DIVISION GENERAL DE FISCALIZACION Y AFILIACION

1. DIVISION GENERAL DE FISCALIZACION Y AFILIACION DIVISION DE AFILIACION

2. INTRODUCCION El objetivo primordial de la División de Afiliación es contribuir al logro y cumplimiento de las metas y políticas prioritarias del INSS, incrementando la afiliación de Empleadores y Trabajadores al Seguro Social y por consiguiente aumentar los ingresos económicos, mejorando la eficiencia y calidad en el trabajo, lo que permitirá la protección de la mayoría de los trabajadores y su núcleo familiar. Es por ello que la Visión de la División de Afiliación durante la administración del actual gobierno es incrementar el número de empleadores y aumentar el número de trabajadores protegidos, recibiendo los beneficios conforme Ley y Reglamento que le concede el INSS, contribuyendo a la sostenibilidad del Seguro Social en el mediano y largo plazo. La Misión de la División de Afiliación es inscribir a la mayoría de empleadores y trabajadores afecto al Seguro Social, para hacer posible el mejoramiento de los servicios sociales a trabajadores y sus familias. Enmarcados en las políticas prioritarias del INSS, la División de Afiliación, consciente de la necesidad de capacitación al personal que hace posible el logro de la misión de la institución, ha programado y puesto en practica el presente seminario, con la intención de refrescar y actualizar el conocimiento de los empleados antiguos y proporcionar herramientas de trabajo a los empleados de recién ingreso, con la seguridad de que todo conllevará a una mejor productividad y eficiencia en el desempeño de las funciones de cada uno y a brindar una mejor atención a los derechohabientes que demandan asesoramiento o servicio. En el desarrollo de la capacitación se pretende incentivar en los participantes el interés en la capacitación continua y permanente, haciendo uso de los instrumentos con que se cuenta y que se presentarán en el transcurso del día, se abordarán aspectos básicos que debemos conocer todos sobre la Ley de Seguridad Social y su Reglamento, que contienen el marco legal para el aseguramiento de los empleadores, trabajadores y beneficiarios, se darán a conocer las funciones de Afiliación, los Manuales y Procedimientos, se hará una breve exposición sobre las ventajas en el uso del Sistema Integrado de Aplicaciones Específicas (SIE), además se realizarán casos prácticos que afiancen el conocimiento de las funciones y labor que se realiza en la División de Afiliación, finalmente se hará una conclusión y evaluación sobre el taller de capacitación realizado.

3. Misión y Visión de Afiliación Misión: Inscribir a la mayoría de los empleadores y trabajadores afectos al Seguro Social, para hacer posible el mejoramiento de los servicios sociales a trabajadores y sus familias. Visión: Incrementar el número de empleadores y aumentar el número de trabajadores protegidos, recibiendo los beneficios, conforme Ley y Reglamento que concede el INSS, contribuyendo a la sostenibilidad del Seguro Social en el mediano y largo plazo.

4. OBJETIVO GENERAL DE LA DIVISIÓN DE AFILIACION Contribuir al logro y cumplimiento de las metas y políticas prioritarias del INSS, incrementando la afiliación de Empleadores y Trabajadores al Seguro Social y por consiguiente aumentar los ingresos económicos.

5. MARCO LEGAL PARA LA AFILIACIÓN DE EMPLEADORES E INSCRIPCIÓN DE TRABAJADORES Constitución Política de Nicaragua Arto. 46, 61, 82,105 (Adjuntos en anexo No.05) Código del Trabajo Arto. 150 (Adjuntos en anexo No.05) Ley 152 de Identificación Ciudadana del CSE. Arto.4 (Adjuntos en anexo No.05) Ley de Seguridad Social Arto. 5, 6, 8, 9, 10, 25, 26. (Adjuntos en anexo No.05) Reglamento General Arto. 1 al 9 (Adjuntos en anexo No.05) Arto. 24 al 41(Adjuntos en anexo No.05)

6. CAMPO DE APLICACIÓN • La afiliación es el primer paso para cotizar en el Seguro Social. Son sujetos de • aseguramiento Obligatorio: • Las personas que se encuentren vinculadas a otra, sea está natural ó jurídica, independientemente del tipo de relación laboral o de servicio que lo vincule. • Todos los integrantes o beneficiarios de los programas de reforma agraria. • Los miembros de asociaciones gremiales de profesionales, Ministros de cualquier culto, Religiosa y demás trabajadoras independientes que se encuentren debidamente organizado. • Los miembros de cooperativa de producción debidamente reconocida.

7. CONCEPTOS BÁSICOS DE AFILIACIÓN DEFINICIÓN DE AFILIACIÓN Es la inscripción, registro, identificación y control de Empleadores, trabajadores y beneficiarios incorporados al Seguro Social Obligatorio o Facultativo, que tiene como objetivo garantizar la protección y el acceso a las prestaciones que concede la Seguridad Social al Asegurado y su núcleo Familiar Empleador Persona natural o jurídica de derecho público o privado, que por cuenta propia o ajena tiene a su cargo una empresa o actividad económica de cualquier naturaleza, persiga o no fines de lucro, en que trabaje un número cualquiera de trabajadores, bajo su dependencia directa o indirecta en virtud de una relación de trabajo o de servicio que los vincule. (Articulo 1 inc. “a” del Reglamento, Ley del Seguro Social).

8. CONCEPTOS BÁSICOS DE AFILIACIÓN Trabajador Trabajador sujeto al Régimen Obligatorio de Seguridad Social, es toda persona que presta o desempeña un trabajo o realiza un servicio profesional o de cualquier naturaleza a otra, ya sea persona natural, jurídica, pública, privada o mixta, independientemente del tipo de relación que los vincule, la naturaleza económica de su actividad, así como la forma de pago o compensación por los servicios prestados. (Articulo 1 inc. “b” del Reglamento, Ley del Seguro Social). Trabajador Independiente Trabajador Independiente o trabajador por cuenta propia es aquel en cuyo trabajo no depende de un empleador, ni emplea trabajadores. Puede trabajar solo o asociado y contar con la ayuda de familiares no remunerados. (Articulo 1 inc. “c” del Reglamento, Ley del Seguro Social).

9. CONCEPTOS BÁSICOS DE AFILIACIÓN Beneficiario Es toda persona que por sus vínculos y dependencia económica con el asegurado tiene derecho a prestaciones en los términos preceptuados por la Ley y Reglamento de Seguridad Social. (Articulo 1 inc. “l” del Reglamento, Ley del Seguro Social). Compañera de Vida del Asegurado Es la mujer Soltera que convive bajo el mismo techo con el asegurado no casado por un periodo mayor de cinco años continuos o hayan tenido hijos. Si existe al momento de reclamar alguna prestación más de una compañera en iguales condiciones, se reconocerá la condición de beneficiaria a aquella con la cual tenga el mayor número de hijos menores.

10. REGIMENES DE SEGURIDAD SOCIAL La Seguridad Social comprende los siguientes Regímenes: • Régimen Obligatorio. • Seguro Integral. Comprende: Enfermedad y Maternidad (EM). Invalidez, Vejez y Muerte (IVM). Riesgos Profesionales (RP). • Seguro Parcial o IVM - RP Invalidez Vejez Muerte (IVM) Riesgos Profesionales (RP) • Régimen Facultativo. • Modalidad Integral. Comprende: • Enfermedad y Maternidad (EM) • Invalidez, Vejez y Muerte (IVM) • Modalidad Parcial o IVM • Invalidez • Vejez • Muerte (IVM) • Modalidad de Salud. Prestaciones de Salud Emergencias y Cobertura a los hijos hasta la edad de 12 años.

11. Diferencia existente entre los regímenes de Seguridad Social: • Régimen Obligatorio • Es de estricto cumplimiento. • Factura con periodo completo o incompleto. • El salario de cotización puede ser variable. • Existe cobertura de R.P. • Después de 8 semanas cotizadas se califica el derecho a subsidio. • El aporte al INSS lo asume el empleador y trabajador. • Régimen Facultativo. • Es opcional. • El período de factura es de mes completo. • Se establece salario fijo de cotización al momento de la inscripción. • No cubre Riesgos Profesionales • Derecho a subsidio después de un año continuo (R. Integral) • El aporte al INSS lo asume únicamente el asegurado.

12. ORIGEN DEL FINANCIAMIENTO POR REGIMEN DE SEGURO

13. PROCESO DE AFILIACION, REGISTRO Y CONTROL DE INFORMACIÓN

14. FORMAS DE CAPTAR A UN EMPLEADOR 1 Afiliación Voluntaria El empleador por voluntad expresa, se presenta a la sucursal del instituto a solicitar la inscripción de su actividad y la afiliación de sus trabajadores. 2 Inscripción por denuncia de trabajadores El o los trabajadores realizan denuncia de su empleador el cual infringe la ley del Seguro Social al no tenerlos debidamente inscritos. 3 Trabajo de Campo Se realizan visitas por zonas, de acuerdo a Plan previamente establecido.

15. ALUSIÓN GRÁFICA DEL PROCESO DE AFILIACIÓN, (AF. VOLUNTARIA) Empleador se Presenta al INSS El Afiliador, solicita requisitos y entrega formularios. Empleador entrega Doctos para su inscripción. (Doctos. Legales y formularios de Inscripción) El afiliador recibe, analiza y asesora al empleador sobre sus obligaciones y derechos de los trabajadores. 1 2 3 4 La Oficina de R.C.I. Remite la docto. Procesado para anexar al expediente. El analista de la oficina de R.C.I. procesa la información en el sistema, generando el R.P. y NSS de los trabajadores. El Afiliador remite los Doctos. Entregados por el empleador a la oficina de R.C.I. quien a su vez verifica si cumplen con los requisitos. 7 6 5

16. PROCESO DE AFILIACIÓN DE EMPLEADORES Y TRABAJADORES Se ejecuta a través de los Afiliadores y se desarrolla en varias etapas. Etapa 1 - Trabajo de Campo • De acuerdo a programación, se le asigna al Afiliador las zonas a visitar conforme plan rastreo. • El Afiliador acreditado con su carnet, se presenta a la Empresa. • Asesora al Empleador sobre sus Obligaciones y Derechos ante el INSS. • De realizar recuperación de cotizaciones retroactiva, el afiliador solicitara apoyo de un fiscal para la elaboración del ajuste.

17. PROCESO DE AFILIACIÓN DE EMPLEADORES Y TRABAJADORES Etapa 2 – Requisitos para la Afiliación del Empleador y Trabajador • Escritura de Constitución inscrita en el Registro Público Mercantil (para empleadores con personería jurídica). • Registro Único de Contribuyente (RUC). • Matricula de la Alcaldía. • Poder General de Administración • Representante Legal y Cédula de Identidad. • Otros documentos que requiera el INSS, según el caso • “Inscripción o Movimiento del Empleador y/o Nomina”. • “Inscripción e ingreso del Trabajador”. • Cédula de Identidad Ciudadana ó Partida de Nacimiento del Trabajador. • Una Fotografía, para nuevos asegurados.

18. PROCESO DE AFILIACIÓN DE EMPLEADORES Y TRABAJADORES Etapa 3 – Valoración de documentos Presentados por el empleador • Los documentos legales presentados por el empleador, deben ser verificados y avalados por un abogado de la División Legal del INSS. • Concluido el proceso de la captación por parte del Afiliador, debe remitir la documentación a la Oficina de Registro y control de Información de cada sucursal con el fin de que se procese la información. • Los documentos fuentes que originan la inscripción son objeto de apertura de expediente patronal bajo el resguardo del Jefe de operaciones.

19. PROCESO DE AFILIACIÓN DE EMPLEADORES Y TRABAJADORES Etapa 4– Proceso de Registro y Generación de RP-Nomina en el SIE. • La oficina de Registro y Control de Información, a través de sus Analistas recepciona la documentación captada por los Afiliadores, procediendo a la revisión de los mismos para determinar si estos cumplen con los requisitos en lo relativo a la documentación soporte y formularios establecidos por el Instituto, para llevar a cabo su inscripción y registro de información en las Bases de Datos. • Se exceptúan la generación de las nominas fiscales a través de los afiliadores, en vista que dicho proceso es reportado a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico.

20. PROCESO DE AFILIACIÓN DE EMPLEADORES Y TRABAJADORES

21. PROCESO DE AFILIACIÓN DE EMPLEADORES Y TRABAJADORES Etapa 5: Proceso de Inscripción de trabajadores al sistema del INSS • El proceso de afiliación de un empleador incluye la inscripción de sus trabajadores ya que ambos procesos se dan conjuntamente para la generación de la factura, es decir que no puede haber afiliación patronal sin la información de sus trabajadores como tampoco inscripción de un trabajador sin la afiliación de su empleador cuando éste no tiene registro patronal asignado.

23. FUNCIONES Y ACTIVIDADES OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL DE INFORMACION 1 Inscribir, Registrar y Controlar a empleadores, trabajadores y sus beneficiarios. 2 Asesorar a Empleadores y Trabajadores 3 Mantener Actualizada la Base de Datos de los Afiliados. 4 Mejorar los mecanismos de identificación de los asegurados y sus familias.

24. FUNCIONES Y ACTIVIDADES OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL DE INFORMACION 5 Asesorar e inscribir al régimen facultativo a trabajadores independientes que solicitan su afiliacion. 6 Asignar claves de acceso a empleadores que solicitan informar sus movimientos vía electrónica. 7 Dirigir, planificar, controlar, supervisar y evaluar la ejecución de planes anuales. 8 Capacitar, Supervisar y fortalecer al personal de las diferentes sucursales del INSS, en lo relativo a la aplicación de los manuales y normas de procedimientos.

25. FORMULARIOS DE AFILIACION Concepto Son los diferentes formatos que el Instituto suministra de forma gratuita para llevar a cabo la inscripción de empleadores, trabajadores beneficiarios de los diferentes sectores de la economía nacional, a los que se deben anexar los requisitos establecidos para cada caso. Constituyen el documento fuente o respaldo de la información que se registra en las bases de datos de afiliados que la Institución ejerce de los derechohabientes.

26. FORMULARIOS DE AFILIACIÓN USADOS ACTUALMENTE • INSCRIPCION O MOVIMIENTO DEL EMPLEADOR Y/O NOMINA • Este documento sirve para generar en SIE el registro patronal y/o Nómina del Empleador, que lo identificará ante el INSS y bajo el que se emitirá su factura con la información de sus trabajadores. • Es utilizado en la inscripción, para la generación de una nueva nómina, para efectuar modificación de datos que surjan posteriores a la inscripción del empleador, nos referimos a cambio de Dirección, cambio de Representante Legal, etc., así como para inactivar una nómina. • Debe contener la información que solicita, anexando los documentos establecidos como requisitos según el tipo de persona (Natural – Jurídica).

27. FORMULARIOS DE AFILIACIÓN USADOS ACTUALMENTE • INSCRIPCION E INGRESO DEL TRABAJADOR • Formato utilizado por el empleador para reportar al INSS a un nuevo trabajador sea éste asegurado o se vaya a iniciar por primera vez como asegurado. Comprende información del empleador y del trabajador y debe ser firmado por ambos. • Se llena en original y copia, entregando la copia al empleador con la firma y sello del funcionario de la Sucursal que lo recibe, la que le queda como respaldo o evidencia de su cumplimiento ante el INSS y por efectos de un riesgo laboral que pueda ocurrirle al trabajador antes de la emisión de la factura.

28. FORMULARIOS DE AFILIACIÓN USADOS ACTUALMENTE • INSCRIPCION DE BENEFICIARIO (A) • Formulario utilizado para el registro de la Beneficiaria del asegurado en su condición de Esposa o Compañera del vida, siempre y cuando no registre beneficiaria o que solicite la baja formalmente presentando el certificado de divorcio, defunción, etc. para la inscripción de su nueva beneficiaria, para que goce de los derechos que la ley le concede. • A este documento se deberá adjuntar fotocopias de las cedulas de identidad de los cónyuges y las fotocopias de las partidas de nacimiento de los hijos menores de 12 años, una fotografía tamaño carné de la beneficiaria que va adjunta al formato de inscripción.

29. FORMULARIOS DE AFILIACIÓN USADOS ACTUALMENTE • SOLICITUD DEL CARNÈ • Formato utilizado para recabar la información del solicitante de carnet de asegurado o beneficiaria, para su verificación y actualización en la base de datos de Afiliados. Su trámite debe realizarse en presencia de un funcionario del INSS, y debe ser solicitado por el interesado, es decir que su trámite no es delegable. • Para su emisión es requisito indispensable la presentación de original y fotocopia de la cédula de identidad o en su defecto la Partida de Nacimiento, así como de dos fotografías tamaño carnet, recientes. • Su extensión es sin costo alguno, es decir que su emisión es gratuita.

30. FORMULARIOS DE AFILIACIÓN USADOS ACTUALMENTE • SOLICITUD DE INSCRIPCION AL SEGURO FACULTATIVO • Formato establecido para la inscripción al Facultativo en cualquiera de sus tres modalidades (Integral – IVM – Salud). Recopila la información necesaria para la generación de su nómina y factura. Debe anexarse los requisitos establecidos para la inscripción en este régimen, y que corresponden a cédula de identidad, certificado de salud si el solicitante no califica el derecho a la invalidez (150 semanas cotizadas registradas en los últimos 6 años).

31. FORMULARIOS DE AFILIACIÓN USADOS ACTUALMENTE • DECLARACIÓN DE ESTADO DE SALUD. • Este documento es utilizado únicamente para los solicitantes de afiliación al Facultativo de Salud, constituyendo parte de los requisitos de inscripción. Tiene como finalidad que el solicitante declare el estado de salud en que se encuentra, ya que esta modalidad no incluye la cobertura de atención médica a enfermedades pre-existentes. • Se llena en dos tantos, la copia se le regresa al interesado al momento de la inscripción y constituye uno de los requisitos que el asegurado deberá presentar a la Empresa Médica Previsional que elija, para la suscripción de contrato para optar a los servicios médicos.

32. FORMULARIOS DE AFILIACIÓN USADOS ACTUALMENTE • DECLARACION DE ACEPTACION DE POLITICAS DE PAGO ANTICIPADO EN EL REGIMEN FACULTATIVO. • Este formulario es aplicable para asegurados residentes en el extranjero que han efectuado su inscripción al facultativo de forma directa o mediante apoderado legal, y que solicitan efectuar pagos anticipados. • Tiene como objetivo normar la validez, pago de incremento o devolución de cotizaciones en circunstancias imprevistas que puedan surgir en el período anticipado que el asegurado haya pagado. El Limite de pago aceptable es hasta por 6 meses como máximo.

33. FORMULARIOS DE AFILIACIÓN USADOS ACTUALMENTE • INSCRIPCION DEL EMPLEADOR – TRABAJADOR SECTOR DOMESTICO. • Documento diseñado únicamente para la inscripción de empleadores y trabajadores del sector domestico. • Aunque estos trabajadores son sujetos de aseguramiento obligatorio, se ha establecido un solo formato para facilitar la inscripción del empleador y su (s) trabajador (es) al INSS considerado las características de este segmento de la población. • Asimismo se ha definido la inscripción efectiva a partir de la fecha en que el empleador solicita su inscripción y la de su trabajador al INSS o de la visita del promotor que realiza la captación, es decir que no hay aplicación de período retroactivo, esto último como una forma de incentivar a los empleadores su inscripción y la de sus trabajadores al INSS.

34. SISTEMA INTEGRADO DE APLICACIONES ESPECIFICAS (SIE) INTRODUCCIÓN El Instituto Nicaragüense de Seguridad Social (INSS) ha desarrollado un sistema de información que permita a nuestros derechohabientes un servicio más eficiente y oportuno, donde los principales autores son los empleadores y sus trabajadores. Este proceso moderno y avanzado pretende suministrar un medio transparente de flujo de información desde las instituciones externas hacia el INSS. De esta manera sencilla y eficiente, la información será almacenada en una base de datos manejada con mayor fluidez para que esté disponible para los usuarios del Sistema Integrado de Aplicaciones Específicas. (SIE -INSS).

35. SISTEMA INTEGRADO DE APLICACIONES ESPECIFICAS (SIE) Marco Legal, Reforma a la Ley de Seguridad Social. • Decreto 25-2005, Publicado en la Gaceta Diario Oficial Nº 82 del 28 de Abril 2005 • Arto. 6. • 11) Los empleadores deberán presentar su planilla por los medios que el INSS establezca. Todos los empleadores deberán cumplir con las obligaciones señaladas en el numeral 2 de este articulo, y deberán entregar a la institución sus nominas electrónicas dentro de los tres días hábiles del mes siguiente.

36. SISTEMA INTEGRADO DE APLICACIONES ESPECIFICAS (SIE) EN QUE CONSISTE EL SIE ? Es un Sistema Integrado de Aplicaciones Especificas, en el cual se procesan, respaldan y controlan todas las actividades correspondientes a la afiliación de empleadores y sus nóminas, inscripción de trabajadores, beneficiarios, generación y cobro de factura, así como registro de información de salud y Riesgos Laborales.

37. SISTEMA INTEGRADO DE APLICACIONES ESPECIFICAS (SIE) BENEFICIOS DEL SIE 1 Autonomía en el manejo de información de sus trabajadores. 2 Disponibilidad de visualizar sus facturas en el momento que lo desee. 3 Conciliación de la información de sus trabajadores, previa a la emisión y/o cancelación de su factura. Ampliación al margen de tiempo para el pago de su factura al disponer de la misma desde el ocho de cada mes. 4

38. SISTEMA INTEGRADO DE APLICACIONES ESPECIFICAS (SIE) BENEFICIOS DEL SIE 5 Facilita la impresión de su factura bajo un número de REFERENCIA para su pago sin contratiempo. 6 Simplifica los proceso al generarse de forma automatizada a través de cargas de archivo. 7 Ahorro de tiempo al descontinuar el manejo de información de forma manual. 8 Informar los accidentes laborales de sus trabajadores vía automatizada (NAT) desde Internet.

39. INSS SISTEMA INTEGRADO DE APLICACIONES ESPECIFICAS (SIE) FLUJO DE PROCEDIMIENTOS (Detalle) 1 Empleador se afilia al INSS Empleador Firma Contrato y Formulario para acceder al SIE 2 3 Empleador Designa un Administrador de nomina 4 INSS asigna contraseña de acceso 5 El Administrador recibe capacitación El Administrador envía al INSS carga de archivo. 6 EMPLEADOR NATURAL – JURIDICO INSS Procesa Información 7 Administrador imprime y consolida su factura. 8

40. SISTEMA INTEGRADO DE APLICACIONES ESPECIFICAS (SIE) FLUJO DE PROCEDIMIENTOS AUTOMATICOS (Gráfica) 1 INFORMACION ENVIADA INSS 2 PROCESO DE INFORMACION EN “SIE” Internet EMPLEADOR NATURAL – JURIDICO 3 CONSULTAS: REVISION DE FACTURA REVISION DETALLE DE ASEGURADO INSS IMPRESION DE ESTADO DE CUENTA • PRINCIPALES CARACTERISTICAS DEL SIE: • Número de Registro Patronal único para cada empresa. • Un Registro Patronal puede tener 1 o más nóminas, numeradas consecutivamente por empleador. • Número se Seguro Social único (NSS) para cada asegurado o beneficiario.

41. Instituto Nicaragüense de Seguridad Social PANTALLA DE ACCESO AL SIE PARA EMPLEADORES El administrador ingresa a esta pantalla digitando la información que solicita el sistema, una vez que digita la clave informada por el INSS, el sistema solicita cambio de clave, la que, desde ese momento se vuelve de su conocimiento.

42. Gracias, por su atención.