Bedarfsorientierte Beschaffung

1. Bedarfsorientierte Beschaffung SAP Best Practices for Retail

2. Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Arbeitsschritte • Einsatzmöglichkeiten • Am Anfang dieses Szenarios stehen die erforderlichen Planungsschritte. Die Prognoseprozesse und verschiedenen verbrauchsgesteuerten Dispositionsverfahren. Anschließend wird das Schema der Bezugsquellenfindung in SAP ERPkurz skizziert und die verschiedenen Möglichkeiten werden aufgezeigt. Im Bestellprozess wird Ihnen das Arbeiten mit der Dispositionsworkbench erläutert. Die Bestelloptimierung umfasst Mengenoptimierung, Investment-Buying, Bestellbündelung und Wareneingangs-Kapazitätsprüfung. Im letzten Abschnitt wird die Einsatzmöglichkeit der Lieferantenbeurteilung als eine Komponente zur optimierten Beschaffung von Waren gezeigt. • Vorteile • In Verbindung mit der artikelgenauen Bestandsführung liegt eine präzise Datenbasis zur Nutzung der umfassenden Bedarfsplanungsmethoden von SAP ERP. Die zentrale Aufgabe der Bedarfsplanung ist die Überwachung der Bestände und insbesondere die automatische Generierung von Bestellvorschlägen für den Einkauf. • Mit der Dispositionsworkbench und umfassenden Funktionen zur Bestelloptimierung und Lieferantenbeurteilung können Sie den gesamten Prozess der bedarfsorientierten Beschaffung abwickeln. • Wichtige Arbeitsschritte • Bedarfsplanung • Planungslauf • Bezugsquellenfindung • Kontraktbearbeitung • Dispositionsworkbench • Bestelloptimierung • Bestellmonitoring • Lieferantenbeurteilung

3. Erforderliche SAP-Anwendungen und Unternehmensrollen • Erforderliche SAP-Anwendungen • SAP Enhancement Package 6 for SAP ERP 6.0 • Unternehmensrollen • Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware • Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Power User • Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Manager • Retail Disponent • Retail Disponent – Power User • Retail Stammdaten Manager • Lagerleiter

4. Ablaufdiagramm Bedarfsorientierte Beschaffung – Bedarfsplanung Ereig-nis Ware vom LKW abladen Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware Dispositions-verfahren MaschinelleBestellpunkt-disposition Dispositions-verfahren Rhythmische Disposition Dispositions-verfahren Rhythmische Disposition mitBestellpunkt-disposition Einzelprognose aus dem Artikelstamm durchführen Dispositions-verfahren Stochastische Disposition Retail Disponent Optional: Planungs-vormerkdatei Bestellan-forderung in Bestellung umwandeln Alternativ: Einzelprognose aus dem Menü durchführen Optional: Nachbereitung der Prognose-ergebnisse Optional: Auswertung der Planungs-ergebnisse Einzelplanung einstufig durchführen Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Power User Wareneingang in Verteil-zentrum eingeben

5. Ablaufdiagramm Bedarfsorientierte Beschaffung – Bezugsquellenfindung Ereig-nis Ware vom LKW abladen Retail Disponent Abruf-bestellung zum Kontrakt Bezugsquelle: Orderbuch Orderbuch pflegen Automatische Umwandlung einer Bestell-anforderung in eine Bestellung Automatische Umwandlung von Best.anf. in Best. Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Power User Wareneingang in VZ Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware Einkaufsinfo-satz anzeigen Bestellan-forderung (Bezugsquelle zuordnen) Bestellan-forderung anlegen Bezugsquelle: Einkaufsinfo-satz Bestellung mitBezug auf Bestell-anforderunganlegen Retail Disponent – Power User Kontrakt anlegen

6. Ablaufdiagramm Bedarfsorientierte Beschaffung – Kontraktbearbeitung Retail Disponent Bestellan-forderung anlegen Auftrag für Kontrakt freigeben Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Power User Wareneingang im Verteil-zentrum Kontrakt anlegen Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware Retail Disponent – Power User Abrufdoku-mentation anzeigen

7. Ablaufdiagramm Bedarfsorientierte Beschaffung – Bestellprozess und Lieferantenbeurteilung Retail Disponent Online-Bedarfs-planung Bestellstorno Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Power User Wareneingang im Verteil-zentrum Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware Lagerkosten Stammdaten des Artikels Bestand prüfen Verbrauchs- und Prognose-werte prüfen Bestellung über eCATT anlegen Auftrags-freigabe Bestellung anlegen Verfalls-datum/MHD (nur für Lebensmittel)

8. Ablaufdiagramm Bedarfsorientierte Beschaffung – Bestellprozess und Lieferantenbeurteilung (Forts.) Retail Stammdaten Manager Online-Bedarfs-planung Bestellstorno Zahlungs-bedingungen Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Power User Wareneingang im Verteil-zentrum Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware Einzel-prognose Lagerkosten Stammdaten des Artikels Bestand prüfen Verbrauchs- und Prognose-werte prüfen Bestellung über eCATT anlegen Auftrags-freigabe Bestellung anlegen Verfalls-datum/MHD (nur für Lebensmittel) Zukünftige Preis-änderungen Prognose-werte pflegen Prognose durchführen Retail Einkäufer für wiederbesch. Ware – Power User Bedarfs-ermittlung für Investment-Buying Return on Investment Investment-Buying-Analyse

9. Ablaufdiagramm Bedarfsorientierte Beschaffung – Bestellprozess und Lieferantenbeurteilung (Forts.) Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Power User Lieferanten-beurteilung manuell pflegen Wareneingang in Verteil-zentrum anlegen Automatische Neubeur-teilung Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Manager Offene Bestellung anzeigen Bewertung von Artikeltyp/Warengruppe durchführen Ranglisten Wareneingang in Verteil-zentrum anlegen Statusdaten für Bestellkopf anzeigen Bestellung anlegen Einzel-prognose Bestellhistorie anzeigen Retail Disponent – Power User Einzelplanung einstufig durchführen Bestell-anforderung in Bestellung umwandeln Automatische Bestell-bündelung Ergebnisliste Bestell-bündelung Manuelle Bestell-bündelung

10. Bedarfsplanung

11. Zielsetzung Automatisierung des Beschaffungsprozesses auf Betriebsebene Bestandsüberwachung eines Betriebs Zentrale und verteilte Anwendung

12. Bedarfsplanung: Prognosemodell Auswahl Manuelle Modellauswahl mit zusätzlichem Manuell Automatisch automatischen Test T: Trendtest Automatische Konstantes Modell S: Saisontest Modellauswahl Trendmodelle Saisonale Modelle A: Test für Trend Saisonale Trendmodelle und Saison Modelle Parameter Grundwert Grundwert Trendwert Grundwert Saisonkennzahlen

13. Bedarfsplanung: Übersicht Dispositions-merkmal Prognose- ? indikator Artikel Artikel Bestell- anforderung Position 10 Verbrauchs- Position 20 Prognose werte Bedarfs- 10/2000 987 planung 11/2000 1000 12/2000 1251 Bestellung Position 10 Position 20

14. Prognoseanwendungen Prognoseanwendungen Bestellpunkt- disposition Bestellpunkt- disposition Stochastische Planung Rhythmische Planung • Berechnung des Bestell- • punkts und Sicherheits- • bestandsdurch diePrognose • Die Prognosewerte werden • als Bedarfe kopiert • und ersetzen den Bestell- • punkt. • Berechnung des Bestell- • punkts und Sicherheits- • bestands durch die Prognose • Die Prognosewertewerden • alsBedarfekopiert. • DerPlanungslaufwirdnur • an vordefiniertenTerminen • durchgeführt. • Die rhythmische Dispositionkann in Kombinationmitder • Bestellpunktdisposition • angewendetwerden.

15. Bezugsquellenfindung

16. Bestellung: Bezugsquellenfindung ? BANF Bestell . anforderung 1 Lieferant ?? OHNE Art. 3214 20 St. Art. 5110 Bezugsquelle Quotierung 15 St. 60% 40% ? 40% ? 60% Artikel PCS-04-MRP201 für VZ01 50 St. 2 Orderbuch Orderbuch 3 Artikel Artikel Bestellung . Lieferant PCS-V201 Bezugsquellenind. . Art. 3214 20 St. Art. 5110 15 St. • Suche externerBezugs- 4 Rahmenverträge MIT quelle Versor-gungs- gebiet infosätze Bestell . • ? Suche internerBezugs- Regellieferant quelle einer int. Bezugsquelle Suche • einerexternenQuelle , dann Bestands- Liefer- - 5 einer ext. Bezugsquelle Suche • pläne einerinternenQuelle , dann Lieferant PCS-V201 Lieferant R3001 Lieferbetriebe

17. Auftragsabwicklung

18. Dispositionsworkbench Manuelle Planung Auswahl des Arbeitsvorrats Startvariante - Betrieb - Lieferant Materialauswahl - Disponent - Warengruppe Internetdienste Vorgabewerte Allgemeine Einstellungen - Positionstyp - Kontierungstyp - Bearbeiteten Arbeitsvorrat ausblenden - Ebenen mit einem Element Steuerung WWW erweitern - Sortieralgorithmen Anwendungseinstellungen - Symbole anzeigen - Anzeige E-Mail Arbeitsvorrats- einstellungen - Reihenfolge

19. Dispositionsworkbench: Manuelle Planung • Dispositionsworkbench mit integrierter manueller Planung • Personalisierung des Arbeitsvorrats • Einfache Navigation in der Anzeige im Baumstrukturformat • Anzeige von weiteren Informationen, z.B. Betriebs- oder Lieferantenstammdaten • Direkter Zugriff auf das Internet oder das E-Mail-System • Personalisierung der Arbeitsvorratsicht • Manuelle Planung • Anzeige der Verbrauchsdaten und/oder Prognosedaten • Verwendung von Restriktionsprofilen • Automatisch generierte Bestellanforderungen

20. Bestelloptimierung

21. Mengenoptimierung: Rundungsprofile Dynamische Rundungsprofile 0 KeineRundung 1 Aufrunden auf einVielfachesderBestell-/Verkaufs-ME 2 Aufrunden auf Bestell-/Verkaufs-/logistische ME 3 Aufrunden auf Bestell-/Verkaufs-/logistische ME, NullmengenurfürBestellmengeneinheit Dynamisches Profil • Rundungsmethode • Rundungsregel • Mengeneinheitengruppe AME % auf % ab KAR 70.0 10.0 LAG 80.0 10.0 PAL 90.0 10.0 Zulässige Mengeneinheiten prüfen, die von Lieferanten oder Empfängern verwendet werden

22. Investment-Buying: Einsatzmöglichkeiten • Investment-Buying ist eine Methode zur Ermittlung von • Beschaffungsvorschlägen, die zukünftige Preiserhöhungen berücksichtigen und durch eine externe Beschaffung zu decken sind. • Das Ziel von Investment-Buying ist die Beschaffung von Artikeln • in geeigneten Mengen • zur rechten Zeit • so preiswert wie möglich • unter Berücksichtigung verschiedener Einflussfaktoren

23. Tatsächlicher ROI ist kleiner als erforder-licher ROI Investment-Buying: Übersicht Auswahl von Konditions-änderungen Einkaufspreis- Offene Bestell-mengen konditionen Lagerbestand Auswahl relevanter Artikel (Infosatz) ROI-Parameter Simulation des Einkaufspreises Einkaufspreis höher als künftiger Preis Prognose Storno Berechnung des ROI Investment- Aufzeichnung der zu beschaffenden Positionen Berechnung der Bestellmenge Storno Protokoll Buying- Analyse Be-stellungen Bestell- anforderungen - Arbeitsvorrat

24. Bestellbündelung • Die Bestellbündelung wird eingesetzt, um Bestellungen und andere Anforderungen unter Berücksichtigung der • Beschaffungseinschränkungen zu gruppieren und dadurch die • Beschaffungskosten zu senken.

25. Best.- anf. . ... Bestellanford. . ... Best.- anf. . ... Bestellung ... Lieferant 326 ... Bestellung Lieferant 326 Bestellbündelung – Überblick Bedarfsplanung Bedarfsplanung Aktionsaufträge Andere Auftrags-prozesse Ohne vorhandene Bestellanforderungen Anforderungs-elemente Automatischer Bestellbündelungs-prozess Simulation Listenprozess Manuelle Bestell-bündelung EDI an Lieferant EDI an K

26. Bisher stand keine Prüfung zur Verfügung, um die ausreichende Kapazität für das Lieferdatum einer geplanten Lieferung im Wareneingangsbereich eines Lagers festzustellen. Wenn die Waren an ein Lager geliefert werden, das keine freien Kapazitäten hat, kann es zu einem Engpass im Wareneingangsbereich des Lagers kommen. Gleichzeitig verfügt ein anderes Lager evtl. über ausreichende Kapazitäten. Vorteile für Einzelhändler und Lieferant: Durch die Berücksichtigung der Wareneingangskapazität werden potenzielle Engpässe vermieden. Die Kapazität der Wareneingangsbereiche des Einzelhändlers wird bei der Lieferdatumsplanung des Lieferanten berücksichtigt. Der Lieferant kann die Lieferungen besser einplanen, da das geplante Zeitfenster für Anlieferungen bindend ist. Kapazitätsprüfung Wareneingang

27. Lieferantenbeurteilung

28. Funktionen der Lieferantenbeurteilung Regellieferant ? für Artikel 1 Lieferant C Lieferant B Lieferant A Reklamationen Mengen Qualitätsaudits Liefertermine Preise WE-Prüfungen Lieferantenbeurteilung Lieferant C

29. Automatische Teilkriterien: Übersicht Teilkriterien Hauptkriterien Preis Preisstufe Preisentwicklung Qualität WE-Prüfung Reklamationen Audit Lieferung Liefertermintreue Mengentreue Versandvorschriften Bestätigung Service

30. Analysen zur Lieferantenbeurteilung TREFFERLISTE Allgemeine Lieferantenbeurteilung Insgesamt Preis Qual . Lief . Service Preis Qual . Lief . Service Lieferant B 90 92 90 93 85 Lieferant A 84 75 92 88 81 Lieferant C 81 90 76 74 84 Analyse zum Artikel und zur Warengruppe Lieferantenbeurteilung Insgesamt Preis Qual . Lief Service Preis Qual . Lief . Service Lieferant A 88 81 93 92 86 Lieferant C 81 90 76 74 84 Beurteilungsvergleich Beurteilung für Artikel 1 Allgemeine Lieferantenbeurteilung Insgesamt Preis Qual . Service Insgesamt Preis Qual . Lief Service Preis Qual . Lief . Service Preis Qual . Lief . Service Lieferant A 84 75 92 88 81 88 81 93 92 86

31. Diagramm-verbindung Legende <Rolle> Papierausdruck/Dokument SAP-extern Finanzielle Istdaten Budgetplanung Geschäfts-aktivität/-ereignis Einheiten-prozess Manueller Prozess Prozess-referenz Bestehende Version/Daten Teil-prozess-referenz System-entschei-dung:Pass/Fail Prozess-entschei-dung