Partidas salariales y no salariales: Tratamiento tributario y laboral

1. Contador Publico Titulado Universidad del Valle, 5º año de derecho Unilibre, Posgrados en gerencia tributaria, derecho constitucional, revisoría fiscal y seguros. Consultor tributario. Docente en posgrados y maestrías. Conferencista. Experto en SAS. Correo electronico: moltopositivo@gmail.comFijo oficina en Cali: 331 1389. Cel. 320 6835971.

2. Partidas salariales y no salariales: Tratamiento tributario y laboral

5. Corte Suprema de Justicia. Sentencia 41579, 10/23/2012 La asignación de tareas y responsabilidades específicas con el mandato perentorio de ser de “obligatorio cumplimiento”, los constantes comunicados que se envían sobre las irregularidades en la ejecución de las labores y las calificaciones de desempeño, son características que resultan ajenas a la autonomía e independencia y encuadran en el sometimiento que le es propio a la prestación de servicios subordinados, en los que el empleador ejerce el poder o facultad de impartir órdenes, dar instrucciones y asignar tareas, que identifican al asalariado y reconocer indemnización por despido injusto. Se presume subordinación, si se envían comunicados sobre irregularidades en la ejecución de labores

6. “Vendo taxi a cualquier precio” (aviso clasificado) Art. 24 CST. Presunción. Se presume que toda relación de trabajo personal está regida por un contrato de trabajo. Una aplicación practica de esto la dio la Corte Suprema de Justicia cuando declaró que había contrato de trabajo entre un taxista fallecido y los solidariamente responsables como son el propietario y la empresa de taxis, según Sentencia 39259 de 2013. La parte del dinero con la que se queda el taxista es salario a destajo según art. 132 C.S.T., por mas que se haya firmado un contrato de alquiler de mueble. Comentario. La consecuencia de esta sentencia trascendental es que la DIAN cuando se tienen ingresos por un taxi, podría exigir que el pago a los taxistas este amparado por los aportes a la seguridad social y parafiscales.

7. Noción de trabajador independiente DIAN. Concepto 4086 de 24 de enero de 2012. ¿ A quienes se les considera trabajadores independientes? Aunque para el caso específico de la retención en la fuente para "trabajadores independientes”… el legislador no definió esta categoría, al acudir al Código Sustantivo del Trabajo, se infiere que cuando no se presentan los elementos constitutivos de un contrato de trabajo, o no se está vinculado a una institución de manera legal o reglamentaria, sino que se prestan servicios a título de honorarios, comisiones o servicios, de manera independiente y por cuenta propia, estamos en presencia de un trabajador independiente.

10. Herramientas de trabajo. Son las que se utilizan estrictamente para el cumplimiento de las obligaciones laborales, de allí que los suministros que le haga la empresa para uso personal dejan de ser herramientas de trabajo como por ejemplo el vehículo, los computadores, etc.

11. Definición de algunos conceptos. Gastos de Representación.También denominados por algunos como Gastos para relaciones públicas son aquellos valores que se le entregan al trabajador para que pueda desarrollar ciertas labores de protocolo comercial, por ejemplo, para invitar al posible cliente a un café, una cena, etc. No se pueden utilizar para remunerar a todos los trabajadores, puesto que sólo aplica a los que actúan a nombre de la empresa. En consecuencia, la prueba para que los mismos sean aceptados es el manual de funciones del asalariado. Por ejemplo, no se puede suponer que un trabajador cuyas labores son netamente operativas pueda ser considerado como un representante de la empresa y en consecuencia asignarle una remuneración bajo el concepto de gastos de representación.

12. 2) Viáticos. Del latín “viaticum”, gastos del camino. Implica en consecuencia, comida, dormida y transporte. Eventualmente puede incluir otros rubros con ocasión del encargo.

13. Comparativo de los viáticos

14. Prima de vacaciones constituye salario si está ligada a los servicios prestados por el trabajador. CSJ. Sala Laboral, Sentencia 37416 (SL3622013), 5/22/2013 . Constituye factor salarial todo lo que perciba el trabajador que implique retribución de servicios, sea cualquiera la forma o denominación que se le dé. Con estos argumentos, confirmó la decisión que concluyó que la prima de vacaciones es constitutiva de salario, más aun si la convención colectiva establece que para tener derecho a ella el trabajador debe reunir el tiempo de servicios exigido, porque bien puede entenderse que en verdad “está ligada a los servicios prestados por el trabajador,” ya que se diseñó para que su reconocimiento y pago solo se otorgara a partir de un número no inferior a un año de servicios.

15. Art. 771-2. E.T. Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el IVA, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos  617 y 618 del Estatuto Tributario. Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario. Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

17. Para establecer si un pago es constitutivo de salario debe examinarse su finalidad.Corte Suprema de Justicia Sala Laboral, Sentencia 36355. Mayo 24 2011.Para establecer si un pago es o no constitutivo de salario debe examinarse su finalidad, mas no su fuente o causa, pues es a partir de ese análisis que se puede determinar si se reúnen las características del pago salarial, como la retribución directa del servicio.De esta forma, en el caso concreto, sentenció que la prima de vacaciones consagrada en una convención colectiva no podía ser constitutiva de salario, dado que la prestación se causaba cuando el trabajador salía a disfrutar las vacaciones. De la misma forma, señaló que aunque la prima dependiera de la antigüedad del trabajador, ello no implicaba que retribuyera los servicios personales prestados.

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35. Qué sucede cuando una empresa otorga una bonificación por mera liberalidad no constitutiva de salario a un grupo de 20 trabajadores, por su actividad directa y por las utilidades de la empresa? Se presenta una contingencia a raíz de la posibilidad de cuestionamiento por parte de la DIAN ya que al ser retributiva del servicio directo del trabajador se configura un salario. En consecuencia, lo recomendable es que se separe la remuneración por las utilidades o bonificaciones por productividad que no son salariales, de las que correspondan al pago directo por los servicios del asalariado. Ejemplo: Una empresa de servicios públicos entrega bonificación anual por disminución de costos en cabeza de los que prestan el servicios al usuario final, cuando reportan en sus informes practicas indebidas.

36. No son deducibles los pagos gravables que no sean sometidos a retención. Art. 87-1. E. T. Adic. L. 788/2002, Art. 15. Otros gastos originados en la relación laboral no deducibles. Los contribuyentes no podrán solicitar como costo o deducción, los pagos cuya finalidad searemunerarde alguna forma y que no hayan formado parte de la base de retención en la fuente poringresos laborales… Comentarios. 1) Diccionario de la Lengua Española: Recompensar, premiar, galardonar, retribuir , recompensar o pagar. Cabanellas distingue entre salario y remuneración, señalando que por esta ultima se entenderá todo cuanto el empleado percibe por el ejercicio de su trabajo provenga del empresario o de otra persona, a su vez el salario se refiere solamente a la retribución abonada directamente por el empleador.

37. No son deducibles los pagos gravables que no sean sometidos a retención. 2) Esta disposición obliga a incorporar a la base de retefuente los pagos que beneficien a los asalariados, como por ejemplo los gastos personales del club social, la telefonía celular personal pagada por la empresa (lo recomendable es que la empresa asuma un porcentual), gastos personales del trabajador con tarjeta de crédito empresarial, viáticos sin soportes, pagos a terceros que beneficien al asalariado, vehículo de propiedad de la empresa que se asigna al asalariado quien lo utiliza para las actividades propias de la organización y lo utiliza de manera personal los fines de semana, los días festivos y en vacaciones, etc.

38. No son deducibles los pagos gravables que no sean sometidos a retención. 3) Que sucede con el contrato de leasing tomado a nombre de la empresa y le asigna el carro al asalariado para uso personal? Es viable tomar la partida como no salarial y en consecuencia es gasto aceptable en la declaración de renta. No obstante, el Consejo de Estado lo rechazó en Sentencia de Nov. 25 de 2010, impuesto de renta 2003, porque fue una suma no acreditada como no salarial, y adicionalmente no se incluyó dentro de la base de retención en la fuente como lo ordena el 87-1 E.T. También rechazó la depreciación porque la empresa cedió la opción de compra.

39. Las bonificaciones por mera liberalidad vinculadas a la producción de la renta son deducibles. DIAN, Concepto 11104 Febrero 25 2004. Son deducibles del impuesto sobre la renta los pagos efectuados a los trabajadores calificados laboralmente como de mera liberalidad que tenga por objeto el reconocimiento a la participación en actividades vinculadas a la producción de la renta de la empresa de acuerdo a criterios generales y objetivos, siempre y cuando cumplan con los requisitos de causalidad, necesidad y proporcionalidad previstos en el art. 107 del estatuto tributario, y los mismos hayan formado parte de la base de retención en la fuente por ingresos laborales.

40. Cuando el trabajador es contratado con su vehículo, el canon es ingreso gravable. DIAN, Conc. 26662, oct. 27/90, 30392 mayo 30/2003, 64440, sep. 12/2005. Si el trabajador se le contrata con suvehículo para el desempeño de sus funciones en la empresa,el pago que se efectúa por el uso del mismo, independientemente de que se le denomina auxilio de transporte o de cualquiera otra manera, constituye un pago laboral indirecto por originarse en la relación laboral. En consecuencia, debe sumarse a los demás ingresos laborales gravables para conformar la base de retención por salarios. NOTA: Este planteamiento admite prueba en contrario ya que si el transporte es para funciones propias de la organización y se aporta el documento del pago al proveedor, no es ingreso en cabeza del asalariado.

41. El suministro de vivienda se somete a retención laboral. El canon del vehículo se le retiene por alquiler de muebles y el trabajador se convierte en responsable del IVA e ICA. DIAN, Conc. 30392, May.30/03. El pago de arrendamiento que se realice para suministrarle habitación al trabajador en razón de su vinculación laboral con la empresa, está sometido a retefuente por pagos laborales. Cuando la empresa requiere del vehículo para sus actividades propias y para el efecto suscribe uncontrato de arrendamiento con el trabajador, independientemente de la vinculación laboralque este tenga con la empresa, se configura el arrendamiento de bienes muebles. (Hoy 4%)

42. Impacto en el asalariado por el alquiler de vehículos. El canon se grava con el ICA. Al ser acto de comercio, debe matricularse en cámara de comercio y llevar libros de contabilidad. Requiere los servicios de un contador. Se convierte en responsable del régimen del IVA. Debe soportar con documentos que cumplan con la legislación tributaria, los gastos derivados del alquiler del vehículo. Podrían aplicarse las NIIF. Las rentas de capital no aportan a la PILA.