FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

1. FINANÇAS EM PROJETOS DE TI 2012 Material 6.1 Prof. Luiz Carlos Valeretto Jr. 1 1 1 1

2. WorkBreakdownStructure (WBS) ou Estrutura Analítica do Projeto (EAP) – Gerenciamento do Escopo do Projeto Criar a EAP é o processo de subdivisão (decomposição) das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil. Definidos em nível de pacotes de trabalho. A EAP é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar entregas requisitadas, sendo que cada nível descendente da EAP representa uma definição gradualmente mais detalhada da definição do trabalho do projeto. A EAP organiza e define o escopo total e representa o trabalho especificado na atual declaração do escopo do projeto aprovada. Os componentes que compõem a EAP auxiliam as partes interessadas a visualizar as entregas do projeto. 2

3. Passos para a criação da EAP: 1- Escrever o nome do projeto o primeiro nível da EAP. 2- Iniciar o segundo nível com as entregas de Gerenciamento do Projeto e Encerramento. 3

4. 3- Acrescentar as fases do ciclo de vida do projeto no segundo nível. 4

5. 4- Decompor as entregas (produtos ou serviços) em subprodutos (entregas parciais) que as compõem

6. 5- Decompor as entregas parciais até um nível de detalhe que viabilize o planejamento e controle em termos de tempo, custo, qualidade, risco, atribuição de responsabilidades e contratação Representação gráfica da EAP 6

7. Representação hierárquica da EAP 1- Nome do Projeto 1.1- Ger. do Projeto 1.1.1- Plano de Gerenciamento do Projeto 1.1.1.1- PG do Escopo 1.1.1.2- PG dos Requisitos 1.1.1.2- PG do Cronograma . 1.1.2- Monitoramento e Controle 1.1.2.1- Reuniões de Acompanhamento . 1.2- Fase 1 1.2.1- Entrega 1.1 . 1.3- Fase 2 1.3.1- Entrega 2.1 . 1.4- Fase 3 1.4.1- Entrega 3 . 1.5- Encerramento 1.5.1- Encerramento de Contratos .

8. GERENCIAMENTO DE CUSTOS DO PROJETO  Inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado.  Seu objetivo é criar um orçamento realista e exequível, além de controlar a sua execução de modo a garantir que o projeto seja realizado dentro do orçamento planejado e aprovado.  Trata principalmente do custo dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma.  A capacidade de influenciar o custo é maior nos estágios inicias do projeto e esse e o motivo pelo qual a definição do escopo logo no início é essencial. 8 8

9.  Os custos podem ser classificados como diretos e indiretos. - Custos Diretos: São aqueles atribuídos diretamente do projeto. * materiais e equipamentos adquiridos, salários da equipe do projeto. - Custos Indiretos: São aqueles custos rateados pela organização para o projeto. * rateio de custos administrativos da organização, aluguel de ambiente compartilhado.  Podendo ser fixos ou variáveis. - Custos Fixos: São aqueles que não variam conforme a produção, utilização ou quantidade de esforço. * aquisição de equipamentos, contratos. - Custos Variáveis: São aqueles proporcionais à sua utilização. * hora de trabalho.

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11. Processos do Gerenciamento de Custos do Projeto  Estimativa de Custos: desenvolvimento de uma estimativa dos custos dos recursos necessários para terminar as atividades do projeto.  Orçamentação: agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base de custos.  Controle de Custos: controle dos fatores que criam as variações de custos e controle das mudanças no orçamento do projeto. 11

12. Processo – Estimativa de Custos  Responsável por estimar os recursos monetários necessários para realização das atividades do projeto.  As estimativas de custo são um prognóstico baseado nas informações conhecidas em um determinado momento, incluem a identificação e consideração das alternativas de custo e devem incluir compensações e riscos, bem como análise do compartilhamento de recursos para melhor eficiência e otimização.  Os custos das atividades do cronograma são estimados para todos os recursos cujos custos serão lançados no projeto. Isso inclui, mas não se limita a: - Mão-de-obra. - Materiais. - Equipamentos. - Serviços. - Instalações - Além de categorias especiais como uma provisão para inflação ou um custo de contingência. 12

13.  Está intimamente relacionado com o processo “Definir Atividades” e demais processos do Gerenciamento de Tempo do Projeto, pois as características, atributos e necessidades de recursos das atividades são a base para as estimativas de custos.  Quando elabora-se o orçamento, verifica-se sua relação com o cronograma na medida em que se faz necessário coordenar o fluxo de pagamentos (fluxo de caixa) para que o projeto obtenha os fundos necessários nos períodos apropriados.  As estimativas de custo devem ser refinadas durante o curso do planejamento para refletir detalhes adicionais e novas informações, aumentando a precisão ao confeccionar o orçamento. 13

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16. Entradas  Linha de Base de Escopo: Premissas da declaração de escopo, relações descritas na EAP ou implicações contratuais podem afetar os custos do projeto.  Cronograma do Projeto: O tipo e a quantidade de recursos alocados interfere diretamente nos custos do projeto. * Os custos podem sofrer variações ao longo do tempo, por isso, é de suma importância conhecer detalhadamente o cronograma do projeto.  Plano de Recursos Humanos: Atributos de pessoal e conhecimentos relacionados, reconhecimentos ou prêmios podem afetar os custos do projeto. 16

17.  Registro de Riscos: O plano de respostas aos riscos pode criar novas necessidades de recursos para lidar com os riscos identificados e reservas para os riscos não identificados.  Fatores Ambientais: Condições de mercado e informações comerciais publicadas influenciam o processo de estimativa de custos.  Ativos de Processos Organizacionais: Políticas e modelos de estimativas de custos, informações históricas e lições aprendidas podem influenciar a estimativa de custos do projeto.

18. Ferramentas e Técnicas  Opinião Especializada: Especialistas oferecem opiniões técnicas para a composição das estimativas de custos.  Estimativa Análoga: Utiliza valores de projetos anteriores semelhantes como base para estimar os custos do projeto atual. Em geral custa menos porém é menos precisa do que outras técnicas.  Estimativa Paramétrica: Utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis (ex: metros quadrados em construção, linhas de código em desenvolvimento de software, horas de mão-de-obra necessárias, etc) para calcular uma estimativa de custos para um recurso de uma atividade do cronograma. Pode produzir níveis mais altos de exatidão dependendo da sofisticação e também da quantidade de recursos e dados dos custos.

19.  Estimativa “Bottom-Up”: Método para estimar um componente de trabalho. O custo de pacotes ou unidades menores é detalhado e especificado, somando-se depois para agregar aos níveis mais altos. Esta técnica envolve estimar os custos das atividades individuais dos pacotes de trabalho, depois sumarizá-los ou agregá-los para obter a estimativa total do projeto. Por isso são chamados de “bottom up”, pois integram o nível inferior de insumos nos serviços necessários para cumpri as atividades, de baixo para cima na estrutura analítica (EAP). O custo e a precisão da estimativa “bottom-up” são influenciados pelo tamanho e pela complexidade das atividades individuais dos pacotes de trabalho.

20.  Estimativa de Três Pontos”: Considera variabilidade e riscos, utilizando uma média ponderada chamada PERT, definida por ce = (co+4*cm+cp)/6, onde : - ce: custo estimado - co: custo otimista - cm: custo mais provável - cp: custo pessimista  Análise das Reservas: As estimativas de custos podem incluir reservas de contingências para considerar os custos das incertezas. Conforme informações mais precisas sobre o projeto se tornam disponíveis, a reserva para contingências pode ser usada, reduzida ou eliminada.  CQD (Custo de Qualidade): As premissas sobre custos da qualidade podem ser usadas para preparar a estimativa dos custos da atividade.

21.  Software para Estimativa em Gerenciamento de Projetos: Planilhas, simuladores e ferramentas estatísticas ajudam na estimativa de custos.  Análise de Propostas de Fornecedores: Análise baseada nas respostas de cotações com fornecedores ao gerenciamento de custos.

22. Saídas  Estimativa de Custos das Atividades: Documento com a avaliação quantitativa dos custos esperados para executar o trabalho do projeto. Pode ser apresentado em formato resumido ou em detalhes.  Base de Estimativas: Documentação de suporte que mostra como a estimativa de custos foi realizada.  Atualizações dos Documentos do Projeto: Os documentos são atualizados para armazenamento das estimativas de custos efetuadas.

23. Processo – Determinar o Orçamento  Processo responsável pela agregação dos custos estimados das atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer a linha de base dos custos, que inclui todo o orçamento autorizado.  O orçamento do projeto documenta os recursos financeiros autorizados para executar o projeto e serve para medição do desempenho de custos.  Também chamado de orçamentação, calcula o total do projeto para determinar as necessidades de fundos a serem despendidos pela organização.  Após concluído, o orçamento deve ser analisado e validado, para depois ser aprovado pelas partes interessadas (e principalmente patrocinador) juntamente com o plano de gerenciamento do projeto.

24.  Existem 02 tipos de reservas a serem consideradas: - Reservas de Contingência: São reservas planejadas para serem utilizadas nas respostas aos riscos identificados no projeto. - Reservas Gerenciais: Orçamento extra disponibilizado para riscos não identificados. Representam os fundos aos quais o gerente de projetos tem acesso para controlar o projeto.

27. Entradas  Estimativas de Custos das Atividades: São agregadas para obter a estimativa de custos dos pacotes de trabalho.  Bases de Estimativas: Documentação de suporte que mostra como a estimativa de custos foi realizada.  Linha de Base de Escopo: Fornece importantes informações sobre os requisitos do projeto considerados durante a estimativa de custos.  Cronograma do Projeto: Incluem as datas de início e término das atividades, pacotes de trabalho. Essas informações são úteis para agregar os custos nos períodos do calendário.

28.  Calendário de Recursos: fornecem informações sobre quais recursos são designados para o projeto e quando os mesmos são alocados utilizados para informar os custos dos recursos durante o projeto.  Contratos: informações de produtos, serviços ou resultados já contratados.  Ativos de Processos Organizacionais: políticas, ferramentas para o orçamento de custos e métodos de elaboração de relatórios.

29. Ferramentas e Técnicas  Agregação dos Custos: Os custos das atividades são agregados nos pacotes de trabalhos, que são agregados em componentes maiores da EAP até o nível do projeto.  Análise de Reservas: Estabelecimento das reservas gerencias e de contingência destinadas as possíveis mudanças de escopo. As reservas não fazem parte da linha de base de custos do projeto, mas podem ser incluídas no orçamento total do projeto.  Opinião Especializada: Utilização de profissionais especializados (outras áreas, consultores, clientes, etc).

30.  Relações Históricas: Aplicações de estimativas análogas ou paramétricas.  Reconciliação do Limite de Recursos Financeiros: Aplicação de reagendamento do trabalho em virtude do nivelamento dos gastos do projeto.

31. Saídas  Linha de Base de Desempenho de Custos: É um orçamento dividido em fases e é desenvolvido somando-se os custos estimados por período. Orçamento sincronizado com o tempo para medir, monitorar e controlar o desempenho de custos geral do projeto. É desenvolvido como um acúmulo dos orçamentos aprovados por período de tempo e é tipicamente mostrado em uma curva “S”.

32.  Requisitos de Recursos Financeiros do projeto: São os gastos projetados por período (semestre, ano, etc.), incluindo as reservas gerencias.  Atualização dos Documentos do Projeto: Registro de riscos, estimativa de custos e cronograma do projeto. 32

33. Processo – Controlar os Custos  Este processo, assim como os demais processos de monitoramento e controle, tem como objetivo medir e comparar o progresso do projeto com o que foi planejado.  Tem foco nos custos, sendo responsável pelo monitoramento e atualização do orçamento e pelo gerenciamento das mudanças feitas na linha de base dos custos.

34.  Envolve as seguintes atividades principais: - Assegurar que todas as solicitações de mudança sejam corretamente tratadas. - Gerenciar as mudanças reais como ocorridas. - Assegurar que os gastos não excedam os recursos autorizados por período. - Monitorar e analisar o desempenho dos custos para compreender as variações e suas causas. - Monitorar o desempenho do trabalho executado em relação aos recursos consumidos. - Prevenir a inclusão de mudanças não aprovadas. - Informar as partes interessadas a respeito das mudanças aprovadas e dos custos a elas associados. - Agir (pró-atividade) para que os custos fiquem dentro dos limites aceitáveis.

37. Entradas  Plano de Gerenciamento do Projeto: Contém a linha de base do desempenho de custo (estimativa dos custos) que é comparado com os resultados reais e analisado para determinar se é preciso fazer uma ação corretiva e/ou preventiva. Também há o plano de gerenciamento dos custos que descreve como os custos do projeto serão gerenciados e controlados.  Requisitos dos Recursos Financeiros do Projeto: São os gastos projetados por período (semestre, ano, etc.), incluindo as reservas gerenciais. Esses requisitos determinam as necessidades de financiamento, conforme o fluxo de caixa planejado para o projeto e incluem as reservas de contingência e gerenciamento.

38.  Informações Sobre o Desempenho do Trabalho: Informações relativas ao andamento e aos custos das atividades do projeto que estão sendo realizadas ou já terminadas. Podem também incluir informações de custos autorizados, incorridos, e estimativas para completar o trabalho do projeto.  Ativos de Processos Organizacionais: Políticas, procedimentos, ferramentas e métodos. Descreve o histórico das ações tomadas pela organização referente à gestão de custos.

39. Ferramentas e Técnicas

41. Exemplo 1: Você tem um projeto de construir uma cerca nova. A cerca tem quatro lados, conforme mostrado. A construção de cada lado deve levar um dia e o orçamento é $ 1.000 por lado. O Planejamento determina que os lados sejam construídos um depois do outro. Hoje é o final do dia 3.