Det helsevitenskapelige fakultet Allmøte for teknisk og administrativt ansatte 12. februar 2009

1. Det helsevitenskapelige fakultetAllmøte for teknisk og administrativt ansatte 12. februar 2009

2. Interimsstyret for Det helsevitenskapelige fakultet, konstituert 10. februar 2009 Olav Helge Førde, dekan DMF, leder Arnfinn Andersen, dekan AFH, nestleder Svein Ivar Mellgren, instituttleder IKM Bård Smedsrød, instituttleder IMB Magne Flaten, instituttleder IPS Anita Gudmundsen, midlertidig vitenskapelig ansatt, AFH Torbjørn Søreng, teknisk administrativ ansatt, DMF Hege Devold, teknisk administrativ ansatt, IMB Oscar Grøntoft, studentrepresentant AFH Ole Mikal Dragland, studentrepresentant IPS Marius Edvardsen, studentrepresentant DMF

3. Interimsstyret S 4-09 Rektor Jarle Aarbakke framsatte følgende endringsforslag under interimsstyrets mandat (punkt 2): Interimsstyret skal lyse ut stillinger som instituttleder og avgi innstilling ovenfor universitetsstyret på disse stillingene. Aarbakkes forslag ble enstemmig vedtatt.

4. Aktuelle dokumenter • S 65-08 Organisering av fakultet 1 • Brev fra universitetsdirektør 200804487-11 • Omstillingshåndboka med vedlegg • Universitetsstyremøte 5. februar 2009, S 2-09, S 4-09 • Rapport fra Arbeidsgruppen for fakultet 1 • Delprosess III, FS 13-08 (200702226) • Ekstern biologievaluering • Mandat arbeidsgrupper IMB (200804845)og IKM (200805126) • Fusjonssidene sentralt og lokalt • Interimsstyrets sider • ”På vei mot Det helsevitenskapelige fakultet”, vedtatt 10.02.09

6. Delprosess III (FS 13–08) • Fakultetsstyret takker arbeidsgruppen for overlevert rapport og slutter seg til de vurderingene gruppen gjør om å videreføre hovedtrekkene i dagens formelle struktur frem mot fusjonen med høyskolen. • Fakultetsstyret slutter seg til gruppens prinsipper som skal legges til grunn for administrativ oppgaveløsning. • Administrasjonen skal være løsningsorientert. • Administrasjonens samlede kompetanse og ressurser skal brukes fleksibelt. Formell struktur må ikke være til hinder for helhetlige og samarbeidsorienterte løsninger. • Administrative tjenester skal være tilgjengelige og brukernære (studenter /vitenskapelige ansatte). Ved fravær skal tvillingkompetanse og beredskap være etablert. • Administrasjonen skal veilede og hjelpe brukerne videre i systemet dersom de ikke kan gi svar selv. Veilederrollen krever god kunnskap om virksomheten. • Vitenskapelige ansatte skal ha tilnærmet likt tjenestetilbud fra administrasjonen. Instituttledelsen disponerer eventuelle administrative ressurser på avdelingene (det fjerde ledelses nivå). Administrasjonen ved sentrene ønskes sterkere integrert i institutt-/ fakultetsadministrasjonen. • Ansvar for oppgaver og myndighet til å disponere ressurser må følge hverandre. • Administrasjon skal være preget av stor grad av delegering. Problemløsning og utvikling av administrative tjenester bør forankres på lavest mulig nivå.

7. Delprosess III (FS 13–08)… • Fakultet er en kunnskapsbedrift hvor administrasjonen har en viktig støttefunksjon. Fakultetsstyret slutter seg til de vurderingene arbeidsgruppen gjør om større krav til fleksibilitet, samarbeid og helhet i den administrative oppgaveløsningen. Dagens organisering må strekke seg mot de effekter en matriseorganisering kan gi. • Administrasjonen må søke å løse fremtidig oppgaveløsning og behovet for ny kompetanse ved å utnytte eksisterende ressurser samlet sett og målrette nytilsettinger mot kompetanse som ikke allerede finnes i organisasjonen. • Fakultetsdirektøren bes etablere tjenelige samarbeidsfora mellom nivåene og starte arbeid med felles målforståelse. Det igangsettes et kulturbyggingsløp som beskrevet. 6. Sentrene skal inngå i helhetlige og integrerte løsninger på administrativ side og følge universitetets regler, kultur og normer. 7. Instituttene skal gjennomgå egen organisering av administrative tjenester mht grensesnitt mot sentre og bruk av eventuelle administrative ressurser i avdelingene (4. nivå). Det forutsettes at administrative ressurser på avdelingsnivå skal ivaretas og forvaltes fra instituttet. 8. Alle administrativt tilsatte bes medvirke til den skisserte organisasjonsutvikling som til enhver tid koordineres inn mot føringer fra fusjonsprosessen.

9. På vei motDet helsevitenskaplige fakultetProsesser, klarheter og uklarheter Vedtatt i interimsstyret 10. februar 2009

10. På vei motDet helsevitenskapelige fakultet1. august 2009 Innhold Bakgrunn Del 1 – Det helsevitenskapelige fakultet Navn Økonomi Organisering - organisasjonskart Bemanningsplan Hva skal organisasjons- og bemanningsplanen inneholde? Omstillingssamtaler og innplassering Råd, utvalg og styrer Faglig organisering av forskning Faglig organisering av utdanning Areal: Informasjonsløp Ledelses- og styringssystemer Fullmaktstrukturer HMS ved fakultetet Prosess- og lederstøtte Del 2 - Fakultetsadministrasjonen Del 3 - Institutter Faglige fellesfunksjoner Sentre Del 4 – Utviklingsområder – fase II Del 5 - Aktivitetstabell 10/3

11. 10. Mars 2009Organisasjonskart/-planBemanningsplan, Omstillingshåndboken s 12. • Dagens bemanning skal innplasseres • Plass til alle • Kompetansekrav • Stillingsbeskrivelse • Rolleavklaring mellom nivåer • Flytting av miljøer • Eksternt finansierte stillinger skal med • Strategisk utvikling skal omtales • F. eks. delegering av eksamensavvikling • Avvik mellom bemanning og ressursbehov skisseres • Finansiering må følge med • Ny budsjettfordelingsmodell • Synergier på sikt • Eksempel på bemanningsplan

12. Flytting av fagmiljø Institutt for medisinsk biologi: bioingeniør, AAB og deler av bioteknologi (etter 10/3, men kommenteres i bemanningsplan) Institutt for klinisk medisin: samordning UNN, ASH, RBUP/BUS, SAT Institutt for samfunnsmedisin Institutt for farmasi Institutt for klinisk odontologi: tannpleierutdanning Institutt for psykologi: fra SV-fak Institutt for helse- og omsorgsfag: bioingeniør, tannpleier, ASH, ny rolle/forvaltningsnivå

13. Føringer for organisasjonsplan pr. 10/3 • 4. nivået er i utgangspunktet ikke med i ny organisasjon • IKM, IMB, IFA, ISM • Arbeidsgrupper IKM og IMB • Forskningsgrupper / undervisningsenheter • Kun vitenskapelig personell, større forskningsgrupper • Fagansvarlig/forskningsgruppeleder,delegert myndighet/oppgaver fra instituttleder • Åpnes for mulig ulik organisering av forskning og undervisning • Teknisk personell samles som en fellesressurs pr institutt • Fleksibilitet, langsiktig dynamikk, utvikling av den enkelte, redusere avhengighet av en professor og en teknologi • Alle adm. ansatte ved instituttene tilhører en felles ressursbase • Store endringer knyttet til kvalitetsreform, ekstern finansiering mm • Spesialisering, profesjonalisering, fleksibilitet og robusthet • Faglige fellesavdelinger legges til forskningsgrupper • FUGE plattformer, EM, Anatomisk avdeling, Dyreavdeling, Biobank • Operativ drift lokalt, overbygninger som før med brukerråd, styringsgruppe for FUGE osv • Sentre knyttes til instituttene, tettere samhandling

14. ….føringer • Rendyrke fakultetsleddet: rolle og oppgave, innbake delprosess III • Sentralisere personal- og økonomiområdet • Forsknings- og utdanningsstøtte gis i større grad lokalt • Fora – helhetsperspektiv, lærende organisasjon, matriseeffekter • Gjennomgå tekniske fellesfunksjoner • Basal IT sentraliseres og inngår i plan 10/3 • Arbeidsgruppe sentralt for øvrige tjenester er under oppnevning sentralt • Servicetorg etableres

15. Fellesavd Prosjektgruppe Prosjektgruppe Forskningsgr Forskningsgr Forskningsgr Fagenhet Forskningsgr Fagenhet Fagenhet Forskningsgr Instituttleder Senter Mulig organisering av institutt Inst. styre Dekan Prog. StyreStudieleder Kontorsjef - administrativ støtte -forskning, utdanning Teknisk støtte

16. Forl. pl Tidsplan for prosesser frem til 10. mars, hentet fra aktivitetstabell Avklare arkiv opp mot sentraladministrasjonen Helsefag ny rolle Flytte tannpleiere Flytte bioingeniør Flytte ASH Fusjonere RBUP/BUS IPS fra SV-fak til Helsefak Indre organisering hver enhet egen prosess Plassering av fagl.favd Felles ressurs støttefunksjoner Felles ressurs støttefunksjoner Rolledeling fak/inst 2. 9. 16. 23. 2. 9. 16. Februar Mars Inst avl. Interimsst. Til sentr adm

18. Utsikten forfra Utsikten bakfra

20. Vanlige reaksjoner på forandringer

21. Viktigste kompetansekrav Inspirert av Douglas T.Hall Høy Handlingslammet ”Stubben som skylder på andre” Proaktiv ”Den mulighetsorienterte med en plan” Selv-innsikt Brikke ”Offeret uten mulighet” Reaktiv ”Den fleksible som glemte seg selv” Lav Høy Omstillingsdyktighet

22. Ny psykologisk kontrakt • Henrik Holt Larsen, professor i Human Resource Management ved Handelshøjskolen i København • ”Den psykologiske kontrakten inneholder den gjensidige forståelsen av de krav, forventninger og løfter som eksisterer mellom arbeidsgivere og arbeidstakere. Kontrakten kan være uttalt eller uutalt, bevisst eller ubevisst”.

23. Ny psykologisk kontrakt • Dialog og avklaring av realistiske forventninger og ansvar hos begge parter • Basert på gjensidig ansvar og felles forpliktelse Viktige elementer: • Dialog mellom voksne (mindre paternalistisk) • Voksen form for forpliktelse (mindre blind lojalitet) • Tillit og åpenhet i relasjonen (forutsetninger for kommunikasjon) • Felles forståelse, aksept og anerkjennelse av behovet for kontinuerlig utvikling for begge parter • Reell involvering av ansatte • Ledere må utøve ledelse • Medarbeidere må utøve medarbeiderskap

24. Omstillingshåndboka- veileder for innplasseringer Lederseminar 16. desember 2008 Odd Arne Paulsen, Universitetet i Tromsø

25. Formål • Omstillingsavtalen av 17.06.08 • Sikre ansatte trygghet og rettigheter i forbindelse med fusjonen ( http://uit.no/fusjonsprosessen/rettigheter ) • Omstillingshåndboken skal • bidra til å skape gode prosesser og legge forholdene til rette for god ivaretakelse av ansatte • klargjøre viktige begreper i omstillingsavtalen • rettskravvurderinger ved innplassering • innplassering uten rettskrav • prosedyrer ved innplassering (trinnvis prosessbeskrivelse) • danne grunnlag for vurderinger ved innplassering til stilling ved det nye universitetet

26. Innhold • 1. INNLEDNING • 2. KLARGJØRING AV BEGREPER I OMSTILLINGSAVTALEN • 2.1. Likeverdig stilling • 2.2. Passende stilling/oppgaver • 2.3 Fortrinnsrett • 2.4. Nærmere om begrepet rettskrav • 2.5. Alternative utfall som følge av rettskravvurdering • 3. PROSESSBESKRIVELSE • 3.1. Fremtidig organisering og arbeidsområder • 3.2. Bemanningsplan • 3.3. Informasjonsmøter • 3.4. Omstillingssamtale (innplasseringssamtale) • 3.5. Fastslå hvilke ansatte som ikke er direkte berørt • 3.6. Informasjon om innplassering • 3.7. Oppfølgingssamtale • 3. 8. Ved eventuell uenighet • 4. VIRKEMIDLER • 4.1. Kompetansekartlegging - / utvikling • 4.2. Virkemidler under omstilling • 5. AKTIV LEDERSTØTTE • 6. VEDLEGG (STYREVEDTAK OG MALER)