O Processo de Avaliação dos Arquivos da PUC-SP

1. O Processode Avaliação dos Arquivos da PUC-SP XV Congresso Brasileiro de Arquivologia Seminário de Arquivos Universitários e Instituições de Pesquisa Viviane Tessitore CEDIC - PUC-SP, Brasil cedic@pucsp.br Goiânia (GO), 30 de junho de 2008

2. A PUC-SP e seus Arquivos: caminhos para implantação de um sistema

3. PUC-SP: história e estrutura • FUNDAÇÃO: 13 de agosto de 1946. • Faculdade de Filosofia e Letras de São Bento; • Faculdade Paulista de Direito. • Reconhecida como universidade: 22 de agosto de 1946. • Título de Pontifícia: 1947 (Papa Pio XII).

4. PUC-SP: história e estrutura • Assim como outras instituições de ensino superior com características semelhantes, a PUC-SP está incluída entre as chamadas universidades comunitárias.

5. PUC-SP: história e estrutura • O Presidente da Fundação São Paulo e Grão-Chanceler da Universidade é o Arcebispo Metropolitano de São Paulo. • A direção da PUC-SP cabe à Reitoria - órgão superior executivo, composta pelo Reitor, Chefe de Gabinete e três Vice-Reitores: Administrativo, Acadêmico e Comunitário.

6. PUC-SP: história e estrutura • Quatro Conselhos Superiores apoiam a administração da Universidade: • Conselho Universitário (CONSUN) - órgão máximo de deliberação da Universidade; • Conselho de Ensino e Pesquisa (CEPE) - responsável pelas diretrizes gerais de natureza acadêmica; • Conselho de Administração e Finanças (CAF) - define e fiscaliza as políticas administrativa e financeira; • Conselho Comunitário (CECOM) - define as normas de convivência interna.

7. PUC-SP: história e estrutura • PUC-SP HOJE: • 11 faculdades; • 46 departamentos; • 32 cursos de graduação; • 5 Centros: • Centro de Ciências Humanas; • Centro de Ciências Jurídicas, Econômicas e Administrativas; • Centro de Educação; • Centro de Ciências Exatas e Tecnologia; • Centro de Ciências Médicas e Biológicas;

8. PUC-SP: história e estrutura • PUC-SP HOJE: • 26 programas de mestrado acadêmico, 1 de mestrado profissional e 16 de doutorado; • Em nível de aperfeiçoamento, especialização e extensão, oferece cerca de 330 cursos por ano. • 6 campi: Monte Alegre, Marquês de Paranaguá, Derdic, Santana, Sorocaba, Barueri.

9. PUC-SP: história e estrutura • PUC-SP HOJE: • Em 2008, foram aprovadas mudanças na estrutura da Universidade, mas sua completa definição e implantação encontram-se ainda em curso.

10. Os Arquivos da PUC-SP:caminhos, descaminhos e projetos • As Universidades vêm despertando para a importância de seu patrimônio arquivístico, quer como registro de sua trajetória histórica, quer como elemento fundamental para a sua gestão acadêmico-administrativa.

11. Os Arquivos da PUC-SP:caminhos, descaminhos e projetos • PUC-SP: • Diferentes momentos de reformulação administrativa revelaram a necessidade urgente de se repensar a questão dos arquivos no interior da Instituição. • CEDIC - participação ativa nas discussões sobre a modernização dos arquivos da Universidade.

12. Os Arquivos da PUC-SP:caminhos, descaminhos e projetos • Primeiros passos (1991): • Apoio em Unidades que sentiam a necessidade de estabelecer uma organização em sua documentação, para um melhor funcionamento de suas rotinas diárias, como é o caso da Secretaria Geral de Registro Acadêmico (SEGRAC). • Apresentação de relatório sobre a situação dos arquivos da PUC-SP naquela ocasião.

13. Os Arquivos da PUC-SP:caminhos, descaminhos e projetos • Em 7 de dezembro de 1994, a Reitoria criou o Grupo de Trabalho para elaborar Proposta de Sistema de Arquivos para a PUC-SP, coordenado pelo CEDIC.

14. Os Arquivos da PUC-SP:caminhos, descaminhos e projetos • CEDIC fois encamrregado de elaborar e executar o Projeto Diagnóstico da Situação dos Arquivos da PUC-SP (1995 a 1997): • Financiamento: Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP) e Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq); • Mapeamento de todos os depósitos de arquivo da Universidade e suas condições, gerando o próprio Diagnóstico e a publicação eletrônica Diretório dos Arquivos da PUC-SP.

15. Os Arquivos da PUC-SP:caminhos, descaminhos e projetos Foram identificados: • 213 Unidades; • 353 depósitos; • 6.147 conjuntos documentais, num total de 11 km lineares de documentos correntes e não correntes.

16. Os Arquivos da PUC-SP:caminhos, descaminhos e projetos • GT SAUC: • Apresentou à Reitoria, no início de 1998, proposta de criação e implantação do Sistema de Arquivos da Pontifícia Universidade Católica de São Paulo. • O Sistema abrangeria a totalidade do patrimônio arquivístico da Universidade, com os arquivos funcionando de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns. • Seria criada uma Unidade especializada - o Arquivo Central - para assumir as funções de arquivo intermediário e permanente, e redefinidas as funções das Unidades no que se refere aos seus arquivos correntes. • A proposta foi bem recebida, mas não havia espaço e recursos para sua execução.

17. Os Arquivos da PUC-SP:caminhos, descaminhos e projetos • 1998 a 2006 – CEDIC presta assessorias para identificação, organização, microfilmagem e outras ações pontuais a diversos Setores da Universidade (SEGRAC, DRH, URD, TUCA) • mas alerta as Reitorias para a necessidade de um projeto institucional, insistindo, inclusive, na possibilidade de realização do projeto de avaliação dos arquivos

18. O processo de avaliação dos arquivos da Universidade

19. Criação do Grupo de Trabalho: • 2006 – premida pela falta de espaço, a Reitoria retoma a idéia de um projeto global de avaliação dos arquivos da Universidade – reuniões preliminares com vários Setores, entre eles o CEDIC – decide-se criar Grupo de Trabalho específico

20. Criação do Grupo de Trabalho: • Data de criação: 16 de outubro de 2006, por Ato da Reitora. • Objetivo: avaliar os documentos da PUC-SP, alocados nos diversos Setores e encaminhar soluções para readequação de sua guarda. • Membros efetivos: • Vice-Reitoria Administrativa - VRAd – Presidente • Vice-Reitoria Acadêmica - VRAc • Vice-Reitoria Comunitária - VRAcom • Coordenadoria de Assessoria Jurídica – CAJ • Assessoria de Políticas Tecnológicas – APT • Centro de Documentação e Informação Científica – CEDIC – coordenação técnica

21. Criação do Grupo de Trabalho: • Fundamentos: • todos os documentos gerados pela Universidade são parte de seu patrimônio arquivístico, cuja preservação é de grande importância para a Instituição • o acesso aos documentos é fundamental para as atividades acadêmicas, administrativas e comunitárias, bem como para o registro da história da Instituição • a destruição indiscriminada e/ou guarda inadequada dos documentos podem causar grandes prejuízos administrativos, financeiros e históricos à Universidade • há necessidade de readequação do volume documental da Instituição

22. Atividades Preliminares: • outubro a dezembro de 2006: • elaboração de plano de ação e cronograma do GT • definição do objeto inicial da avaliação: massa documental acumulada por 16 Setores em 2 depósitos (SEGRAC e Escritório Modelo), além de outros locais onde se encontrarem documentos desses Setores • definição do CEDIC como coordenador técnico e executivo do trabalho • contratação de consultoria externa especializada – Profa. Dra. Ana Maria Camargo (SAUSP) • definição de que os documentos dos 16 Setores seriam reunidos em depósito na SEGRAC e ali seria organizada sala de trabalho sede do projeto

23. Atividades Preliminares: • outubro a dezembro de 2006: • definição de que a avaliação seria feita de forma escalonada e de que o primeiro Grupo de Setores seria constituído pela Gerência de Recursos Humanos, Gerência de Controladoria, Gerência Financeira e Setor de Atendimento ao Alunado • afinidades funcionais e conseqüente inter-relação entre as séries documentais • grande volume documental • áreas onde estão sendo implantados processos de trabalho eletrônicos • elaboração do Projeto Avaliação dos Arquivos da PUC-SP • realização de Seminário de sensibilização das chefias administrativas e acadêmicas

24. Projeto Avaliação dos Arquivos da PUC-SP: • Coordenação geral: GT Avaliação dos Arquivos da PUC-SP • Coordenação Técnica: CEDIC • Participação: • Chefias e funcionários das Unidades • Estagiários • GT terá funções de Comissão de Avaliação • coleta e processamento dos dados sobre as séries documentais – Equipe Executiva • CEDIC • funcionários indicados pelas Unidades • estagiários

25. Atividades Preliminares: • janeiro a maio de 2007: • Transferência da massa documental acumulada do depósito do Escritório Modelo para a casa da SEGRAC - para não onerar a Universidade e garantir a segurança do acervo, a transferência foi lenta e gradual, com duração total de 5 meses (janeiro a maio de 2007) • Seleção de 6 estagiários no início de fevereiro • Treinamento de estagiários e funcionários através de oficina dada pelo CEDIC no final de fevereiro / início de março, incluindo apresentação dos Setores do Grupo I

26. Atividades Preliminares: • janeiro a maio de 2007: • Colocação de documentos avulsos em caixas no depósito da SEGRAC, de acordo com o Setor acumulador, a fim de padronizar as unidades de arquivamento. • Reunião das caixas de um mesmo Setor, a fim de facilitar o trabalho com a documentação. Quando essa reunião não foi possível fisicamente, foi garantida através de Registro Topográfico do Depósito, num total de 159 estantes.

27. Atividades Preliminares: • janeiro a maio de 2007: • Numeração seqüencial definitiva das caixas com a sigla UAR (Unidade de Arquivamento), seguida de um número composto por 5 dígitos: de UAR 00001 até UAR 09697, última caixa atualmente existente. Essa numeração será feita por depósito, referindo-se, no momento, ao DEP 001 (casa da SEGRAC). • Essas atividades prepararam o início da etapa I do Projeto para os Setores do primeiro Grupo, iniciada em junho de 2007.

28. Proposta Metodológica • AVALIAÇÃO é o processo de análise de arquivos, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os valores – primários e secundários - que lhe forem atribuídos.* • Inclui • identificação • valoração • seleção dos documentos *Dicionário de Terminologia Arquivística – ARQ-SP

29. Proposta Metodológica • DESTINAÇÃO • decorrência da avaliação - destino dos documentos • encaminhamento dos documentos à guarda temporária ou permanente, à reprodução e/ou eliminação *Dicionário de Terminologia Arquivística – ARQ-SP

30. Proposta Metodológica • O processo avaliatório levará em conta: • objetivos, estrutura organizacional e funcionamento da Instituição acumuladora • terminologia específica de sua área de atuação geral e das áreas de atuação específicas de cada uma de suas Unidades • tipologia, organização e valores dos documentos

31. Proposta Metodológica Objetivos da Avaliação: • a pronta recuperação de informações necessárias para a Instituição; • a redução ao essencial da massa documental acumulada, eliminando os documentos que perderam seu valor, sem que, com isso, se desfigure o arquivo, o qual deverá continuar a retratar o perfil e a trajetória da Instituição acumuladora;

32. Proposta Metodológica Objetivos da Avaliação: • a preservação do patrimônio arquivístico institucional, ou seja, dos documentos de guarda permanente; • o estabelecimento de condições de guarda e conservação adequadas a cada fase do ciclo vital dos documentos;

33. Proposta Metodológica Objetivos da Avaliação: • o fornecimento de subsídios para orientação do processo de produção documental no que se refere ao uso de tipos e suportes adequados para o registro das informações, padronizando documentos para funções similares; • o fornecimento de subsídios para os processos de informatização da produção e gestão dos documentos de arquivo;

34. Proposta Metodológica Objetivos da Avaliação: • o melhor aproveitamento dos recursos humanos e materiais, através da maior eficiência na produção, guarda e uso dos documentos de arquivo.

35. GT =Comissão de Avaliação • complexidade e abrangência dos conhecimentos durante a avaliação – na identificação dos valores dos documentos, definição de seus prazos de guarda e destinação final – equipe multidisciplinar - Comissão de Avaliação • membros efetivos • membros eventuais

36. GT =Comissão de Avaliação • Membros Efetivos • participam de todo o processo de avaliação • são os membros do GT já elencados

37. GT =Comissão de Avaliação • Membros Eventuais • serão convocados somente no momento em que os documentos relativos a sua área estão sendo analisados • devem ser: • Representantes das áreas de atividades-fim da Instituição; • Representantes das áreas de atividades-meio da Instituição;

38. GT =Comissão de Avaliação • Membros Eventuais • devem ser: • Profissionais das áreas relacionadas aos valores secundários atribuídos à documentação; • Profissionais que possam colaborar no desenvolvimento das atividades da Comissão (estatísticos, conservadores, profissionais de informática, microfilmagem etc.).

39. GT =Comissão de Avaliação • Compete ao GT, enquanto Comissão de Avaliação: • Convocar os membros efetivos e eventuais para as reuniões. • Identificar e analisar o conteúdo dos conjuntos documentais, tendo por base as atividades típicas dos órgãos responsáveis por sua acumulação;

40. GT =Comissão de Avaliação • Examinar a legislação que regula as atividades e as informações referentes à vigência e aos prazos de prescrição, à existência de outras fontes recapitulativas e à freqüência de uso dos documentos. • Determinar a destinação e os prazos de guarda dos documentos, de acordo com o levantamento de dados, a análise desse levantamento e a legislação mencionadas.

41. GT =Comissão de Avaliação • Elaborar a tabela de temporalidade, as listas de eliminação e o relatório final dos trabalhos, apresentando-os à autoridade que instituiu a Comissão. • Providenciar a divulgação da tabela. • Orientar a aplicação da tabela, quando necessário. • Revisar periodicamente a tabela, na medida em que forem produzidos ou suprimidos documentos e/ou alterada a estrutura organizacional da instituição.

42. Execução • Nnão seria possível ao GT realizar diretamente a coleta e processamento dos dados sobre os conjuntos documentais, encarregando dessa tarefa uma Equipe Executiva, composta pelo CEDIC, funcionários das Unidades e estagiários.

43. Execução • execução do Projeto de forma escalonada – Grupos de Unidades definidos pelo GT – necessidades administrativas, afinidades funcionais e volume documental • melhor aproveitamento do treinamento e eficiência no acompanhamento • O início dos trabalhos já nos permite prever que teremos pelo menos quatro grupos: 2 administrativos e 2 acadêmicos / para-acadêmicos.

44. Execução • Demonstrou também a necessidade de um “projeto-piloto”, para o qual foram escolhidos os arquivos de 2 Setores do Grupo I: • Gerência de Controladoria e SETAL (70% das caixas do DEP 1). • Necessidade de criação de uma metodologia - passo-a-passo - para uma massa documental desorganizada e sem controle, ou com controle precário, adequando procedimentos a serem aplicados nos próximos Setores.

45. Execução • Inexistência anterior de políticas sistemáticas de avaliação, faz com que ela acabe se dando, na maioria das instituições brasileiras, sobre uma massa documental já acumulada; é o caso da PUC-SP, embora o Projeto se proponha a atingir também a documentação atualmente produzida/recebida (muitas vezes, seqüência de séries documentais passadas), dando-lhe uma destinação igualmente controlada, evitando novo acúmulo desordenado de documentos. • A avaliação dos arquivos de cada Grupo de Unidades será feita em três etapas:

46. Execução: etapas • E1 – IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL: Objetiva a coleta e processamento eletrônico de dados referentes às séries documentais produzidas por cada Unidade. • dos documentos existentes para suas vinculações funcionais e estruturais (estudo da organização administrativa da Instituição para posterior vinculação com a produção documental nem sempre se mostra viável em massa documental acumulada)

47. Execução: etapas A coleta se dará por meio de dois formulários: • Mapeamento das séries documentais por unidade de arquivamento – visa identificar as séries documentais constantes de cada unidade de arquivamento (caixa ou pasta) presente em cada depósito, suas Unidades acumuladoras e características físicas. • Análise Tipológica das Séries Documentais por Unidade Acumuladora

48. Execução: etapas • Análise Tipológica das Séries Documentais por Unidade Acumuladora – visa identificar as características de produção, tramitação e destinação, acesso e uso e os prazos de guarda de cada série documental acumulada pelas Unidades da Universidade, definidas a partir do mapeamento como objeto de avaliação. • Nessa etapa, será iniciada a informatização dos dados, cadastrando as séries documentais, as Unidades acumuladoras e os depósitos de arquivo, e gerando as Tabelas de Temporalidade e os instrumentos de eliminação.

49. Execução: etapas • E2 – DESTINAÇÃO DAS SÉRIES DOCUMENTAIS: Objetiva, a partir das Pré-Tabelas produzidas pela etapa anterior, definir os prazos de guarda de cada série documental e sua destinação final, elaborando, assim, as Tabelas de Temporalidade Documental (TTD) da PUC-SP, as quais serão aprovadas pelas autoridades competentes e divulgadas para a comunidade universitária.

50. Execução: etapas • E3 – SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS: Objetiva a separação das séries documentais a serem eliminadas, sua reprodução ou a retenção de amostragem, quando definido pelo TTD e a execução da eliminação (elaborando as competentes listas e atas).