Środki techniczne w pracy biurowej

1. Środki techniczne w pracy biurowej

2. Zasady działania i zastosowanie: • Faksu • Telefonu • Komputera z Internetem • Kserokopiarki • Laminatora • Bindownicy • Gilotyny • Niszczarki • Dyktafonu • Innych

3. Faks - telefaks

4. Faks - telefaks • Służy do przesyłania informacji za pomocą linii telefonicznej. • Aby wysłać dokument należy umieścić go w faksie, wybrać numer faksu odbiorcy, następnie uruchomić funkcję „start”.

5. Faks - telefaks Aby urządzenia te działały poprawnie należy pamiętać aby: • W ich otoczeniu unikać: • Wysokiej temperatury (grzejniki, kuchnie itp. ) i raptownych jej zmian • Dużej wilgotności ( nawilżacze powietrza itp.) • Bezpośredniego nasłonecznienia • Zakurzonych, źle wentylowanych pomieszczeń • Oparów substancji chemicznych, Np. rozpuszczalników • Miejsc z wibracjami i nierównych płaszczyzn.

6. Faks - telefaks • Urządzenia te należy prawidłowo obsługiwać, zgodnie z instrukcją.

7. Faks – telefakswkładanie dokumentów • Na początku należy upewnić się czy dokumenty przygotowane do nadania nie zawierają spinaczy, zszywek itp. Dokument należy włożyć do podajnika górną krawędzią do dołu i stroną zapisaną skierowaną do podajnika

8. Faks – telefaks • Należy pamiętać, że nie wolno wysyłać dokumentów: • Wilgotnych lub mokrych, • Świeżo napisanych atramentem, • Zgniecionych • Sporządzonych na zbyt mokrym papierze, • Sporządzonych na specjalnie spreparowanych papierach np. przygotowanych chemicznie, laminowanych itp.

9. Telefon

10. Telefon W biurze warto zainstalować telefon, który będzie miał więcej funkcji niż przeciętny telefon stacjonarny np.: • Automatyczną sekretarkę (można otrzymywać dzięki temu wiadomości poza godzinami pracy)

11. Telefon • Programowalną pamięć (szybkie wybieranie numerów) • System głośno mówiący • Kilka linii

12. Telefon komórkowy

13. Telefon komórkowy Dzięki telefonowi komórkowemu możemy nawiązać kontakt z drugą osobą nie zależnie od tego gdzie się znajdujemy. Oprócz rozmów telefony te posiadają funkcję wysyłania sms czyli krótkich wiadomości tekstowych. Usługa ta jest tańsza od rozmowy.

14. Komputer z Internetem

15. Komputer z Internetem • Możliwość uzyskania szybkich informacji na interesujące tematy • Szybkie źródło przekazu informacji za pomocą e- maila czyli poczty elektronicznej (do zalet takiej poczty należy szybkość przesyłania wiadomości, możliwość wysłania informacji do kilku osób jednocześnie, można wysyłać dokumenty w załączeniu)

16. Kserokopiarki

17. Kserokopiarki • Urządzenia służące do kopiowania • Aby funkcjonowały prawidłowo należy zapewnić odpowiednie warunki ich eksploatacji: • Należy unikać wysokiej temperatury i nasłonecznienia w ich otoczeniu • Dużej wilgotności • Oparów substancji chemicznych, rozcieńczalnika itp. • Nierównych płaszczyzn i miejsc z wibracjami

18. Laminatory

19. Laminatory • Urządzenia służące do powlekania warstwą folii dokumentów papierowych dzięki czemu dokument taki jest chroniony przed zniszczeniem • Laminowanie polega na umieszczaniu dokumentu w folii termokurczliwej, która pod wpływem temperatury przykleja się do papieru • Można powlekać materiały we wszystkich popularnych wymiarach ( identyfikatory, regulaminy, plakaty formatu A3, legitymacje)

20. Bindownice

21. Bindownice • Mechaniczne - służą do oprawy dokumentów. Najprostszy sposób na oprawienie luźnych kartek w zwarty dokument to oprawa w okładki ( z tworzywa) i grzbiet (zaciskowa listwa z tworzywa). Urządzenie dziurkuje i oprawia dokumenty do formatu A4. Otrzymujemy formę książkową.

22. Bindownice • Uniwersalna bindownica mechaniczna – poza tym, że łączy kartki w dokument za pomocą plastikowego grzbietu, robi otwory w standardowych odstępach np. do segregatorów oraz łączy grzbiety kartek w zaciskowe listwy plastikowe.

23. Bindownice • Termobindownice elektryczne – oprócz standardowych opcji posiada również dodatkową zwaną Mini Bind, która daje możliwość wykonania cienkiej oprawy (1mm) równocześnie z oprawianiem grubego dokumentu w standardowej szczelinie zgrzewającej.

24. Gilotyny

25. Gilotyny • Służą do równego, dokładnego i szybkiego wyrównywania przez obcinanie dokumentów za pomocą noża introligatorskiego.

26. Niszczarki

27. Niszczarki Urządzenia służące do cięcia papierowych dokumentów na drobne paski

28. Dyktafony

29. Dyktafony • Urządzenie służące do nagrywania np. głosu. Jest przydatny np. podczas konferencji można nagrać glos, rozmowę i sporządzić następnie z tego notatkę.

30. Inne środki techniczne • Segregatory • Teczki • Dziurkacze • Terminarze • Zszywacze do papieru