Alla ricerca del Tempo perduto Tecniche e strumenti di Time management

1. Alla ricerca del Tempo perduto Tecniche e strumenti di Time management Dott Edoardo Ercoli e.ercoli@opsonline.it e.ercoli@scuoladicounselingpsicologico.it Facebook e linkedin: Edoardo Ercoli

2. Il tempo è una delle dimensioni fondamentali della nostra esistenza, è la risorsa base di ogni individuo È uguale per tutti; Non può essere risparmiato; Non è abbondante o scarso di per sé; È una risorsa irripetibile: non ritorna e non si ricrea Scorre sempre alla stessa velocità

3. Il tempo non si può gestire, ma è possibile gestire noi stessi, rispetto al tempo che abbiamo a disposizione per raggiungere un dato obiettivo o svolgere una determinata attività!

4. Se da un punto di vista oggettivo la durata di un determinato lasso di tempo è sempre e per tutti la stessa da un punto di vista soggettivo invece questa può assumere variazioni anche molto significative al variare delle persone e, per la stessa persona, al variare della situazione. Legge di Fraisse: il tempo è una variabile soggettiva, ciò che piace tende a passare velocemente, ciò che non piace diventa quasi eterno.

5. L’osservazioneconsapevole del proprio tempo Per migliorare qualsiasi cosa è basilare analizzare prima il nostro punto di partenzaper poi cercare i passi e le eventuali azioni correttive che dovrebbero sempre essere applicabili dallo specifico soggetto.

6. La percezione temporale di una giornata Alcune persone riescono a fare un'infinità di cose in una sola giornata altre vivono con la sensazione che "non ci sia mai tempo sufficiente per fare tutto quello che c’è da fare ". Qual è la differenza? In primis la differenza sta nel modo in cui tali persone rileggono il tempo della giornata.

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8. La curva dell’energia Conoscere la propria curva dell’energia è uno degli elementi che possono favorire l’uso funzionale del tempo. In primis occorre essere consapevoli dei propri ritmi biologici e dei periodi personali di maggior concentrazione e produttività I ritmi circadiani dipendono da un sistema circadiano endogeno, una sorta di complesso "orologio interno" all'organismo ma anche stimoli di natura sociale e culturale che possono avere il potere di modificare anche di molto il sistema endogeno. Il proprio bioritmo può variare anche in relazione alle stagioni e con il crescere dell’età.

10. Identificare la propria personale curva dell’energia permette una pianificazione strategica delle attività destinando alle attività più impegnative i momenti di “picco energetico” e alle attività più semplici le ore calanti in cui si è meno “produttivi” Essere consapevoli della propria curva dell’energia è utile anche quando non sarà possibile rispettarla a pieno: in tal caso infatti potremo comunque predisporci in modo consapevole ad un maggiore impegno sapendo di dover compiere un particolare sforzo.

11. La curva di produttività Anche conoscere la propria curva di produttività è un elemento fondamentale per poter usare in modo funzionale ed efficace il proprio tempo. La curva di produttività si riferisce all’andamento della performance e della prestazione rispetto ai tempi di svolgimento e alla durata dell’attività stessa.

12. Allodole Picco di produttività all’inizio dell’attività Non hanno problemi nell’intraprendere un lavoro ma tendono a stancarsi con il procedere del tempo. Le allodole sono molto performanti all’inizio dell’attività ma tendono ad essere poco costanti nella performanceElemento di criticità: iniziare molte attività senza portarle necessariamente a compimento Correzione inserimento di pause durante lo svolgimento

13. Gufi Picco di produttività durante la parte finale del lavoro. Tendono a faticare nella fase iniziale e nel momento in cui devono intraprendere un’attività, carburano durante lo svolgimento stesso dell’attività I gufi si caratterizzano per il fatto di avere tempi di carburazione lenti che vengono bilanciati da un’elevata capacità di resistenza e tenacia Elemento di criticità: sforare i tempi di consegna – avere poco tempo per eventuali ritarature o correzioni Correzione iniziare con sufficiente anticipo lo svolgimento delle attività

14. Inizio attività Tempo di lavoro

15. Urgenza temporale e scadenze Sforzo x Tempo = costante Tanto più tempo abbiamo a disposizione tanto minore è lo sforzo Tanto minore è il tempo a disposizione tanto maggiore è lo sforzo Ma ricordiamo che alcune persone sono più produttive proprio quando lavorano sotto sforzo

16. La freccia psicologica del tempo misura le relazioni “prima- dopo tra avvenimenti. Lo stesso tempo oggettivo può essere percepito soggettivamente come lunghissimo o brevissimo Dove sei più orientato? Futuro Passato Presente

17. TIME-LINE La time-line è la codifica rappresentazionale del tempo e indica il modo con cui ciascuno rappresenta e organizza mentalmente il presente, il passato ed il futuro nello spazio intorno a sé. In altre parole è la rappresentazione metaforica di come viene gestito mentalmente il tempo dalla persona. Anche se spesso è definita come una linea può avere anche forme diverse (cerchi, spirali, ecc..).

18. In time: La tua linea del tempo attraversa fisicamente la persona. Tendenzialmente le persone che presentano tale tipo di Time-line tendono a stare nel presente, possono avere difficoltà a staccarsi dai ricordi e tendono ad avere resistenze nella programmazione del futuro.

19. Through time La personavede il tempo davanti a sé, come fosse uno spettatore di quello che gli è accaduto, gli sta accadendo e gli accadrà. Tendenzialmente le persone con una simile time line hanno una visione più obiettiva del tempo che scorre e tendono a essere sempre proiettati nel passato o nel futuro. La timeline in time è associata ai ricordi mentre la through time ne è dissociata

20. Ore sprecate, perdute, rubate Gli sprechi di tempo Spesso pur essendo consapevoli delle cause (eventi o persone) che fanno sprecare tempo non gli viene dato il giusto peso né la giusta attenzione. Riuscire a misurare gli sprechi di tempo può essere molto funzionale per riuscire vedere il loro reale impatto in modo da poter poi concentrare l’energia su quelli che risultano essere prioritari.

21. Nella compilation degli sprechi viene chiesto di elencare i possibili motivi che generano una perdita di tempo. • A ogni evento viene dato un punteggio in base a tre variabili: • Frequenza si riferisce a quanto frequentemente si verifica l’evento, • Durata si riferisce alla quantità di tempo sprecata, • Persone si riferisce al numero di persone coinvolte, compreso il diretto interessato. • La somma di tali tre punteggi rappresenta il peso soggettivo dello spreco in base al quale si costruisce la graduatoria degli sprechi.

22. Le principali cause di spreco del tempo sono: • Rilavorazioni Tempo speso a rifare le cose fatte male da noi o dagli altri • Attività inutili Tempo sprecato in attività superflue e senza valore aggiunto • Doppi lavori Tempo impiegato in attività che stanno già facendo altre persone • Esposizione ai rubatempo • .

23. PUNTEGGI V A R I A B I L I Tabella di attribuzione punteggi

24. La compilation degli sprechi di tempo

25. I ladri di tempo Sono persone che rubano letteralmente il nostro tempo e spesso non hanno problemi a dichiararlo apertamente Possono essere consapevoli o inconsapevoli Possono usare tanti diversi strumenti per compiere il loro furto

26. Quali sono gli strumenti usati dai ladri di tempo?

28. Si caratterizza per la piacevolezza: la sua presenza in genere diverte ed è ben vista Spesso ruba tempo proprio con il divertimento, il coinvolgimento e la dimensione affettiva.

29. Si caratterizza per la determinazione e la capacità di “mettere paura”: La sua presenza tende a generare pressione e fastidio. Spesso ruba il tempo con l’imposizione, la soggezione e il senso del dovere.

30. Si caratterizza per la sensazione di giustizia e a volte di compassione La sua presenza può generare imbarazzo Spesso ruba il senso di colpa

32. Due ladri ben mascherati P_ _ C _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ E _ _ S _ _ _ S _

33. Procrastinazione Stiamo procrastinando quando rimandiamo cose sulle quali ci dovremmo concentrare proprio adesso Solitamente procrastiniamo se sperimentiamo una qualche forma di difficoltà, disagio o resistenza verso quella data attività. Tendenzialmente procrastiniamo per fare qualcosa di più piacevole o che ci fa sentire più a nostro agio e questo non fa che rinforzare il procrastinare stesso.

34. Indizi di procrastinazione • Riempiamo le nostre giornate di attività poco importanti • Ci imbattiamo più volte nella stessa attività senza affrontarla o senza stabilire con precisione quando lo faremo • Ci apprestiamo a lavorare su un’alta priorità e subito smettiamo per farci un caffè o leggere le e-mail • Iniziamo un’attività senza portarla a termine • Ricerchiamo spontaneamente i ladri di tempo

35. Me stesso Incapacità di delega: tendenza a svolgere tutte le attività in modo autonomo Solo io conosco la situazione generale Guadagno tempo se lo faccio direttamente io Gli altri sapranno farlo bene ?

36. La scelta dei propri obiettivi Investire una certa quantità di tempo per scegliere consapevolmente quale/i obiettivo/i vogliamo raggiungere è il primo passo per evitare di perdere tempo In tal senso può essere molto funzionale riflettere sugli obiettivi a breve-medio- lungo termine Ogni obiettivo dovrebbe passare il vaglio della definizione operativa

37. La definizione delle priorità rispetto agli obiettivi Gli obiettivi possono essere distinti in base in tre macro categorie: Critici: rappresentano un fine di primaria importanza Auspicabili: rappresentano una meta desiderata ma non indispensabile Abilitanti non rappresentano un fine ma un passaggio necessario a creare le condizioni necessarie per il raggiungimento di un obiettivo critico o auspicabile

38. La definizione delle priorità rispetto alle cose da fare Definire le priorità è basilare per concentrare le energie e riuscire a fare quello che è veramente importante Per decidere le priorità è importante definire e identificare per ogni attività l’importanza e l’urgenza Importanti E’ importante ciò che dà un ritorno e che è strategico rispetto ai propri obiettivi I compiti importanti influiscono sui nostri obiettivi critici. UrgentiE’ urgente l’attività in cui è indispensabile essere veloci nella risposta o nella reazione I compiti urgenti hanno conseguenze a breve termine

39. Non sempre ciò che è urgente è anche importante E’ necessario lavorare per ridurre al massimo le urgenze e dedicare così più tempo alle priorità. L’urgenza nasce da eventi imprevedibili o da ritardi accumulati su attività previste. Spesso rischia di farci rimandare le attività importanti.

40. La matrice delle priorità IMPORTANZA U R G E N Z A

41. La matrice delle priorità IMPORTANZA U R G E N Z A

42. TO – DO LIST Lista di compiti in ordine di priorità Non approfondimento troppo meticoloso Inserire non più di 10 – 15 voci Attenzione al compromesso tra le esigenze di sintesi e quelle di precisione Mantenere l’elenco aggiornato Segnare come chiusi tutti i compiti completati Scrivere a matita i commenti per le attività in corso d’opera Non consentire aggiunte alla lista non concordate prima Non inserire attività delegate ad altri

43. Per quanto tempo è per sempre?   A volte, solo un secondo Lewis Carroll Grazie per l’attenzione Edoardo Ercoli