Plan wdrażania systemu e-Obiegu MunSol dla Urzędu Miejskiego w Gogolinie (pilotaż)

1. Plan wdrażania systemu e-Obiegu MunSol dla Urzędu Miejskiego w Gogolinie (pilotaż) Projekt „eUrząd dla mieszkańca Opolszczyzny”

2. Plan wdrożenia platformy e-Obiegu dokumentów - MunSol Tydzień 06 - 09 luty 2007 • spotkanie pilotażowych JST w Urzędzie Miejskim w Gogolinie w dniu 09.02.2007 Tydzień 12 - 16 luty 2007 • zapoznanie się z aplikacją MunSol poprzez testy na kursach e-learningowych http://siemens.data.tc.pl • analiza podziału obowiązków przy wdrożeniu MunSol dla Wojciecha Olendra oraz Damiana Ościsławskiego Tydzień 19 - 23 luty 2007 • zarejestrowanie pracowników Urzędu Miejskiego w Gogolinie do platformy e-learningowej • przekazanie loginów i haseł pracownikom Urzędu Miejskiego w Gogolinie • przekazanie dostarczonych informacji od Siemens dla pracowników Urzędu Miejskiego w Gogolinie • 22-23 luty szkolenie 45 min. w małych grupach • wprowadzenie struktury organizacyjnej do programu MunSol Tydzień 26 luty – 15 marzec 2007 Szkolenie pracowników dla poszczególnych grup: • kierownictwa urzędu • naczelników • punktów podawczych • pracowników urzędów • kierowników i dyrektorów jednostek podległych • Biura Rady Miejskiej w Gogolinie • - wprowadzania danych do systemu MunSol • - dekretacja zarejestrowanych danych (pomiędzy pracownikami)

3. Plan wdrożenia platformy e-Obiegu dokumentów - MunSol I Etap • Zainstalowanie aplikacji na serwerze • Zainstalowanie aplikacji na wybranych komputerach urzędu II Etap • Powołanie zespołu wdrożeniowego platformy MunSol • Wprowadzenie listy użytkowników do platformy e-learningowej • Wprowadzenie listy użytkowników MunSol • Wprowadzenie struktury organizacyjnej urzędu z uwzględnieniem jednostek podległych oraz tzw. Biura podawczego • Przypisanie ról do profili w systenie • Przypisanie pracowników do struktury organizacyjnej oraz nadanie mu odpowiedniego profilu • Zdefiniowanie słowników występujących w urzędzie

4. III Etap • Testowanie programu MunSol z wybranymi grupami pracowników • Szkolenia dla poszczególnych grup pracowników • Szkolenia dla pracowników Biur podawczych • Testowanie aplikacji w poszczególnych wydziałach IV Etap • Weryfikacja poprawności obsługi aplikacji • Ostateczny odbiór i zakończenie wdrożenia w urzędzie • Wyczyszczenie wybranej części bazy testowej • Weryfikacja wprowadzonej struktury organizacyjnej • Weryfikacja wprowadzonych pracowników oraz nadanych im uprawnień • Archiwizacja dzienników pism, spraw i kontaktów • Wydanie zarządzenia burmistrza o wprowadzeniu zmian w regulaminie organizacyjnym urzędu V Etap • Rozpoczęcie prac na aplikacji MunSol

5. Szkolenie pracowników dla poszczególnych grup: • Kierownictwa urzędu, • Naczelników, • Kierowników i dyrektorów jednostek podległych, • Punktów (biur) podawczych, • Pracowników urzędów, • Biura Rady Miejskiej w Gogolinie.

6. Teoria a praktyka? Urząd zwykle nie posiada tzw. BURA PODAWCZEGO Rozwiązanie ? REORGANIZACJA PRACY Założenia: jedno Buro podawcze Praktyka: 5 biur podawczych

7. Kodeks postępowania administracyjnego Art.35. § 1.Organy administracji publicznej obowiązane są załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki. Biuro podawcze wstępnie wprowadza sprawę i przekazuje ją do dekretacji. • w sytuacji kiedy dokument jest wielo stronnicowy każde z pozostałych biur podawczych ma możliwość uzupełnienia dokumentacji elektronicznej. • pracownik Biura podawczego nie może wprowadzać wszystkich danych (czas) • dokumenty uzupełniające sprawę nie mogą być za każdym razem wskanowywane w Biurze podawczym

8. Obecne zarządzenia w urzędach nie przewidują w strukturze organizacyjnej Biura podawczego lub wielu Biur podawczych. Każdy urząd powinien dokonać zmian w Regulaminie organizacyjnym w celu wyszczególnienia stanowisk, które będą miały za zadanie wprowadzanie spraw przetworzonych z wersji papierowej na elektroniczną (skanowanie dokumentów).

9. Uwagi: • W związku z wprowadzeniem e-Obiegu proponujemy udostępnienie jednego stanowiska komputerowego dla kierowników jednostek podległych w Biurze podawczym. Takie zastosowanie pozwoli na osobną ewidencję przekazywanych spraw dla jednostek podległych oraz weryfikacji: ilości spraw, osoby odbierającej oraz stanu i terminu zakończenia sprawy. • Wskazujemy potrzebę prawnego uregulowania w JST używania e-Obiegu oraz przygotowanie dla JST zarządzeń W/B/P. • Dla sprawnego przekazywania informacji „o nowej sprawie” w systemie MunSol - utworzenie dla wszystkich pracowników JST kont e-mail (poczta wewnętrzna).

10. eObieg dokumentów: • Łatwy do wdrożenia, • 80 % spraw można wprowadzać do systemu praktycznie natychmiast, • Docelowo 100 % spraw będziemy załatwiać poprze używanie eObiegu, • Urząd Miejski w Częstochowie wydał zarządzenie uniemożliwiające przekazywanie informacji prezydentowi w wersji papierowej, • W łatwy sposób możemy czuwać nad ilością, szybkością i jakością załatwianych spraw, • Dopilnowanie terminów załatwiania spraw.

11. Życzę POWODZENIA ;) Wojciech Olender Urząd Miejski w Gogolinie Tel. 077 40 76 808 wojtek@gogolin.pl