La preuve d'un document numérique est tributaire de son archivage

1. LA MÉMOIRE DU NUMÉRIQUEconférence donnée le 10 juin 2010 à Paris La preuve d'un document numérique est tributaire de son archivage Par Lucien PAULIAC Démarrer

2. Documentspapiernumérisés Documentsnumériquesnatifs Conservation Preuve Interdépendance des facteurs PREUVE DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES : L'ÉQUATION Présence du numériqueau quotidien

3. Une preuve produite en justice doit être l'instrument de la réalité d'un fait, d'un acte, d'un droit ou d'une obligation. LES TEXTES DE LOI IMPLIQUANT LES MÉTHODES D'ARCHIVAGE Art. 1341 C. civilIl doit être passé acte devant notaires ou sous signatures privées de toutes choses excédant une somme ou une valeur fixée par décret [1500 €], même pour dépôts volontaires, et il n'est reçu aucune preuve par témoins contre et outre le contenu aux actes, ni sur ce qui serait allégué avoir été dit avant, lors ou depuis les actes, encore qu'il s'agisse d'une somme ou valeur moindre. Le tout sans préjudice de ce qui est prescrit dans les lois relatives au commerce Art. 1316-1 C. civilL'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. Art. 1334 C. civilLes copies, lorsque le titre original subsiste, ne font foi que de ce qui est contenu au titre, dont la représentation peut toujours être exigée. Art. 1348 C. civil, al. 2Elles [les règles découlant de l'art. 1341] reçoivent aussi exception lorsqu'une partie ou le dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable. Est réputée durable toute reproduction indélébile de l'original qui entraîne une modification irréversible du support. Cliquez pour suivre

4. L'OBLIGATION DE PRÉCONSTITUER LES PREUVES • L'article 1341 du code civil oblige à préconstituer les preuves par écrit dès qu'une certaine valeur est en jeu. • "Il doit être passé acte devant notaires ou sous signatures privées de toutes choses excédant une somme ou une valeur fixée par décret [1500 €], même pour dépôts volontaires, et il n'est reçu aucune preuve par témoins contre et outre le contenu aux actes, ni sur ce qui serait allégué avoir été dit avant, lors ou depuis les actes, encore qu'il s'agisse d'une somme ou valeur moindre. • Le tout sans préjudice de ce qui est prescrit dans les lois relatives au commerce." • Il prescrit trois conditions majeures : • Obligation d'établir un acte par écrit; • Interdiction de se prévaloir d'un témoignage apportant une information différente de l'acte; • Irrecevabilité de toute autre information relative à l'acte. • Aux termes de l'article 1341 du code civil, l'existence même d'un document probatoire est subordonnée à la faculté d'enregistrer et de conserver l'information au moins jusqu'à sa prescription. • L'obligation de préconstituer les preuves, édictée par l'art. 1341, emporte l'obligation de leur bon archivage. • Au plan technique, préconstituer une preuve consiste à enregistrer l'information sous une forme écartant les possibilités de modification par toute personne, à commencer par soi-même, et par tout système, à commencer par le sien, et lui assurant une durée de vie au moins suffisante pour atteindre la prescription. Cliquez pour suivre

5. PREUVES PRÉCONSTITUÉES Une preuve est dite "préconstituée" lorsqu'elle est établie en amont d'une situation conflictuelle et en prévision de celle-ci (par la signature d'un contrat par exemple), ou en amont d'un risque patent (par l'établissement de documents montrant la rigueur de la gestion des risques par exemple). La notion de "préconstitution" requiert que les moyens d'établissement de la preuve soit voulus, réfléchis et appropriés, puisqu'on est en position de choisir des moyens fiables et admissibles. Lors d'une instance, les parties ont la charge de prouver les faits qu'elles allèguent, sans pouvoir solliciter de mesure d’instruction destinée à suppléer leur éventuelle carence de preuve préconstituée. Code de procédure civile Article 145 S'il existe un motif légitime de conserver ou d'établir avant tout procès la preuve de faits dont pourrait dépendre la solution d'un litige, les mesures d'instruction légalement admissibles peuvent être ordonnées à la demande de tout intéressé, sur requête ou en référé. Article 146 Une mesure d'instruction ne peut être ordonnée sur un fait que si la partie qui l'allègue ne dispose pas d'éléments suffisants pour le prouver. En aucun cas une mesure d'instruction ne peut être ordonnée en vue de suppléer la carence de la partie dans l'administration de la preuve. Cliquez pour suivre

6. ENCOMBREMENT DES SALLES D'ARCHIVES : LA PREUVE DES ACTES ET DES FAITS

7. Il existe une différence essentielle entre la preuve des ACTES juridiques, qui doit être préconstituée, et la preuve des FAITS juridiques (survenance d'un événement ayant des effets de droit), qui peut être faite par tous moyens. Pour autant, la notion de preuve préconstituée ne se limite pas aux seuls actes juridiques, mais concerne également les faits juridiques prévisibles ainsi que les preuves techniques. Ces deux dernières catégories constituent des volumes d'archives beaucoup plus considérables que les seuls actes juridiques. LES DIFFÉRENTES SORTES DE PREUVES PRÉCONSTITUÉES Les actes juridiques (contrat de vente, contrat de bail, prêt bancaire, quittance, livre comptable…) Enregistrement établi, dans le cadre d'une situation voulue, dans le but intentionnel : - d'avoir des effets de droit; - de décrire avec objectivité et exactitude l'état d'une situation, ou les termes d'une convention, d'un droit ou d'une obligation; - de délimiter le champ juridique correspondant à la situation créée par l'acte;- de prévenir les litiges pouvant en découler. Les faits juridiques prévisibles (examens médicaux préopératoires par exemple) Enregistrement établi de manière intentionnelle en amont d'un risque patent dans des circonstances organisées et prévues, et en prévention des litiges pouvant en découler. Les preuves techniques Documents nécessaires au fonctionnement normal d'un établissement, prioritairement établis à des fins utiles ou techniques, n'étant pas établis pour des raisons juridiques, mais devant néanmoins être capables de rapporter la preuve de ce qu'ils sont. Cliquez pour suivre

8. Actes juridiques – Faits juridiques prévisibles – Preuves techniques La solidité de toute preuve préconstituée repose sur trois valeurs primordiales :  la mémoire  la véracité l'opposabilité LA PRÉCONSTITUTION DES PREUVES EST UNE AFFAIRE TECHNIQUE AVANT D'ÊTRE JURIDIQUE • durée de vie de l'archive intégrité de l’archive  implique l'archivage implique l'archivage Cliquez

9. L'OPPOSABILITÉ d'une preuve est son but essentiel. Elle réside dans sa capacité à imposer aux tiers la réalité des faits qu'elle relate, même à une personne ayant intérêt à la contester. L'opposabilité d'une preuve préconstituée est d'ordre techniqueLe passage du stade de simple information au stade de document probatoire implique un certain nombre de choix techniques, notamment ceux portant sur la détermination du support, du mode de figement, de la neutralité de la preuve, etc. Or la fiabilité de ces choix doit être et rester opposable à la réalité technique du moment où la preuve est produite en justice. Pour être OPPOSABLE, un moyen de preuve doit affronter la réalité technologique du présent et doit aussi être en mesure de résister aux évolutions futures. RECEVABILITÉ ET OPPOSABILITÉ LA RECEVABILITÉ d'un moyen de preuve est une notion juridique indiquant sous quelle forme et à quelles conditions une preuve préconstituée doit être établie pour être admissible. Les règles de recevabilité sont d'ordre juridique. La recevabilité d'un mode de preuve se compare aux règles qui prévalaient à l'instant de son établissement et pas nécessairement aux règles en vigueur au moment où elle est produite en justice (principe de non-rétroactivité des lois). Cliquez pour suivre

10. Actes juridiques – Faits juridiques prévisibles – Preuves techniques La solidité de toute preuve préconstituée repose sur trois valeurs primordiales :  la mémoire  la véracité l'opposabilité LA PRÉCONSTITUTION DES PREUVES EST UNE AFFAIRE TECHNIQUE AVANT D'ÊTRE JURIDIQUE • durée de vie de l'archive intégrité de l’archive solidité technologique de l'archive  implique l'archivage  implique l'archivage  implique l'archivage On a ici confirmation que les techniques d'archivage ont une influence directe sur la préconstitution des preuves. Cliquez pour suivre

11. ARCHIVAGE DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES ORIGINAL ET COPIE

12. La copie simple (persistance de l'original) Art. 1334 C. civilLes copies, lorsque le titre original subsiste, ne font foi que de ce qui est contenu au titre, dont la représentation peut toujours être exigée. La copie probatoire (substitution de l'original) Art. 1348, al. 2 C. civil Elles [les règles découlant de l'art. 1341] reçoivent aussi exception lorsqu'une partie ou le dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable. Est réputée durable toute reproduction indélébile de l'original qui entraîne une modification irréversible du support. ORIGINAL ET COPIE La loi admet la production en justice d'une copie selon deux acceptions :- copie dont l'original subsiste (art. 1334)- copie substitutive de l'original (art. 1348) En matière de documents numériques, la difficulté de séparer "original" et "copie" réside dans la complexité de garantir le caractère "original" d'un fichier. Par ailleurs la loi est muette sur les qualités attendues d'un pièce originale. En application de l'art. 1348, la faculté de se prévaloir d'une copie en lieu et place de l'original est une excellente opportunité, dans la mesure où la loi fixe des exigences techniques claires. C'est pratique au quotidien puisque ce truchement permet d'isoler les fonctions probatoires du document sur une copie dévolue à cette fin, et de libérer du même coup la version numérique du poids de l'administration de la preuve. Une copie choisie pour sa fiabilité vaut toujours mieux qu'un original improbable. Cliquez pour suivre

13. LA JURISPRUDENCE

14. L'arrêt de la Cour de cassation du 4 décembre 2008 Cour de cassation chambre civile 2   Audience publique du 4 décembre 2008 N° de pourvoi: 07-17622 Publié au bulletin M. Gillet, président M. Feydeau, conseiller apporteur M. Lautru, avocat général SCP Célice, Blancpain et Soltner, SCP Peignot et Garreau, avocat(s) LA COUR DE CASSATION, DEUXIÈME CHAMBRE CIVILE, a rendu l’arrêt suivant : Sur le moyen unique : Vu les articles 1334, 1348 et 1316-1 du code civil ; Attendu qu’il résulte des deux premiers de ces textes que lorsqu’une partie n’a pas conservé l’original d’un document, la preuve de son existence peut être rapportée par la présentation d’une copie qui doit en être la reproduction non seulement fidèle mais durable ; que selon le troisième, l’écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ; Attendu, selon l’arrêt attaqué, que la caisse primaire d’assurance maladie de la Marne (la caisse) ayant, après enquête, décidé de prendre en charge au titre de la législation professionnelle la maladie déclarée le 15 novembre 2002 par Mme X..., salariée de la société Continent France, l’employeur a saisi la juridiction de sécurité sociale d’une demande tendant à ce que cette décision lui soit déclarée inopposable en faisant valoir que la caisse ne l’avait pas préalablement avisé de la fin de la procédure d’instruction, de la possibilité de consulter le dossier et de la date à laquelle elle entendait prendre sa décision ; Attendu que pour débouter la société de sa demande, la cour d’appel, après avoir observé que la preuve de l’envoi de la lettre d’information pouvait être faite par tous moyens, énonce qu’il ne saurait être fait grief à la caisse de n’avoir conservé que la seule copie informatique du courrier en date du 20 janvier 2003 et que le fait de l’avoir édité sur du papier à en-tête revêtu d’un logo diffusé en 2004 ne saurait constituer en soi la preuve de l’absence de réception de l’original ; Qu’en statuant ainsi, sans rechercher si le document produit par la caisse pour justifier de l’accomplissement de la formalité prévue à l’article R. 441-11 du code de la sécurité sociale répondait aux exigences des articles susvisés, la cour d’appel a privé sa décision de base légale au regard de ces textes ; PAR CES MOTIFS : CASSE ET ANNULE, dans toutes ses dispositions, l’arrêt rendu le 30 mai 2007, entre les parties, par la cour d’appel de Reims ; remet, en conséquence, la cause et les parties dans l’état où elles se trouvaient avant ledit arrêt et, pour être fait droit, les renvoie devant la cour d’appel de Douai ; Cliquez pour suivre

15. MOYEN ANNEXE au présent arrêt. Moyen produit par la SCP Célice, Blancpain et Soltner, avocat aux Conseils pour la société Continent France. Le pourvoi fait grief à l’arrêt attaqué d’avoir dit que la décision de prise en charge au titre de la législation professionnelle de la maladie déclarée le 15 novembre 2002 par Madame X... par la CPAM de la MARNE est opposable à la société CONTINENT France ; AUX MOTIFS QU’ « il ne ressort pas des dispositions de l’article R. 441-1 du Code de la Sécurité Sociale que l’information de la victime, de ses ayants droit et de l’employeur, préalablement à sa décision, doit être faite, à peine de nullité, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ; que, dès lors, la preuve de l’envoi de la lettre d’information peut être faite par tous moyens ; qu’à l’heure de la dématérialisation, il ne saurait être fait grief à la Caisse primaire d’assurance maladie de la MARNE de n’avoir conservé que la seule copie informatique du courrier en date du 20 janvier 2003 ; que le fait d’avoir édité celui-ci sur du papier en-tête revêtu d’un logo diffusé en 2004 ne saurait constituer en soi la preuve de l’absence de réception de l’original par l’employeur, dès lors que celui-ci ne fait valoir aucun élément de nature à corroborer ses allégations selon lesquelles la procédure aurait été entachée d’une irrégularité de nature à porter atteinte au droit d’information de l’employeur et au caractère contradictoire de la procédure d’instruction ; qu’il s’ensuit que c’est par de justes motifs que la Cour adopte que les premiers juges ont relevé que la SNC CONTINENT exerçant sous l’enseigne CARREFOUR a pu utilement faire valoir ses droits et que la décision de prise en charge à titre professionnel de la maladie de la salariée lui est opposable ; que le jugement entrepris sera confirmé dans l’ensemble de ses dispositions ; que les circonstances de la cause justifient que la SNC CONTINENT exerçant sous l’enseigne CARREFOUR soit dispensée du paiement du droit prévu à l’article R.144-6 du Code de la Sécurité Sociale » ; Cliquez pour suivre

16. ALORS, D’UNE PART, QU’il incombe au débiteur d’une obligation légale d’information de rapporter la preuve de l’exécution de son obligation, c’est-à-dire de la transmission de l’information au créancier ; qu’il incombe dès lors à une CPAM, tenue en vertu de l’article R. 441-11 du Code de la sécurité sociale d’assurer l’information des parties sur la procédure d’instruction et les éléments susceptibles de leur faire grief préalablement à sa décision, de démontrer que l’employeur a eu effectivement connaissance de la clôture de l’instruction avant la décision de prise en charge ; que cette preuve ne saurait être rapportée par la production d’un document informatique imprimé par la caisse pour les besoins de la cause qui permettrait tout au plus d’établir l’existence d’un courrier d’information mais en aucun cas l’envoi à l’employeur, et encore moins la réception par celui-ci, de ce courrier préalablement à la décision de prise en charge ; de sorte qu’en considérant que la preuve de l’envoi de la lettre d’information le 20 janvier 2003 était rapportée par la production par la CPAM de la MARNE d’un document, dont elle constate elle-même qu’il a été édité en 2004, censé reproduire un courrier de clôture de l’instruction portant la date du 20 janvier 2003, en l’absence de tout élément de nature à démontrer, en supposant que ce courrier ait été établi à la date indiqué par la Caisse, qu’il avait été effectivement envoyé par la CPAM de la MARNE à la société CONTINENT à cette date, la Cour d’appel a violé les articles 1315 du Code civil et R. 441-11 du Code de la sécurité sociale ; Charge de la preuve –Mise en cause du caractère "non-préconstitué" de la preuveImplication du système d'archivage Cliquez pour suivre

17. ALORS, D’AUTRE PART, QUE nul ne peut se constituer de preuve à soi-même ; de sorte qu’en se fondant uniquement sur un document édité par la CPAM de la MARNE pour les besoins de la cause pour considérer que celle-ci avait informé l’employeur de la clôture de l’instruction préalablement à sa décision de prise en charge de Madame X..., la Caisse a violé de plus fort l’article 1315 du Code civil ; ALORS, DE TROISIEME PART ET DE TOUTE MANIERE, QUE lorsqu’elle prétend avoir exécuté son obligation d’information par courrier, il incombe à la caisse de démontrer que ce courrier a bien été reçu par l’employeur ; qu’en faisant peser sur la société CONTINENT France la charge de prouver qu’elle n’aurait pas reçu le courrier de clôture de l’instruction prétendument envoyé par la CPAM de la MARNE le 20 janvier 2003, la Cour d’appel a demandé à l’employeur de rapporter la preuve impossible à établir d’un fait négatif, rompant ainsi l’égalité des armes entre les parties en violation de l’article 6-1 de la Convention européenne de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales ; ALORS, DE QUATRIEME PART, QUE lorsqu’une partie n’a pas conservé l’original d’un document, la preuve de l’existence de ce document peut être rapportée par la présentation d’une copie qui doit en être la reproduction non seulement fidèle mais durable ; que la Cour d’appel a constaté que le document litigieux présenté par la Caisse, qui ne comportait pas la signature de son auteur, comme la copie d’un courrier d’information prétendument envoyé par la CPAM de la MARNE le 20 janvier 2003 avait été « édité sur un papier à en-tête revêtu d’un logo diffusé en 2004 » ; qu’en ne tirant pas les conséquences de cette constatation dont il résultait que le document n’était pas une copie fidèle du prétendu courrier d’information original, la Cour d’appel a violé les articles 1334 et 1348 du Code civil ; ALORS, DE CINQUIEME PART, QU’en vertu de l’article 1316-1 du Code civil, l’écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ; qu’en considérant le document produit par la CPAM de la MARNE comme la « copie informatique du courrier en date du 20 janvier 2003 », sans rechercher si le fichier informatique litigieux avait bien été établi le 20 janvier 2003 et conservé dans des conditions interdisant à la Caisse de modifier le contenu de ce document, la Cour d’appel a privé sa décision de toute base légale au regard de l’article 1316-1 du Code civil ; ALORS, ENFIN ET EN TOUT ETAT DE CAUSE, QUE l’admission par le juge judiciaire d’une prétendue copie informatique qui ne présente aucune garantie de fidélité, d’inaltérabilité et d’intégrité n’est pas conforme aux exigences du procès équitable ; de sorte qu’en admettant que la preuve de l’exécution de son obligation d’information par la CPAM de la MARNE serait rapportée par la seule production d’un document informatique dont rien ne permettait de garantir qu’il n’avait pas été établi par la caisse pour les besoins du litige, la Cour d’appel a violé l’article 6-1 de la Convention européenne de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales. On ne se fait pas preuve à soi-même – Implication du système d'archivage Rejet du renversement de la charge de la preuve Défaut de fidélité de la copie – Implication du système d'archivage Défaut d'intégrité et de durabilité – Implication du système d'archivage Non-conformité au procès équitable – Déni du principe de la contradiction Implication du système d'archivage Cliquez pour suivre

18. En mars 2009, le groupe PragmArchive publiait une étude traitant de l'archivage des preuves. Cette étude reçut les compliments d'une très haute autorité de l'Ordre judiciaire. Elle est en accès libre sur http://www.pragmarchive.org Cliquez pour suivre

19. CONCLUSION

20. ∞ 0 T T Phase active Phase mémorielle Archive courante Archive dormante par inactivité 0 Prescription Temps juridique Archive dormante par nécessité DUAL ENREGISTREMENT (ISO 11506) Archive courante + Archive dormante Phase active + + Phase mémorielle Temps juridique  IMPLICATIONS GÉNÉRALES DES MÉTHODES D'ARCHIVAGE SUR LA FIABILITÉ DES MOYENS DE PREUVE MISE EN ARCHIVE D'UN DOCUMENT NUMÉRIQUE Cliquez pour suivre UNE ARCHIVE "DORMANTE" DOIT POUVOIR "DORMIR"

21. REMERCIEMENTS

22. AFNOR NF Z 43-400ISO 11506www.megapreuve.org Société SCRIPTUM www.archiv-light.com rchive Pragm A Société PROGEIMA www.progeima.com www.pragmarchive.org