A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap

1. „Gyakorlatorientált képzési programok kidolgozása a turisztikai desztináció menedzsment és a kapcsolódó ismeretanyagok oktatására” TÁMOP-4.1.2-08/1/A-2009-0034 projekt Regionális turisztikai menedzsment/BSc/ /Differenciált szakmai ismeretek modul/ Információs irodák menedzsmentje /A tantárgy neve/ Debreceni Egyetem Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar Pannon Egyetem Georgikon Kar Szegedi Tudományegyetem Mérnöki Kar A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

2. 2. Előadás témakörei • Az iroda fogalma és feladatai; • Az irodai szervezet modelljei; • Irodai folyamatok és tevékenységek: dokumentumalapú és kommunikációalapú tevékenységek; • Az információs irodák típusai, működtetése, fenntartása, finanszírozása; • Irodai környezet és ergonómia;

3. 2. ELŐADÁS ANYAGA • Az iroda fogalma és feladatai; • Fogalom meghatározások: • 1./ Az iroda személyekből álló csoportosulás, • a) amely meghatározott cél érdekében jött létre, • b) a célt szolgáló feladatok ellátásához eszközökkel rendelkezik és • c) alaptevékenysége az információk feldolgozása, vagyis a szöveges, numerikus, képi vagy hangdokumentumok fogadása tárolása és továbbítása; (Adamcsik) • 2./ Az iroda emberekből, technikai felszerelésekből és folyamatokból álló rendszer, amelynek célja a befoglaló szervezet folyamataival kapcsolatos információk megfelelő kezelése; • Az iroda célja, funkciói: • A szervezeti célok elérésének elősegítése: • - magasabb termelékenység; • - szervezet stabilitása; • - növekedés szolgálata; • - alkalmazottak elégedettsége.

4. 2. ELŐADÁS ANYAGA • Az iroda feladataiáltalánosságban az, hogy a gazdasági, üzleti élet folyamatait, változásait dokumentumokkal nyomon kövesse, és a gazdasági szervezetek közötti kommunikációt megteremtse. Ez a feladat nagyon sokrétű és szerteágazó, ezért nagyon sok tevékenységet és folyamatot tartalmazhat; • Az iroda feladata két szempont szerint csoportosítható: • 1./ A hierachiában elfoglalt hely szerint; • 2./ Az információ-feldolgozás minősége szerint; • 1./ A hierachiában elfoglalt hely szerint: • - vezetői, • - ügyintézői, • - műszaki, • - adminisztrátori, • - titkárnői iroda, • - gépterem, postázó;

5. 2. ELŐADÁS ANYAGA • 2./ Az információ-feldolgozás minősége szerint; • - rutin in formáció-feldolgozás, („papírtermelő üzem”) • - szakértői adatfeldolgozás; • Az irodai szervezet modelljei; • Rendszer, mert • - vannak határai, • - elemei és eljárásai definiálhatók, elkülöníthetők, • - folyamatait saját maga irányítja visszacsatolással, • - a környezetből kapott információk hatására átalakítja magát; • Az irodai rendszer helye a vállalati-intézményi szervezetben: • Modellek: • - kívülálló, • - mellérendelő, • - alárendelő, • - osztott;

6. 2. ELŐADÁS ANYAGA • Kívülálló modell: • - nincs irodai szervezet, • - csak termelés, értékesítés, kutatás, • - kiszervezik az irodai munkát; • Mellérendelő modell: • -iroda elkülönítve, • - saját küldetés; • Példák: ügyfélfogadási , tervezési -szervezési osztály, számlázás, stb. • Alárendelő modell: • - vállalati részrendszerekben mindenütt megjelenik, • - szervezetileg nincs elkülönítve, • - az irodai munka alacsony szintű; • Osztott modell: • - automatizált irodai rendszerek,

7. 2. ELŐADÁS ANYAGA • - nagyteljesítményű irodai informatikai eszközrendszer, • - pontosan definiált munkakörök, felelősségek; • Pl. ügynöki rendszerek, tervező, fejlesztő irodák, TDM információs irodák; • Irodai folyamatok és tevékenységek: dokumentumalapú és kommunikációalapú tevékenységek; • Az iroda tevékenysége két fő csoportba osztható, aszerint, hogy • dokumentáción vagy • kommunikáción alapulnak; • Az irodai folyamatok tevékenységekből tevődnek össze. • Az üzleti folyamatokhoz azokat kiszolgáló irodai tevékenységek és irodai folyamatok tartoznak; • Dokumentumalapú tevékenységek: • - létrehozás,

8. 2. ELŐADÁS ANYAGA • - módosítás, • - sokszorosítás, • - tárolás, • - megsemmisítés, • - iktatás, • - archiválás; • Kommunikációalapú tevékenységek: • - diktálás, • - levelezés, • - telefonálás, • - gépi adattovábbítás, (fax, e-mail), • - megbeszélések, • - audió-videó konferencia;

9. 2. ELŐADÁS ANYAGA • Az információs irodák típusai, működtetése, fenntartása, finanszírozása; • Irodatípusok: • - hagyományos, papíralapú, kézi; • - elektronikus, automatizált; • - integrált; • - otthoni (távmunka); • - mozgó (mobil); • Az irodák fenntartása lehet: vállalati, céges (profitorientált), kormányzati, önkormányzati (non-profit ); • Az irodák finanszírozása: • - központi, állami, intézményi költségvetésű, • - vállalati, gazdasági társasági finanszírozású • - szervezeti (egyesület, alapítvány) • - önfenntartó (magánvállalkozás) • - vegyes finanszírozású

10. 2. ELŐADÁS ANYAGA • Irodai környezet és ergonómia; • Az ergonómia görög eredetű szó, jelentése a munka gazdaságos megszervezésének elmélete és gyakorlata; • Az irodai ergonómia a dolgozó és a munkakörnyezete kapcsolatával foglalkozik („emberszabású munkahely”) • Legfontosabb alapelve: A munkakörnyzetet az ott dolgozó igényei alapján kell megtervezni. • Ergonómia az irodában • Az irodai munka jelenkori hátrányai: • - a képernyő előtti munka általánossá vált • - szünet nélküli munka (szem) • - zajhatások, • - 70-75 % -ban ülőmunka • - írást felváltó billentyűzés

11. 2. ELŐADÁS ANYAGA • -légkondicionálás, • - nyílt irodai tér. • Emberi tényezők • - stressz, • - testtartás, • - sugárzások, • - szem; • Ergonómiai követelmények • Eu. Konvergencia 50/1999. miniszteri rendelet: • „ A képernyő előtti munkavégzés minimális egészségügyi és biztonsági körülményei” • - elegendő tér a munkavégzés során a testhelyzet változtatásához, • - számítógépasztal mérete, szék állíthatósága, • - fény, zaj erőssége • - dönthető és védett képernyő;

12. 2. ELŐADÁS ANYAGA • Az irodabútorok térbeli elhelyezkedése • - optimális bútorelrendezés, • - méret, helyigény, fényviszonyok, dolgozói kívánságok; • Elrendezési formák: • L alakú (irodai íróasztalhoz – gépasztal) • Párhuzamos (hagyományos irodák) • U alakú (irányítás, döntés dominál) • T alakú (íróasztal, tárgyalóasztal)

13. AZ ELŐADÁS ISMERETANYAGÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA • Az irodák fogalmi körbejárása során ismerkedés az irodával, mint térrel, szervezettel és rendszerrel. A különböző irodai rendszerek modelljei alapján az információs irodák elemzése; • Az iroda feladatai és tevékenysége a szervezeti célok szintjén. • Az irodák csoportosítása két módon: a hierachiában elfoglalt hely szerint és az információ feldolgozása minősége szerint. A két mód részletes elemzése; • Az irodatípusok ismertetése, fenntartásuk és finanszírozásuk; • Az iroda kialakításának követelményei, az ergonómia fogalma és az irodai munkakörülmények szabályai;

14. Előadás tananyagához kapcsolódó kérdések Vizsgakérdések: 1./Mit nevezünk irodának? 2./ Milyen szempontok szerint csoportosíthatók az irodák? 3./ Sorolja fel az irodai modelleket ! 4./ Mit nevezünk ergonómiának? Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés /ek: 1./ Milyen következményei vannak a számítógép helytelen használatának az irodai munkában?

15. KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE: Vezetés-szervezés elméleti alapok • Az előadás anyagát készítette: • Kálmánné Bodó Edit