Workshop Evenementen organiseren voor UNICEF Door Joanne Buning 26 januari 2012

1. Workshop Evenementen organiseren voor UNICEF Door Joanne Buning 26 januari 2012

2. Inhoud • Voorstelronde (naam, functie, #jaren UNICEF) – 5 min • Inleiding events – 5 min • Eventbeleid: eventdoelstellingen – 10 min • Jaarplanning events 2013 – 5 min • Eventtoolkit: sparren maar! – 20 min • Presenteren bevindingen

3. VOORSTELLEN Welkom! Carina Müller, Sietske van der Honing, Klaaske Ruitenberg, meneer of mevrouw Moeskops, Wilma Wortelboer, Erika Koetsier, Arjan Vedder, Ria Stummel, meneer of mevrouw Rutten, Ans Bolhaar, Nel Huttenga, meneer of mevrouw Van Tol, meneer of mevrouw Woudstra, Els Revet, Mevrouw Luijten-Geurts, Lisette de Graaf, meneer of mevrouw De Groot, mevrouw Bakker-Jongerius en Frits Ronda

4. Wat is een evenement? • Een evenement is een doelbewust georganiseerde activiteit/gebeurtenis van tijdelijke aard met een relatief groot publiek in korte tijd. Een evenement is in de meeste gevallen publiek toegankelijk en is er specifiek op gericht om een vooraf bepaald doel te realiseren. • Events kan je (grofweg) onderscheiden in een drietal soorten:(1) sport, (2) entertainment en(3) informatie / inhoud Als UNICEF willen we graag in de directe belevingswereld van onze doelgroep aansluiten met een passende UNICEF beleving. Dat kan bij al deze events. Daarnaast is sport gedefinieerd als strategisch speerpunt.

5. Doelstelling eventbeleid Waarom een beleid? • Een helder eventbeleid, waarin strategische keuzes gemaakt worden, vormt een goede basis voor al onze plannen en beslissingen op het gebied van evenementen. • Onderdeel van het beleid zijn duidelijke(re) richtlijnen over de positie die UNICEF inneemt en op wat voor een manier zij welke evenementen faciliteert. • Een helder beleid helpt ons om verder te professionaliseren op het gebied van evenementen en onze resources optimaal in te zetten onze doelstellingen te behalen.

6. UNICEF visie evenementen • Een evenement is een communicatiedrager, maar ook een marketinginstrument waarmee wij als UNICEF een bepaald publiek op een bepaalde plaats kunnen bereiken. • Events zijn een belangrijk onderdeel in de middelenmix (cross mediaal) om onze doelstellingen te bereiken richting onze markten en vormen daarin een onderdeel van de geïntegreerde communicatiestrategie. • Events zetten mensen in beweging en brengen het UNICEF merk dichtbij de doelgroep en laten hen beleven en voelen waar UNICEF voor staat. • Als UNICEF willen we graag door evenementen in de directe belevingswereld van onze doelgroep aansluiten met een passende UNICEF beleving binnen onze merk- en communicatie strategie. • Evenementen dragen bij aan het realiseren van onze doelstellingen, waarbij de energie, tijd en geld die we in evenementen stoppen in verhouding zijn met de opbrengsten.

7. Organisatiedoelstellingen UNICEF Nederland wil zo veel mogelijk mensen in Nederland in beweging brengen om met vereende krachten te werken aan een betere wereld voor kinderen. Samen met 'bewogen' mensen willen we: • financieel en op andere manieren bijdragen aan het wereldwijde werk van UNICEF; • de rechten van kinderen in Nederland beschermen; • het draagvlak voor kinderrechten en UNICEF in Nederland versterken

8. Event doelstellingen Eventdoelstellingen zijn een afgeleide van de organisatiedoelstellingen. Deze omvatten de volgende doelstellingen: • Financiële bijdrage: fondsenwerving • Niet-financiële bijdrage: activatie (mensen in beweging brengen) • Draagvlak versterken: creëren betrokkenheid, merkbeleving, loyaliteit, storytelling aan het publiek, bereik (o.a. via publiciteit), educatie, participatie

9. Rol UNICEF Voor de eenduidigheid dient UNICEF expliciet een rol te kiezen binnen de organisatie van een event: • Regisseur/initiator • Grote verantwoordelijkheid over resultaat/uitstraling/budget binnen een event • Event is zeer duidelijk UNICEF ‘branded’ • Meestal eigen event (bijv. CRBP, UNICEF symposium) • Facilitator • Verantwoordelijkheid over beperkt gedeelte van het event (inhoud, communicatie) • Event is duidelijk aan UNICEF gelieerd of ten bate van UNICEF (bijv. UNICEF Open) • Beneficiënt • Geen verantwoordelijkheid binnen organisatie (bijv. Almere City Run)

10. Categorieën evenementenWelke events onderscheiden we? • Eigen events • Events die direct een bijdrage leveren aan organisatiedoelen en markten • Events die indirect een bijdrage leveren aan organisatiedoelen (interne communicatie of relatiebeheer) 2. Events van derden  Events van derden die direct bijdragen aan 1 of meer organisatie doelstellingen • Reactief (geïnitieerd door derden) • Proactief (geïnitieerd door UNICEF) 3. Events UNICEF vrijwilligers • Events geïnitieerd door vrijwilligers, gefaciliteerd door UNICEF • Hierbij onderscheiden we ook bovenstaande events te weten eigen events en events van derden (reactief en proactief)

11. 1. Eigen events (I) • Directe substantiële bijdrage aan 1 of meer organisatie doelstellingen en markten, UNICEF is regisseur. Wanneer kiezen we voor een eigen event? • Geen bestaande events waar we op aan kunnen haken • Big Hairy groot denken (particulieren), effectief middel • Draagt substantieel bij aan 1 of meer organisatiedoelstellingen

12. 1. Eigen events (II) • Indirecte bijdrage aan organisatie doelstellingen. Gericht op interne communicatie/ relatiebeheer zoals een CID of een relatiedag. UNICEF is regisseur. Wanneer kiezen we voor een relatie/interne communicatie event? • Als dit de beste manier is om (strategische) relaties te onderhouden/te communiceren intern NB De Eventmanager is niet verantwoordelijk voor de kleinere indirecte events, maar kan hier wel over adviseren

13. 2. Events derden (I) A) Reactief: Kansen die zich aanbieden: Nederland komt in beweging voor UNICEF, wij worden benaderd. UNICEF is facilitator of beneficiënt. Hoe gaan we met deze verzoeken om? • Fantastisch! Iedereen mag in beweging komen voor UNICEF mits deze initiatieven aansluiten bij de richtlijnen van UNICEF. Vervolgens bepalen we het service-level en de kaders door te checken op: • Aan welke organisatie doelstellingen kan dit evenement bijdragen (bijv. fondsenwervingspotentieel) • Bereik (lokaal? segmenten? #) • Tijd/ kosten/capaciteit vs opbrengst

14. 2. Events derden (II) B) Proactief: UNICEF zelf benadert een bestaand evenement met een voorstel. Dit kan op verschillende manieren: • Op maat idee; ontwikkeld voor event, doelgroep en aansluitend op beleving en doelstelling • Standaard: Toolkit-de-luxe, bijvoorbeeld een aanhangwagen met koud drinkwater om uit te delen incl. een paar leuke meiden ;-). Wanneer? • Initiatief vanuit de markten op basis van marktinzichten (onderzoek). Voor alle segmenten liggen er kansen op het gebied van evenementen! NB Hier is een grotere rol weggelegd voor de Productmanager Events

15. 3. Events vrijwilligers Onze vrijwilligers organiseren hele diverse events en vullen op lokaal niveau de verschillende rollen in (regisseur/facilitator/beneficient). Wij faciliteren ze daarin op verschillende manieren: • Eventtoolkit en standaardmaterialen • Persoonlijk advies event manager • Training • Richting geven aan soort eigen events die direct bijdragen; het aanbieden van handelingsperspectieven zoals Karweitje voor UNICEF, let’s open 4 UNICEF

16. JAARPLANNING EVENTS WAT GAAT ER DE KOMENDE TIJD GEBEUREN? WAAR KUNNEN DE REGIO’S OP AANHAKEN?

17. EVENTTOOLKIT • Wat hebben we al? • Concepten uit de regio en vanuit hoofdkantoor • Vrijwilligersnet.nl • Online fondsenwervend middel • Wat missen jullie nog? • SPARREN MAAR!!!