Sächsische Aufbaubank -Förderbank- Abteilung Infrastruktur und Städtebau

1. Sächsische Aufbaubank -Förderbank- Abteilung Infrastruktur und Städtebau AUSZAHLUNGSVERFAHREN

2. Inhalt Auszahlungsverfahren 1. Einleitung / Auszahlungsplanung 2. Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen 3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss 4. Schlussbemerkungen

3. Verfahren Auszahlungsverfahren1.Einleitung • Der Lead-Partner beantragtdieAuszahlung der Fördermittelbei der SAB - für das laufende Haushaltsjahr bis spätestens zum 30. November des Jahres. • Den letzten Auszahlungsantrag hat der Lead-Partner spätestens 6 Monate nach Projektabschluss bei der SAB einzureichen. • Die Beantragung der Auszahlung der Fördermittel erfolgt nach der Auszahlungsplanung (gemäß Zuwendungsvertrag, § 9 Mitteilungspflichten), in der Regel viermal jährlich. • Die Auszahlung erfolgt im Erstattungsprinzip gegenüber dem Lead-Partner.

4. Auszahlungsverfahren1.Jährliche Auszahlungsplanung des LP Anmerkungen • Die Grundlage der Auszahlungsplanung bilden die Fördermittel für die einzelnen Jahre im Zuwendungsvertrag, § 3, Punkt 5. • Wenn der LP bei der Planung feststellt, dass zeitliche Verzögerungen zu einer Änderung führen, ist ein Änderungsantrag an das GTS zu richten.

5. Auszahlungsverfahren1.Jährliche Auszahlungsplanung des LP 02 05 08 11 24.500,00 24.500,00 24.550,19 73.550,19 24.400,00 24.400,00 24.410,50 73.210,50 02 05 08 11 16.000,00 16.000,00 16.000,00 18.459,73 66.459,73 19.000,00 19.000,00 19.000,00 19.007,00 76.007,00 Beispiel: • Einreichung vollst. Beleglisten aller KP bei den jew. Art.-16-Prüfern in 02/2013 für den Abrechnungszeitraum bis 31.01.2013 • Ergebnis der Artikel-16-Prüfung innerhalb von 3 Monaten ca. 04/2013 • Einreichung Auszahlungsantrag 05/2013 • Auszahlung der Fördermittel nach Prüfung 05/2013

6. Auszahlungsverfahren2. Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen

7. Auszahlungsverfahren2. Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen Zwischengeschaltete Stelle der Bescheinigungsbehörde Stelle der Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen Zwischengeschaltete Stelle der Bescheinigungsbehörde • Prüfung des beantragten und verfügbaren Auszahlungsbetrages • Planung des Mittelabflusses • formale und inhaltliche Prüfung der vorgelegten Auszahlungsunterlagen • Schreiben: Ergebnis der Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen • Auszahlung der EU-Mittel und der sächsischen Kofinanzierung(Landesmittel) • Schreiben: Auszahlungs-Avis Bestätigung des Buchungsbetrages für staatliche Kooperationspartner

8. Auszahlungsverfahren2. Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen • Formale und inhaltliche Prüfung der eingegangenen Auszahlungsunterlagen • Prüfung und Beurteilung auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Plausibilität in Bezug auf die im Zuwendungsvertrag festgelegten Förderbedingungen, • Überprüfung, dass die Ausgaben aller am Projekt beteiligten Partner durch einen Artikel-16-Prüfer bestätigt wurden, • Votum zu den Auszahlungshöhen, • Überwachen der Auszahlungsauflagen sowie • abschließende Projektprüfung (ob der im Zuwendungsvertrag festgelegte Zweck erreicht, das Projekt entsprechend umgesetzt sowie das geltende Recht eingehalten wurde). Schreiben:Ergebnis der Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen

9. Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss

10. Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss Unterlagen des Lead-Partners zur Beantragung der Auszahlung: • Ergebnisse der Artikel-16-Prüfungen der Kooperationspartner • Zweisprachiger, gemeinsamer Projektfortschrittsbericht • Auszahlungsantrag • Zusammengefasste Belegliste bei Abschlussbericht an die Zwischengeschaltete Stelle der Bescheinigungsbehörde

11. Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss Zu 1.) Ergebnisse der Artikel-16-Prüfungen der Kooperationspartner • Die zweisprachigen Protokolle der nationalen Artikel-16-Prüfer und die dazu gehörenden geprüften Beleglisten sind als Kopien vorzulegen. • Die einzelnen geprüften Beleglisten sind als Kopie sowie in elektronischer (beleglisten@ziel3-cil3.eu) Form einzureichen. • Kopien der genannten Unterlagen sind vom Lead-Partner durch Stempel und Unterschrift eines Vertretungsberechtigtenzu beglaubigen • Nicht einzureichen: die durch die zuständigen Artikel-16-Prüfer geprüften Projektfortschrittsberichte der einzelnen Kooperationspartner

12. Zu 2.) Zweisprachiger, gemeinsamer Projektfortschrittsbericht Projektfortschrittsberichtals Kurz-/Abschlussbericht zur Auszahlung Das entsprechende Formular finden Sie auf der Internetseite: www.ziel3-cil3.eu/Formulare auszufüllen sind: Pkt. 1 - Angaben zum Projekt Pkt. 2 - Angaben zum Berichterstatter Pkt. 3 - Bezeichnung des Berichtes Pkt. 4 - Ist-Stand der quantitativen Projektergebnisse Pkt. 5 - Publizitätsmaßnahmen Pkt. 6 - Bericht über die durchgeführten Maßnahmen Pkt. 7 - Angaben zum grenzübergreifenden Projektverlauf Pkt. 8 - Auftragsvergabe an Dritte* Pkt. 9 - Finanzierung Pkt. 10 - Erklärung des Berichterstatters * nur für die Artikel-16-Prüfung auszufüllen Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss immer LP Auswahlim Punkt 3.2 Lt.Projektantrag nur für die Artikel-16-Prüfung auszufüllen

13. Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss • Zu beachtenist: • Angabe der Aktivitäten aller Kooperationspartner im Berichtszeitraum • Der Lead-Partner hat mit seinen, am Projekt beteiligten Partnern verbindliche und einheitliche Abrechnungszeiträume zu vereinbaren. Die einzelnen Abrechnungs-zeiträume auf der Projektebene müssen aneinander anschließen. Die zuständigen Artikel-16-Prüfer sind über die vereinbarten Abrechnungszeiträume zu informieren. • Im Pkt. 5.1 und 6 sind die Aktivitäten (Publizitätsmaßnahmen/ Arbeitspakete) in aufsteigender Reihenfolge anzugeben. Zudem ist zu kennzeichnen, von wem die jeweilige Aktivität durchgeführt wurde (beginnend mit "LP:..." bzw. "PP1:..." bzw. "LP, PP1:..."). Ebenso sind Abweichungen von der Planung gem. Projektantrag (z.B. geplante aber nicht durchgeführte Arbeitspakete mit Gründen und voraussichtlichem Zeitraum der Verzögerungen) anzugeben. • Hinweise zum Abschlussbericht (spätestens 6 Monate nach Projektende einzureichen): siehe www.ziel3-cil3.eu/de/formulare/projektumsetzung • Der Bericht ist dem zuständigen Artikel-16-Prüfer auf der tschechischen Seite zur Kenntnisnahme zu übermitteln.

14. Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss 2.501,07 21.258,976 • EU-Mittel und Landesmittel werden nicht aufgerundet 1.250,528 1.000,00 8.500,197 zuschussfähige Ausgaben seit Projektbeginn mal Fördersatz der EU-Mittel lt. Zuwendungsvertrag graue Felder werden automatisch ermittelt

15. Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss • Mittel zur Finanzierung der Differenz zwischen den zuschussfähigen und Gesamtausgaben • i. d. R. Finanzierung der Ausgaben, die durch die Artikel-16-Prüfer als nicht zuschussfähig anerkannt werden. 60,00 25.070,56 1.000,00 10.500,19 graue Felder werden automatisch ermittelt

16. Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss Zu 3.) Auszahlungsantrag Folgende Angaben sind erforderlich: • Aufteilung des Auszahlungsbetrages auf die Kooperationspartner Name des Lead-Partners 7.650,00 Name des Projektpartners 1 8.500,19 bewilligter Fördersatz gemäß Zuwendungsvertrag maldurch die Artikel-16-Prüfer anerkannte zuschussfähige Ausgaben minus bereits ausgezahlter Betrag

17. Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss Auszahlungsantrag Folgende Angaben sind erforderlich: • Höhe des gesamten Auszahlungs-betrageseinschließlich Kofinanzierung CZ 16.150,19 • Bankverbindung Lead-Partner in Tschechien • Bankverbindung Lead-Partner in Sachsen 1. Auszahlung SN-CZ/1. platba z SN-CZ

18. Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss beiLead Partner in ČR: • Ermächtigung der SAB durch den Lead Partner gemäß § 8 Zuwendungsvertrag: Im Zuwendungsvertrag § 8 ermächtigt der tschechische Lead Partner die SAB zur Auszahlung der nationalen öffentlichen Mittel des Freistaates Sachsen direkt an seine deutschen Projektpartner. Für diesen Fall gilt Punkt 4.2. im Auszahlungsantrag:

19. Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss MMR SAB A Nationale öffentliche Kofinanzierung CZ EFRE SN und CZ Nationale öffentliche Kofinanzierung SN Lead Partner CZ Projektpartner CZ Projektpartner SN

20. Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss bei staatlichen Kooperationspartnern in SN: Staatliche Einrichtungen erhalten vom SMWA entsprechende Bewirtschaftungsbefugnisse für einen Haushaltstitel. Im Zuwendungsvertrag § 8 verzichtet der Lead Partner auf die Auszahlung der Mittel seiner staatlichen Projektpartner. Für diesen Fall gilt Punkt 4.3. im Auszahlungsantrag:

21. Jede Dienststelle, die als Lead-Partner fungiert, hat für die Vereinnahmung der an die Projektpartner weiterzuleitenden Mittel eine entsprechende Verwahrbuchungsstelle unter der Anordnungsstellennummer der Dienststelle bei der Hauptkasse des Freistaates Sachsen einzurichten. Auf dieser Verwahrbuchungsstelle dürfen nur die Mittel, die die SAB an den Lead Partner zur Weiterleitung an die Projektpartner auszahlt, vereinnahmt werden. Die Verwahrbuchungsstelle ist der SAB durch den staatl. Lead-Partner mitzuteilen, damit die SAB die Auszahlung auf das Konto der Hauptkasse des Freistaates Sachsen, unter Benennung der Verwahrbuchungsstelle als Verwendungszweck anweisen kann. Die Hauptkasse übermittelt nach Zahlungseingang der betroffenen Dienstelle eine Zahlungsanzeige. Daraufhin ist der vereinnahmte Betrag durch die jeweilige Dienststelle umgehend an die jeweiligen Projektpartner weiterzuleiten. Bei der Auszahlung des vereinnahmten Betrages durch die jeweilige Dienststelle ist die Verwahrbuchungsstelle, aus welcher der entsprechende Betrag ausgezahlt werden soll anzugeben. Dadurch, dass keine Verbuchung der Einnahme im Haushalt des Freistaates Sachsen stattfindet (durchlaufender Posten) liegt auch keine Verletzung des Bruttoprinzips vor. Ansprechpartner in der Hauptkasse (zuständig für Regierungsbezirk Dresden): Frau Silvia Eickstädt Referatsleiterin, LFF, Abteilung IV: Hauptkasse des Freistaates Sachsen, Referat 42/D: Buchführung Dresden Stauffenbergallee 2; 1099 Dresden; Telefon: 0351/827 4200 Bei Betroffenheit anderer Regierungsbezirke, sollen sich die Dienstellen entweder an ihren jeweiligen zuständigen Bearbeiter in der Hauptkasse oder an Frau Eickstädt wenden. Dieser wird die Anfragen ggf. an die jeweils zuständigen Bearbeiter weiterleiten. Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss bei staatlichen Lead-Partnern in SN:

22. Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss Zu 4.) Zusammengefasste Belegliste • Die zusammengefasste Belegliste aller getätigten Ausgaben der Kooperationspartner ist sowohl in elektronischer Form an beleglisten@ziel3-cil3.eu)wie auch in gedruckter und unterzeichneter/ gestempelter Form nur beim Projektende zum Abschlussbericht bzw. auf Anforderung einzureichen

23. in Papierform: Protokolle der Artikel-16-Prüfer/ Beleglisten der Kooperationspartner Zusammengefasste Belegliste gemeinsamer zweisprachiger Projektfortschrittsbericht Auszahlungsantrag in elektronischer Form (Format Excel): Beleglisten der Kooperationspartner Zusammengefasste Belegliste fakultativ: Einreichung aller Unterlagen (s. Papierform) zusätzlich per E-Mail (beleglisten@ziel3-cil3.eu) Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen - Zusammenfassung

24. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!