INSTRUTORES: Rogério Nery – Metodologia em Gerenciamento de Projetos William de Almeida – SIGEP

2. INSTRUTORES: Rogério Nery – Metodologia em Gerenciamento de Projetos William de Almeida – SIGEP Alan Nord – Gerente do Projeto de Implantação do EGP SEPLAN(UPE/SEPLAN) EQUIPE DE T.I.: Cláudia Arrais Edmilson Lopes Helder Reis Kessler Diego Marcel Kuniochi Silbene Bueno Thaíssa Cerqueira Wellington Gomes CONSULTORES CPqD: Elizete José Alves, PMP Romilda Santos Silva, PMP SUPERVISÃO: Maria Stella Lopes Okajima Conselvan (UPE/SEPLAN) RESPONSÁVEL PELO PROJETO: Vinícius de Carvalho Araújo – Coordenador da UPE OFICINA PARA ELABORAÇÃO DE TAP DOS PROJETOS DE NEGÓCIO COM SUBPROJETO DE TI

3. PÚBLICO ALVO DAS OFICINAS Minuta da Portaria Regulamentadora – GAB/SEPLAN Art. 1º - Determinar que as equipes da SEPLAN elaborem Termo de Abertura de Projeto (TAP) e Subprojeto de Tecnologia da Informação (TI) para todos os seus projetos que possuírem, como parte do escopo, o desenvolvimento e/ou aprimoramento de ferramentas tecnológicas ou informatização de processos de negócio, em conformidade com a sistemática de gerenciamento de projetos instituída pelo Decreto 2.100/14 e orientada na SEPLAN pela Instrução Normativa SECOPA/SEPLAN nº. 01/2014.

4. O que é o TAP? O Termo de Abertura do Projeto (TAP): • Descreve o projeto pretendido sem aprofundar o detalhamento; • Tem por objetivo: • Obter aprovação (dar existência formal ao projeto); • Autorizar a aplicação de recursos organizacionais. • Partes do TAP • Identificação do projeto; • Plano de escopo; • Partes interessadas; • Plano de recursos; • Plano de tempo (cronograma); • 6. Plano de riscos; • 7. Plano de custos; • 8. Plano de comunicação; • 9. Aprovação do projeto.

5. 1. Identificação do projeto 1.1 Nome do projeto • Denominação sucinta que indique o objetivo do projeto. • Exemplo: Remodelagem do processo de elaboração do plano de ação (PTA) 1.2 Patrocinador do projeto • Órgão ou entidade que apoia o projeto (apoio político, organizacional e financeiro); • Representado pela maior autoridade do órgão; • Toma decisões referentes ao projeto; • Intermediador junto à alta administração. Exemplo: Secretaria de Estado de Planejamento e Coordenação Geral - SEPLAN

6. 1. Identificação do projeto 1.3 Programa de Governo 1.4 Projeto orçamentário • Programa e projeto presentes no PPA e na LOA; • Previsão dos recursos financeiros; • Visa a manter alinhamento com o Plano Estratégico. Exemplo: Programa XXX e Ação YYYY 1.5 Gerente do projeto • Pessoa designada para gerenciar o projeto. Exemplo: Rogério Camargo Nery

7. 1. Identificação do projeto 1.6 Atribuições do gerente • Breve descrição das atribuições do gerente de projeto. Exemplo: Gerenciar o plano de projeto, liderar a equipe, coordenar reuniões, articular os interesses das partes interessadas, entre outras atribuições, visando a assegurar a execução dentro dos padrões planejados.

8. 2. Plano de escopo 2.1 Problema/oportunidade • Identificação do problema que demanda uma solução, ou da oportunidade que favorece um aproveitamento. Exemplo: Inadequação do planejamento das ações anuais às reais necessidades dos órgãos e entidades do Estado de Mato Grosso. O problema está ligado à realidade que se quer alterar! • Processo inadequado de planejamento, vinculado ao teto orçamentário (causa); • Funcionamento da ferramenta (FIPLAN) de acordo com o processo inadequado – o módulo PTA só é liberado após o teto orçamentário (causa); • Baixa qualidade da execução das metas físicas e financeiras (consequência); • Grande quantidade de realocação de recursos orçamentários (consequência).

9. 2. Plano de escopo 2.2 Objetivo • Demonstra o impacto que se pretende alcançar ao final do projeto (objetivo geral) e as mudanças necessárias para se alcançar esse impacto (objetivos específicos). Exemplo: • Possibilitar o planejamento de ações anuais coerentes com as necessidades e demandas do Estado, independentemente do teto orçamentária; • Remodelar os processos de planejamento das ações anuais; • Adequar o Módulo PTA no FIPLAN; • Implantar os novos processos nos órgãos de planejamento.

10. 2. Plano de escopo 2.3 Justificativa • Aponta os motivos pelos quais o projeto deve ser considerado necessário, viável e útil; • Importante para o convencimento do patrocinador. Na justificativa procure demonstrar: • Características do público alvo; • Demonstração técnica de que os resultados são os mais adequados; • Evidências da necessidade; • Evidências da viabilidade (adequação aos recursos humanos, materiais e financeiros); • Evidências da utilidade.

11. 2. Plano de escopo 2.4 Escopo do projeto • Identifica todo o trabalho (entregas) necessário para alcançar o objetivo do projeto. Exemplos: • Escopo do projeto: • Planejamento; • Análise dos processos de planejamento de ações anuais; • Remodelagem dos processos de planejamento de ações anuais; • Adequação do módulo PTA no FIPLAN; • Implantação dos novos processos de planejamento de ações anuais nos órgãos; • Encerramento.

12. 2. Plano de escopo Exemplos: • Escopo do produto: • Processo de planejamento desvinculado do processo de liberação do teto orçamentário; • Módulo PTA no FIPLAN contemplando a abertura para lançamento independentemente da liberação do teto orçamentário. Exemplos: • Fora do escopo: • Não será revisado o modelo do PTA; • Não será feito o mapeamento dos atuais processos de planejamento das ações anuais.

13. 2. Plano de escopo 2.5 Resultados (produtos e serviços) • Informa o que se pretende ver realizado ao final da execução do projeto. Exemplo: • Processos de planejamento de ações anuais analisados e remodelados; • Módulo PTA do FIPLAN adequado aos novos processos; • Novos processos de planejamento de ações anuais implementados em X órgãos; • Melhoria da eficiência no cumprimento das metas físicas e financeiras em X%; • Diminuição da realocação de recursos orçamentários em X%.

14. 2. Plano de escopo 2.6 Legado • Representa os benefícios e vantagens decorrentes dos resultados do projeto. Exemplo: • Mudança da cultura de planejamento nos órgãos e entidades estaduais; • Planos de ações anuais que reflitam as ações que de fato serão realizadas pelos órgãos; • Planos de ações anuais efetivamente gerenciáveis. 2.7 Abrangência • Indica o alcance do projeto no tocante à área geográfica, público alvo ou pessoas envolvidas na execução. Exemplo: • Todo o sistema de planejamento do Estado de Mato Grosso.

15. 2. Plano de escopo 2.8 Premissas • São suposições assumidas como verdadeiras para o projeto, em muitos casos sem comprovação; • Influenciam no planejamento do projeto; • Podem representar riscos. Exemplo: • Os processos atuais de planejamento das ações anuais já estão devidamente mapeados e estruturados; • O CEPROMAT fará a análise das funcionalidades e requisitos do módulo PTA após a remodelagem dos processos; • É necessário que servidores da Superintendência de Orçamento componham a equipe de projeto; • O CONDES precisa aprovar os processos remodelados para que estes sejam implementados.

16. 2. Plano de escopo 2.9 Restrições • São limitações internas ou externas ao projeto; • Interferem no planejamento. Exemplo: • O projeto deve ser encerrado até 30/06/2016; • Os servidores da Superintendência de Orçamento só tem disponibilidade de participação no projeto entre janeiro e março de cada ano.

17. 3. Partes interessadas • Organizações, grupos ou pessoas que têm seus interesses afetados pelo projeto; • Estão envolvidas no planejamento e na execução do projeto, ou são afetadas pela execução ou pelo resultado (papel/função). Exemplo: • CEPROMAT; • Superintendência de Orçamento; • SEFAZ-MT; • CONDES.

18. 4. Plano de recursos • Identificação e caracterização dos recursos humanos e materiais necessários; • É aconselhável gerenciar os recursos humanos e materiais separadamente. Exemplo: • Secretária, analistas de TI; • Sala de reuniões, impressora, papel.

19. 5. Plano de tempo (cronograma) • No TAP, indica a sequência de datas e prazos das fases e entregas previstas no escopo. Exemplo: • Prazo inicial: 01/08/2014; prazo final: 31/12/2015; • Planejamento (de 01/08/2014 a 30/12/2014); • Análise dos processos de planejamento de ações anuais (de 01/01/2015 a 15/02/2015); • Remodelagem dos processos de planejamento de ações anuais (de 16/02/2015 a 30/04/2015); • Análise dos novos processos pelo CEPROMAT (de 01/05/2015 a 31/05/2015); • Re-remodelagem e reanálise (de 01/06/2015 a 31/07/2015); • Adequação do módulo PTA no FIPLAN (de 01/08/2015 a 31/08/2015); • Implementação dos novos processos nos órgãos (de 01/09/2015 a 31/10/2015); • Encerramento (de 01/11/2015 a 31/12/2015).

20. 6. Plano de risco • Risco é qualquer ocorrência que pode afetar a execução do projeto; • Os riscos podem ser positivos ou negativos; • Classificações: estratégicos, técnicos, operacionais, jurídicos, políticos, gerais. Exemplo: • Processos atuais de planejamento das ações anuais não mapeados; • Indisponibilidade do CEPROMAT e dos servidores da Superintendência de Orçamento para participar do projeto; • Impossibilidade de o FIPLAN suportar as alterações propostas nos processos.

21. 6. Plano de risco Tabela de priorização de riscos

22. 7. Plano de custos • Identificação e caracterização dos gastos financeiros que ocorrerão no processo; • Inicialmente, o Estado de Mato Grosso trabalha apenas com o gerenciamento de custos diretos. Exemplo: • Consultoria para análise de processos: R$ 8.000,00; • Viagens para visita técnica: R$ 10.000,00.

23. 8. Plano de comunicação • Descrição da estratégia de comunicação para o projeto; • No TAP é um modelo padrão bastante simplificado. 9. Aprovação do projeto • Campo destinado à aprovação formal do TAP pelo representante do órgão patrocinador; • Efeitos da autorização: • Passa o projeto para a fase de planejamento; • Dá autoridade ao Gerente do Projeto; • Confirma o apoio do Patrocinador (político, financeiro, etc.); • Autoriza o Gerente de Projeto a utilizar recursos do órgão.

24. CAMPOS OBRIGATÓRIOS DO TAP • TAP DO SUBPROJETO DE TI • I – Identificação do Projeto; • II – Plano de Escopo, contendo os itens a seguir: • Problema/Oportunidade; • Objetivo; • Justificativa; • Escopo do Projeto; • Resultados; • Premissas; • Restrições. • III – Parte Interessadas; • IV – Plano de Tempo; • V – Plano de Custo; • VI – Plano de Comunicação. • Termo de Abertura do Projeto (TAP DO PROJETO DE NEGÓCIO) • I – Identificação do Projeto; • II – Plano de Escopo, contendo os itens a seguir: • Problema/Oportunidade; • Objetivo; • Justificativa; • Escopo do Projeto; • Resultados. • III – Plano de Tempo; • IV – Plano de Custo.

25. CRONOGRAMA DE ATIVIDADES • Oficinas de Elaboração de TAP  21 a 25 de julho de 2014 • Trabalhos internos das Equipes  28/07 a 07/08 de 2014 • Prazo Final para encaminhar os TAPs à UPE  8 de agosto de 2014 • Análise dos TAPs pela Equipe UPE  11 a 15 de agosto de 2014 • Apresentação dos TAPs elaborados  19 de agosto de 2014 • EQUIPE DE ORIENTAÇÃO: • Rogério Nery (SECOPA) – rogerionery@secopa.mt.gov.br • William de Almeida (UPE/SEPLAN) – williamalmeida@seplan.mt.gov.br • Alan Nord (UPE/SEPLAN) – alannord@seplan.mt.gov.br • MUITO OBRIGADO!