POROČILO TERMINOLOŠKE DELOVNE SKUPINE

1. POROČILOTERMINOLOŠKE DELOVNE SKUPINE Predstavitev na Sosvetu za administrativne vire 4.6.2012 Mag. Mojca Paulin

2. Uvod • Na 7. seji sosveta za administrativne vire (17. februarja 2011) člani sosveta ugotovili, da so zlasti v organizacijah javnega prava precejšnje težave na področju uporabe enotne terminologije - zaradi nedosledne rabe strokovnih izrazov, • Sosvet predlagal, naj se oblikuje terminološka delovna skupina (TDS), • TDSje bila imenovana na podlagi 11. člena Poslovnika o delu statističnih sosvetov pri SURSu in potrjena na 16. seji kolegija generalne direktorice SURSa z dne 11.5.2011, • TDS ni prejela terminov s področja poslovnih subjektov zato je delovna skupina pričela z obravnavo terminov z več področij javnega prava (poslovni subjekti, prebivalstvo, itd).

3. Člani delovne skupine • mag. Irena Ažman, Geodetske uprave Republike Slovenije (GURS) • mag. Bojana Jemec Zalar, Statistični urad Republike Slovenije (SURS) • Aleksandra Lešnjek, Statistični urad Republike Slovenije (SURS) • Irena Murnc, Agencije Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (AJPES) • mag. Mojca Paulin, Slovenskega društva za medicinsko informatiko (SDMI, predsednica) • Lucija Ana Podboj Celarc, Ministrstvo za notranje zadeve (MNZ) • Niko Schlamberger, Slovensko društvo informatika, (SDI, namestnik predsednice) • Danica Šaponja, Ministrstvo za javno upravo (MJU) •  Irena Verčič, Davčna uprava Republike Slovenije (DURS) • mag. Jaša Vrabec, Vrhovno sodišče Republike Slovenije • (Irena Verčič, Davčna uprava Republike Slovenije (DURS))

4. Težave delovnih / projektnih skupin narazličnih vsebinskih področjih: • težave v medsebojnih komunikacijah, ker je razumevanje pomena istih izrazov je večkrat različno, • težave pri informatizaciji funkcij, procesov in postopkov na področjih, kjer je treba za namene programskih rešitev zelo natančno definirati zahteve uporabnika, ki so kasneje preslikane v računalniško rešitev.. • težave pri razumevanju med različnimi vsebinskimi področji, ko se vzpostavlja interoperabilnost med različnimi sistemi za povezavo v domačem in evropskem okviru.

5. Metoda dela • TDS se je odločil za pilotni pristop: izbral je nekaj izrazov, ki so bili neposredno aktualni pri tekočem delu na prenovi zakona o Poslovnem registru Slovenije in nekaj drugih izrazov, predvsem tistih, pri katerih je bilo očitno, da je njihovo razumevanje različno; • Vsak član TDS je moral za vsak izraz napisati, kaj razume pod določenim pojmom, poiskati vire, kjer se izraz že nahaja in predlagati definicijo; • Na delovnih sestankih je potekala razprava o predlogih članov in sprejeta je bila najprimernejša definicija, ki jo je skupina predlagala kot priporočilo; • Vsi delovni sestanki imajo zapisnike; • TDS je oblikoval navodila za delo in predlagal minimalni potrebni nabor podatkov, ki opisujejo izraz; • TDS je kreiral obrazec v katerega so člani zapisali informacije o izrazu.

6. Rubrike v obrazcu - za vnos informacij o izrazu • Predlog izraza za obravnavo • Natančna opredelitev izraza • Pojmovanje izraza • Definicije (Vir 1, Vir 2, Vir 3, Vir 4, Vir 5) • Nabor vrednosti • Identifikacija procesa • Ključni zakoni • Predlog definicije • Predlog sinonimov • Sorodni izrazi

7. Primeri rešitev -1 • TDS se je odločil, da obdela naslednje izraze: • sedež, • prebivališče, • register, • baza podatkov, • zbirka podatkov, • področje in • proces. • Že na prvi pogled so to osnovni izrazi. Takoj na začetku so člani ugotovili, da isti izraz razume vsak drugače. Splošna ugotovitev je bila, da so izbrani pojmi presplošni in da jih je treba z dodatnim kvalifikatorjem toliko zožiti, da je možno zapisati enolično definicijo izraza, ki ji ustreza enolično definirana zaloga vrednosti.

8. Primeri rešitev -2 • obdelani naslednji izrazi s predlaganimi definicijami: • sedež poslovnega subjekta, • prebivališče fizične osebe, • uradni register, • podatkovna baza, • področje dejavnosti in • poslovni proces.

9. Primeri rešitev - 3 Sedež poslovnega subjekta Sedež poslovnega subjekta je naselje, ki je kot sedež vpisano v register pri pristojnem organu. Uradni register Uradni register je z javnim predpisom določena urejena zbirka podatkov o vseh primerkih entitete in ima naslednje lastnosti: javnost, popolnost in referenčnost. Podatkovna baza Podatkovna baza je urejena zbirka podatkov in odnosov med njimi, ki je izdelana za uporabo in obdelavo na sredstvih informacijske tehnologije. Področje dejavnosti Področje dejavnosti je dogovorjena množica sorodnih dejavnosti. Prebivališče fizične osebe Prebivališče fizične osebe je naselje, kjer posameznik dejansko prebiva. Poslovni proces Poslovni proces je zaporedje aktivnosti z določenim ciljem.

10. Analiza vloženega dela • Člani TDS (10 ) so iz različnih institucij, ki delujejo na različnih področjih. • Člani TDS so vsak zase predstavili razumevanje določenega izraza. Težava se je pokazala v tem, da je bilo razumevanje istega izraza zelo različno. Kot je bilo ugotovljeno, je bil razlog v tem, da se pojmovanje istega izraza razlikuje v različnih področjih delovanja. Zaradi različnosti razumevanja je TDS za natančnejšo določitev izrazov za obravnavo porabila precej časa. • TDS je imel od maja 2011 do aprila 2012 • 10 rednih sej ter 5 sej v ožji sestavi. • se seje so povprečno trajale 2 do 3 ure. • za pripravo in pregled gradiv, ki so jih člani pripravljali glede na zadolžitve, dogovorjene na sestankih so člani povprečno porabili 2 delovna dneva za eno sejo (na prvih sejah nekoliko več, kasneje manj). • Skupaj so člani porabili 240 delovnih dni, kar pri obravnavi 6 izrazov pomeni 33 delovnih dni za posamezen izraz ter dodatnih 16 delovnih dni za usklajevanje dela skupine in urejanje gradiv.

11. Ugotovitve • strokovni izrazi v predpisih in pomenih, ki jih je TDS obravnaval, so se uporabljali in uvajali brez kritičnega preudarka in pogosto nepotrebno, kar je verjetno posledica več dejavnikov: • pomanjkljivo poznavanje in razumevanje vsebin in izrazov, ki vsebine opredeljujejo in opisujejo. • verjetnost slabe jezikovne izobrazbe oseb, ki so zadolžene za formuliranje predpisov. • premajhno zavedanje pripravljavcev predpisov o pravilih, ki jih zahteva informatizacija procesov. • drugi vplivi: • ambicija avtorja predpisa, da bi za njim ostala »osebna sled« v obliki nove besede, ki pa je ne opremi z definicijo, ali besede, uporabljene v novem pomenu. • prehitro spreminjanje rabe že ustaljenega izrazja, kar zmanjšuje razumljivost besedil. • pretirano naslanjanje na tuje jezike, zlasti angleščino, • izrazi niso vedno opremljeni z definicijo, • novi izrazi se ne uvajajo in uporabljajo zadržano in praviloma le za nove pojme in pojave.

12. Ugotovitve -2zanimivost • Sedež poslovnega subjekta • Sedež poslovnega subjekta je naselje, ki je kot sedež vpisano v register pri pristojnem organu. • Prebivališče fizične osebe • Prebivališče fizične osebe je naselje, kjer posameznik dejansko prebiva. • KOMENTAR: ko želimo informatizirati oba izraza je natačnost za sedež in prebivališče “naselje”, ne vemo pa natančno kje se poslovni subjekt ali oseba dejansko nahajata

13. Razprava - 1 • Razvoj v svetu in doma poteka v smeri vedno večje informatizacije postopkov in procesov ter vedno večje globalizacije - tudi v javnem sektorju. Osnovna zahteva za učinkovito in stroškovno vzdržno javno upravo je kvalitetna informatizacija dejavnosti javnega sektorja. • Osnovne zahteve za informatizacijo (kot npr. povezovanje podatkovnih baz za potrebe javne uprave) pa so • jasna terminologija, • definicije pojmov in • postavljeni standardi. • Jasna terminologija povečuje tudi pravno varnost in omogoča hitrejše in cenejše sodne postopke ter kakovost javnih storitev.

14. Razprava - 2 • Kot končni cilj prizadevanj vidi TDS • v obliki instance predvsem pri zakonodajalcu, ki bi vsak predpis v postopku njegovega sprejemanja pregledala in ocenila s terminološkega stališča, • ta instanca bi morala imeti moč in pristojnost, da pred nadaljevanjem postopka sprejemanja predpisa zaveže njegovega predlagatelja, da predpis terminološko ustrezno popravi, • le tako bi bilo mogoče upati in pričakovati, da bi divergentna raba strokovnega izrazja, kakršna je sedaj, sčasoma začela konvergirati in bi s tem pripeljala do • večje preglednosti, • boljšega razumevanja, • enostavnejšega in • cenejšega razvoja informacijskih rešitev in • končno povečane pravne varnosti.

15. Zaključek-1 • TDSje potrdila domnevo, da nerazumevanje izrazov • ovira komunikacijo med institucijami in znotraj njih, • zavira razvoj informatizacije funkcij, procesov in postopkov, • povzroča kopico napak, • nepotrebno podaljšuje administrativne in pravne postopke in • upočasnjuje napredek pri uvedbi in izvajanju interoperabilnosti v vseh okoljih in na vseh ravneh. • Pri delu TDS se je izkazalo, da • naloga bistveno presega možnosti same skupine, pa tudi okvir in pristojnosti državnega organa, ki jo je imenoval. • tako delo je po svoji naravi multidisciplinarno, saj zahteva tehnično in vsebinsko znanje z najrazličnejših področij. • sestava TDS ne bi mogla biti stalna, temveč bi se morala prilagajati izrazu, ki ga trenutno obravnava.

16. Zaključek - 2 • TDS priporoča dvonivojsko sestavo bodočega telesa : • jedro (vodstvo TDS) kot prvo raven in strokovno skupino, katere sestava bi se spreminjala glede na obravnavano tematiko, • kot drugo raven morajo telo sestavljati predstavniki različnih vsebinskih področij. • osebe prve ravni so enakopravno vključujejo v delo TDS, saj morajo biti strokovne, poleg tega pa morajo obvladati tudi veščine vodenja in upravljanja • Definicije pojmov morajo biti javno dostopne, najenostavneje prek spleta, lahko pa tudi še kako drugače. • Podatki in informacije, posebej tiste v državnih organih, morajo biti dostopni vsem ne glede na možnosti in sposobnosti potencialnih uporabnikov. 

17. Zaključek - 3 • TDSje mnenja: • da je treba nujno ustanoviti stalno telo na najvišjem državnem nivoju, ki bo skrbelo za enotnost uporabe definicij posameznih pojmov. • enotne definicije pojmov morajo biti pogoj in posledično zahteva za uporabo v vseh resorjih, pri novi zakonodaji in pri spremembah veljavne. • TDS zato predlaga: • v jedro TDS bi moral biti vključen tudi predstavnik Službe Vlade Republike Slovenije za zakonodajo in/ali • predstavnik Državnega zbora Republike Slovenije. • ti dve instituciji imata namreč najširši pregled in znanje na področju priprave zakonodaje.

18. VPRAŠANJA ?