Digital post Generel information og tiden frem mod d. 1. nov. 2014

1. Digital post Generel information og tiden frem mod d. 1. nov. 2014 Bibliotekernes landsmøde den 4. oktober

2. Lov om Offentlig Digital Post Fra d. 1. juli 2012 • Retsvirkningen for breve sendt til Digital post er den samme for alm. Post • For alle henvendelser fra kommunen til kan kommunen vælge at anvende Digital post Fra forventeligt d. 1. maj 2013 • Alle virksomheder får automatisk oprettet en digital postkasse Fra d. 1. nov. 2014 • Alle borgere over 15 år får automatisk oprettet en digital postkasse d. 1. nov. 2014. Erhvervspersoner ligeledes. • Hvis borgeren ikke kan benytte Digital Post, skal borgeren aktivt framelde sig ved at møde i kommunernes borgerservice . Der er ligeledes mulighed for at given en anden læseadgang til sin digital postkasse

3. Økonomiaftalen vedr. Digital post • Omfatter al udgående post fra kommunen til borgere og virksomheder • Kommunerne skal realisere 212 mio. kr. i 2013 stigende til 547 mio. fra 2015 via Digital post og fjernprint. • Gevinster udgøres af • Reducerede porto- og materialeomkostninger – 103 mio. kr. i 2013 stigende til 244 mio. i 2015. Gevinsten bliver ”Duttet”. • Besparelse på arbejdstid og sekundært på færre printere mv. Disse gevinster bliver i kommunerne, dog er dele af tidsbesparelsen omfattet af Moderniseringsaftalen.

4. Fritagelse for Digital post • Borgere, erhvervspersoner og virksomheder kan under (ganske) særlige omstændigheder fritages. • Afgørelsen træffes af kommunalbestyrelsen i bopælskommunen – borgerservicemedarbejder • Fritagelseskriterier: • For erhvervspersoner og virksomheder hvis der ikke er adgang til bredbåndsinternet. Fritagelsen er på to år. • For borgere hvis de ikke har adgang til computer i eget hjem, kognitiv eller fysisk funktionsnedsættelse eller sproglige barrierer. Fritagelse er på to år eller permanent. • Der kommer bekendtgørelser og vejledninger. Det skal være simpelt og ubureaukratisk.

5. Fritagelse – hvordan? • Fritagelse sker ved fysisk fremmøde i borger-servicecenter eller andet kontaktpunkt i kommunen • Der indgives en erklæring om fritagelse • Erklæringens rigtighed prøves ikke, men der skal gennemføres en dialog om hvorfor der ønskes fritagelse, tilbud om kursus og mulighed for læseadgang. • Den fritagne part modtager en kvittering, og fritagelseserklæringen journaliseres.

6. Underskriftskravet - status • Underskriftskravet moderniseres i forvaltningsloven – forventeligt i Folketingets samling 2012/2013. • Fra frafald af fysisk eller maskine (faksimile) underskrift er en forudsætning for indfrielse af business casen • KL arbejder for, at loven ikke indeholder krav for breve, men at dette sker i vejledninger med krav om • Det skal fremgår, hvem der har udarbejdet brevet • Brevet skal fremstå færdigt • Kommunen skal opbevare et endeligt kopi af brevet • Brevet skal kunne fremfindes • Systemer skal logge, hvem der har udarbejdet brevet

7. Hvad skal I være opmærksomme på? • Alle myndigheder har en vejledningsforpligtigelse, men især kommunerne bliver et kontaktpunkt. • Support for virksomheder vil ske hos Virk.dk, Erhvervsservice i Erhvervsstyrelsen og hos e-Boks – dvs. kommunerne har ingen supportforpligtigelse. • Erhvervsstyrelsen vil udarbejde informations-materiale, som kan hentes på biblioteker mv.

8. Hvad skal I være opmærksomme på? • I kan spille en nøglerolle i at få flest mulige med på Digital post via kurser og jeres kompetencer i hjælp til it-svage brugere. • Arranger gerne kurser i NemID, Digital post og Borger.dk. Anvend evt. KL’s demo-miljø. • Gennemfør allerede nu kurser, men øg udbuddet fra sommeren 2014. Husk at afstemme med jeres kommune, da det er forskelligt, hvor langt fremme de er. • Afstem arbejdssnitflader med jeres kommune – skal I håndtere fritagelser?

9. Yderligere spørgsmål?www.kl.dk/digitalpost eller kontakt Projektleder Thomas Mørk Glintborgtmg@kl.dk / 2327 5876