1 / 8

Harry van der Aar Baarn, 27 mei 2014

Hoe organiseer je eFactureren in je gemeente ?. Harry van der Aar Baarn, 27 mei 2014. Waarom e-factureren?. Meer grip op het financieel administratieve proces door geautomatiseerde controles

neil-carroll
Download Presentation

Harry van der Aar Baarn, 27 mei 2014

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Hoe organiseer je eFacturerenin je gemeente ? Harry van der Aar Baarn, 27 mei 2014

  2. Waarom e-factureren? • Meer grip op het financieel administratieve proces door geautomatiseerde controles • Standaardisatie van processen, wat leidt tot meer transparantie in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden • Betere waarborging van continuïteit in procesuitvoering, doordat medewerkers beter in staat zijn elkaar te vervangen • Eenmalige invoer van gegevens, waardoor ‘één versie van de werkelijkheid’ • Kortere doorlooptijden, waardoor de gemeente Purmerend een nog betrouwbaarder partner wordt om zaken mee te doen • Check visie op eFactureren: http://www.factuurportal.eu/gemeenten/

  3. Aanpak bij digitaliseren • “Bezint eer gij begint” • Goede voorbereiding is essentieel voor een succesvolle implementatie; • informeren van de ondernemingsraad • communicatie richting de organisatie • bepalen van visie en ambities op het gebied van (financieel) administratieve processen • creëren van draagvlak binnen de gehele organisatie; • samenstelling van het projectteam: een mix tussen medewerkers Planning & Control en medewerkers uit de vakafdelingen • communicatie richting leveranciers; doel, verwachting: waarom, wat en hoe? • bepalen functionele eisen en opstellen Programma van Eisen voor de IT-ondersteuning • selecteren van IT-oplossing en IT-leverancier • projectscope; heldere afbakening van het project in termen van processen en systemen

  4. Doorlooptijd om over te gaan op e-factureren • Jul-2010 Start aanbesteding ‘Digitaliseren Inkoopfacturen’ • Jun-2011 Inrichten en testen 2020 vision • Jan-2012 Start met 2020 vision • Jun-2013 Voorbereiden integratie Gemeente Beemster • Mei-2013 Start test Factuurportal • Jan-2014 Gemeente Beemster geïntegreerd • Jun-2014 Start Factuurtotaal

  5. Gemeente Purmerend • 80.000 inwoners • Stadhuis, Gemeente Beemster, Gemeentewerf, Brandweer & Werkplein • 13 afdelingen • 30.000 facturen/jaar • 60 budgethouders • 300 ad hoc materiedeskundigen • Factuur binnen 24 dagen betaald (was gem. 58 dagen) • Decade als financieel systeem

  6. Wat levert het op ? • Efficiency / kwaliteit op crediteuren administratie • Fiatteringsproces beheersbaar maken (rechtmatigheid) • Budgettoetsing begroting en projecten • Betaling binnen 30 dagen • Betaalproces automatiseren • Raadplegen factuur op ieder moment • Koppeling Decade (Unit 4) en andere pakketten (w.o. Cognos) • Factuurmatching met verplichting • Juni 2014: inkomende facturen elektronisch

  7. Lessons learned “Betrek vooral al je stakeholders erbij, dan pas kan je mensen voor je winnen. Benoem alle voordelen. Als je groen licht hebt en gaat implementeren, dan ook mensen van de werkvloer erbij betrekken.”

  8. Demonstratie Factuurtotaal Bij gemeente Purmerend op: • 24 september • 1 oktober • 8 oktober

More Related