IKT i det offentlige – Saksbehandlersystemer mm DRI1 001 -111004

1. IKT i det offentlige – Saksbehandlersystemer mmDRI1 001 -111004 • Hva er saksbehandling og saksbehandlersystem • Eksempler på saksbehandlersystem • Noen krav til saksbehandlersystem • Automatisering eller informatisering • Beslutningsstøtte eller automatiserte beslutninger Pensumstoff Sørgaard, P. (red) IT i offentlig sektor, kap. 2 (kompendium) Braadland, Innføring i Informasjonsteknologi. Kap. 4. Statskonsult (2002) IKT i det offentlige.. DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

2. Hva er saksbehandling • En prosess som utføres for å behandle saker på vegne av en virksomhet og som leder fram til en autorisert beslutning • Består ofte av mottak av sak, innsamling av informasjon, dvs. opplysninger om faktiske forhold (”fakta”) og annen type informasjon, vurderinger, vedtak mm • Saksbehandling består i å behandle informasjon, bruke lover og regler, følge prosedyrer, kommunisere med aktører som saken gjelder, • Ofte en lovpålagt framgangsmåte for å ta en beslutning i en konkret sak DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

3. Saksbehandling er lovregulert Viktige lover som gjelder alle typer saker • Forvaltningsloven, • Offentlighetsloven • Personopplysningsloven • Arkivloven m. tilhørende forskrifter • Pålagt journalføring (etter Noark-4 standarden) http://www.riksarkivet.no/arkivverket/lover/elarkiv.html Generelle krav til saksbehandlersystemer • Statens generelle kravspesifikasjon http://www.statskonsult.no/publik/publikasjoner/sgk-krav/index.htm DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

4. Eksempler på saksbehandling i offentlig virksomhet Behandling av henvendelse fra innbyggere • Eks. søknad om ytelse fra stat eller kommune, eks. søknad til lånekasse, samordnet opptak, bostøtte,… • Søknad om barnehageplass • Byggesøknad eller lignende • Behandling av henvendelse fra næringslivet • Søknad om godkjenning av tiltak, • Knyttet til lovpålagt innrapportering fra innbyggere eller næringslivet • Skatt, moms, Trygdeetaten, Tollvesenet • Utarbeidelse av større saksdokument, • Prosjektplan, kommuneplan DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

5. Elektronisk saksbehandling • Innebærer at saksbehandlingen kan utføres med støtte av IKT. • Et applikasjonsprogram som sikrer tilgang på nødvendige dokumenter, og understøtter arbeidet med å håndtere saksdokumenter korrekt og i riktig rekkefølge • Beslutnings(støtte)system • En applikasjon som bistår en bruker i å ta en beslutning i henhold til regelverk • Beslutningssystem • En applikasjon som tar en beslutning etter gitte kriterier, f eks. forenklet ligning, bostøtte, med basert på rettsregler som er representert i form av programkode. DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

6. Hvordan foregår saksbehandling - en enkel framstilling • Motta henvendelse eller initiere en sak • Avklareformålet med saken • Innsamling av alle relevante dokumenter for saken • Alle faktaopplysninger i saken • Relevante rettskilder, inkludert tidligere vedtak • [Politiske føringer] • Innhenting av synspunkter/vurdering av andre • Sammenstilling av relevante fakta og vurderinger • [Forslag] til vedtak Hva av dette kan understøttes og eventuelt utføres ved IKT? Kan vanlig kontorstøtteverktøyvære tilstrekkelig DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

7. Hvordan IKT kan understøtte fasene i en saksbehandlingsprosess • Motta henvendelse i en sak • Lagre dokument[ene] i et elektronisk arkiv, omnødvendig først skanne inn papirbaserte dokument • Registrere og journalføre saken • Føre postlisten • Føre saken inn i virksomhetens lovpålagte arkiv. Det skjer i henhold til Arkivlovenog spesielt NoArk-4 • Avklare formålet med saken • Ofte er formålet definert gjennom henvendelser, f eks. ved søknad • Men enkelte saker krever nærmere avgrensning, • F eks. behandling av prinsippsak for politisk behandling DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

8. Hvordan IKT kan understøtte fasene- II • Innsamling av alle relevante dokumenter for saken • Alle faktaopplysninger i saken • Relevante rettskilder, inkludert tidligere vedtak • Politiske føringer • Innhenting av synspunkter/vurdering av andre instanser Det meste av dette foreligger på elektronisk form og verktøy for søking i databaser og fritekstsystemer DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

9. Hvordan IKT kan understøtte fasene- III • Sammenstilling av relevante fakta og vurderinger • [Forslag] til vedtak Her vil verktøy for elektronisk samhandling, dvs. utveksling og samredigering av dokumenter være nyttig Imidlertid, mange av disse dokumenter vil ikke kunne brukes i en automatisert behandlingsproses Forsatt vil en ofte bruke IKT som beslutningsstøtte, men ikke beslutningssystem. DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

10. IKT-baserte fagsystemer • Knyttet til den enkelte etats spesielle saksområde • Forankret i en delegert myndighet fra Storting og departement • Hjemlet i lov(er) forskrifter og annet regelverk • Eks: Lånekassa, trygdesystemer, skatt – og ligning, • Et fagsystem vil som regel ha formalisert og helt eller delvis automatisert en eller flere rettsregler DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

11. Elektronisk saksbehandling system Skjematisk modell DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

12. Elektronisk saksbehandling Automatisering eller informatisering? Automatisering : • Erstatte menneskelige arbeid (utføring og kontroll) med maskiner • Datamaskiner er vel skreddersydd for dette • Ønsker vi dette ? Informatisering : • Utnytte datamaskinen positive egenskaper til effektiv og forutsigbar informasjonsbehandling , men la menneskene foreta endelige vurderinger og ha styring og kontroll DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

13. Kort om utviklingen av arbeidslivet – i et perspektiv historisk • Håndverkstradisjonen: • Planlegging, konstruksjon (design) og realisering en sammenhengende (integrert ) prosess • Vekt på uformelle kunnskaper og ferdigheter • Mekanisering: • Maskiner erstatter enkeltoppgaver • Automatisering • Maskinene overtar arbeidet eller • Informatisering : • Maskinene støtter menneskenei arbeidet? DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

14. Konsekvenser av en ‘tayloristisk’ arbeidsorganisering: Vitenskapelig ledelse (Taylorisme) Bygger på teori om at effektivitet kan maksimeres ved 1. Fullstendig forhåndsplan 2. Atskille plan og utføring 3. Detaljstyre og kontrollere Eksempler: Samlebåndet, dagligvarebutikken, standardisert saksbehandling. Noen fordeler: + Effektivt for rutineopppgaver, forutsigbar, lett å planlegge + Ansvaret klart plassert (hos ledelsen) + Dokumentdrevet, veldokumentert, lav kompetanse blant de ansatte DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

15. Konsekvenser av en ‘tayloristisk’ arbeidsorganisering:: Noen ulemper • Standardisering og ensretting av arbeidet • Kunnskaps- og kompetanseforvitring - stimulerer læring • Ansvarsfraskrivelse blant de ansatte • Dårlig arbeidsmiljø og økende sjukefravær/skader • Rigid, lite fleksibelt. (Omstilling blir toppstyrt og derfor motarbeidet) ) • Ansatte føler seg lite verdsatt, DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

16. Alternativet til ’taylorisering’ • Sosio-teknisk teori: En organisasjon består av både et teknisk og et sosialt system Strategi for beste (optimale) løsning: Finne et kompromiss mellom krav til effektivitet og ønske om godt arbeidsmiljø og arbeidsforhold Det er mulig å finne en optimal løsning gjennom et samspill mellom teknikkens fleksibilitet og tilfredstillelse av både økonomiske og sosiale krav Baserer seg på enighet om mål for virksomheten (kvalitet, effektiv Optimale løsninger Sosialt system Teknisk system DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

17. Noen konsekvenser ved en sosio-teknisk tilnærming i utvikling av IKT-systemer Fordeler: • + Fleksibelt og robust for endringer (Omstilling gjennom medvirkning & samarbeid) • + Utviklende og kompetansehevning, ansatte deltar i omstillingsarbeidet • + Alle føler (og må ta) ansvar • + Arbeidsmiljø og sosiale forhold blir vektlagt • + Stimulerer læring og kompetansehevning Men • - Utviklingsarbeidet tar lengre tid og mer ressurser • - Vanskeligere å planlegge (tid, ressurser) • - Krever høy kompetanse hos de ansatte • - Ofte vanskeligere å dokumentere nøyaktig hva som er gjort • - Rutinearbeid tar lengre tid DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

18. Saksbehandling og beslutnings[støtte] • Saksbehandlerssystem • Et applikasjonsprogram som bistår saksbehandlere i å håndtere saksdokumenter i henhold til regelverk • Beslutnings(støtte)system • En applikasjon som bistår en bruker i å ta en beslutning • Beslutningssystem • En applikasjon som tar en beslutning etter gitte kriterier, f eks. forenklet ligning, bostøtte I dagens forvaltning finner vi alle typer systemer, avhengig av type regelverk og former for saksbehandling DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

19. Samarbeidsstøtte som del saksbehandlersystemet • E-post med et ’regelverk’ for hvordan det skal brukes • Rutiner for å sende og svare • Arkivrutiner • sikkerhetsrutiner: • Elektroniske kalendre, møteplanleggere mm • Forutsetter også disiplin • Dokumenthåndtering • Støtte for utveksling av dokumenter • Definisjon av roller og rettigheter • Godkjenning og underskrift av dokumenter DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

20. Noen krav til dokumentsikkerhet • Sikker lagring betyr at dokumentet ikke kan fjernes av uvedkommende, ikke kan leses/skrives ut/ eller kopieres av uautorisert personell, • Sikkerhet mot endringer av andre enn eier eller andre autoriserte, • Sikkerhet for autentisitet, dvs at dokumentet er korrekt. • Sikkerhet mot at elektroniske versjoner blir uleselige eller får endret utseende i nye versjoner av programvare DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen

21. Datamaskin-løken – og standardisering Saksbehandlersystem: saksspesifik : fagsystem + dokumenthåndtering .. Saksbehandlersystemer – basis : basisfunksjoner: dokumentarkiv,, sikkerhet Andre hjelpeprogrammer Basis brukerprogramvarer Kontorstøtte, e-post, nettlesere (MS Office,.. Utstyret (Hardware) Operativsystem mm, (MS Windows, Unix/Linux, Mac DRI1001 h04 - Forelesning 11. oktober Arild Jansen