Rôles du système d’information hospitalier dans la démarche qualité d’un établissement de santé

1. Rôles du système d’information hospitalier dans la démarche qualité d’un établissement de santé P Staccini, JF Quaranta, J Testa Département d’Information et d’Informatique Médicale Coordination des Vigilances Sanitaires et de la Gestion des Risques Centre Hospitalier Universitaire de Nice Cotonou, 7-9 juin 2005 Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

2. Système d’information Système de Management de la Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Définition Préalables Intégration données/fonction Aspects conceptuels Système d’information Définition • Système d’Information (SI) • Ensemble organisé de ressources • matériel, logiciel, personnel, données, procédés, • permettant d’acquérir, traiter, stocker, communiquer des informations dans l’organisation • Langage de communication dans l’organisation • Système d’information informatisé • Automatisation par l’informatique d’une partie +/- importante du SI pour faciliter la gestion des infos Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

3. Système d’information Système de Management de la Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Définition Préalables Intégration données/fonction Aspects conceptuels Système d’information Préalables • Qu’il soit supporté ou non par l’informatique et les télécoms, le SI réalise les 4 fonctions suivantes : • Collecte : polymorphisme données, moments, lieux • Conservation : réutilisation, supports • Transformation : synthèse, interprétation • Diffusion des informations : lecture ou recherche Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

4. Système d’information Système de Management de la Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Définition Préalables Intégration données/fonction Aspects conceptuels Système d’information Préalables • SI sont d’abord des systèmes humains • ensuite des systèmes technologiques • Il n’y a pas de système d’information • sans volonté de communication entre les individus au sein de l’organisation • L’information est un processus • grâce auquel l’entreprise s’informe sur elle-même et sur son environnement • et réciproquement informe son environnement sur elle-même Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

5. Système d’information Système de Management de la Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Définition Préalables Intégration données/fonction Aspects conceptuels Système d’information Intégration données/fonction • Héritage du passé • Offre technique et logicielle morcelée • Intérêt longtemps centré sur la facturation et la gestion des données administratives • Absence d’une motivation forte pour une vision transversale Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

6. Système d’information Système de Management de la Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Définition Préalables Intégration données/fonction Aspects conceptuels Système d’information Intégration données/fonction • Constitution systèmes départementaux • Dispersion et redondance des données • Logique fonctionnelle spécifique • Significations différentes des données • Notion d’appartenance des données • On n’échange pas des informations, on autorise leur lecture • Pas d’infocentre facilement constituable Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

7. Système d’information Système de Management de la Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Définition Préalables Intégration données/fonction Aspects conceptuels Système d’information Aspects conceptuels • Un élément fédérateur des données • Le patient et sa prise en charge • Une logique d’analyse des fonctions et de définition des rôles • Les processus (soins, logistiques, pilotage) • Un sens de lecture • Le temps Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

8. Système d’information Système de Management de la Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Définition Préalables Intégration données/fonction Aspects conceptuels Système d’information Aspects conceptuels • Une finalité : • connaître pour mieux soigner • connaître pour mieux gérer • Mais pour connaître : nécessité de tracer • Qui a fait quoi : acteur – action - patient • Où et quand : situation – contexte • Comment : pratiques (compétences) • Pourquoi : décision (objectifs) Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

9. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Système de management qualité Système de Management des Responsabilités Système de Management des Ressources Système de Management des Processus intrants processus extrants OFFRE pour le client pour les équipes DEMANDE interne ou externe Sous-système de recueil Sous-système de prévention D P A C Système de Contrôle Mesure : vérification conformité, événements indésirables et conséquences Analyse : diagnostics,déterminants, causes, risques Amélioration : formation, prévention, protocoles Réactions, Corrections Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

10. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Système de management qualité Prescription geste Prescription médicament Connaissances Procédures Indications Prescription examen Apparition signe Résultat anormal Réalisation acte … Evénement Historique Résultats Alarmes Rapport exécution Rapport incident Acheminement temps Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

11. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Médiation entre qualité et information Une logique fédérative : l’approche processus Modélisation du système d’information Médiation entre qualité et information • Démarches amélioration continue de la qualité • structurantes sur le plan stratégique, puisqu’elles • précisent les objectifs d’évaluation • définissent les objets de la mesure • structurantes sur le plan organisationnel puisqu’elles • précisent les méthodes de travail et les actions de prévention Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

12. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Médiation entre qualité et information Une logique fédérative : l’approche processus Modélisation du système d’information Médiation entre qualité et information • Système d’information • support de la preuve et outil de communication et de travail collaboratif entre les acteurs • support de la mesure Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

13. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Médiation entre qualité et information Une logique fédérative : l’approche processus Modélisation du système d’information Une logique fédérative : l’approche processus • Analyse du processus • pour comprendre et optimiser l’organisation de l’activité d’un ensemble d’acteurs de soins (tâches, objectifs, responsabilités) Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

14. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Médiation entre qualité et information Une logique fédérative : l’approche processus Modélisation du système d’information Une logique fédérative : l’approche processus • Envisager d’emblée • le lien système qualité et système d’information • l’évaluation des pratiques, des prescriptions, de la sécurité des soins • les besoins des utilisateurs • dans une logique intégrant les données UTILES et leur utilisation en temps réel Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

15. SEGMENTS-ETAPES DU PROCESSUS ACTEURS Prélèvement Commande ferme Commande Médecin Infirmier(e) Chauffeur... Vigilant... Mise en réserve Transport Le patient au centre du processus de soins : définition des rôles et synchronisation des acteurs et des activités DOCUMENTS GENERES DONNEES DOCUMENTS EXISTANTS Ordonnance Fiche Distribution Nominative FDN Fiche d’Incident Transfusionnel FIT Référentiels Prescription Procédures et modes opératoires Dossier Patient ! objectif sécurité MESURE PARAMETRES INDICATEURS oui non Vérification identité oui non Conformité PSL reçu - PSL commandé oui non Contrôle ultime au lit du patient

16. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Connaissance des pratiques Un outil web collaboratif Cartographie des processus Connaissance des pratiques • Instrumenter la circulation et l’utilisation des informations • Engouement vers les dispositifs de workflow • Coordonner et synchroniser les acteurs • Améliorer la décision dans les situations à risque d’erreur et d’insécurité • Améliorer la circulation des informations et favoriser le travail collaboratif Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

17. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Connaissance des pratiques Un outil web collaboratif Cartographie des processus Connaissance des pratiques • Retour à des considérations plus méthodologiques • Modélisation des processus • Décrire et partager la connaissance du fonctionnement des processus majeurs de l’entreprise Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

18. Infirmier Médecin Médecin Infirmier Chauffeur Chauffeur Infirmier Infirmier Prescription Commande Transport Réception Perfusion Surveillance Ordonn. PSL Vérif Identité Culot Culot Culot Traitement Ordonn. Tests Prélèv. Tubes Résultats Vérif Identité Déclaration Fiche Alerte Recomm Prescrip. MO Prélèv Bons Comm Verif Conform Vérif Conform MO Alerte ATCD Patient Tests appropriés Résultats Conserv. Admin. PSL Incidence Accident Prescription appropriée MO Transp MO Récept. MO Administr Conditions transport Conformité Conformité Prescription Médecin Vérif Identité Comm. PSL Tubes MO Tests appropriés Etape processus Ressource Acteur Activité Ressource Document Ressource Matériel Guides Indicateur

19. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Connaissance des pratiques Un outil web collaboratif Cartographie des processus Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

20. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Connaissance des pratiques Un outil web collaboratif Cartographie des processus Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

21. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Mise en place Dysfonctionnements Accompagnement Retour d’expérience Mise en place • Un outil (Clinocom SIEMENS) • base unique centrée patient • satellites logiciels interfacés, dont la gestion du dépôt de sang • Des fonctions • initiales liées à la facturation, à la disponibilité des lits • nouvelles fonctions liées au dossier patient (formulaires de données complémentaires) Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

22. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Mise en place Dysfonctionnements Accompagnement Retour d’expérience Mise en place • Pari • de tout basculer d’un coup • de monter en charge sur des fonctions mais concernant l’ensemble de l’établissement • En expérimentant de nouveaux secteurs • Les urgences • En travaillant sur des aspects métier • Hémovigilance • Biologie • En capitalisant sur notre passé (TDS 95-99) Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

23. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Mise en place Dysfonctionnements Accompagnement Retour d’expérience Dysfonctionnements • Apparition de dysfonctionnements • Mauvais recueil de l’identité du patient • Absence de saisie « temps réel » dans les mouvements  difficulté d’avoir le point des lits ! • Une seule explication • Ces dysfonctionnements existaient avant l’installation du nouveau système. • Ils ont été révélés parce que tout le monde travaille désormais sur une même base et non sur des bases séparées • Absence de gestion globale des bureaux des entrées Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

24. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Mise en place Dysfonctionnements Accompagnement Retour d’expérience Accompagnement • Mise en place d’une cellule d’identitovigilance • correction en temps réel des erreurs • formation sur le terrain (BE et services cliniques) • mise en place d’indicateurs (incidence doublons) • Qualité de la tenue du dossier patient • levier de l’accréditation • pièces essentielles (dossier médical personnel…) • signature des prescriptions (préparer la prescription connectée) Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

25. Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Mise en place Dysfonctionnements Accompagnement Retour d’expérience Accompagnement • Qualité du codage des données • formulaires complémentaires pour enrichir la description du contexte de prise en charge : soins palliatifs, cancérologie, scores de réanimation • pré-codage des comptes-rendus opératoires type • Repérage des « oublis » • Ulcères de décubitus, Infections nosocomiales • Par des études croisant les données • Bras de levier de l’accréditation Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

26. Conclusion Des processus au système d’information • Faciliter la communication entre acteurs • orientation processus, « centrage » patient • Assurer la traçabilité des actions de soins • lien produits/services - receveur • ensemble des étapes (de la prescription à l’administration / surveillance / iatrogénie) Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

27. Conclusion Des processus au système d’information • Faciliter le partage des connaissances entre acteurs • Bénéfices du système documentaire • MAIS cela suppose de nouveaux métiers • chaîne éditoriale, indexation • ET de nouvelles responsabilités • approbation, validation des documents Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

28. Conclusion Des processus au système d’information • Evaluation, Gestion de la qualité, Prévention des Risques • vision intégrée d’EMBLEE • caractériser les processus de soins (recueil) • mesure et analyse du déroulement (contrôle) • aide décisionnelle adaptée (prévention) Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

29. Conclusion Des processus au système d’information • AU FINAL • Partage de l’information • Partage des connaissances • Partage des compétences • Éléments fondateurs d’une démarche de« Knowledge management » intra (inter ?) hospitalier Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES