Manajemen Umum

1. Manajemen Umum PERTEMUAN 8Koordinasi dan Rentang Manajemen RIKA KHARLINA EKAWATI, S.E., M.T.I.

2. Koordinasi • Proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Rika Kharlina Ekawati 2011

3. Kebutuhan Akan Koordinasi Rika Kharlina Ekawati 2011

4. Kebutuhan Akan Koordinasi • Saling ketergantungan yang menyatu • Bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan lainnya dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir • Saling ketergantungan yang berurutan • Suatu organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja Rika Kharlina Ekawati 2011

5. Kebutuhan Akan Koordinasi • Saling ketergantungan timbal balik • Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi Rika Kharlina Ekawati 2011

6. Masalah Pencapaian Koordinasi Efektif • Perbedaan orientasi terhadap tujuan tertentu. • Perbedaan orientasi waktu • Perbedaan orientasi antar pribadi • Perbedaan formalitas struktur Rika Kharlina Ekawati 2011

7. Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif Rika Kharlina Ekawati 2011

8. Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif • Teknik-teknik Manajemen Dasar • Hirarki Manajerial • Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas yang dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat Rika Kharlina Ekawati 2011

9. Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif • Teknik-teknik Manajemen Dasar • Aturan dan Prosedur • Aturan dan prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. • Rencana dan Penetapan Tujuan • Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Rika Kharlina Ekawati 2011

10. Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif • Meningkatkan Potensi Koordinasi • Sistem Informasi Vertikal • Peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. • Hubungan-hubungan Lateral • Membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki di mana informasi yang dibutuhkan tersedia. Rika Kharlina Ekawati 2011

11. Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif • Meningkatkan Potensi Koordinasi • Hubungan-hubungan Lateral • Beberapa hubungan lateral: • Kontak Langsung antara individu yang dapat meningkatkan efektif dan efisien kerja. • Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi • Satuan tugas • Pengintegrasian peranan-peranan • Peranan penghubung manajerial • Organisasi matriks Rika Kharlina Ekawati 2011

12. Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif • Mengurangi Kebutuhan Koordinasi • Penciptaan sumberdaya tambahan • Adanya penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan, dan masalah-masalah yang timbul berkurang. • Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri • Mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahkan suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi. Rika Kharlina Ekawati 2011

13. Rentang Manajemen • Disebut juga rentang kendali atau span of management atau span of control • Merupakan jumlah bawahan yang melapor langsung kepada manajer tertentu Rika Kharlina Ekawati 2011

14. Dua Alasan Pemilihan Rentang • Rentang manajemen bisa mempengaruhi efisiensi manajer dan keefektifan prestasi bawahannya. • Terlalu lebarnya rentang dapat berarti bahwa manajer harus mengendalikan jumlah bawahan yang besar sehingga menyebabkan tidak efisien. Rentang yang sempit dapat menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya. Rika Kharlina Ekawati 2011

15. Dua Alasan Pemilihan Rentang • Terdapat hubungan antara rentang manajemen pada seluruh organisasi dengan struktur organisasi. • Semakin sempit rentang manajemen, struktur organisasi akan berbentuk “tall” dengan banyak tingkat pengawasan di antara manajemen puncak dan tingkat paling rendah. • Rentang manajemen yang melebar akab berbentuk “flat” berarti tingkatan manajemen semakin sedikit. Rika Kharlina Ekawati 2011

16. Rentang Manajemen Sempit • Tingkatan hirarki yang semakin tinggi cenderung mengurangi kecepatan waktu penyebaran informasi dari atas ke bawah • Lebih banyak tingkatan yang harus dilalui informasi, lebih besar kemungkinan terjadi distorsi. • Penambahan tingkatan manajemen memakan biaya karena memerlukan penambahan gaji manajerial. Rika Kharlina Ekawati 2011

17. Rentang Manajemen Lebar • Umumnya moral dan produktivitas karyawan akan meningkat dalam organisasi kecil daripada organisasi besar. • Rentang yang terlalu lebar berarti manajer tidak akan dapat menjalankan fungsinya dengan efektif, dn mencurahkan perhatiannya kepada seluruh bawahan secara perseorangan. • Koordinasi dan kooperasi berkembang baik, karena setiap individu harus mengelola fungsi sendiri dan dengan bantuan minimum dari atasan. Rika KharlinaEkawati 2011

18. Faktor Yang Mempengaruhi Rentang Manajemen • Kesamaan fungsi-fungsi • Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan semakin lebar. • Kedekatan geografis • Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan, secara phisik, rentangan semakin lebar. • Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan • Semakin sedikit pegawasan langsung yang dibutuhkan, rentangan semakin lebar. Rika Kharlina Ekawati 2011

19. Faktor Yang Mempengaruhi Rentang Manajemen • Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan • Semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin lebar. • Perencanaan yang dibutuhkan manajer • Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin lebar. • Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas • Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti penarikan, latihan, dan pengawasan mutu, rentangan semakin lebar. Rika Kharlina Ekawati 2011

20. Faktor Lain Pemilihan Rentang • Berhubungan dengan situasi, bawahan, dan atasan: rentang manajemen relatif melebar : • Fakor yang berhubungan dengan situasi: pekerjaan bersifat rutin, operasi stabil, pekerjaan bawahan sejenis. • Faktor yang berhubungan dengan bawahan: bawahan terlatih baik untuk pekerjaan tertentu, dan bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasab ketat. • Faktor yang berhubungan dengan atasan: manajer terlatih baik dan berkemampuan baik, manajer menrima bantuan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan pengawasanya, manajer tidak mempunyai kegiatan tambahan selama pengawasan dilaksanakan. Rika Kharlina Ekawati 2011