Liiketoimintaprosessit ja MS Visio 2010

1. Liiketoimintaprosessit ja MS Visio 2010 Tommi Turunen

2. Opittavat asiat • Liiketoimintaprosessin jäsentäminen ja mallintaminen • Visio 2010 -työkalun perusteet ja käyttäminen • Vision lisäominaisuuksia (pikaohje suluissa) • Uuden kaistan lisääminen (Shapes - Swimlane) • Uuden sivun lisääminen (Insert – BlankPage) • Muotojen siirtäminen toiselle sivulle (Valitse alue – Cut – Paste) • Viittaus toiselle sivulle (Shapes - Off-page reference) • Ylä- ja alatunniste (Print > Print Preview - Header & Footer) • Kuvien, tekstien muotoilut ja teemat(Home –välilehti; Design –välilehti - Themes) • Visio-kuvan kopioiminen Word’iin tai PowerPoint’iin (Kakkospainikkeella piirroksen päällä – Copy) Tommi Turunen

3. Miksi prosessien kuvauksia tarvitaan? • Yrityksen eri toimijoiden yhteistoiminnan hallintaan • prosessiajattelu ylittää funktionaaliset osastot • piirroksessa hahmottuu kokonaisuus • epäloogisuudet toiminnassa ovat löydettävissä paremmin • Lähtökohta jatkuvalle kehittämiselle • Työntekijöiden kouluttamiseen • ERP- ja muiden tietojärjestelmähankkeiden määrittely- ja koulutusvaiheissa Tommi Turunen

4. Arvoketju Joissain organisaatiossa käytetään myös termiä ydinprosessit tai prosessikartta Toimintamalli Prosessien väliset vaikutussuhteet Prosessi Työnkulku Toiminto Prosessitasot kuvaamistaso Tommi Turunen

5. Prosessinomistaja • Osastorajat ylittäville prosesseille määrätään omistajat, jotka vastaavat koko prosessin suorituskyvystä ja kehittämisestä. • Prosessinomistajan tehtäviä: • prosessin suunnittelu ja määrittely • prosessin tuloksen varmistaminen • prosessin osallistuvien nimitys ja henkilöstön tehokas toiminta • prosessin ylläpito. Tommi Turunen

6. Prosessien mallintaminen • Kuvaukset eroavat toisistaan kuvaustekniikasta riippuen • Hyvä prosessikuvaus on riittävän yksinkertainen: • sisältää prosessin kannalta olennaiset asiat; henkilöt, järjestelmät, asiakkaat, tavarat, tiedon, tehtävät • esittää tapahtumien väliset riippuvuudet • auttaa ymmärtämään kokonaisuutta ja henkilöstön roolia • edistää yhteistyötä • antaa mahdollisuuden toimia joustavasti tilanteen mukaan • 10 – 20 vaihetta sopiva määrä/prosessi • Kuvataan vain vaiheet, jotka lisäävät arvoa, liikuttavat työtä eteenpäin tai aiheuttavat viiveen Tommi Turunen

7. Microsoft Visio 2010 • ”Soveltuu työkaluna IT-alan ja liiketoiminnan ammattilaisille, joiden tarvitsee visualisoida järjestelmiä, prosesseja ja muita tietoja niistä paremman käsityksen saamiseksi ja tiedonvälityksen parantamiseksi.” (www.microsoft.fi) • Malliluokkia on useita, joista tässä keskitytään liiketoiminta­prosessien kuvaamiseen. • Asennettu koulun koneisiin; ei kuulu Office-kotiversioihin (erillinen tuote) Tommi Turunen

8. Käytännön vinkkejä • Prosessi kannattaa ensin kirjoittaa tekstinä paperille. • Myös piirrosta voi olla hyvä hahmotella ensin paperilla. • Tietotekniikka hyvä viimeistelyapuväline sitten, kun prosessi on jo hahmotettu ja kuvattu paperille • Prosessin nimeäminen; viestinnällistä roolia kannattaa miettiä; kenelle prosessi tuottaa jotakin? Prosessin nimen tulee kuvata sitä, mitä siinä suoritetaan. • Prosessien kuvaamisen tasoa tulee arvioida; ei liian tarkka tai yksityiskohtiin menevä. • Prosessikuvaus kannattaa testata läpi; onko se luettavissa, looginen ja totuudenmukainen? • Kuka prosessin omistaa? Kenen on vastuu prosessin kehittämisestä edelleen? Tommi Turunen