Personnes

1. Information Systems Governance Mark Roman CIO | UVic Gouvernance des systèmes d’information Processus Organisation Personnes Technologie

2. Les universités sont gérées par l’entremise d’une vaste gamme de matrices interreliées. Gestion de l’effectif étudiant – Changement d’optique : de contrôle d’accès à marketing. Sur le campus, TI = ordinateur central, point de vue technologie et attitude. Pourquoi la nécessité d’instaurer la gouvernance des SI à l’Université de Victoria (UVic)?

3. Agrandissement centre de données Planification stratégique Amélioration des processus Stratégie de collaboration entreprise Gestion de l’accès Stratégie des systèmes d’apprentissage Mise en oeuvresystème ERP 20 M$ 20 projets @ 2 M$, 2 858 PD Bureau de la gestion de projet Mise en oeuvreVoIP Culture orientée sur les services Pourquoi la gouvernance des SI est-elle nécessaire? CHANGEMENT CONSTANT

4. Cadre de travail Défi Occasion à saisir • Beaucoup de décisions à prendre • Beaucoup de décideurs entrent en jeu Définir le mandat et la structure de la gouvernance des SI @ UVic Objectifs • Processus de bout en bout – définir les rôles et les responsabilités • Mécanisme pratique et concret de prise de décisions concernant l’établissement Résultat Processus de gouvernance tenant compte du cadre de travail relatif aux besoins culturels de UVic

5. Processus Organisation Personnes Technologie Pourquoi utiliser le mot « systèmes » dans notre nom? Un système est composé de groupes d’activités ou d’éléments qui interagissent régulièrement ou sont interreliés et qui, ensemble, forment un tout. Un système d’information, c’est plus que de la technologie…

6. Arrimé La gouvernance des SI fera en sorte que nos investissements dans les systèmes d’information reflètent les orientations stratégiques et priorités de UVic Ces investissements s’appliquent à l’ensemble de l’Université; inclut l’enseignement, la recherche et l’informatique administrative Pour que la gouvernance des SI soit efficace, elle doit transmettre des décisions bien fondées, en temps opportun Le processus de gouvernance est conçu pour établir un dialogue au sujet des principaux enjeux – solide et bien étoffé La gouvernance suscite un débat créatif parmi tous les groupes visés, dans la communauté de UVic; fait circuler des idées et fait connaître les changements Les décisions bien comprises de tous et s’appuyant sur diverses contributions augmentent le taux de réussite de toutes les initiatives liées aux SI Contexte de la gouvernance Global Bien fondé Engagé Branché Bien renseigné

7. Définition de la gouvernance Définition officielle de UVic : • Processus par lequel nous sanctionnons les décisions de l’établissement au sujet des systèmes d’information • Personnes auxquelles on confie la responsabilité de sanctionner ces décisions et qui ont des comptes à rendre quant aux résultats de ces décisions • Organisations qui se réunissent pour discuter de ces décisions. Définition pragmatique : • Amener le reste du campus à participer aux prises de décisions en matière de SI • Quelles décisions doivent être prises et qui doit les prendre

8. Les 4 P de la gouvernance des SI • Politiques • Recenser les politiques de SI qui concernent l’ensemble du campus • Exemples : sécurité, commerce électronique • Plans • Planification stratégique pour le département des systèmes d’information • Planification stratégique pour les systèmes d’information de l’Université • Projets • Portefeuille d’investissements • Concrétisation des retombées • Priorités • Classer les activités de SI par importance • Définir des critères pour établir l’ordre de priorité

9. Principes de gouvernance adoptés par UVic

10. Principes de gouvernance adoptés par UVic

11. Principes de gouvernance adoptés par UVic Fourni à titre indicatif

12. Principes de gouvernance adoptés par UVic • Protocole d’accès aux données d’entreprise • Politique de sécurité de l’Université • Plateformes recommandées • Clients légers

13. Principes de gouvernance adoptés par UVic

14. Principes de gouvernance adoptés par UVic • Pour chaque initiative, le processus de gouvernance doit répondre aux questions ci-dessous, que posent les groupes visés : • Cette nouvelle initiative aura-t-elle des répercussions sur le soutien actuel? • Qu’est-ce que cela représente pour moi? • Comment contrôlez-vous l’utilisation d’une ressource partagée? • Quels avantages mesurez-vous? • Comment mesurez-vous ces avantages?

15. Principes de gouvernance adoptés par UVic

16. Principes de gouvernance adoptés par UVic

17. Principes de gouvernance adoptés par UVic

18. Structure de gouvernance Comité directeur des systèmes d'information Adéquation, utilité et équilibre Questions stratégiques Questionsdefonctionnement Comités permanents Comités de gestionnaires de projets Groupes de travailspéciaux Exécution des tâches

19. Mandat : • Administrer le processus de gouvernance des SI • Représenter tous les groupes visés • Recommander des priorités • Évaluer l’arrimage à la Vision • Donner des conseils sur les ressources et le financement • Suivre les progrès • Évaluer les effets positifs • Recommander des politiques et des normes • Établir des liens avec d’autres comités de haut niveau • Orienter la planification stratégique des TI Comité directeur des systèmes d'information Comités permanents Comités degestionnaires de projets Groupes de travail spéciaux • Chaque comité est formé pour cibler des aspects spécifiques des SI • Fournir un leadership global pour toutes les questions touchant les SI partout sur le campus • Mandat : • Créer – pour les projets • Donner conseils stratégiques • Voir à ce que les objectifs soient atteints • Régler les problèmes • Évaluer les risques • Approuver les changements (calendrier, budget, portée) • Mandat : • Créer – dossiers spéciaux • Équipes interfonctionnelles temporaires • Résoudre un problème précis • Dissoudre une fois le problème résolu Mandats de gouvernance • Mandat : • Créer - pour les processus • Fournir données et commentaires • Guider - décisions opérationnelles • Voir au respect des politiques • Recommander de nouvelles politiques

20. Exemples Comité directeur des systèmes d’information Questions stratégiques Permanents Gestionnaires de projets Groupes de travail spéciaux Gestion réseau Leadership NOVA Normes des postes de travail Étude projet CASS Messagerie d’entreprise Préparation de rapports Forum des professeurs Questions de fonctionnement Sécurité des TI Forum des étudiants Services Web

21. Rôle du Comité directeur des systèmes d’information (CDSI) Comité directeur des systèmes d’information • Gère les portefeuilles • Régit le processus de gouvernance • Communique directement avec les échelons supérieurs pour ce qui est des questions stratégiques • Définit des objectifs d’affaires pour les systèmes d'information • Fixe, pour tout l’établissement, des critères d’établissement de l’ordre de priorité des initiatives de SI • Définit les mandats des comités d’exploitation

22. Membres du CDSI Comité directeur des systèmes d’information Vice-recteur, enseignement et recherche Vice-recteur, finances et exploitation Vice-recteur adjoint, planification de l’enseignement et de la recherche Vice-recteur, recherche Doyen, génie Doyen, sciences humaines Doyen, administration Doyen, formation continue Vice-recteur adjoint, ressources humaines Vice-recteur adjoint, planification financières et exploitation Directeur, relations publiques Registraire Bibliothécaire de l’Université Directeur, planification institutionnelle et analyse Directeur général, services financiers Directeur, centre d’enseignement et d’apprentissage Chef de l’information

23. Liste des préoccupations de la gouvernance Gérance des données Politique d’accès aux données d’entreprise Systèmes de gestion de l’apprentissage Services et stratégie Web Frontières Normes des postes de travail Gestion du portail et des documents Imagerie de documents Politique de sécurité Technologie de contenu externe Structure de l’organisation post-Nova CV des professeurs Gestion de l’identité Facturation interne Licences de site Centre de données d’entreprise Comité directeur des systèmes d’information • Définition de l’énoncé de mission et du rôle du Centre de données d’entreprise (Enterprise Data Centre, EDC) • 950 processeurs, 1 téraoctet de données, courbe de croissance 300 % • Essentiel à la réussite des systèmes d'information de UVic • Engagement et conseils du CDSI • Vigilance quant aux licences de logiciels • Fournisseurs changent leurs politiques au sujet des licences • CDSI discute des processus à développer • Chercher de nouvelles occasions de tirer profit de licences de site (économies d’échelle) • Facturation interne engendre des comportements inadéquats • Planifier en fonction de délaisser cette pratique, mais reconnaître qu’il faut planifier soigneusement ce changement • Comment délaisser la facturation interne et susciter adéquatement l’engagement du campus? • Tendre à une seule identité pour accéder à tous les services d’information de UVic – Plusieurs obstacles • Identités secondaires • Systèmes de gestion de l’identité déjà en place • Analyse par le CDSI des aspects non techniques et recherche de solutions • Intérêt croissant partout sur le campus à l’égard d’un système de gestion des CV des professeurs • CDSI a approuvé une grille de projet afin de planifier une initiative importante mais risquée • Comment s’organiser pour tirer profit des systèmes ERP une fois le projet terminé? • Comment maintenir l’élan? • Comment se structurer pour saisir les nouvelles occasions qui se présentent? • Avoir des discussions ouvertes, au CDSI, au sujet de changements possibles • Problèmes de politique en ce qui a trait aux contenus créés sur des wikis ou des blogues parrainés par l’Université, aux publicités sur des produits • CDSI doit avoir des discussions éclairées sur les avantages et les inconvénients • Une seule source pour toutes les données administratives • Qui sont les propriétaires des données? • Comment doivent-ils gérer les données (nos attentes)? • Comment partager les données? • Nouveau logiciel d’imagerie • Intégrer à nos systèmes administratifs • Investissement non négligeable en logiciels et en processus, et en technologies connexes • CDSI appelé à tenir des discussions sur la portée, l’envergure, la profondeur • Mettre en oeuvre la gestion du portail et des contenus • Profondes répercussions sur la stratégie Web • Répercussions sur diverses entités partout sur le campus • CDSI tenu informé et mobilisé quant à la valeur créée et aux transformations • Nécessité d’une politique sur la normalisation des postes de travail (ordinateurs, imprimantes, assistants personnels) • Politique verte – à venir • Groupe de travail spécial sur les « plateformes recommandées » • CDSI a défini le mandat • Dans quels domaines les SI centraux doivent-ils définir des normes? • À qui les SI centraux doivent-ils recommander des normes? • Dans quels cas les SI centraux doivent-ils s’abstenir d’intervenir? • Définir des lignes directrices au sujet de la participation des SI aux affaires de l’Université • Modèle global pour intégrer les travaux de plusieurs unités de services Web partout sur le campus • CDSI a conçu le modèle et contribué à la définition des objectifs • Plusieurs en usage sur le campus • Tendances dans l’industrie • Position que devrait avoir UVic à ce sujet • Que veulent les étudiants et les professeurs? • Comment intégrer aux autres technologies – enseignement, apprentissage, recherche • Politique visant à gérer l’accès aux données centralisées • Prévenir la création de bases de données miroirs • Processus d’approbation ou de rejet • Nécessité d’une politique sur la sécurité des systèmes d’information à UVic • Vérification de la sécurité des SI a fait ressortir le besoin de processus et de politiques de sécurité • Contribution du CDSI couvre le contenu et les relations diplomatiques

24. Qu’accomplit la gouvernance des SI? • Facilite la planification stratégique • Fait intervenir des décideurs clés • Crée une instance où l’on peut analyser des enjeux, en discuter, en débattre • Fait connaître des idées dans toute la communauté universitaire • Introduit les notions de changement stratégiquement et tôt dans les processus • Crée des jalons clés pour les initiatives de SI • Rend les SI plus visibles dans tout le campus • Nourrit la confiance envers les SI • Engendre une compréhension approfondie des complexités des systèmes d'information • Suscite chez les clients le sentiment qu’ils font partie de l’équipe des SI • Toute décision des SI est en fait une décision de l’Université, non seulement des SI • L’organisation des SI ne travaille plus en vase clos

25. Vision Nous serons le meilleur fournisseur de systèmes d'information de toute la communauté universitaire canadienne. Mission Les systèmes d'information existent pour concrétiser la Vision Les missions fondamentales de l’Université, à savoir l’enseignement, l’apprentissage, la recherche, sont soutenues par des systèmes d'information dynamiques, agiles et fiables. Environnement de systèmes d'information unifié Les gens, les processus, l’organisation et la technologie sont amalgamés afin de fournir des systèmes et des services d'information. Voie de la durabilité On trouve l’équilibre entre l’optimisation des coûts et le risque acceptable pour faire des choix stratégiques au sujet des nouveaux systèmes d'information. Sortir du marasme technologique L’intégration stratégique se traduit par des systèmes et des services d'information compréhensibles. Gouvernance et planification stratégique des SI

26. Choix stratégique

27. Répercussions • La gouvernance est un moteur qui influe sur : • la structure de l’organisation • les projets clés • l’architecture • la gestion des projets et des portefeuilles • la gestion de l’accès

28. Gouvernance et organisation Projet Nova Services d’infrastructure UVic en ligne Bureau du chef de l’info Services client Services réseau Processus CASS

29. Produits du fournisseur Services de base Améliorations UVic Sécurité Groupes Contenu Canaux Intégrateur Services adm. centraux Finances Installations RH Étudiants Dévelop. Produits de tiers Universités canadiennes Services d’appui Flux de travaux Imagerie Rapports Données Nouveau Nouveau Nouveau Nouveau Nouveau Gouvernance et système ERP 1 seule ouverture de session Portail

30. Gouvernance et architecture • Multiculturalisme des postes de travail • Poste de travail passe-partout • Messagerie d’entreprise • Gestion de l’identité • Services de cycle de vie - étudiants • Guichet unique • Catalogue de services

31. Démarrage Planification Exécution Finalisation Maintenancedes biens Révisions Définir grille de projet Planifier projet Mettre en oeuvre plan Clore projet Assurer maintenance Besoins Étapes du projet Documenter Documenter Progrès Produit final Soutenir travaux Approbation Approbation Approbation Étudier grille Étudier plan Observer état Étudier produit livrable Bénéfices récoltés Rôle du comité directeur Accepté Nouveau travailde projet Non requis Insuffisant Non réussi Non accepté Rejeter Rejeter Annuler Continuer exécution Passer étape suivante Budget de base Ressources d’appui Mécanismede contrôle Indicateurs - bénéfices Registre Contrôle de changement Gouvernance et cycle vie d’un projet Rapport état Budget fiscal Plan de risque Portée Plan de ressources Calendrier Plan de qualité Plan de communication Gestion fournisseur • Évaluation portefeuille • Priorités • Risque • Conforme stratégie

32. Forum du corps professoral Produits livrables Partage d’information au moyen de discussions coopératives • Registre : • description • responsabilité • solution Faire connaître les changements en informant les unités d’enseignement et de recherche

33. Facultés Bibliothèque SI UVic Services Web Registraire et Services d’inscription Formation continue Communications Recherche Marketing Comité des services Web • Résoudre les conflits entre unités et, au besoin, s’en remettre au CDSI • Élaborer un plan d’architecture pour les services Web, pour tout l’établissement • Démarrer, recommander, suivre, et finaliser des projets de services Web • Développer des stratégies afin de tenir la présence Web à jour • Conseiller quant aux fonctions et processus liés aux services Web existants • Recommander une politique et voir à ce qu’elle soit suivie • Voir à ce que les processus soient normalisés pour ce qui est de créer et de fournir les services Web • Fournir des liens entre de multiples partenaires

34. Comité de gestion de réseau • Culture – décentralisé et autonome • Nombreuses organisations de SI • Système de chauffage partagé • Réseau partagé

35. Forum des systèmes d'information pour étudiants • Écouter nos clients

36. Comité de leadership – projet ERP • Projet ERP 20 M$ • Respect du budget • Respect du calendrier • Respect du contenu et de la portée Fourni à titre indicatif

37. Comité d’étude de projet • Le router de la gouvernance

38. Historique @ UVic • Avant la gouvernance officielle • Création de comités ad hoc après avoir constaté qu’on a besoin d’aide pour mettre en œuvre le système ERP • Pas d’interrelations officielles • Pas de liens avec d’autres dossiers de SI • Pas de plan pour l’ère post-ERP

39. Jalons de l’évolution Retombées Planification stratégique Première politique M a t u r i t é Premier projet Première réunion Comité d’étude Livre blanc Proposition Nouveau chef de l’info T e m p s T i m e

40. L’avenir @ UVic • La gouvernance des systèmes d'information à l’Université de Victoria est un processus évolutif • Nous avons introduit des processus et des structures de gouvernance officiels pour faciliter l’évolution • Nous : • continuerons d’exploiter les processus qui ont fait leurs preuves, • éliminerons ceux qui ne contribuent pas à la croissance continue, • envisagerons constamment d’autres étapes pour poursuivre l’évolution de la gouvernance des systèmes d'information.

41. Principales leçons tirées • Tracer une feuille de route • Toujours voir à ce que les rôles soient clairs • Renseigner d’abord, demander des décisions après • Engagement intercampus, interdisciplinaire • Occasion de faire connaître les changements • Encourager les débats réels – tout remettre en cause • Organisation des SI se voit autrement • Université voit l’organisation des SI autrement • Temps et efforts considérables

42. Information Systems Governance Mark Roman CIO | UVic Gouvernance des systèmes d’information Processus Organisation Personnes Technologie