responsabilidades

14. Fase de Definición - Entregables • Concepto de servicio/clientes objetivo – Determinados (alto nivel) • Caso de negocio – objetivos y metas establecidas • Plan multigeneracionalestablecido • Champion, BB, GB y equipo – integrado • Proyecto – controles, programa y aprobación • Team charterdocumentado y revisado con el Champion

15. Preguntas a contestar • ¿Cuáles son los objetivos del proyecto? • ´¿Cuál es el alcance, programa de trabajo y recursos comprometidos?

16. Fase de Definición • Planear y administrar el proyecto • Determinar el enfoque de administración del proyecto • Controles • Revisiones • Plan comunicación • Obstáculos • Administración del riesgo • Desarrollo del plan de proyecto • Requerimientos/planeación • Definir entregables/Programa • Desarrollar cambio organizacional • Enfoque gerencial • Iniciar el proyecto • Identificar el concepto de producto / servicio o • Desarrollar el problema / establecimiento de meta • Desarrollar el caso de negocio • Definir el líder del proyecto • Borrador del Contrato • Alcance del proyecto • Definir el alcance del proyecto • Desarrollar el plan multi. generacional de producto/ servicio • Comprometer recurso/lanzamiento del proyecto • Champion • MBB, BB, GB • Equipo de trabajo • Presupuesto de diseño • Establecer relaciones de trabajo • Herramientas: • MPG (Plan multi – generacional • Entrevistas/encuestas a clientes • Contrato • Diagramas de Gantt, PERT • CAP

17. Fase de Definición

18. Los 5 elementos del contrato • 1 a. Nuevo producto o servicio a diseñar • 1b. Establecimiento del problema y meta • 2. Caso de negocio • 3. Alcance del proyecto • 4. Administración del proyecto (programa) • 5. Roles • Personal, expectativas,responsabilidades

19. Elementos del alcance del proyecto • ¿A qué proyecto/servicio/proceso se enfoca el equipo? • ¿Cuáles son los límites del proceso que se va a diseñar? ¿punto inicial y final? • ¿Qué recursos están disponibles al equipo?

20. Elementos del alcance del proyecto • ¿Qué está fuera del alcance del equipo? • ¿Qué obstáculos se anticipan para el equipo? • ¿Cuál es el tiempo comprometido para el equipo? ¿Qué sucederá con las actividades normales, mientras se hacen las actividades del proyecto?

21. Planeación multi-generacional MGP • El MGP es una secuencia de desarrollo de producto/servicio/proceso multi-anual • Con base en la evolución anticipada del mercado • Construir alrededor de tecnologías competencias o plataformas distintivas (core),

22. Ejemplo de MGP • Poner un hombre en la luna • El plan espacial MGP incluyó tres programas para lograr la misión: • Mercury: probar vuelos orbitales • Gemini: probar actividades extra-vehiculares y practicar acoplamiento de vehículos • Apollo: volar y aterrizar en la luna y regresar a casa de manera segura

23. Administración del proyecto • Arte y ciencia de alcanzar un objetivo de negocio dentro las restricciones de tiempo, recursos y costo, evitar: • Exceso de costos • Exceso de tiempo • Falta de dirección • No alcanzar los resultados • Actividades mal coordinadas • Frustración del equipo

24. Administración del proyecto

25. Administración del proyecto • Gestión de costos y tiempos • Puntos de revisión del proyecto (Tollgates) • Reportes periódicos de estatus • Revisiones de calidad – entregables • Controles del proceso de diseño • Control de cambios del proyecto • Gestión de obstáculos no anticipados • Gestión del riesgo • Ident. ,priorizar eventos negativos y tomar acción

26. Punto de revisión gerencial I (Tollgate 1) – entregables y liberaciones • Establecer la misión • Alcance, objetivos y enfoque • Identificación de CTQs de alto nivel • Análisis de costo beneficio y liberación del presupuesto • Administración del trabajo • Plan del proyecto • Reporte de avance del proyecto • Administración de recursos • Incluye guía del equipo y roles / responsabilidades • Tablero de Diseño para Seis Sigma • Entrenamiento

27. Punto de revisión gerencial I (Tollgate 1) – preguntas de revisión • ¿Cómo se alinea el estatuto de la Misión del proyecto al plan de negocio, MGP y objetivos de calidad? • ¿Se han identificado los CTQ’s usando el rigor de Seis Sigma? • ¿El líder funcional de proyecto maneja el proyecto total o comparte el liderazgo con Calidad y TI? • ¿Cuántas veces se han dedicado recursos funcionales de TI, BB a tiempo completo? ¿sus posiciones se han cubierto? • ¿El equipo ha recibido capacitación como Green Belt en MAIC? • ¿Cuáles son las actividades y riesgos de la ruta crítica y cómo se controlan? • ¿Cómo se dará seguimiento a toda la documentación para el proyecto? • ¿Cómo se apega la estrategia de arquitectura al plan de negocios, MPG y objetivos de calidad?

28. Estructura de actividades desglosadas – gráfica de Gantt • Es una lista de las actividades del proyecto agrupadas de acuerdo a la secuencia en que serán realizadas • La estructura inicia en un nivel alto y desglosa las actividades del proyecto en piezas más pequeñas hasta que puedan ser asignadas y realizadas en un periodo corto de tiempo

29. Diagrama PERT

30. Paquete de Diseño

31. Reportes y revisiones del proyecto • Diario a Gerentes de proyecto • Obstáculos, problemas, soluciones, seguimiento • Semanal a director de proyectos • Presupuesto, programa, recursos, apoyo y organización, cambios requeridos, avance del proyecto – tareas completas y atrasadas • Mensual a comité directivo • Caso de negocio, alcance, plan de comunicación, gestión de riesgos/contingencias, gestión de calidad, liberación, transición

32. Gestión del riesgo • Riesgo es el impacto de un evento negativo junto con su probabilidad de ocurrencia • La gestión de riesgos son acciones específicas identificadas e implementada para reducir o eliminar el riesgo • Etapas de la gestión del riesgo • Identificar, analizar, planear, actuar, monitorear

33. Fuentes de riesgo • Caso de negocio • Incremento en costos, incremento de en tiempo de ROI, cambios en entorno de mercado y regulaciones, compromiso del negocio • Planeación • Disponibilidad de recursos, complejidad del proyecto, tiempo de desarrollo, experiencia en gestión de proyectos

34. Fuentes de riesgo • Organizacional • Involucramiento multidisciplinario, propiedad del proceso, implementación en varias localidades, problemas de aceleración del cambio • Técnico • Experiencia tecnológica, complejidad del diseño, cambios en alcance, conocimiento de los procesos de negocio, métodos de calidad, habilidades y experiencia • Externo • Experiencia del proveedor/contratista y soporte, múltiples proveedores/contratistas, dependencia de proveedores, problemas con el reclutamiento

35. Gestión del riesgo - Priorización • Priorizar preocupaciones de riesgo por: • Probabilidad / posibilidad de ocurrencia • Impacto en el proyecto

36. Gestión del riesgo – Tablero de control • Conforme pasa el tiempo, reducri el número de paros, riesgos significativos y corregir antes de lanzar • Eliminar problemas, incrementar número de preocupaciones “Proceder con precaución” • Al final no de debe haber preocupaciones de paso, riesgo significativo o corregir antes de lanzar

37. FASE DE MEDICIÓN Definición de los CTQs del cliente y especificaciones P. REYES / ENERO 2010

38. Objetivos • Identificar a los clientes del servicio / producto • Identificar necesidades específicas de clientes y sus requerimientos • Traducir las necesidades del cliente en CTQs • Evaluar los riesgos alrededor de los CTQs

39. Fase de Definición • Planear y administrar el proyecto • Determinar el enfoque de administración del proyecto • Controles • Revisiones • Plan comunicación • Obstáculos • Administración del riesgo • Desarrollo del plan de proyecto • Requerimientos/planeación • Definir entregables/Programa • Desarrollar cambio organizacional • Enfoque gerencial • Iniciar el proyecto • Identificar el concepto de producto / servicio o • Desarrollar el problema / establecimiento de meta • Desarrollar el caso de negocio • Definir el líder del proyecto • Borrador del Contrato • Alcance del proyecto • Definir el alcance del proyecto • Desarrollar el plan multi. generacional de producto/ servicio • Comprometer recurso/lanzamiento del proyecto • Champion • MBB, BB, GB • Equipo de trabajo • Presupuesto de diseño • Establecer relaciones de trabajo 39 • Herramientas: • MPG (Plan multi – generacional • Entrevistas/encuestas a clientes • Contrato • Diagramas de Gantt, PERT • CAP

40. Lecciones aprendidas - Definición • Soporte de la alta dirección • Difundir el impacto y cambio • Requiere actualización y revisión periódica del liderazgo • Colaborar con dueños de proceso • Formación del equipo es crítico • Formar el equipo de diseño multi-disciplinario • Asegurar la implementación y lanzamiento efectivo • L a TI es un soporte / barrera potencial crítica

41. Lecciones aprendidas - Definición • Integrar la metodología de TI al principio • La fundamentación de DMAIC facilita todo el proceso, acelera el proyecto (soporte MBB, BB/GB) • Proyectos estrictamente acotados; definir el éxito • Es común el cambio de alcance (la MPG puede ayudar) • La cuantificación de los beneficios del proyecto es complejo

42. Entregables • Necesidades de clientes e internas definidas • Posición competitiva determinada (benchmark de desempeño) • CTQs medibles y detallados desarrollados • Límites de especificación y metas establecidas para los CTQs • Riesgos del cliente evaluados

43. Preguntas a contestar • ¿Cuáles son los requerimientos más importantes para el producto / servicio? • ¿Cuáles son los CTQs y cuáles son las metas y especificaciones relacionadas?

44. Fase de Medición • Especificar CTQs • Organizar información del cliente • Diagrama de afinidad • Jerárquico • Priorizar necesidades del cliente • Encuestas a clientes • Determinar CTQs • Despliegue de la Función de calidad • Gestión de riesgo • Identificar a clientes • Revisar el caso de negocio/Contrato de proyecto • Identificar a los clientes • Externos • Internos • Partes interesadas • Segmentar a los clientes • Priorizar a los clientes / segmentos • Colectar sus necesidades • Seleccionar métodos de investigación de clientes • Entrevistas, grupos de enfoque, encuestas • Diseñar el plan de colección de datos • Método de muestreo • Colectar datos • Herramientas: • Métodos de investigación clientes • Análisis Kano • Diagrama de afinidad y de árbol • Despliegue de la función calidad • Análisis de tolerancias • Benchmarking desempeño • Tablero de diseño

45. Despliegue de la función de calidad • El QFD permite escuchar las voces del cliente y del mercado (competencia) y traduce ambas voces en requerimientos de alto nivel para el producto / servicio (CTQs)

46. Paso 1. Identificación de clientes

47. Revisar caso de negocio/Contrato de proyecto • ¿Qué necesidades deben ser satisfechas para que este producto/servicio sea exitoso? • ¿Todos los clientes son igualmente importantes? • ¿Hay otros clientes potenciales clave? • Medir con prioridad las necesidades de los clientes externos, pero también considerar a los clientes internos y partes interesadas

48. Definir segmentos de clientes • Se recomienda la segmentación para enfocar la investigación de clientes hacia los más importantes • Primero determinar segmentos lógicos de clientes (por región, tipo de negocio, etc.) • Después, describir una definición de cada uno de los segmentos de clientes

49. Condiciones y riesgos que afectan la voluntad y capacidad de compra • Simples / descriptivos • Demográfico: jóvenes vs viejos • Precio: bajo vs alto • Accesorios del producto: automático vs manual • Canal de distribución/compra • Tienda departamental • Tienda de especialidades • Distribución directa

50. Condiciones y riesgos que afectan la voluntad y capacidad de compra • Actitudinal (mayoría de consumidores) • Sensibilidad a la marca • Orientación al valor • Comprador de bajo precio / ahorrador • Consciente de la moda • Orientado a la calidad • Sensible al servicio