ADPC 06

1. ADPC 06 AIDE A L'UTILISATION DU LOGICIEL DE GESTION DU PERSONNEL Pour toute suggestion, question, etc. concernant l’aide, envoyer un courriel à l’adresse « r.el-aroussi@laposte.net, en indiquant comme objelt « aide logiciel ADPC » merci. Mise à jour au 11/12/2007

2. SOMMAIRE Page d’accueil…………………………………….…………..….3 Espace membres……………….………………………………..5 Page d’ouverture…………………………………..……………..6 Page principale……………………………………………………8 Menus…………………………………………………………….13 Menu personnel………………………………………………….14 Menu dispos………………………………………………...……23 Menu personnel disponible…………………………………..…26 Bilan mois……………………………………………………..…..28 Bilan hommes…………………………………………………….29 Absences………………………………………………………….30 Saisie des absences……………………………………………..32 Evénements……………………………………………………….36 Fiche d’inscription à événement………………………………...37 Mon calendrier…………………………………………………….39 Informations diverses…………………………………………….41 Menu session……………………………………………..………42 Menu alerte………………………………………………………..43 Mes informations………………………………………………….44 Véhicules…………………………………………………………. 47 Mise à jour au 11/12/2007

3. LA PAGE D’ACCUEIL La page d’accueil sert à présenter le site Internet de l’ADPC 06. Sur la droite, figurent quatre fenêtres. Ces fenêtres sont activées par un clic gauche sur la souris.- • La première permet d’atteindre les photos et les vidéos prises lors des interventions. • La Seconde vous oriente vers le site du SDIS 06. • La troisième déclenche un courriel directement à l’ADPC 06. • La quatrième intitulée « INTRANET » permet d’atteindre la partie réservée aux membres enregistrés dans la base de données. Mise à jour au 11/12/2007

4. INFORMATIONS GENERALES Clique gauche pour accéder aux informations générales Clique gauche pour accéder aux vidéos et aux diaporamas • Clique gauche pour accéder au site du SDIS 06 Un clique à gauche sur cette image vous permet d’envoyer un courriel à l’ADPC 06 Faire un clique gauche pour atteindre l’espace membres Clique à gauche sur une des rubriques permet d’accéder au reportage Nombre total de connexions réalisés sur le site Nombre de connexions actives Mise à jour au 11/12/2007

5. L ’ ESPACE MEMBRES • Dans cet espace, figure l’ensemble des renseignements utiles aux secouristes pour participer aux manifestations inscrites au programme, ainsi que ceux qui permettent aux responsables de gérer le tout. Mise à jour au 11/12/2007

6. LA PAGE D’OUVERTURE DE L’ESPACE MEMBRES Cette page présente en haut et au centre une seule fenêtre qui contient deux zones de saisie. • Dans la zone du haut vous devez rentrer votre matricule, • Dans celle du bas vous composez votre mot de passe. REMARQUE 1 : Si vous ne possédez pas ces deux éléments c’est que vous n’êtes pas encore inscrit dans les fichiers. Pour remédier à cela, vous devez prendre contact avec votre responsable de section. Eric Criscuolo et Virginie de Bourbon ont aussi la possibilité d’effectuer les inscriptions. REMARQUE 2 : Si vous avez oublié votre mot de passe, en dessous le bouton « envoyer », cliquez sur le texte « Mot de passe oublié ». Une zone de saisie de message s’ouvre. Votre mot de passe vous sera retourné par courriel. Mise à jour au 11/12/2007

7. Faire un clique à gauche dans la zone de saisie puis composer votre identifiant Clique gauche pour accéder aux textes officiels et réglementaires Clique gauche pour accéder aux outils permettant de déclencher les alertes départementales (cartes de vigilances, météo, etc.) Accès direct à la base de données, réservé aux responsables Faire un clique à gauche dans la zone de saisie puis composer votre mot de passe Faire un clique à gauche pour valider votre saisie et accéder à l’espace membres Cliquer à gauche pour ouvrir Microsoft MSN ‘logiciel de correspondance en direct En cas d’oubli du mot de passe, faire un clique gauche. Le mot de passe vous sera retourné par courriel Clique gauche pour envoyer un courriel directement à la FNPC Clique gauche pour envoyer un courriel à l’ADPC 06 Mise à jour au 11/12/2007

8. LA PAGE PRINCIPALE La page principale est divisée en cinq zones : En haut et à gauche de l’écran se trouve l’écusson de la protection civile. Cet écusson se trouve au même emplacement dans toutes les pages. Lorsque vous désirez revenir à la page principale, il suffit de faire un clique gauche sur ce logo, En dessous,le menu vous permet d’aller dans la page que vous désirez. Les rubriques du menu sont revues en détail plus loin, En haut et au centre, une fenêtre intitulée « informations utiles » fait défiler une liste d’annonces d’ordre général, ainsi qu’un résumé des activités programmées. Lorsqu’une rubrique de cette liste vous intéresse, vous pouvez arrêter le défilement en plaçant le curseur de la souris à l’intérieur de la fenêtre, Mise à jour au 11/12/2007

9. Dans toutes les pages, ce logo se trouve à la même place. Un clic gauche dessus, permet de revenir à la page d’accueil Les différentes rubriques de ces menus sont revues en détail plus loin. Elles sont toutes commandées par un clique gauche sur le nom de la rubrique désirée Mise à jour au 11/12/2007

10. Pour arrêter le défilement, placer le curseur de la souris à l’intérieur du cadre. Pour reprendre le défilement, déplacer le curseur à l’extérieur du cadre Mise à jour au 11/12/2007

11. Au centre, une fenêtre proposant trois choix possibles : - Evénements : Permet d’aller rapidement dans la fenêtre récapitulant les activités programmées - Disponibilités : Accès rapide à la saisie de vos disponibilités pour le mois en cours ainsi que pour les mois suivants. - Calendrier : ouvre la page contenant le calendrier du mois avec les manifestations prévues. Il s’agit de procédures rapides. Ces trois choix peuvent être activés de façons différentes qui seront vues par la suite. Mise à jour au 11/12/2007

12. Evénements : permet de consulter les activités programmées, de s’y inscrire et de consulter les listes établies pour chaque événements. Permet d’indiquer et de consulter les disponibilités. Affichage du calendrier personnel récapitulant les disponibilités, les absences prévues, etc. Ces trois rubriques sont activées en faisant un clique à gauche sur le nom de la rubrique. Chacune est vue en détail plus loin. On a à faire à des procédures rapides. On peut aussi y accéder par les menus. Mise à jour au 11/12/2007

13. LES MENUS Pour activer un menu, il suffit de positionner le curseur de la souris sur le nom du menu désiré, puis de faire un clic gauche au moment ou la flèche prend la forme d’une petite main, et le nom change de couleur. Mise à jour au 11/12/2007

14. A] MENU PERSONNEL Ce menu comporte deux rubriques PERSONNEL : Ce menu permet à toutes les personnes ayant accès au fichier de consulter la liste complète des personnels inscrits à l’ADPC 06. Lorsqu’on entre dans la base, le programme affiche les membres de la sous-section à laquelle est affilié le mandant. Il est possible d’afficher une autre sous-section ou la liste départementale entière. Pour cela, dans la case qui figure au-dessus de la liste, faire un clique gauche sur la petite flèche qui se trouve à droite, ce qui fait apparaître la liste des sections et sous-sections. Faire un clique gauche sur la section désirée. Lorsqu’on affiche la section départementale, apparaît à droite une case à cocher. Si on fait un clique gauche sur cette case, on fait affricher la totalité des personnes inscrites dans le département. Mise à jour au 11/12/2007

15. En haut à droite, figure le nombre d’inscrits dans la section affichée. Ce nombre est calculé automatiquement. En dessous du nombre d’inscrits, la fenêtre intitulée « AJOUTER » n’est accessible qu’aux cadres principaux et aux responsables de sections. Mise à jour au 11/12/2007

16. En cochant la petite case par un clique gauche, on peut afficher la totalité des membres du département En faisant un clique gauche sur la petite flèche on fait défiler les différents sections. Nombre total des personnes inscrites dans la section ou la sous-section Case « ajouter » permet d’inscrire de nouveaux membres (réservé aux responsables) IDENTIFIANT Chaque membre peu modifier son identifiant en allant dans le menu « mes infos » Mise à jour au 11/12/2007

17. COMPETENCE : donne la liste des qualifications des personnels inscrits dans la base. En tête de liste figurent les sigles de différentes compétences. Lorsqu’on positionne le curseur de la souris sur un sigle, une petite fenêtre s’ouvre et indique le titre entier. En dessous le titre, figurent deux petites fenêtres : La fenêtre de gauche permet d’afficher : La totalité des personnels du département, De filtrer les personnels par section. Lorsqu’on accède à ce menu, le programme affiche directement la section à laquelle est attaché le demandeur. Mise à jour au 11/12/2007

18. La fenêtre de DROITE permet de choisir entre quatre rubriques : Opérationnel, Formation, Missions étrangers, Compétences diverses. OPERATIONNEL : Donne les compétences concernant directement l’activité de secourisme (chef d’équipe, PSE, LAT, etc.), FORMATION : Sous cette rubrique figurent les activités de formation (moniteurs …), MISSION ETRANGER : Sous cette dénomination, on trouve les sauveteurs déblayeurs ainsi que les personnes titulaires d’un passeport et pouvant être engagés dans des délais raisonnables, Mise à jour au 11/12/2007

19. COMPETENCES DIVERSES : Sont mentionnées, sous cette étiquette, les qualifications ne pouvant être rangées dans les catégories précédentes (communication, responsables et équipiers poste de commandement, traducteurs, pompiers volontaires et jeunes sapeurs pompiers). Lorsqu’une qualification est retenu pour un adhérent, au croisement de la ligne contenant le nom de la personne, et de la colonne correspondant à la qualification apparaît un point. Ce point est de couleur verte si la personne peut être appelée en premier échelon, la couleur est orange dans le cas où la personne ne peut être appelée qu’en cas de nécessité absolue. REMARQUE : Toute anomalie et tout oubli constatés doivent être rapidement signalés aux cadres départementaux ou à votre chef de section afin que ce chapitre corresponde bien à la réalité. Mise à jour au 11/12/2007

20. Lorsqu’un adhérent entre dans ce menu, il est automatiquement connecté à la section ou sous-section à laquelle il est rattaché. • Pour afficher une autre entité, cliquer sur la flèche à droite du nom de la section, et sélectionner dans le menu déroulant qui s’affiche le groupe choisi.

21. En faisant un clique gauche sur la petite flèche on peut afficher les membres inscrits dans une autre section. Mise à jour au 11/12/2007

22. En faisant un clique gauche sur la petite flèche on peut afficher uniquement les membres en fonction d’une compétence. Mise à jour au 11/12/2007

23. B] MENU DISPONIBILITES Ce menu se divise en six rubriques : SAISIE DES DISPOS : Affiche le calendrier du mois en cours. Pour se signaler « disponible » pour un jour donné, amener le curseur de la souris dans le cadre du jour choisi, et cliquer sur une ou l’autre case, ou même les deux. La case de gauche pour la journée, la case de droite pour la nuit. En cas d’erreur, un nouveau clic sur la case erronée permet d’annuler la saisie. En bas de la page, une fenêtre bleue indique le total de jours et de nuits saisis. ATTENTION : Le fait de s’inscrire « disponible » n’influe pas sur les postes de secours et autres manifestations. Lorsque vous voulez participer à un événement, vous devez impérativement procéder à votre inscription dans la rubrique « EVENEMENTS ». Mise à jour au 11/12/2007

24. ATTENTION : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton « VALIDER » avant de quitter la page de saisie, sinon vos disponibilités ne seront pas prises en compte. • En haut de page, deux fenêtre permettent de choisir l’année et le mois. Un clic sur la flèche qui se trouve dans la partie droite de la fenêtre pour faire défiler soit les années, soit les mois. Mise à jour au 11/12/2007

25. Un clique gauche sur la flèche permet de choisir le mois Un clique gauche sur la petite flèche permet de changer de personne Les zones en rouge indiquent les jours renseignés absents Les cases blanches indiquent la non-disponibilité Nombres de jours et de nuits indiqués comme disponiblesdans le mois Clique gauche sur « valider » pour que vos indications soient prises en compte Pour indiquer votre disponibilité, Pointer le curseur de la souris sur la case correspondant au jour (journée ou nuit) et faire un clique gauche. Le petit « v » vert apparaît alors Clique gauche sur la flèche pour changer d’année Mise à jour au 11/12/2007

26. PERSONNEL DISPONIBLE • Permet, d’afficher, pour un jour donné, les personnels disponibles. • Ce type d’informations est affiché suivant trois possibilités : • Les personnes qui se sont déclarées libres pour les 24 heures, • Les personnes qui ne sont libres que la journée, • Les personnes qui seront libres pour la nuit suivante. • Sous le titre, trois fenêtres permettent de sélectionner : l’année, le mois et le jour désiré. Ce choix est fait en cliquant gauche sur la flèche qui se trouve à droite de la sous-fenêtre, puis un clic gauche sur l’élément choisi dans le menu déroulant. • En dessous, il est possible de sélectionner d’une part les équipiers en fonction de leur section d’origine, et, d’autre part, en fonction de leurs spécialités. • On accède à ces choix en cliquant gauche sur la petite flèche à droite des fenêtres respectives, en cliquant sur la rubrique sélectionnée dans le menu déroulant suivant. Mise à jour au 11/12/2007

27. Un clique gauche permet de changer de mois Un clique gauche permet de changer d’année Un clique gauche permet de changer de jour Un clique gauche permet de changer de qualification Un clique gauche permet de changer de section ou de sous-section

28. BILAN MOIS Vous permet de visualiser, sous forme d’un schémas, le nombre de personne marquées comme disponibles pour chaque jour d’un mois donné Clique gauche sur la flèche pour changer l’année Clique gauche sur la flèche pour changer le mois Clique gauche sur la flèche pour afficher le jour ou la nuit Clique gauche pour changer de section Mise à jour au 11/12/2007

29. BILAN HOMMES Le schémas indique un cumul des jours et des nuits indiquées disponibles pour chaque personne inscrite au fichier. Un classement est fait automatiquement en fonction des disponibilités enregistrées. Clique gauche pour changer l’année Clique gauche pour changer le mois Clique gauche pour choisir la section Indication du nombre total de jours et de nuits/homme disponibles dans le mois pour la section affichée Mise à jour au 11/12/2007

30. ONGLET ABSENCES Permet d’afficher les absences prévues Quatre fenêtre permettent de sélectionner des filtres d’affichage grâce à des menus déroulants. Le premier menu permet de choisir le type d’absence (toutes absences, missions, formation….) Le second affiche toutes les absences prévues mais permet de sélectionner une personne parmi les adhérents inscrits, Le troisième sélectionne la période à afficher (toutes les dates, actuel, passé et futur), Le quatrième effectue un tri en fonction des critères de validation de la demande (toutes, validées, attente…) ATTENTION : La rubrique congés/RTT n’est à utiliser que par le personnel de l’ADPC 06. Mise à jour au 11/12/2007

31. Clique gauche pour choisir le type d’absence à afficher Clique gauche pour changer de section Clique à gauche pour afficher une personne précise Clique gauche pour changer la période Clique gauche pour indiquer l’état de la demande (acceptée, refusée…) Mise à jour au 11/12/2007

32. SAISIE ABSENCES La fenêtre « INFORMATIONS » permet de sélectionner la personne dans la première sous-fenêtre. Le système affiche de façon implicite la personne qui s’est connectée Dans la sous-fenêtre « RAISON », le menu déroulant permet d’indiquer le type d’absence choisi. Mise à jour au 11/12/2007

33. . • DEBUT permet d’indiquer la date du premier jour d’absence, FIN pour la date du dernier jour d’absence. En faisant un clique gauche sur la flèche qui se trouve à droite, on fait afficher un calendrier du mois en cours. Il suffit de cliquer sur la date désirée. • COMMENTAIRE est une zone de saisie libre dans laquelle on peut inscrire une information complémentaire que vous jugez bon d’indiquer. • Lorsque ces informations ont été renseignées, faire un clique gauche sur « ENREGISTRER » pour valider la saisie. Mise à jour au 11/12/2007

34. Clique gauche pour choisir la personne dont les absences doivent être saisies Clique gauche pour sélectionner la raison de l’absence Clique à gauche affiche le calendrier dans lequel on peut choisir le premier jour d’absence Clique à gauche affiche le calendrier dans lequel on peut choisir le dernier jour d’absence Indiquer ici vos commentaires Clique gauche pour que vos informations soient prises en compte Mise à jour au 11/12/2007

35. Clique gauche pour afficher le mois suivant Clique gauche pour afficher le mois précédent

36. EVENEMENTS Clique à gauche permet de choisir la section qui a la charge de l’activité Permet d’ajouter un événement (réservé aux responsables) Clique gauche pour sélectionner le type d’activité à afficher Clique gauche sur la case blanche fait apparaître une encoche « V » et permet d’afficher les événements des sections et sous-sections Clique gauche pour indiquer la période choisie Point rouge : événement annulé Pont vert : Inscriptions ouvertes Point jaune : inscriptions fermées Un clique gauche affiche le fiche de l’événement et permet de s’y inscrite Mise à jour au 11/12/2007

37. FICHE D’INSCRIPTION A UN EVENEMENT 1/2 Libellé de l’événement Etat de l’événement (inscriptions ouvertes, closes ou fermées ; événement annulé …) Informations concernant l’événement Nombre de personnes demandées et inscrites Liste des équipiers déjà inscrits pour cette manifestation Un clique à gauche permet de retourner à la liste des événements Un clique à gauche permet de s’inscrire à cet événement Mise à jour au 11/12/2007

38. FICHE D’INSCRIPTION A UN EVENEMENT 2/2 Le point de couleur indique que l’équipier est déjà inscrit : Bleu : marqué comme disponible Jaune : Inscrit sur un autre événement REMARQUE : Lorsqu’on positionne le curseur de la souris sur le point une « infobulle » indique la signification du point Mise à jour au 11/12/2007

39. MON CALENDRIER Ce menu affiche le calendrier du mois en cours. Dans la case de chaque jour sont indiquées les événements prévus pour le jour, concernant la section ainsi que la section de hiérarchie supérieur auxquelles est rattaché l’agent. Si vous désirez vous inscrire sur un événement, il suffit de cliquer sur le nom de la manifestation pour accéder à la feuille d’inscription. Sur ce calendrier figurent également les absences quevous avez signalées. Le cadre de couleur dans lequel est inscrit l’événement indique le statut de cet événement : VERT : L’événement est ouvert, ORANGE : L’événement est annulé, BLEU : L’agent est inscrit sur un autre événement, ROUGE ; L’événement est annulé. Lorsqu’on pointe le curseur de la souris sur l’événement, sans cliquer, une infobulle indique le statut décrit ci-dessus. Mise à jour au 11/12/2007

40. Mois suivant Mois précédent Clique gauche pour faire apparaître un cadre de signalisation autour du jour sélectionner Pour accéder à la fiche d’inscription d’un événement il suffit de cliquer sur le nom de l’événement Mise à jour au 11/12/2007

41. INFORMATIONS DIVERSES • Cette page reprend les informations qui apparaissent dans la fenêtre déroulante de la première page. Seuls les responsables de sections et les cadres de permanence ont accès à cette page. • Lorsqu’une information est créée elle apparaît par défaut pour les sections de même niveau hiérarchique ainsi que de niveau inférieur. Pour que l’information parvienne aux niveaux supérieurs, il faut sélectionner le niveau le plus haut que l’on désire atteindre. OBJET : permet d’indiquer le sujet traité dans l’information MESSAGE : Zone de saisie libre dans laquelle vous développez votre information PARCOURIR : permet de rechercher et d’inscrire un fichier qu l’on veut attacher à l’information OK : Pour que l’information soit prise en compte Clique à gauche sur la flèche pour indiquer le niveau hiérarchique de diffusion DUREE : indiquer la durée de validité de l’information Mise à jour au 11/12/2007

42. MENU SESSION • DECONNEXION : Permet du quitter l’espace membre et de revenir à la page d’accueil. Si vous désirez retourner dans l’espace membres, vous serez obligé de saisir à nouveau votre identifiant et votre mot de passe. • E-MAIL : Ouvre votre logiciel de courriel pour que vous puissiez envoyer un message à l’ADPC 06 • MOT DE PASSE : Vous permet de changer votre mot de passe. Vous devez impérativement connaître votre mot de passe actuel. • AUDIT : Affiche la liste des personnes qui se sont connectées au logiciel dans les sept derniers jours. COMPOSER LE MOT DE PASSE ACTUEL Composer le nouveau mot de passe Composer le nouveau mot de passe une deuxième fois pour contrôle Clique gauche sur SAUVER pour que le nouveau mot de passe soit pris en compte Mise à jour au 11/12/2007

43. MENU ALERTE Un clique gauche sur le petit cercle permet de sélectionner le mode de diffusion de l’alerte Un clique gauche sur la flèche permet de choisir les équipiers à prévenir en fonction de leur qualification Un clique gauche sur la flèche pour choisir la section concernée Composer dans cette zone le message à envoyer Nombre de personnes inscrites dans la section sélectionnée Clique gauche pour envoyer le message

44. MES INFORMATIONS • A côté de « MOT DE PASSE », le menu « MES INFORMATIONS » vous permet d’indiquer l’ensemble des informations vous concernant : identifiant, date de naissance, votre adresse courriel, numéro de téléphone, adresse. Vous pouvez indiquer aussi le nom, l’adresse et le téléphone d’une personne à prévenir en cas de nécessité. Mise à jour au 11/12/2007

45. Un clique gauche sur le point d’interrogation permet d’afficher les habilitations Votre identifiant Vos références personnelles Personne à prévenir en cas d’urgence : Un clique gauche sur le carré blanc fait apparaître une coche « V ». Si vous cochez cette case, seuls les responsables auront accès à vous renseignements personnels Clic gauche pour enregistrer vos informations Mise à jour au 11/12/2007

46. En dessous de la fenêtre du menu figurent deux onglets de commandes : Ebrigade 2.0 : Accède à la licence dans laquelle sont définies les conditions d’utilisation du logiciel. Contact : Est encore une possibilité d’envoyer un courriel à l’ADPC 06 Mise à jour au 11/12/2007

47. VEHICULES • La rubrique INVENTAIRE donne la liste des véhicules en service dans les différents comités ou sections du département. Nombre de véhicules attachés à la section Un clique gauche sur la flèche permet de sélectionner la section Un clique gauche sur la flêche permet de choisir le type de véhicule Permet d’ajouter un véhicule Mise à jour au 11/12/2007

48. Un clique gauche pour sélectionner une date précise • La rubrique ENGAGEMENTS indique pour chaque véhicule les dates et les circonstances pour lesquelles ce véhicule a été engagé. Lorsque un point jaune apparaît à côté du libellé du véhicule, il signale que le véhicule est engagé sur deux ou plusieurs événements pour la même date. Un clique gauche pour choisir la section Un clique gauche pour choisir la période Un clique gauche pour sélectionner une date précise Point jaune = le véhicule est inscrit sur un autre événement Point rouge = le véhicule est inscrit sur événements ou plus Inscription en vert = véhicule en fonction Inscription en rouge = véhicule immobilisé Point attaché à l’événement, pointer le curseur de la souris pour voir l’infobulle Mise à jour au 11/12/2007