Nota Fiscal Eletrônica – NF-e

1. Nota Fiscal Eletrônica – NF-e SAP Best Practices

2. Objetivo, benefícios e processos-chave abordados • Objetivo • Este cenário descreve os processos de Nota Fiscal Eletrônica para: • Cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica • Contigência Manual ou Lançada em Contigência 2.1 Contigência Manual NF-e – Writer 2.2 Contigência Manual NF-e (Apenas Cancelar) – MM 2.3 Contigência Manual NF-e – SD 2.4 NF-e Lançada em Contigência • Inutilização de Nota Fiscal Eletrônica • Inutilização de GAPs para Nota Fiscal Eletrônica • Benefícios • Monitoração do processo / ação de usuários nos processos gerados por falta de comunicação com a SEFAZ ou GAPs ocorridos durante a execução de procedimentos

3. Aplicações SAP necessárias e Funções da empresa • Aplicações SAP necessárias • Enhancement package 5 for SAP ERP 6.0 • Funções da empresa • Empregado (Localização Brasil) • Encarregado de Depósito • Administrador IT

4. Descrição detalhada do process • Nota Fiscal Eletrônica • Este cenário aborda os possíveis processos que são necessários para emissão de Nota Fiscal em Contigência (quando há problemas de comunicação com a SEFAZ) e possíveis Gaps que possam ocorrer durante os procedimentos de emissão de NF-e. • Os processos são diferenciados da seguinte forma: • Cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica: Ocorre quando obtêm a resposta de autorização para emissão da SEFAZ, mas que por qualquer motivo a NF-e tem que ser cancelada. A partir deste momento, a empresa solicita o cancelamento da NF-e (XML) enviando-a para a SEFAZ. • Contingência Manual NF-e – Writer: A utilização deste processo se dá quando existe a urgência na emissão da Nota, mas não existe uma resposta da SEFAZ por algum motivo (Ex.: sem conexão com a SEFAZ ou demora na resposta), por tanto o usuário marca a NF-e para Contingência Manual e cria uma nova NF-e que será impressa em formulário de segurança. • Contingência Manual NF-e (Apenas Cancelar) – MM: se dá quando existe a necessidade da impressão da NF-e, mas não existe uma resposta da SEFAZ por algum motivo (Ex.: sem conexão com a SEFAZ ou demora na resposta), por tanto o usuário marca a NF-e para Contingência e impressa em formulário de segurança.

5. Descrição detalhada do process • Contingência Manual NF-e – SD : A utilização deste processo se dá quando existe a necessidade da impressão da NF-e, mas não existe uma resposta da SEFAZ por algum motivo (Ex.: sem conexão com a SEFAZ ou demora na resposta), por tanto o usuário marca a NF-e para Contingência e cria uma nova NF-e que será impressa em formulário de segurança. • NF-e Lançada em Contingência: Este processo se dá quando existe a necessidade de colocar a Filial em Contingência (Ex.: sem conexão com a SEFAZ ou demora na resposta), por tanto o usuário coloca a Filial em Contingência e as NF-e que serão impressas em formulário de segurança. • Inutilização de Nota Fiscal Eletrônica: A Inutilização de uma Nota Fiscal Eletrônica pode ocorrer quando existe resposta da SEFAZ com rejeição, uma rejeição do Validador do Mensageria ou um GAP de numeração. A partir deste ponto a empresa solicita a inutilização da NF-e (XML) enviado para a SEFAZ por algum motivo específico. • Inutilização de GAPs para Nota Fiscal Eletrônica: A Inutilização de GAPs para Nota Fiscal Eletrônica ocorre quando existe um intervalo (GAP) na numeração de NF-e. Você poderá descobrir que existe um GAP quando existir uma incompatibilidade na seqüência de numeração.

6. Não Sim Diagrama do fluxo do processo Cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica Evento Cancelamento NF-e Empregado (Localização Brasil) Identifica a necessidade de Cancelar uma NFe Envia a solicitação de cancelamento a SEFAZ Cancelamento Aprovado? Envia nova solicitação de cancelamento a SEFAZ NFe Cancelada

7. Diagrama do fluxo do processo Contigência Manual ou Lançada em Contigência Evento Contigência Manual NF-e (Apenas Cancelar) - MM Contigência Manual NF-e - SD Contigência Manual NF Writer NF-e lançada em Contigência Empregado (Localização Brasil) / Encarregado de Depósito Selecione a NFe no monitor J1BNFE e coloque em contigência Selecione a NFe no monitor J1BNFE e coloque em contigência Selecione a NFe no monitor J1BNFE e coloque em contigência Coloca o sistema em Contigência por Região ou local de negócido Estornar o Documento Original (transação MBST) Estornar o Documento Original (transação VF11) Na Transação J1B3N insira o numero do doc. Convertido em contigência Gera nota Fiscal Eletrônica em Contigência Colocar a filial em Contigência Aguarde a resposta da SEFAZ Fim O sistema irá cancelar a nota Fiscal selecionada e irá gerar uma nova NF em Contigência Crie uma nova NF-e em Contigência Acesse a transação VF01 c/ o numero da Remessa e crie uma nova NF-e em Contigência Fim Fim Fim

8. 2 1 Diagrama do fluxo do processo Inutilização de Nota Fiscal Eletrônica Evento Inutilização de uma Nota Fiscal Eletrônica Inutilização de GAPs para Nota Fiscal Eletrônica Administrador IT Na Transação SE38 executar o programa J_1BNFECHECKNUMBERRANGES Empregado (Localização Brasil) Na Transação ZNFENUMGAPS verficar o status da solicitação Na Transação J1BNFE selecione a NFe rejeitada pela SEFAZ Utilizar a transação ZNFENUMCHECK para ajuste de numeração e reenviar a solicitaçãode inutilização a SEFAZ Status 1 ou 2 ? Informar motivo e solicitar estorno a SEFAZ Numeração de Nota Fiscal Eletrônica Inutilizada Recebe confirmação da SEFAZ Fim Fim

9. Conexão do diagrama Legenda <Função> Impressão/ documento Externo ao SAP Dados reais financeiros Planejamento do orçamento Atividade comercial/ evento Processo da unidade Processo manual Referência a processo Versão/ dados existentes Referência a sub-processo Decisão de aprovar/ reprovar do sistema Decisão do processo