Projektértékelés, projektmonitoring

1. Projektértékelés, projektmonitoring Lengyel Katalin programigazgató

2. Tartalomjegyzék • Az értékelés, a monitoring és az ellenőrzés • Az értékelés célja • Az értékelés helye a projektciklusban • Az értékelés típusai és funkciói • A monitoring fogalma és funkciói • A monitoring beszámolási rendszere

3. Monitoring, ellenőrzés, értékelés • Amonitoring folyamatos adatgyűjtésen alapszik, amely alapján a menedzsment vizsgálhatja a tevékenység előrehaladását a kitűzött célok viszonylatában. • Az ellenőrzésa folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése. • Az értékelés a projekt egészének áttekintése, célja a tevékenységek hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában (relevancia, eredményesség és hatékonyság)

4. A három tevékenység viszonya Input Output Eredmény Hatás Jogi és adminisztratív Ellenőrzés előírások Eredményesség Monitoring Társadalmi elvárások, Értékelés problémamegoldás

5. Input, output, eredmény, hatás • Input: A projekt megvalósításához szükséges pénzügyi, fizikai és emberi erőforrások • Output: a tevékenység „terméke”: fizikai output vagy szolgáltatás (operatív célok) • Eredmény: a tevékenységből származó közvetlen előnyök a kedvezményezettek számára (specifikus célok) • Hatás: a tevékenység hosszabb távú (közvetett) következményei (átfogó célok)

6. Tevékenység Ellenőrzés Monitoring Értékelés Cél A szabályoknak, előírásoknak való megfelelés vizsgálata A kitűzött célokhoz viszonyított megvalósulás vizsgálata A tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában Időbeliség Folyamatos, a programvégrehajtás során Folyamatos, a programvégre-hajtás során Pontszerű, előzetes és utólagos A tevé-kenység végzője szerint Külső vagy belső Belső (kívülről támogatható) Külső A tevé-kenység jellege Operatív Operatív Elemző-tudományos A vissza-csatolás módja Szankció Kiigazítás azeredményesség érdekében Tanulási folyamat Ellenőrzés, monitoring, értékelés

7. Értékelés

8. Értékelés az a tevékenység, amelyet a projektek hatékonyságának mérésére előzetesen, közben és a befejezést követően hajtanak végre mutatószámok alkalmazásával. Hatékonyság: a meghatározott célkitűzések elérése érdekében kifejtett hatás.

9. Az értékelés során a közösségi támogatások hatékonyságát vizsgálják. • Összehasonlítják az elvárt és az elért hatásokat. • Mérik az esetleges különbségeket. • Vizsgálják az eltérések okait.

10. Az értékelés feltárja a tervezés és a végrehajtás gyengeségeit és hiányosságait. A következő projekt tervezésénél figyelembe vehető tapasztalatok keletkeznek.

11. Az értékelés célja: a jó projekt ismérvek vizsgálataReleváns (jelentős, fontos) • Kereslet vezérelt (pozitív hatású) • Cél-orientált (stratégiai szemléletű) • Támogatható (anyagilag: megfelel a kiírás feltételeinek, erkölcsileg: megfelel az érintettek igényeinek)

12. Megvalósítható • Munkaterve logikus, következetes • Eredményei mérhetőek (objektíven is !) • Költségvetése reális, megalapozott • Munkamegosztása világos • Kockázatai minimálisak és ismertek

13. Fenntartható • A projekt által létrehozott előnyök a fejlesztés után tartósan biztosíthatóak. • A további működtetés nem ütközik külső ill. belső akadályokba. külső tényezők: gazdasági szabályozók, jogi háttér változása belső tényezők: működtetési források, likviditás, személyi feltételek

14. Az értékelés típusai • Előzetes: „ex-ante” • Közbenső „mid-term” • Utólagos „ex-post” Ezek kiegészülhetnek eseti („ad-hoc”) értékelésekkel.

15. Az értékelések helye a projektciklusban Probléma -és funkció meghatározás Utólagos értékelés Lezárás Terv kidolgozás Előzetes értékelés Kockázatfelmérés, prognosztizálás Megvalósítás Közbenső értékelés Döntés

16. Az értékelések jellemzői

17. Az előzetes értékelés funkciói • a projektben foglalt általános célok, specifikus célok és tevékenységek közötti kapcsolatok következetességének vizsgálata, • az output-, eredmény- és hatás indikátorok teljességi és tartalmi vizsgálata, • a (számszerűen) kifejezett célok realitásának vizsgálata.

18. Az előzetes értékelés céljai • javítani a projekt belső logikáján, • javítani a projekt külső koherenciáján, • közreműködni a célkitűzések és a mutatók előzetes meghatározásában, • elősegíteni a projekt célkitűzéseinek megvalósítását.

19. Az előzetes értékelés vizsgálati kritériumai • relevancia, • megvalósíthatóság, • fenntarthatóság. A „jó projekt” ismérvei

20. RelevanciaHelyzetvizsgálat: a projekt valós problémák megoldására koncentrál, az érintett kedvezményezettek számára megfelelő mértékben nyújt pozitív hatást. a.) Pontosan meghatározásra került a kedvezményezetti kör? b.) Meghatározták-e a kedvezményezettek konkrét problémáit? c.) A probléma elemzése teljeskörű volt? d.) Bizonyítják-e az átfogó célok a projekt gazdasági, társadalmi fontosságát? e.) Meghatározza-e a kedvezményezettek helyzetének javulását a projekt konkrét célja? f.) Bemutatásra kerül-e a projekt eredményeinek szükségessége?

21. 2. MegvalósíthatóságElőzetes elemzés: a projekt megéri a kockázatot és megvan a végrehajtásához szükséges kapacitás. a.)A projekt konkrét célja valóban hozzájárul az átfogó célok megvalósításához? b.) A célcsoport számára nyújtott szolgáltatásként lett definiálva az eredmény? c.) A projekt tervezett céljai megvalósulnak-e, ha elérjük a megfogalmazott eredményeket? d.) A célok kellő mértékben indokolják az alkalmazott eszközöket? e.) Figyelembe lesznek véve a legfontosabb külső körülmények? Elfogadható-e bekövetkezésük kockázata? f.) Képes lesz-e a végrehajtó intézmény megvalósítani a projektet?

22. 3. FenntarthatóságElőzetes bizonyítás: a projekt befejezése után is megmaradnak az elért eredmények. a.) A jelentős szervek továbbra is támogatják az adott politikát? b.) Az adott technológia megfelel a helyi körülményeknek? c.) Nem borul-e fel az ökológiai egyensúly? d.) A kedvezményezett sajátjának érzi-e a projektet? e.) A projekt nyújtotta előnyökhöz minden egyes kedvezményezett hozzáférhet? f.) A végrehajtó intézmények a projekt befejezése után is képesek lesznek követni a hatásokat? g.) Megbízható a jövedelmezőségi elemzés?

23. Időközi „mid-term” értékelés vizsgálja a számszerűsített indikátorok által kimutatott hatékonyságot, illetve az indikátorok jelentőségét és minőségét.

24. Az időközi értékelés céljai • felmérni a projekt előrehaladását, vizsgálva mennyire érte el céljait, • módosítani a projekt célkitűzését, ha szükség van rá a valós előrehaladás alapján, • felülvizsgálni a projektben megfogalmazott tevékenységek finanszírozhatóságát, • igazolni az esetleges pénzügyi átcsoportosításokat, • minősíteni a projekt menedzsmentjét.

25. Az időközi értékelés minősítési kategóriái (a célkitűzések megvalósítása szerint) 1.Kiemelten eredményes ("Highly satisfactory"), 2. Eredményes ("Satisfactory"), 3. Kevéssékielégítő ("Less then satisfactory„), 4. Kiemelten eredménytelen ("Highly unsatisfactory").

26. Utólagos „ex-post” értékelés funkciói: Az utólagos értékelés az elvárt célokat hasonlítja az elért célokhoz a záró adatok alapján. • utólag igazolni a projektet, • értékelni a projekt hatásait, • elemezni az adatokat tapasztalatcsere céljából, • az értékelés útján szerezni új tapasztalatokat.

27. Monitoring A projekt fizikai és pénzügyi megvalósításának nyomon követése Értékelés Két állapot közötti változás vizsgálata (tervezett – megvalósult)

28. Projektmonitoring

29. A monitoring definíciója Általánosságban: folyamatos adatgyűjtés, feldolgozás és továbbítása döntés(ek) előkészítése érdekében. Szűkebb értelemben: egy adott fejlesztés pénzügyi és fizikai megvalósításának nyomon követése, azt vizsgálva, hogy biztosított-e a célok elérése az eltervezett módon (a munka- és ütemterv, a pénzügyi terv, stb. szerint).

30. A monitoring főbb jellemzői • Hatékony eszköz a management kezében • Folyamat, nem egyszeri tevékenység • Konkrét, jól meghatározott célja van – ami egyértelműen elkülöníti az ellenőrzéstől • Adatokat, információkat gyűjt a megvalósításról, a kitűzött célokhoz hasonlítja azokat • Felhívja a figyelmet a céloktól való eltérésekre • Lehetővé teszi a management számára, a beavatkozást.

31. Kinek és miért van szüksége a monitoringra? • Menedzsmentnek, mert • szüksége van olyan információkra, amelyek alapján eldöntheti: az adott tevékenység, fejlesztés megvalósítása sikeres-e.

32. Finanszírozóknak, mert • a monitoring révén már a megvalósítás során hozzájut a projekttel kapcsolatos információkhoz; • szükség esetén időben be tud avatkozni; • képet kap arról, hogy a támogatott projekt mennyire járul hozzá saját céljai teljesüléséhez; • a támogatás folyósítását szorosabban kapcsolhatja a fizikai teljesítéshez; • kikényszerítheti a támogatás hatékony felhasználását.

33. A jó monitoring rendszer ismérvei • Kialakításra kerül már a tervezési szakaszban, ahhoz szorosan kapcsolódik. • Biztosítja a szükséges információk rendszeres gyűjtését. • Olyan formában biztosítja az információkat, mely alkalmas a menedzsment döntések megalapozására. • Biztosítja a szükséges információkat a donor szervezetek felé.

34. A projekt monitoring beszámolási rendszere

35. Monitoring • Végig kíséri a projekt életciklusát • tervezés • megvalósítás • működtetés

36. A monitoring rendszer alapja – a projekttervezés • Logframe

37. A monitoring beszámoló jellemzői • Általában negyedévente kell benyújtani. • Mérföldkövek. • Kifizetésekhez is kötődik. • Célja: • Információszolgáltatás, • kifizetési kérelmek alátámasztása, • eltérések indoklása. • Projekt típusa és mérete szerint jelentősen eltérhet tartalmában, formájában.

38. A beszámoló tartalma • a célokhoz mért előrehaladás, beleértve a számszerűsíthető eredmények bemutatását (logframe!!!); • a céloktól, tervektől való jelentős eltérések, megfelelő indoklással együtt (pl. a projekt környezetében bekövetkezett változások ismertetése); • beszámoló a közbeszerzéssel, illetve a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítéséről, a támogatási szerződésben foglalt rendelkezések szerint; • információk a projekt pénzügyi megvalósulásáról (ténylegesen felmerült költségek).

39. A beszámoló tartalma • Csatolandó dokumentumok • az előrehaladást igazoló dokumentumok; • a közbeszerzési eljárások dokumentumai; • a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok; • eredeti számlák vagy hitelesített számla másolatok, és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok.

40. A monitoring információ hasznosulása • A projektszervezeten belül (belső monitoring) • A Strukturális Alapok intézményrendszerében (külső monitoring)

41. A működtetési időszak monitoringja • a támogatási szerződésben meghatározott; • bizonyos időközönként adatszolgáltatás biztosítása a projekt fenntartási időszak végéig; • projekt fenntartási jelentés.

42. A monitoring szintjei KTK Monitoring Bizottság KTK Irányító Hatóság Program monitoring OP Monitoring Bizottság OP Irányító Hatóság Közreműködő szervezet Projekt monitoring Címzett (pályázó)

43. Európai Bizottság KTK Monitoring Bizottság KTK Irányító Hatóság MEH NFTH HEFOP Monitoring Bizottság AVOP Monitoring Bizottság GVOP Monitoring Bizottság KIOP Monitoring Bizottság ROP Monitoring Bizottság HEFOP Irányító Hatóság FMM AVOP Irányító Hatóság FVM GVOP Irányító Hatóság GKM KIOP Irányító Hatóság GKM ROP Irányító Hatóság MEH TFH Közreműködő/ végrehajtó szervezet ESZA Kht. Közvetítő/végrehajtó szervezet ÁFSZ Közvetítő/végrehajtó szervezet OFA Közvetítő/végrehajtó szervezet OMAI Közvetítő/végrehajtó szervezet ESzCsM Pályázó

44. A közreműködő szervezetek által végzett monitoring • Intézkedés-monitoring: a program-monitoring inputja • projektadatok összesítése, intézkedés-szintű adatok generálása • jelentés az Irányító Hatóság felé • számítógépes rendszer (EMIR). • Projekt-monitoring • az egyes projektek megvalósulásának nyomonkövetése • a projekt teljesítményének összhangja a pályázatban leírtakkal • szükség esetén közbelépés, beavatkozás.

45. Köszönöm a figyelmüket!