Nytt ekonomisystem i Malmö stad

1. Nytt ekonomisystem i Malmö stad Annika Rausin, projektledare annika.rausin@malmo.se / 040-34 10 20 Maria Kolak, projektledare maria.kolak@malmo.se / 040 – 34 10 88

2. Projekt Ny Ekonomimodell • Varför nytt ekonomisystem? • Val av ekonomisystem? • Införande

3. Kodplaner

4. Systemkarta

5. Uppdrag • Upphandla ändamålsenligt systemstöd för det ekonomiadministrativa arbetet • Att ta fram ett förslag på gemensam ekonomimodell och gemensam kodplan

6. Delprojekt • Skannade fakturor • e-handel • Utländska leverantörsfakturor • Kundfakturor • Internfakturering • Kassa, likviditet och ränta • Anläggningsredovisning • Bokslut och konsolidering • Budget/Prognos • Utdata/Analys • Tid- och projekt • Ekonomimodell • Teknik och integration

7. Börläge Kriterier Anbudsförfrågan

8. Utvärdering anbud • Utvärderingskriterier • 70 % applikation • 30 % pris • 4 leverantörer • Generell visning för utvärderingsgruppen (80 personer) • Visning resp modul samt genomgång av process och krav. • Raindance bäst poäng på applikation och pris • 20 december avtal med WMdata

9. Omfattning • Huvudbok • Kundreskontra och fakturering • Leverantörsreskontra inkl workflow • Elektroniska inköp inkl elektronisk fakturahantering • Internfakturering • Anläggningsredovisning • Tidrapportering och projektredovisning • Budget och prognos • Rapporter och analys

10. Styrgrupp Kvalitessäkring Projektledning Kund- reskontra Intern- fakturering Leverantörs- reskontra eHandel Redovisning Tid- och projekt Anläggnings- redovisning Teknik Budget och prognos Utdata Användarstöd Projektorganisation

11. Införande på pilotförvaltningar Aug Sep Jul Dec Mar Apr Nov Jan Feb Feb Jun Okt Maj Förstudie Mall Test Kopiering Test Integrationer Utbildning Prod Utvärdering

12. Redovisning • Gemensam kodplan • Bokföringsportal • Rörelseränta • Saldobesked och fakturor • Konsolidering

13. Leverantörsreskontran • Gemensam leverantörsreskontra • Skannade och tolkade leverantörsfakturor • Skannade ej tolkade leverantörsfakturor • Svenska leverantörsfakturor • Utländska leverantörsfakturor • Integrationer från försystem • Återredovisningsfiler

14. Pris avrop Bekräftelse Inleverans faktura Köpare Leverantör Ehandel • Elektroniska beställningar och fakturor 12 leverantörer • Orderlösa fakturor från 8 leverantörer • Samma workflow som skannade fakturor • Gemensam kontering av prislistor • Splitt EBS • SFTI

15. Kundreskontran • Kundfakturaportalen • Automatisk import från verksamhetssystemen • Utskrifter via AXT-print

16. Internfakturering • Internfakturaportalen • Två typer av internfakturering • Köp/sälj • Vidarefakturering • Periodisering följer med till köparen • Bifoga dokument • Förfallodatum ===>Betaldatum

17. Anläggningsredovisning • Integrerad med EK och LR • Enkel hantering vid överföring mellan förvaltningar • Simuleringsföretag

18. Tidrapportering • Rapporterar och godkänner tid elektroniskt • Extern och intern fakturering Projektredovisning • Automatisk balansering av pågående projekt

19. Budget och prognos • Cognos Planning • Kommungemensamma modeller • Budget • Prognos • Likviditetsprognos • Jämförelsetal från Raindance • Personalfil från lönesystemet • Export till Raindance

20. Raindance Sök Listor Rapporter Frågeverktyget Cognos BI Utdataplattform UDP Rapporter Kuber Utdata

21. PRIMA Meta- katalog Malmö Aut Raindance Cognos BI Plattform AD Cognos Planning Teknik • Inloggning - kontroll mot Metakatalogen • Miljöer • Produktionsmiljö • Utbildningsmiljö • Testmiljö

22. Utrullning - tidplan

23. Erfarenheter • Integrationer • Inloggning • Prestanda • Två projektledare – heltid • Tekniker • Stort intresse bland förvaltningarna • Nöjda användare • Bra leverantör • Kul!

24. Nytt ekonomisystem i Malmö stad Annika Rausin, projektledare annika.rausin@malmo.se / 040-34 10 20 Maria Kolak, projektledare maria.kolak@malmo.se / 040 – 34 10 88