Kako z vodenjem doseči večjo uspešnost oddelka ?

1. Kako z vodenjem doseči večjo uspešnost oddelka? Uspehi in dileme Tatjana Polak, sodnica in vodja oddelka Okrajno sodišče v Ljubljani

2. Ukrepi vodenja • Obveščenost sodnikov • Informacijska podpora • Organizacijska struktura oddelka • Kontakti z drugimi sodišči in organi • Ukrepi za obvladovanje pripada • Naloge sodne uprave

3. Vodenje sodnikov • Enkrat mesečno kolegij • Strokovna obveščenost • Hitro obveščanje preko e-pošte • Vključenost sodnikov v strokovne naloge • Poročanje o delu sodnika • Družabnost – francoska izkušnja

4. Informacijska podpora • Zakaj je nujna (sodelovanje sodnik- razvojna informacijska služba) • Medsebojna prepletenost informatizacije in organizacije dela • Sprotno prilagajanje zaradi zakonodajnih sprememb • Dostop do evidenc, prenos podatkov, sodelovanje • Nujnost takojšnjega odziva podporne službe • Informacijski sistem na področju prekrškov (dobre in slabe strani)

5. Informacijski sistem na področju prekrškov

6. vpisnik Pr Pruz vpisnik Seznam odvzetih predmetov Imenik oseb dostop do EPS in EKT seznam vodenih postopkov za sodišče merila sodnikovega dela prenos plačil od UJP elektronska povezava z DURS razna statistična poročila Modul Pr vključuje

7. VpisnikPr

8. Izpis iz EKT

9. Izpis iz evidence EPS

10. Seznam vodenih postopkov

11. Elektronske povezave z institucijami • UJP obvestilo o prilivu na transakcijske račune v elektronski obliki • DURS – prenos podatkov predloga sodišč za prisilno izterjavo • MP- EPS , EKT, statistična poročila • Višje sodišče- je ni, podatki se pošiljajo pisno • Okrožno sodišče- je ni; okrajno sodišče vodi podatke o izrečenih, plačanih, zapadlih, neplačanih globah idr. kot analitične evidence – obrazec SR 14

12. Izdelava dokumentov –2 tipa • tipska pisanja zaprtega tipa (vabila- niti sodnik, niti strojepiska ne moreta vsebine pisanja, ki jo je verificiralo Vrhovno sodišče, spremeniti) • - tipska pisanja odprtega tipa (sodbe, sklepi, dopisi,…- sodnik ima možnost poljubno oblikovati vsebino pisanja)

13. sodnik in strojepiska tvorita skupino, vsa pisanja se naložijo v skupne dokumente, kjer jih lahko sodnik prebere in poljubno dopolni strojepiska – vpisnik: če strojepiska izdeluje sodbo po v naprej določenem sistemu, se podatki avtomatično prenesejo v vpisnik problem- ne sme biti napak pri vnosu Povezave sodnik -strojepiska

14. Postopek izdelave dokumenta -vnos osebnih podatkov

15. Vnos izrečene sankcije

16. Tipsko pisanje

17. Izdelava kode

18. Izdelava položnic, kuvert, prenos podatkov v vpisnik

19. Organizacijska struktura oddelka • Vpliv določb sodnega reda,velikost pripada, poti potovanja spisa in informacijskih rešitev • Posebne organizacijske rešitve (pisarna izvršba in Pruz pisarna) • Delovni kontakti z vodij pisarn • Delovni kontakti s sodnim osebjem • Kadrovanje • Družabnost

20. Oddelek za prekrškepisarne • vpisnik I in II • strojepiske • pisarna izterjava • Pruz pisarna • sprejemna pisarna • vodja tajništva • arhiv

21. Potovanje spisa –vpliv na organizacijo pisarn in prostorsko zapolnitev • prejem (sprejemna pisarna) 3.nad. • vpis (vpisnik I) 3nad. • postopek do pravnomočnosti (sodnik, strojepiska, vpisnik I) 3., 4. nad. • odprema pisanja (preko vpisnika v sprejemno pisarno) 3. nad. • izvrševanje (vpisnik II, pisarna izvršba) 5 nad. • določitev UZ (vpisnik II, sodnik, pisarna PRuz) 4. nad. • izvrševanje UZ (pisarna pruz, vodja oddelka) 5. nad.

22. Ustanovitev nove pisarne • določitev nalog • kadrovska popolnitev – odredba • sestanek s ključnimi nosilci • ureditev prostorskih pogojev in opreme (računalniki) • navodila za delo

23. Kontakti z drugimi sodišči in organi • S sodiščem II.stopnje, Vrhovnim sodiščem • Projektne skupine • Ministrstvom za pravosodje • Delovni sestanki s prekrškovnimi organi, DURS, CSD,…… • Medsebojno obveščanje

24. Ukrepi za obvladovanje pripada • Spremljanje statistik • Letni program dela (kako določiti specializacijo dela, da bi bili sodniki medsebojno primerljivi • Ocena statističnih podatkov • Programi reševanja zaostankov ( in Lukenda) • Izvajanje različnih oblik nadzora nad delom • Uravnavanje obsega dela sodnika (z ukrepi dodeljevanja zadev)

25. Obvezno poročanje četrtletno, polletno in letno statistično poročilo (MP) Četrtletno poročanje (VS-program Lukenda) mesečno reševanje zadev na oddelku (urad predsednice) mesečno o delu sodnikov finančno poročilo – obrazec SR 14 problematični so prekratki roki za pripravo podatkov Statistike za nadzor nad delom pripad po sodniku pripad po prekršku poročilo o rešenih zadevah o sodnih zaostankih po predlagateljih poročilo s pogoji Vrste statistik

26. Poročilo s pogoji

27. Ukrepi za enakomerno obremenjenost sodnikov ob sočasnem namenu po čim večji učinkovitosti dela • Letni razpored dela – problem določiti specializacije dela tako, da bi bili sodniki katerih se delo vrednoti po merilih Sodnega sveta med seboj primerljivi • začasna ustavitev dodeljevanja, predodelitev

28. Ocena statističnih podatkov iz letnega poročila za leto 2006 – osnova za letni razpored sodnikov in pripravo program dela

29. Programi za reševanje sodnih zaostankov na oddelku • 2003 (izboljšanje informatizacije, vročanja,..) • 2004 (program je zajemal pospešeno reševanje prednostnih zadev, zastaranih zadev, neizvršljivih zadev) • 2005 (program je določal sočasno reševanje novih zadev po ZP-1 – določitev izjeme od pravila prednostnega reševanja zadev) • 2006 (program Lukenda) • 2007 (pospešeno reševanje vseh zadev letnika 2005 z rokom do 1.7.2007)

30. potrebe po dodatnih kadrih določitev zadev, ki jih rešujejo strokovni sodelavci (sodniški pomočniki) vključitev sodniških pripravnikov nadaljnja specializacija sodnikov nadzor nad vrstnim redom reševanja zadev ukrepi za standardizacijo postopkov informatizacija dela prostorski pogoji dela izboljšanje procesnega vodstva ter strokovnosti z izobraževanjem izobraževanje vodje oddelka delovni sestanki z institucijami nadaljnje izboljšave pri organizaciji poslovanja oddelka Lukenda – program oddelka

31. Oblike nadzora nad delom sodnika • mesečno poročilo o delu • seznam poslanih pritožb na Višje sodišče • poročila sodnikov po programu • občasne dodatne statistike o delu sodnika (reševanje po vrstnem redu, sodni zaostanki,…) ali vsaj ob pripravi poročila o delu sodnika ali nadzoru nad pripadom zadev po sodniku

32. Naloge vodje oddelka • Vrsta in obseg nalog • Kolegij vodij oddelkov, sestanki s predsednico • Namestnik vodje oddelka • Nujnost povezovanja z drugimi vodji • Kako obvladati obseg svojega dela (vodenje oddelka – sodna uprava- sodniško delo) • Sodelovanje sodnikov pri sodni upravi – ameriška izkušnja (ali je možno sodelovanje doseči tudi pri nas) • A res lahko sodniki brez ustrezne managerske izobrazbe dobro vodijo?

33. Sodnikova podoba • Učinkovitost sodišča proti karieri sodnika in obratno • Podobo v javnosti si bomo lahko ustvarili le sami • Samozavest sodnikov