Manajemen Umum XIII

1. Manajemen Umum XIII XIII / 1 - 8 PENGAWASAN A. PENGERTIAN. Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien. Banyak kasus di suatu organisasi tidak dapat terselesaikan seluruhnya karena tidak ditepatinya waktu penyelesaian (deadline), anggaran yang berlebihan, dan kegiatan lain yang menyimpang dari rencana semula. B. MENGAPA PENGAWASAN DIBUTUHKAN. Satu alas an mengapa pengawasan dibutuhkan adalah untuk memantau kemajuan dan memperbaiki kesalahan. Namun pengawsan juga membantu manajer memantau perubahan lingkungan dan dampaknya pada kemajuan organisasi. 1. 2. 3. 4. Untuk menanggulagi perubahan. Perubahan adalah suatu bagian lingkungan organisasi manapun yang tidak bisa dielakkan Untuk menciptakan daur yang lebih cepat. Satu hal adalah mengenal permintaan pelanggan untuk perbaikan dalam perancangan, mutu, atau waktu penyerahan.. hal lainnya adalah mempercepat daur yang tercakup dalam penciptaan dan selanjutnya penyerahan produk dan jasa baru bagi pelanggan. Untuk menambah nilai. Daur waktu yang cepat adalah satu cara untuk merebut satu sisi bersaing. Cara lainnya adalah menambah nilai, yang ditegaskan oleh guru manajemen kenamaan Jepang Kenichi Ohmae. untuk menyatukan pekerja dari berbagai latar belakang dan kultur. Secara historis, perusahaan-perusahaan-perusahaan A.S. telah menggunakan pengawsan otokratik yang agak kaku, untuk mengelola pekerja dan bawahan. Dengan adanya angkatan kerja yang lebih terdidik Pengawasan http://www.mercubuana.ac.id Moesadin Malik, Ir., M.Si

2. Manajemen Umum XIII / 3 - 8 D. PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN. William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukan lima jenis pendekatan, yaitu: 1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan. 2. Menetapkan penunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan: a. pengukuran input. b. hasil pada tahap awal. c. gejala yang dihadapi. d. kondisi pembahan yang diasumsikan. 3. 4. Menetapkan standar penunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dan standar. 5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti. E. MERANCANG SISTEM PENGAWASAN 1. Sistem Pengawasan (Control System). Prosedur yang terdiri dari berbagai langkah yang diterapkan untuk berbagai tipe aktivitas pengawasan. 2. Titik pengawasan strategis (strategic control points). Titik kritis dalam suatu system dimana monitori dan pengumpulan informasi harus berlangsung. 3. Bidang-bidang strategik. Menyangkut kegiatan-kegiatan utama organisasi, seperti transaksi keuangan, operasi produksi. 4. Standar yang yang dipergunakan dalam bidang fungsional untuk mengukur prestasi: Pengawasan http://www.mercubuana.ac.id mutu, jumlah, biaya, dan prestasi kerja individual Moesadin Malik, Ir., M.Si

3. Manajemen Umum XIII / 5 - 8 e. f. Realistik secara ekonomis, dimana biaya sistem pengawasan harus lebih rendah atau sama dengan kegunaan yang didapat. Realistik secara organisasional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di organisasi. g. Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau gagalnya operasi serta harus sampai pada karyawan yang memerlukannya. h. i. j. Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga tidak harus buat sistem baru bila terjadi pembahan kondisi. Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus dapat menunjukkan deviasi standar sehingga dapat menentukan koreksi yang akan diambil. Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan kerja anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan prestasi. 7. Metode teknik pengawasan. Teknik Pengawanan Manajerial: a. b. c. Management by objectives (MBO) Management by exeption (MBE) Management Information System (MIS) Teknik Pengawasan Kuantitatif: a. Anggaran (Budget): - - Anggaran operasional Anggaran khusus b. Audit: - - - Internal audit Eksternal audit Manajemen audit c. d. e. f. Analisa break even pont (BEP) Anlisa Rasio Sistem Prosedur Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan. Teknik Pengawasan Non Kuantitatif: a. Pengawasan Pengamatan (Control by observation) Moesadin Malik, Ir., M.Si http://www.mercubuana.ac.id