T.C. İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

1. T.C.İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

2. SUNUM PLANI • Bilgi Çağı Nedir? • e- Dönüşüm Türkiye Projesi • İçişleri Bakanlığı Bilişim Vizyonu • Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Yapısı • e-İçişleri Projesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) • 5018 Sayılı Kanun ve Yerel Yönetim Modülleri • Yerel Yönetim Modüllerinin Kullanıcıya Getirdiği Avantajlar • Yerel Yönetim Modülleri Kullanım Oranları • Yerel Yönetim Modülleri Hakkında Bakanlık Genelgesi • İş Zekası ve Karar Destek Sistemi

3. 1. Bilgi Çağı Nedir? • Dünyamız hızlı bir değişim ve dönüşüm süreci yaşamaktadır. Bu değişim ve dönüşümün temelinde, bilgi ve iletişim teknolojileri alanındaki baş döndürücü gelişmeler yatmaktadır. Özellikle yeni bin yılın en önemli sloganlarından biri olarak «bilgi güçtür» ifadesinin genel kabul gördüğü düşünülecek olursa e-Devlet uygulamasının çıkış kaynağı olan bilgi teknolojilerinin önemi daha iyi anlaşılacaktır. • Bilgi ve bilgiye bağlı bu teknolojileri üreten, kullanan ve pazarlayan konumunda olan devletlerin bilgi çağı olarak adlandırılan bu dönemde hem vatandaşların refahı açısından hem de uluslararası güç dengeleri yönüyle belirleyici konuma geldikleri bir gerçeklik olarak önümüzde durmaktadır. • Bilgi teknolojileri bilginin (resim, ses, görüntü, yazı, vb.); • Ortaya çıkarılmasında, • Toplanmasında, • İşlenmesinde, • Depolanmasında, • Ağlar aracılığıyla bir yerden bir yere iletilip kullanıcıların hizmetine sunulmasında, • Korunmasında, • Kullanılan iletişim ve bilgisayarlar dâhil bütün alanları kapsar.

4. 1. Bilgi Çağı Nedir? • Bilgi çağında, ülkelerin; büyüme, rekabet etme, istihdam sağlama, dünya ekonomisinde pay sahibi olmaları bilgi ve iletişim teknolojileri alanında sahip oldukları üstünlükle doğru orantılıdır. • Bilgi teknolojilerinin 4 temel kategorisi bulunmaktadır:  • 1. Yazılım 2. Hizmetler 3. Donanım 4. Ekipmanlar  • Bilgi teknolojilerinde donanım ve gittikçe artan oranda yazılım önem kazanmaktadır. Bu noktada insan faktörünün doğru eğitilmesi teknolojiyi üretmede ve kullanmada fırsatları arttıracak önemli bir fonksiyona sahiptir. Zira donanımın da yazılımın da geliştirilmesi insanın yaratıcılığına ihtiyaç duymaktadır.

5. 1. Bilgi Çağı Nedir? • Ülkemiz, dünya bilişim sektöründe hem jeopolitik konum, hem de sosyal yapı olarak başarılı olabilecek ülkeler arasındadır. • Bilişim ve teknolojiyi üretmek için gerekli olan hammadde; akıl, bilgi ve yaratıcılıktır. Bilişim sektörünün en önemli sermayesi eğitimli insanlardır. Genç, dinamik nüfusun yoğun olduğu ülkemizin en büyük kaynağı akıl ve insan gücüdür. • Bilişim ve teknoloji artık birbirinden bağımsız düşünülemeyecek kavramlar olarak hepimizin düşüncelerinde yer etmiş durumdadır. • Bilişim,günlük hayatımızda gerçekleştirilen tüm faaliyetler için eksikleri tamamlayan ve mevcudu hızlandıran bir yapıya sahiptir. • Zaman ile yarıştığımız günümüz yaşantısında konu ne olursa olsun bize çözüm üretebilen bilişim, gerek sosyal gerekse iş hayatımız için vazgeçilmez bir kavram haline gelmiştir.

6. 2. e- Dönüşüm Türkiye Projesi 58. ve 59. Hükümetlerin Acil Eylem Planında yer alan ‘e-Dönüşüm Türkiye Projesi’ 2003 yılında başlatılmıştır. Böylece ülkemizde yürütülmekte olan münferit çalışmalar tek proje çatısı altında toplanarak vatandaşlar, işletmeler ve kamu kesimi ile tüm toplumun bilgi toplumuna dönüşümünün uyum içinde ve bütünleşik bir yapıda yürütülmesini amaçlanmaktadır. Türkiye’nin Bilgi Toplumuna Dönüşüm Vizyonu • e-Dönüşüm Türkiye İcra Kurulu tarafından kabul edilen Politika Belgesinde Vizyon, • Bilim ve teknoloji üretiminde odak noktası haline gelmiş, • Bilgi ve teknolojiyi etkin bir araç olarak kullanan, • Bilgiye dayalı karar alma süreçleriyle daha fazla değer üreten, • Küresel rekabette başarılı ve refah düzeyi yüksek bir ülke olmak” • Şeklinde kararlaştırılmıştır.

7. 2. e- Dönüşüm Türkiye Projesi 60. Hükümet Programı'nda da, Bürokratik işlem ve süreçlerin kolaylaştırılması çalışmalarına devam edileceği kararlaştırılmıştır. Kamu hizmetlerinde "Beyana güven, basitleştirme ve mükerrer bilgi istememe" esastır. Vatandaşların kamu idareleriyle olan ilişkileri daha sıcak ve memnuniyet verici hale getirmek için hizmetlerin daha kaliteli hale getirilmesi çabaları yanında bürokratik işlemlerin ve evrakların azaltılması ile sürenin kısaltılması çalışmalarına devam edilecektir. Uygulamaya konulmuş olan "Tek Adımda Hizmet" anlayışı başka alanlarda da sürdürülerek, hizmetlerin tek bir yerden ve daha çabuk yürütülmesi sağlanacaktır.

8. 3. İçişleri Bakanlığı Bilişim Vizyonu • İçişleri Bakanlığı olarak, yenilenen ve sürekli gelişen bilişim teknolojileri yakından takip edilmektedir. Bu kapsamda Başkanlığımızca kullanıcı dostu uygulamalar geliştirilmesi ve vatandaş odaklı hizmetlerin artırılması hedeflenmektedir. BİLİŞİM

9. 3. İçişleri Bakanlığı Bilişim Vizyonu • 2006 tarihli Yüksek Planlama Kurulu Kararı'yla yürürlüğe giren “Bilgi Toplumu Stratejisi ve ek'i Eylem Planı” kapsamında toplam 111 eylemin; 9 tanesinde “Sorumlu”, konumunda olan Bakanlığımız, ülkemizin Bilgi Toplumuna Geçiş sürecinde tüm eylemlerin yaklaşık %10’unda aktif rol almakla görevlendirilmiştir. • Bunun yanı sıra Bakanlığımızca hazırlanan 2010-2014 Stratejik Eylem Planı kapsamında gerek vatandaşlık işlemleri gerek Bakanlık içi kurum işleyişinde kolaylık ve işlerlik kazandırmak için bilişim projeleri yürütülmektedir.

10. 4. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Yapısı • Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı; • Bakanlığın iş süreçlerini etkin, hızlı ve güvenli bir şekilde elektronik ortamda sürdürmek, • Bilgiye dayalı karar alma süreçlerini gerçekleştirebilmek, • Üretilen verileri ilgili kurumlarla ve vatandaşla elektronik ortamda paylaşabilmek için bilişim teknolojilerini en etkin ve verimli bir şekilde kullanabilmek, • Amacıyla çalışmalarına devam etmektedir. • Bu kapsamda il özel idareleri modülleri geliştirilmesi sürecinde; • Uzman danışmanlardan yararlanılmakta, analizler alanda yapılan çalışmalar ile pekiştirilmekte, geliştirme sürecinde çalıştaylardüzenlenerek sürecin doğru sonuçlandırılmasına çalışılmakta, • Modüller uygulamaya alınmadan önce il özel idare proje sorumluları ve modülü kullanacak personel eğitimlere alınmakta, bu personel tarafından eğiticilerin eğitimi yöntemi ile yerinde eğitimler verilerek bütün kullanıcıların bilgilendirilmesi sağlanmakta, • Kullanım esnasında karşılaşılan hata/istekler Çağrı Merkezi ve Yardım Masası aracılığıyla Uygulama Geliştirme Ekibine iletilip en kısa sürede düzeltilerek uygulamaya yansıtılmaktadır.

11. 4. Uygulama Geliştirme Süreci İş Modeli İSTEK TEST EĞİTİM ANALİZ Süreç TAKİP UYGULAMA Yönetim RAPORLAMA

12. 5. Elektronik Belge Yönetim Sistemi(EBYS) • EBYS, yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin elektronik ortamda yapılmasına imkan sağlayan bir yazılımıdır. EBYS ile, gerek kurum içi birimler arası yazışmaların gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmaların bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak; Yazışmaların standartlaşması; sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması; Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi ve sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi hedeflenmektedir.

13. 5. Elektronik Belge Yönetim Sistemi(EBYS) • e-İçişleri Projesi EBY sistemi kağıtsız ofis anlayışı çerçevesinde; • e-İçişleri üzerinden gelen elektronik evrakların ve Bakanlık dışından kâğıt ortamında gelen evrakların taranarak sisteme kaydedilmesi, havalesi, havale edilen evrakların kullanıcılar tarafından takibi, yetkileri doğrultusunda aranması, elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesi gibi işlevlerin gerçekleştirildiği modüldür. • Bu sayede, belgelerin merkezi bir yapıda toplanması, süreçlerinin hızlandırılması, baştan sona takip edilmesi, raporlanması ve yönetilmesi sağlanmıştır. • Ayrıca veri standartları oluşturularak gerekli bütün veriler bu standartlara uygun ve güvenli bir şekilde saklanmış, bu bilgilere hızlı ve etkili bir şekilde ulaşılması mümkün olmuştur. • Eylül 2013 itibariyle sistem arşivinde kayıtlı evrak sayısı 75.657.000’e ulaşmıştır.

14. 5. 2013 Yılı Gelen Evrak Sayıları (İlk 10 İl) • Genel olarak il özel idarelerinde evrak kullanımı iyi seviyelerde olup, yukarıdaki grafikte evrak kullanım oranı en yüksek olan 10 il özel idaresine ait veriler sunulmuştur. • Yerel Yönetim Projesi kapsamında geliştirilen Gelir, Harcama, Muhasebe, Alt Yapı, Ruhsat, Taşınmaz ve Üstyapı Modülleri EBYS ile bağlantılı olup, bu modüller içerisindeki iş süreçlerinde EBYS’deoluşturulan gelen ve giden evraklar sistemden çekilerek kullanıcılar tarafından işlemlere dahil edilebilmektedir.

15. 5. 2013 Yılı Giden Evrak Sayıları (İlk 10 İl)

16. 6. 5018 sayılı Kanun ve Yerel Yönetim Modülleri Yerel Yönetim Modülleri, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na istinaden İl Özel İdarelerinin bütün iş ve işlemlerini kapsayan Mali yaşam Döngüsü unsurlarının entegre bir şekilde çalışması amacıyla geliştirilen modüller setidir. e-Yerel Yönetim ihtiyaçlarına yönelik olarak 5018 Sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununagöre kurulması planlanan Mali Yaşam Döngüsü;

17. 6. e-Yerel Yönetimin Amaç ve Hedefleri • e-Yerel Yönetim Projesi ile; • İl özel idarelerinin bütün iş ve işlemleri analiz edilerek, elektronik ortamda yapılması için modüller geliştirilmiş olup otomasyon süreci önemli ölçüde tamamlanmış, • Nufüs ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü, Sayıştay Başkanlığı, Gelirler İdaresi Başkanlığı, Maliye Bakanlığı, SGK vb. kurumlar ile web servisleri ile veri alış verişine başlanmış, • «Vatandaş Odaklı Hizmet» anlayışı doğrultusunda vatandaşlarımızın İl Özel İdareleri ile olan iş ve işlemlerinin elektronik ortamda yürütülmesi süreci büyük ölçüde tamamlanmış, • Vatandaşlarımızın ve iş dünyasının ihtiyacı olan verilere elektronik ortamda erişim altyapısı kurulmuş, • Elektronik ortamda işlem yapma imkanı tasarlanmış ve yakın dönem içinde uygulamaya alınması planlanmıştır. Böylece il özel idareleri için modern hizmet sunma zemini hazırlanmış; Şeffaf hızlı, etkin ve verimli bir kurumsal yapıya geçişleri hedeflenmiştir.

18. 6. Yerel Yönetim Modülleri Entegre Yapısı

19. 7. Yerel Yönetim Modüllerinin Kullanıcıya Getirdiği Avantajlar • e-Yerel Yönetim iş ve işlemleri tümüyle ve birbiriyle ilişkileri bakımından ele alınmıştır. • Böylece; • Kullanıcıların farklı işlem anlarında bilginin tekrar istenmesinin önüne geçilmiştir. • Örneğin; bir iş süreci olarak Taşınır İşlem Fişine konu olan harcamaların Muhasebe sistemi için hazırlanan Ödeme Emri otomatik olarak hazırlanmış ve ayrıca muhasebe kullanıcısın bilgi hazırlamasına gerek kalmamıştır. • Modüller için örnek iş süreçleri hazırlanmıştır. Bu sayede kullanıcının yalnızca yapmak istediği iş ile ilgili konular hakkında bilgi girmesi sağlanmıştır. Bu sayede kullanıcının en az bilgi girişi ile işlemini yerine getirmesi sağlanmıştır. • Mali işlemlerde temel bilgi olan Kurumsal, Fonksiyonel, Finansal ve Ekonomik kodlama gibi tüm modüllerde geçerli ve kullanımda olacak bilgiler ilk kaynaklarında kayıt altına alınmış ve diğer modüllerin kullanımına verilmiştir. Böylece uygun olmayan bilgi girişlerinin önüne geçilmiştir.

20. 7. Yerel Yönetim Modüllerinin Kullanıcıya Getirdiği Avantajlar Kullanıcı dostu arayüzler hazırlanmıştır. Örneğin; zorunlu giriş gerektiren alanlar tüm uygulamalarda kırmızı renkte işaretlenmiş ve kullanıcıların işlemlerin program kullanımına ilişkin alışkanlıklar geliştirmesi desteklenmiştir. Modüllerin konusu olan tüm raporlar hem mevzuat gereği ortaya çıkan ihtiyaçları karşılayacak şekilde hem de yapılan çalıştaylarda oluşan kullanıcı istekleri doğrultusunda geliştirilmiştir. İş ve işlemlerin süreçleri hakkında kullanıcıların bilgi sahibi olmasını sağlayacak arayüz ve raporlar geliştirilmiştir. Bu sayede; kullanıcıların işleri ile ilgili süreçler hakkında bilgi sahibi olması sağlanmıştır. Kullanıcıların bildirdikleri istek ve değerlendirmeler hakkında düzenli toplantılar yapılmaktadır. Yapılan toplantılar veya mail ile gelen istekler konusunda uygulama için olumlu sonuç doğuracak işlem veya raporlar hızla modüllere uygulanmaktadır. Bu sayede kullanıcı dostu uygulamaların sürekli gelişmesi hedeflenmiştir.

21. 7. Yerel Yönetim Modüllerinin Vatandaşa Getirdiği Avantajlar e-Türkiye çalışmaları ile İl Özel İdarelerinde iş ve işlemleri olan kişi ve kurum temsilcileri gerekli işlemlerini online olarak gerçekleştirebilecek ve kendileri ile ilgili kayıtlara rahatça ulaşabileceklerdir. e-Türkiye çalışmaları kapsamında vatandaşların yapabileceği başvurular, işlemler ve yetkileri çerçevesinde ulaşabilecekleri bilgiler aşağıda belirtilmiştir;

22. 7. Örnek Ruhsat İş ve İşlemlerinin Süreci

23. 7. Örnek Gelir Ödeme Süreci

24. 8. Yerel Yönetim Modülleri Kullanım Oranları Üstyapı ve Altyapı Modülleri Ağustos 2013’te uygulamaya alınmıştır. Bordro ve Gelir modülleri tamamlanmış, eğitimleri verilmiş ve Ocak 2014’te uygulamaya alınması planlanmıştır. Bazı modüllerin kullanım oranları çok düşüktür. Bu durum sistemin entegre çalışmasını olumsuz etkilemektedir. Bu düşüklüğün önemli sebeplerinden biri il özel idareleri bünyesinde farklı yazılımların kullanılmasıdır.

25. 8. Yerel Yönetim Modüller Bazlı Yapılan İşlem Sayıları

26. 8. Yerel Yönetim Modüller Bazlı Yapılan İşlem Sayıları Muhasebe modülü e-Yerel Yönetim modülleri arasında en yoğun olarak kullanılan modüldür.

27. 9. Kullanım Oranları Hakkındaki Genelge • e-İçişleri Yerel Yönetim Modülleri Kullanım Oranlarının Arttırılması ile ilgili Bakanlık Genelgesi yayımlanmıştır. • 2013/52 sayılı Genelgede, modüllerin kullanım oranlarına ilişkin veritabanının incelenmesi ve yerinde yapılan tespitlerde; • Bazı modüllerin kullanılmadığı, • Bazı modüllerin kullanım oranının ise oldukça düşük seviyede gerçekleştiği anlaşılmıştır. • Ayrıca Çağrı Merkezi ve Yardım Masasına gelen bilgiler, yapılan analizler ve verilen eğitimler esnasında yapılan görüşmeler neticesinde; • Bazı il özel idarelerinde bilgi işlem birimleri bulunmadığı, • Proje sorumlularının zaman zaman değiştiği, • Tek bir proje sorumlusu ile bütün sürecin sürdürülmeye çalışıldığı, • İş ve işlemleri yoğun olan birimlerden eğitime katılan personelin zaman zaman değişmesi nedeniyle bilgi birikimi sağlanamadığı, • Donanım ve ağ altyapısında eksiklikler olduğu, • Müşahede edilmiştir.

28. 9. Kullanım Oranları Hakkındaki Genelge • Genelge ile İl Özel İdarelerinin elektronik uygulamalarının etkin ve verimli bir şekilde sürdürülmesi amacıyla; • Bir Genel Sekreter Yardımcısının uygulamayı izlemesi ve koordine temsi, • İdari yapılanma içerisinde bilgi işlem birimleri oluşturulması, • Proje sorumlularının konusuna hakim kişilerden belirlenmesi, sık sık değiştirilmemesi, iş süreci yoğun olan birimlerde birden fazla proje sorumlusu görevlendirilmesi, • Donanım ve ağ altyapısı ile ilgili eksikliklerin Genelge ekinde gönderilen standartlar doğrultusunda modernize edilmesi, • İnternetin standardizasyonunun sağlanması, • 6. Bütün modüllerin etkin bir şekilde kullanılması için gerekli tedbirlerin alınması, • İstenmiştir.

29. 10. İş Zekası ve Karar Destek Sistemleri • İş Zekası Nedir ? • İş zekâsı çözümleri,veriyi bilgiye, bilgiyi aksiyona dönüştürerek, kurumların doğru zamanlarda doğru adımlar atmalarını, stratejik ve taktik kararları doğru verebilmelerini sağlar. • Bu çözümlerle kurumlar, doğru, gerçek zamanlı ve çok boyutlu verileri yönetebilirler. • İçişleri Bakanlığı iş zekâsı çözümleri, kullanıcılarına bilgiyi yönetme, entegre etme, analiz yapma ve veriden yeni bilgiler üretme imkanı sağlayacak araçlar sunmaktadır. • İş Zekası Uygulamaları İle; • Karar vericilere bilgiye ulaşmak için tek bir araç ve ortam sunmak, • Birimlerin performans ölçümlerini çıkarmak, • Bilişim konusunda teknik birikimi olmayan son kullanıcıların bilgiye erişebilmesini, erişilen bilgi üzerinde analiz yapabilmesini ve elde edilen sonuçları farklı kullanıcılar ile paylaşabilmesini sağlamak, • Mümkün hale gelmektedir.

30. 10. İş Zekası (Genel Çalışma Prensibi) • Sistem Uygulama Veritabanındaki kayıtları bazı dönüşümlerden geçirerek veri ambarında tarih ve birimler üzerinde dağılımlarını saklamakta ve buna bağlı olarak istenilen raporlar hızlıca üretilebilmektedir. • Veri Ambarı ve Uygulama veritabanı arasındaki temel ayrım, veri ambarının özet bilgileri tutması ve hızlıca işleyebilmesidir. Raporla Dönüştür Uygulama Veritabanı Veri Ambarı Rapor Çıktıları

31. 10. İş Zekası Büyük Resmi Çıkartır • Sistem temel olarak; • Sistem üzerinde analiz raporları çıkartarak idarecileri karar alma süreçlerinde desteklemek (Örn : Gelir,Gider,Bütçe Açığı vb. değerlerin raporları) • Önceden belirlenen hedeflerden olan uzaklığı hesaplamak (Örn : Aylık bütçe açığı hedefinin altanda kalınıp kalınmadığı) • Öngörü (Forecasting) vb. istatistiksel hesaplamalar ile geleceğe yönelik kestirimler yaparak, idarecileri bilgilendirmektedir. (Örn : 6 ay sonra personel giderlerinin ulaşacağı düzeyin tahmini)

32. 10. İş Zekası (Muhasebe Uygulamaları) Muhasebe modülü kayıtları sonucu oluşan veri üzerinde, kurum için önem arzeden aşağıdaki çeşitli dağılım raporlarına, finansal oranlara il özel idareleri doğrudan erişebilecektir.

33. 10. İş Zekası (Çeşitli Rapor Çıktı Örnekleri) Kurum, tarihsel bazlı gelir,gider ve bütçe açığı rapolarına anlık ulaşabilecek, hesaplanmış bütçe açığını izleyebilecektir.

34. 10. İş Zekası (Çeşitli Rapor Çıktı Örnekleri) Kurum, personel giderlerinin toplam giderler ile beraber tarihsel gösterimi izleyebilecek; kurumun yatırım yapabilme kabiliyeti hakkında önemli bir gösterge olan Personel Gider / Toplam finansal oranını tarihsel olarak izleyebilecektir. Soldaki grafikte üstteki çizgi toplam gideri alttaki çizgi ise personel giderlerini ifade etmektedir. Sağdaki grafikte ise personel giderlerinin toplam gidere yüzdesel olarak ifadesi gösterilmektedir.

35. 10. İş Zekası (Çeşitli Rapor Çıktı Örnekleri) Öngörü (Forecasting) analizi tarihsel veri üzerinde zaman serisi analizi yaparak, gelecek aylar için personel giderini tahmin etmekte ve rapor çıktısı olarak sunmaktadır Mevcut Tahmin Grafikte düz çizgi mevcut durumu gösterirken, kesikli çizgi tahminsel değeri ifade etmektedir.

36. İçİşlerİbakanlIğI BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI ARALIK 2013