"Ho vinto! - Gestire il progetto"

1. "Ho vinto! - Gestire il progetto" Manuela Marsano Bologna, 17 Ottobre 2010

2. Come si mangia un elefante? Un po’ alla volta…a piccoli morsi!

3. Cos'è la gestione Idee??? La gestione del progetto deve tendere a verificare costantemente se le risorse sono utilizzate in maniera efficiente e se le attività realizzate contribuiscono efficacemente al raggiungimento degli obiettivi

4. Avvio delle attività • Comunicazione di finanziamento • Firma del contratto • Consortium agreement • Predisposizione di atti interni per la corretta realizzazione del progetto

5. Gestione amministrativa e finanziaria Fase di presentazione • Predisposizione del budget • Predisposizione della documentazione richiesta Fase di implementazione • Gestione del budget • Rendicontazione delle spese • Predisposizione documentazione formale, gestione incarichi e spese, attività di reportistica (finale ed intermedia)

6. Il budget Consiste nella definizione dei costi, articolati per fasi, attività e partner. • Prospetto di dettaglio Prospetti aggregati • Budget dettagliati/complessi # budget più generici Il costo delle attività è la somma si tutti i costi eleggibili, indicati dal programma Redazione più complessa Gestione più semplice Redazione più semplice, monitoraggio più complesso

7. Voci di costo generalmente ammissibili • Costi generali (solitamente 7%, oppure con sistemi di contabilizzazione) • Personale (dipendenti o collaboratori sul progetto) • Subcontracting • Viaggi • Meeting • Attività di disseminazione • Equipment (ammortamento)

8. Costo ammissibile • Appartenente alle categorie definite dal programma • Coerente e congruo con il piano delle attività • # doppio finanziamento • Funzionale al raggiungimento degli obiettivi • Ragionevole • A volte si accetta il contributo in kind (es. sale, immobili o prestazioni intellettuali volontarie), come copertura del cofinanziamento, altre no (mero fattore produttivo).

9. Regole generali A parte le regole proprie di ciascun programma, alcune regole generali per un budget corretto: • La stima dei costi deve avvenire a valori di mercato e al lordo del costo aziendale (IVA - se non recuperabile - ed oneri sociali inclusi) • Il budget deve rispettare un tetto massimo (cfr bando e progetti precedentemente finanziati). Bdg troppo alti sono complessi e concentrano troppo le risorse, bdg troppo bassi non producono risultati di impatto. • Rispettare la percentuale massima di finanziamento (il cofinanziamento può essere cash – finanziario - o valorizzazione – economico) • Livelli massimi per determinate voci di budget • Se il progetto genera entrate, esse vengono detratte integralmente o pro rata.

10. La rendicontazione • È una delle modalità con cui l’ente finanziatore controlla la corretta esecuzione del progetto ed è funzionale all’ottenimento dei rimborsi, essa consiste nella fornitura delle prove di pagamento. • La corretta gestione finanziaria dipende da due elementi, uno sostanziale (coerenza tra le attività svolte, i costi sostenuti ed il bdg approvato) ed una formale (corretta documentazione – pista di controllo) • Devono essere rendicontate tutte le spese di progetto, anche quelle che concorrono al cofinanziamento economico

11. Gestione amministrativa • Stipula del contratto di cofinanziamento • Consortium agreement • Gestione dei subcontracting(secondo le regole interne e quelle dell’ente finanziatore) • Redazione di report sull’andamento del progetto (intermedi e finali contenenti: descrizione attività, output, rischi, ritardi, piccole modifiche) • Modifiche di progetto (sostanziali o più semplici) • Richiesta di rimborso

12. Gestione • Rispetto del diagramma di GANTT • Comunicazione interna ed estera e diffusione dei risultati • Relazione con i partner e approccio manageriale • Consenso interno

13. In bocca al lupo… Grazie per l’attenzione Manuela.marsano@gmail.com