BAB 2 PENGURUSAN PROJEK

1. BAB 2 PENGURUSAN PROJEK • Objektif: • Menerangkan definisi dan ciri-ciri projek. • Menerangkan kepentingan pengurusan projek. • Menerangkan faktor kejayaan sebuah projek • Siapa yang bertanggungjawab untuk menguruskan projek. SALMI BAHAROM

2. DEFINASI PROJEK • Satu usaha untuk mencapai matlamat. • Aktiviti – aktiviti yang tidak berulang dan memerlukan sela masa tertentu untuk disiapkan. • Mengandungi beberapa elemen • Masa • Peruntukan • Matlamat SALMI BAHAROM

3. KOMPONEN ASAS PROJEK PROJEK PERUNTUKAN MASA MATLAMAT SALMI BAHAROM

4. Ciri-ciri Projek • Mempunyai satu matlamat khusus. • Bersifat sementara. • Memerlukan sumber-sumber. • Memerlukan penaja utama. • Merupakan satu perkara yang tiada kepastian. SALMI BAHAROM

5. Pengurusan Projek • Merupakan pengelolaan dan pengarahan kepada orang lain untuk mencapai matlamat perancangan dalam masa dan bajet yang telah dirancangkan. • Menggunakan pengetahuan, kemahiran-kemahiran, peralatan-peralatan (tool), teknik-teknik tertentu ke atas aktiviti-aktiviti sesebuah projek bagi memenuhi keperluan dan memuaskan pihak yang berkepentingan bagi projek tersebut. • Proses yang mengawal permulaan, perancangan, perlaksanaan dan penamat sebuah projek SALMI BAHAROM

6. Fungsi Teras Tool & Teknik Kos Kualiti Masa Skop Integrasi Pengurusan Projek Keperluan & Jangkaan Pihak Berkepentingan Kejayaan Projek HR Risiko Komunikasi Perolehan Fungsi Bantuan KERANGKA PENGURUSAN PROJEK SALMI BAHAROM

7. Faktor Kejayaan Projek Apakah kepentingan pengurusan projek dalam menentukan kejayaan sebuah projek pembangunan sistem? SALMI BAHAROM

8. Faktor Kejayaan Projek • 32% pembangunan projek dibatalkan sebelum siap. • Lebih daripada separuh projek sistem komputer bernilai satu kali ganda dari bajet asal. • Kurang 42% mengikut skop dan fungsi yang ditetapkan. Standish Group, 1995 Ini menunjukkan bahawa pembangunan sistem adalah aktiviti yang sukar dan memerlukan perancangan, kawalan dan perlaksanaan yang berhati-hati. SALMI BAHAROM

9. Faktor Kejayaan Projek Sebab utama mengapa projek gagal atau sebahagian gagal: • Keperluan yang tidak lengkap & sentiasa berubah. • Penglibatan pengguna terhad • Kekurangan sokongan eksekutif • Kekurangan sokongan teknikal • Perancangan projek yang lemah • Objektif yang samar • Kekurangan sumber yang diperlukan SALMI BAHAROM

10. Faktor Kejayaan Projek Sebab utama mengapa projek berjaya: • Keperluan sistem di definisikan secara jelas • Penglibatan pengguna • Sokongan dari pihak pengurusan atasan • Perancangan projek yang terperinci dan menyeluruh • Penjadualan dan milestone yang realistik SALMI BAHAROM

11. Fasa Pengurusan Projek • Memulakan Projek Aktiviti pertama dalam proses pengurusan projek bagi menilai saiz, skop dan kompleks sebuah projek bagi membina prosidur untuk menyokong projek. • Merancang Projek Proses menerangkan secara nyata, aktiviti-akvititi yang berlainan dan kerja yang perlu dilakukan untuk menyiapkan setiap aktiviti dalam sebuah projek. • Melaksanakan Projek Perancangan yang dibuatkan pada fasa sebelumnya akan dilaksanakan pada peringkat ini. • Menamatkan Projek SALMI BAHAROM

12. Permulaan Projek • Fokus kepada aktiviti yang direka bentuk bagi membantu dalam mengorganisasi kumpulan bagi mengendalikan perancangan projek. • Satu atau beberapa SA akan diarahkan untuk bekerja dengan pelanggan untuk membina piawai kerja dan prosedur komunikasi. • Keperluan aktiviti semasa permulaan projek berdasarkan saiz, skop dan kompleksiti sesebuah projek. SALMI BAHAROM

13. Memulakan Projek Lima aktiviti untuk memulakan projek: • Membina kumpulan • Membina hubungan baik dengan pelanggan • Membina perancangan projek • Membina prosedur pengurusan • Membina pengurusan dan buku kerja projek SALMI BAHAROM

14. Merancang Projek 10 aktiviti perancangan projek: • Menerangkan skop, alternatif, kemungkinan (feasibility) projek. • Membahagikan projek kepada tugas yang boleh diuruskan • Menganggarkan sumber-sumber dan membina perancangan sumber • Membangunkan jadual permulaan SALMI BAHAROM

15. Merancang Projek- samb. • Membangunkan perancangan komunikasi • Menentukan piawai dan prosedur projek • Mengenalpasti dan menilai risiko • Membentuk perbelanjaan awal • Membangunkan statement of work • Menetapkan Baseline project plan SALMI BAHAROM

16. Carta Gantt Perwakilan grafik dalam sebuah projek yang menunjukkan setiap tugas sebagai horizontal bar, yang mana panjang horizontal bar adalah bersamaan dengan masa tamat. SALMI BAHAROM

17. Contoh Carta Gantt SALMI BAHAROM

18. Carta PERT • Menggambarkan sesebuah projek itu sebagai sebuah rangkaian aktiviti yang disusun mengikut urutan logikal aktiviti-aktiviti terbabit. • Juga dikenali sebagai carta rangkaian. • Pengguna boleh melihat kebergantungan aktiviti aktiviti yang terbabit dengan jelas. SALMI BAHAROM

19. Mereka bentuk borang permintaan Jadual semula Temujanjji 3 4 1D 1D Khamis 5/24/01 Jumaat 5/25/01 Khamis 5/24/01 Jumaat 5/25/01 Menyemak Laporan Meringkaskan Laporan 7 9 0.5D 2D Jumaat 6/1/01 Rabu 5/30/01 Khamis 5/31/01 Isnin 5/28/01 Carta PERT SALMI BAHAROM

20. Laluan Kritikal • Satu jujukan aktiviti-aktiviti yang bergantungan yang mempunyai jumlah masa jangakaan terbesar. • Menentukan tarikh terawal yang paling mungkin untuk menyiapkan projek. SALMI BAHAROM

21. Gantt vs PERT • Carta Gantt secara amnya menunjukkan jangkamasa yang diperlukan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti manakala PERT menunjukkan kaitan atau pergantungan antara aktiviti-aktiviti secara grafik. • Carta Gantt boleh menunjukkan aktiviti bertindih masa secara grafik manakala PERT hanya menunjukkan aktviti secara selari. • Carta Gantt boleh menunjukkan masa lembab (masa mula dan masa tamat) manakala PERT menunjukkan peristiwa ini dengan merujuk data yang terkandung dalam kotak yang mewakili aktiviti. SALMI BAHAROM

22. Melaksanakan projek • Melaksanakan Baseline Project Plan • Memantau progress projek berdasarkan Baseline Project Plan • Menguruskan pertukaran kepada Baseline Project Plan • Menyelenggara Buku kerja projek • Berkomunikasi status projek SALMI BAHAROM

23. Menamatkan Projek • Menamatkan projek • Membimbing postproject review • Menamatkan kontrak pelanggan SALMI BAHAROM

24. Pengurus Projek • Juruanalisa sistem yang mempunyai pelbagai set kemahiran iaitu: • Pengurusan • Kepimpinan • Teknikal • Hubungan dengan pengguna yang bertanggungjawab untuk memulakan, merancang, melaksana dan menamatkan sebuah projek. SALMI BAHAROM