La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

1. CURSO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

2. Objetivos Generales DAR ESTRICTO CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO EN LA LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL. (8/Octubre/2008, GODF) APLICAR EL CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

3. Objetivos Específicos ESTABLECER UN ADECUADO CONTROL Y TRANSFERENCIA DEL EXPEDIENTE. ESTABLECER LAS FUNCIONES Y EL MANEJO DEL EXPEDIENTE. EVITAR EL DETERIORO DEL EXPEDIENTE. CREAR UNA CULTURA ARCHIVÍSTICA La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

4. Circular Uno 7.5.5 Los documentos de archivo deben integrarse y obrar en expedientes o unidades de documentación simples o compuestas, constituidos por uno o varios documentos de archivo. ordenados lógica y cronológicamente, y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o trámite. Ciruelo Ruíz Ernesto Acuses Correspondencia Clavel Montes Karla Contreras Moran Adan Informes El “Análisis del ciclo vital” es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que van pasando los documentos, desde su creación, selección para su custodia permanente o hasta su baja o depuración. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

5. Ciclo Vital del Documento Valoración Primaria Archivo de Trámite (oficina) 2 años Transferencia Primaria Baja o Conservación Archivo de Concentración 3 años Unidad Central de Correspondencia Archivo Histórico Permanente Transferencia Secundaria Valoración Secundaria La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

6. La “Integración de expedientes” deberá hacerse en fólderes, carpetas o legajos plenamente identificados, preferentemente con carátulas estandarizadas en todas las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades, con el objeto de homologar su clasificación y descripción. Los expedientes deberán foliarse para preservar la integridad de la información que contienen y también deberá evitarse incorporar a ellos, elementos que dañen o lastimen a los documentos que los constituyen, como clips o grapas La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

7. ¿QUÉ ES UNA SERIE DOCUMENTAL La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

8. Subdivisión de la sección, consistente en un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma función administrativa y regulado por la misma norma de carácter jurídico y/o de procedimiento; 7.7 DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA 7.7.1 Las unidades administrativas de las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades generadoras de los documentos, como producto de una acción administrativa y con una función específica, deberán organizar sus Archivos de acuerdo a las Series Documentales registradas, que se encuentran dentro del Cuadro General de Clasificación Archivística. De la misma manera, deberán conservar los documentos originales como testimonios, prueba y continuidad de la gestión administrativa necesaria para una adecuada toma de decisiones. 7.7.2 Las áreas generadoras de las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades, sólo conservarán en sus Archivos los expedientes integrados por series documentales. Los expedientes se conforman con los documentos originales de entrada y el documento de salida (Acuses de Recibo). La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

9. 7.7.3 Las notas y tarjetas informativas podrán darse de baja en la propia oficina en el momento en que pierdan su utilidad funcional. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

10. Circular Uno 7.7.4 Las fotocopias de documentos y los expedientes multiplicados para controles internos son instrumentos que facilitan la operación administrativa y no serán consideradas como materiales de archivo. 7.7.5 Las síntesis informativas, revistas, diarios y otros materiales documentales similares, no se considerarán como parte del archivo. Una vez concluida su vida útil, podrán canalizarse a bibliotecas o centros de documentación o, en su caso, podrán darse de baja para su reciclamiento. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

11. Documentos de fax o impresiones de correo electrónico sin valor legal, son instrumentos de comunicación empleados para optimizar tiempos y agilizar trámites; que no excluyen el trámite de recepción o envío del documento original y sólo serán materia de archivo temporal hasta que se reciban los originales. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

12. CLASIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

13. ¿QUÉ DEBO HACER PARA ENVIAR MI DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

14. NO CUENTO CON UN PESACIO PROPIO PARA EL RESGUARDO DE MI DOCUMENTACIÓN La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

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16. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

17. QUIEREN UTILIZAR MI ÁREA COMO BODEGA PARA EL ARCHIVO QUE SE GENERA EN MI UNIDAD La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

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19. Procedimiento de Transferencia SEPARAR LA DOCUMENTACIÓN POR AÑOS DEL MÁS RECIENTE AL MÁS ANTIGUO EXTRAER LA DOCUMENTACIÓN DE BIBLIORATO Y PASARLA A FOLDER DEBERÁN IR COSIDOS O EN BROCHES BACO EN ALGUNOS CASOS SE DEBERAN RETIRAR GRAPAS Y CLIPS LOS EXPEDIENTES SÉ AGRUPARÁN POR SERIE DOCUMENTAL, ES DECIR ASUNTO, TEMA Ó MATERIA DE QUE TRATAN. LOS EXPEDIENTES DEBERÁN CONTENER UNA CARÁTULA DE IDENTIFICACIÓN. LOS EXPEDIENTES DEBERÁN FOLIARSE PARA PRESERVAR LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN. VAN FOLIADOS EN LA PARTE INFERIOR DERECHA (FOLIADOR, LAPIZ Ó PLUMA). LOS EXPEDIENTES PERSONALES Y EXPEDIENTES CLÍNICOS NO LLEVARAN CARÁTULA. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

20. Procedimiento de Transferencia SE REGISTRARÁ EXPEDIENTE POR EXPEDIENTE EN EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA. ENVIAR EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA VIA CORREO PARA RECIBIR VISTO BUENO EN LA ELABORACIÓN (archivoconcentrasalud@yahoo.com.mx) DESPUÉS DE REALIZAR ESTOS PROCESOS EL ÁREA SE COMUNICARA A LA UNIDAD DE ARCHIVO DE TRÁMITE, A LA EXT. 1675 PARA QUE SE LE INDIQUE EL DÍA Y LA HORA QUE HA DE IR UN ARCHIVONÓMO A LA REVISIÓN DE SU DOCUMENTACIÓN. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

21. DOCUMENTOS QUE GENERAN LAS UNIDADESADMINISTRATIVAS La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

22. 1.- Número de entrada: Lo coloca el Área de Archivo Carátula de Identificación del Expediente 2.- Número de caja: 1 de 2 3.- Número de expediente: 1 4.- Número de fojas: 176 5.- Clave de Clasificación: 6.- Fondo: SECRETARIA DE SALUD MXGDF09-SESA-08 7.- Sección o Area Generadora: __ Subdirección de __ 8.-Serie documental: Correspondencia de Entrada y Salida 9.-Nombre o Título del Expediente: 10.- Fecha de apertura: 01 / 01 / 2011 Día/Mes/Año Fecha de cierre: 11/ 12 / 2011 Día/Mes/Año 11.- Valor Documental: Administrativo Legal Contable 12.-Vigencia Documental: Archivo de Trámite 2 años Archivo de Concentración 3 años 13.- Contiene Datos Personales: SI NO 14.- Pertenece a un Sistema de Datos Personales SI NO La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

23. 1.- Número de entrada: Lo coloca el Área de Archivo Carátula de Identificación del Expediente 2.- Número de caja: 1 de 2 3.- Número de expediente dentro de la Caja: 1 4.- Número de fojas: 176 5.- Clave de Clasificación: 6.- Fondo: SERVICIOS DE SALUD PÚBLICA MXGDF09-SESP-08/300 7.- Sección o Area Generadora: __ Subdirección de __ 8.-Serie documental: Correspondencia de Entrada y Salida 9.-Nombre o Título del Expediente: 10.- Fecha de apertura: 01 / 01 / 2011 Día/Mes/Año Fecha de cierre: 11/ 12 / 2011 Día/Mes/Año 11.- Valor Documental: Administrativo Legal Contable 12.-Vigencia Documental: Archivo de Trámite 2 años Archivo de Concentración 3 años 13.- Contiene Datos Personales: SI NO 14.- Pertenece a un Sistema de Datos Personales SI NO La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

24. SECRETARIA DE SALUD DEL D.F. Subdirección de Correspondencia Archivo y OIP Oficina de Información Pública } INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Fondo : SECRETARIA DE SALUD DEL D.F. Dirección de Área: Hospital Área Generadora : Recursos Materiales del Serie Documental: Correspondencia de Entrada y Salida Clave de Clasificación: Responsable del Archivo : Javier Carmona Quintero Valor: Administrativo: ( X ) Contable : ( ) Legal: ( ) El presente inventario consta de ___ fojas y ampara la cantidad de ___expedientes en ____cajas, con un peso aproximado de ____ Fecha:______________ VISTO BUENO REVISÓ FORMULÓ La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

25. SECRETARIA DE SALUD DEL D.F. Subdirección de Correspondencia Archivo y OIP Oficina de Información Pública INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Fondo : SERVICIOS DE SALUD PÚBLICA DEL D.F. Dirección de Área: Jurisdicción Sanitaria Área Generadora : Recursos Materiales del Serie Documental: Correspondencia de Entrada y Salida Clave de Clasificación: Responsable del Archivo : Javier Carmona Quintero Valor: Administrativo: ( X ) Contable : ( ) Legal: ( ) El presente inventario consta de ___ fojas y ampara la cantidad de ___expedientes en ____cajas, con un peso aproximado de ____ Fecha:______________ VISTO BUENO REVISÓ FORMULÓ La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

26. 1/2 SESA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA Recursos Materiales 2011 Rotulación de Cajas Identificación de la caja ( Se rotulará por ambos lados) Caja: 1 de 2 Organismo: Secretaria de Salud del D.F. (SESA) Unidad Administrativa: H.P.LEGARIA Contenido: Correspondencia de Entrada Área Generadora: Recursos Materiales Año o Período: 2011 H.P. LEGARIA La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

27. 1/2 SESP CORRESPONDENCIA DE ENTRADA Recursos Materiales 2011 Rotulación de Cajas Identificación de la caja ( Se rotulará por ambos lados) Caja: 1 de 2 Organismo: Secretaria de Salud del D.F. (SESA) Unidad Administrativa: J.S.CUAJIMALPA Contenido: Correspondencia de Entrada Área Generadora: Recursos Materiales Año o Período: 2011 J.S. CUAJIMALPA La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

28. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

29. EXPEDIENTE CLÍNICO La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

30. Clasificación del Expediente Clínico NO LLEVA CARÁTULA NO VA FOLIADO CONTAR EL TOTAL DE FOJAS DEL QUE CONSTA EL EXPEDIENTE INVENTARIAR UNO A UNO LOS EXPEDIENTES LLEVA CARÁTULA POR CAJA La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

31. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

32. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

33. ¿QUÉ ES UN EXPEDIENTE CLÍNICO La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

34. De acuerdo a la NOM-004-SSA3-2012 Conjunto único de información y datos personales de un paciente, que se integra dentro de todo tipo de establecimiento para la atención médica, ya sea público, social o privado, el cual, consta de documentos escritos, gráficos, imagenológicos, electrónicos, magnéticos, electromagnéticos, ópticos, magneto-ópticos y de cualquier otra índole, en los cuales, el personal de salud deberá hacer los registros, anotaciones, en su caso, constancias y certificaciones correspondientes a su intervención en la atención médica del paciente, con apego a las disposiciones jurídicas aplicables. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

35. ¿QUÉ DOCUMENTOS SON PARTE DE LA SERIE DE EXPEDIENTES CLÍNICOS La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

36. De acuerdo a la NOM-004-SSA3-2012 se consideran expedientes clínicos: Expediente Clínico Expedientes Clínicos por Defunciones Expediente Médico Legal Nota inicial de Urgencias Hojas de referencia y contra referencia La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

37. Ciclo Vital del Expediente Clínico NOM-004-SSA32012 Archivo Clínico Activo 2 años Baja o Conservación Control de Gestión Archivo Clínico Pasivo 3 años Unidad de Archivo de Concentración Transferencia Primaria Valoración Primaria La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

38. Lineamientos de Transferencia Los Expedientes Clínicos que cumplieron con su tiempo de resguardo de acuerdo a la NOM-004-SSA3-2012, que deberán ser transferidos a la UAC son: ÚLTIMA CONSULTA TERMINO DE TRANSFERENCIA RESGUARDO 2008 2007 2006 2005 2013 2012 2011 2010 2014 2013 2012 2011 La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

39. Secretaría de Salud del Distrito Federal Subdirección de Correspondencia, Archivo y OIP Oficina de InformaciónPública INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA EXPEDIENTE CLÍNICO Fondo : Secretaría de Salud del Distrito Federal Dirección de Área: Hospital Área Generadora: Archivo Clínico Serie Documental: Expediente Clínico Clave de Clasificación: Responsable del Archivo : Javier Carmona Quintero- Valor: Administrativo: ( X ) Contable : ( ) Legal: ( X ) El presente inventario consta de ___ fojas y ampara la cantidad de ___ expedientes en ____ cajas, con un peso aproximado de ___ Fecha:______________ FORMULÓ REVISÓ VISTO BUENO La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

40. Secretaría de Salud del Distrito Federal Subdirección de Correspondencia, Archivo y OIP Oficina de InformaciónPública INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA EXPEDIENTE CLÍNICO Fondo : Servicios de Salud Pública del Distrito Federal Dirección de Área: jurisdicción Sanitaria Área Generadora: Archivo Clínico del Centro de Salud Serie Documental: Expediente Clínico Clave de Clasificación: Responsable del Archivo : Javier Carmona Quintero- Valor: Administrativo: ( X ) Contable : ( ) Legal: ( X ) El presente inventario consta de ___ fojas y ampara la cantidad de ___ expedientes en ____ cajas, con un peso aproximado de ___ Fecha:______________ FORMULÓ REVISÓ VISTO BUENO La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

41. Recetas, hojas de referencia y contrareferencia Extraer de biblioratos Se forman paquetes Separar por semanas, meses o años Contar el total de fojas del que consta el expediente Inventariar uno a uno los expedientes Realizar carátula por caja La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

42. Recetas, hojas de referencia y contrareferencia Se relacionan en el Inventario de Transferencia Primaria, por paquete, ya sea por semana, mes o año de acuerdo al volumen que genere cada unidad, deberá relacionarse del primer folio al último folio de cada paquete. Cuantificara el número de fojas por paquete. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

43. Ficha Catalográfica 1.- Número de caja: 1 de 2 2.- Número Total de Expedientes: 155 3.- Número de fojas: 3750 4.- Clave de Clasificación: 5.- Fondo: SECRETARIA DE SALUD DEL D.F: 6.- Sección o Área Generadora: __________Archivo Clínico del Hospital................. 7.-Serie documental: ____________________ Expediente Clínico _____________ 8.- Colocar el No del primer Expediente dentro de la Caja y el último Expediente dentro de la Caja: ____ __224516 -254616_ 9.- Fecha de apertura:2008 (Ultima Consulta) Día/Mes/Año Fecha de cierre: 2008 Día/Mes/Año 10.- Valor Documental: Administrativo Legal Contable 11.-Vigencia Documental: Archivo de Concentración 5 años 12- Contiene Datos Personales: SI NO 12- Pertenece a un Sistema de Datos Personales: SI NO La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

44. Ficha Catalográfica 1.- Número de caja: 1 de 2 2.- Número Total de Expedientes: 155 3.- Número de fojas: 3750 4.- Clave de Clasificación: 5.- Fondo: SERVICIOS DE SALUD PÚBLICA DE SALUD DEL D.F: 6.- Sección o Área Generadora: __________Archivo Clínico delCentro de Saludl................. 7.-Serie documental: ____________________ Expediente Clínico _____________ 8.- Colocar el No del primer Expediente dentro de la Caja y el último Expediente dentro de la Caja: ____ __224516 -254616_ 9.- Fecha de apertura:2008 (Ultima Consulta) Día/Mes/Año Fecha de cierre: 2008 Día/Mes/Año 10.- Valor Documental: Administrativo Legal Contable 11.-Vigencia Documental: Archivo de Concentración 5 años 12- Contiene Datos Personales: SI NO 12- Pertenece a un Sistema de Datos Personales: SI NO La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

45. 1/2 SESA EXPEDIENTE CLÍNICO 071362-100359 Archivo Clínico 2006 2007 Rotulación de Cajas Identificación de la caja ( Se rotulará por ambos lados) Caja: 1 de 2 (dependiendo del # cajas a enviar) Organismo: Secretaria de Salud del D.F. (SESA) Unidad Administrativa: H.G.IZTAPALAPA Contenido:Expediente Clínico071362-100359 Área Generadora:Archivo Clínico Año o Período:2006-2007 H.G. IZTAPALAPA La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

46. Documentación Siniestrada Es toda documentación que por algún factor, causas ajenas o imprevisibles, como accidentes y desastres naturales, sufrieron de perdida parcial o total de la información. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

47. Transferencia de Documentación Siniestrada Para la documentación que ya cumplió con su vigencia, que por algún factor no ha sido transferida a la Unidad de Archivo de Concentración se deberá aplicar los siguientes lineamientos: Solicitar a la Oficina de Información Pública la validación del estado en que se encuentra la documentación. Para la documentación administrativa el responsable del área de notificar sobre el siniestro es el Administrador de la Jurisdicción y/o el Administrador de cada uno de los Centros de Salud. Para la documentación Clínica ó Medica el responsable de la Subdirección Médica de la Unidad Hospitalaria y/o el Director del Hospital. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

48. Transferencia de Documentación Siniestrada El área de Admisión y Archivo Clínico elabora Nota Informativa notificando a la Subdirección o JUD. Médica sobre el siniestro. En caso de que la documentación cumpla con su vigencia y por alguna circunstancia no se haya transferido se procederá a levantar Acta administrativa con las firmas de los funcionarios responsables de la documentación. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

49. Transferencia de Documentación Siniestrada Para el siniestro de documentación que aún no cumple con su vigencia se procederá a levantamiento de un Acta Especial ante el Ministerio Público. Relacionar la documentación dependiendo del grado de deterioro; por expediente, por folio o por el contenido de la caja en el Formato de Baja Documental. (Anexo1). Colocar la documentación siniestrada debidamente identificada en bolsas de plástico color negro y selladas con cinta canela. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

50. La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.