STRATEJİK PLANLAMA

1. STRATEJİKPLANLAMA Barış ÇETİN

2. Stratejik Planlama- Arka Plan • 5018 Kamu Mali Yönetimi ve Kontrolü Kanunu: 2003 • Acil Eylem Planı • Yüksek Planlama Kurulu Kararları: 2003; 2004

3. Stratejik Planlama- Arka Plan • 5436 sayılı kanun • Pilot kuruluşlarda çalışmalar: Ocak 2004 • SP Yönetmelik • Faaliyet Raporları Yönetmeliği • MEB Genelge (2006/55)

4. MEB Stratejik Planlama Çalışması Aşamaları5 FARKLI KİTAP • HAZIRLIK KİTABI(bir kere hazırlanır) • DURUM DEĞERLENDİRME KİTABI(bir kere yapılır) • STRATEJİK PLAN KİTABI(5 yıl için) • PERFORMANS PROGRAMIKİTABI (her yıl için) • FAALİYET RAPORU(her yıl için)

5. Stratejik Plan • DURUM ANALİZİ (ÖZET) • MİSYON • VİZYON • DEĞERLER • AMAÇLAR • HEDEFLER- Performans Hedefleri • PERFORMANS GÖSTERGELERİ • STRATEJİLER • 5 YILLIK TAHMİNİ MALİYET

6. Performans Programı • EYLEM PLANLARI/PROJELER • KAYNAKLAR • BÜTÇE

7. 2014 2013 2012 2011 2010 Stratejik Planlama • Bulunduğumuz nokta ile ulaşmayı arzu ettiğimiz durum arasındaki yoldur.

8. Stratejik Plan • Günü kurtarmaya yönelik değildir, • Bir şablon değildir, • Salt bir belge değildir, • Sadece bütçeye dönük değildir.

9. 1. Aşama: HAZIRLIK Hazırlık Programının yapılması (Planlamayı Planlama)

10. 81 il Millî Eğitim Müdürlüğü Durum Değerlendirme Raporu 35 Harcama Birimi Durum Değerlendirme Raporu MEB Durum Değerlendirme Raporu 2. Aşama: DURUM DEĞERLENDİRME

11. Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar 1 • Klavuza uygunluk. • Kalkınma, orta vadeli program, ulusal, bölgesel ve sektörel planlara uygunluk. • Misyon, vizyon, amaç ve hedeflerin birbirleri ile bağlantıları ve kavramsal tutarlılık. • Diğer idarelerin stratejik planları ile uyum ve tutarlılık (bağlı/ilgili/ilişkili). • Planlama süreci ve modeli • Hazırlık programı

12. Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar 2 • Durum Analizi • Tarihi Gelişim, • Yasal Yükümlülük / Mevzuat Analizi • Faaliyet Alanları / Ürün ve Hizmetler • Kuruluş içi Analiz (Güçlü ve zayıf yönler) • Çevre Analizi (Fırsat ve Tehditler) • Dışsal faktörlerin izlenmesi • Dışsal faktörlerin etkilerini azaltacak eylemler tanımlanmış mı? • İçsel faktörlerin izlenmesi • Paydaşlar, Temel paydaşlar, görüşleri alınmış mıdır? • Planın hazırlanmasına hangi kuruluşların katılması sağlanmıştır. • Planın hazırlanmasına hangi birimlerin yöneticileri katılmıştır. Birim amirlerinin tam olarak katılmaları sağlanmış mıdır?

13. Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar 3 • İlke ve değerler nasıl belirlenmiştir? • Misyon ve vizyon nasıl belirlenmiştir? • Misyon sonuç odaklı mıdır? İşlevler misyonda tanımlanmış mıdır? Farklılaştırılmış mıdır? • Amaçlar misyonla mantıksal bir ilişki içinde midir. • Hedefler sayısallaştırılmış mıdır? • Finansal kaynaklar belirlenmiş midir? Kaynak tablosu ve maliyet tablosuna yer verilmiş midir.

14. Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar 4 • Sorumluların kim olduğu, göstergelerin hangi aralıklarla izleneceği/raporlanacağı, değerlendirmenin nasıl yapılacağı. • Değerlendirme için bir takvimleme mevcut mudur? Değerlendirmenin genel kapsamı ve metodolojisi nasıldır? • Planın süresi, gönderiliş tarihi ve güncelleştirme ya da yenileme yapılmışsa bunlarla ilgili hükümlere uyulup uyulmadığı. • Plan diğer yürütücü kuruluşlar ile koordinasyonu yansıtmakta mıdır? Diğer kuruluşların planları benzer stratejik amaçlara mı ulaşmaya çalışmaktadır ya da benzer faaliyet ve işlevleri mi içermektedir?

15. Stratejik Planların Değerlendirilmesi (DPT) • Kalkınma planı, orta vadeli program ve faaliyet alanı ile ilgili diğer ulusal, bölgesel ve sektörel plan ve programlara uygunluk, • Yönetmelikte, Kılavuzda ve stratejik planlamaya ilişkin diğer rehberlerde belirtilen usul ve esaslara uygunluk, • Stratejik planda yer alan misyon, vizyon, amaç ve hedeflerin birbirleri ile bağlantıları ve kavramsal tutarlılık, • Diğer idarelerin stratejik planları ile uyum ve tutarlılık

16. DURUM DEĞERLENDİRME • Kurum analizi ( Tarihsel Gelişim, Yasal Yükümlülük/ Mevzuat Analizi, Faaliyet Alanları/ Ürün ve Hizmetler) • Dış Analiz - PEST Analizi • Paydaş Analizi a) İç paydaş analizi b) Dış paydaş analizi (Paydaş Beklenti Matrisi) - Paydaşların Sınıflandırılması (Paydaş Önem/Etki Matrisi) - Paydaş analiz raporu 4. GZFT Analizi Derecelendirme G - Bakanlığın/Birimin kazanç sağlama derecesiZ - Bakanlığı/Birimiolumsuz etkileme derecesiF - Bakanlığa/birime yarar sağlama derecesi T - Bakanlığa/birime zarar verme veya olumsuz etkileme olasılığı a) Önem- Etki Matrisi (Belirlenen güçlü, zayıf yönler ve fırsat-tehditlerinÖnem/ Etki derecelerinin belirlenmesi) b) TOWS Matrisi ( Stratejileri belirlemek için kullanılır) 5. Vizyon, Misyon ve İlkelerin belirlenmesi

17. Paydaş Beklenti Matrisi

18. Paydaş Önem/Etki Matrisi

19. Paydaşların Değerlendirilmesi

20. GZFT Analizi Derecelendirme

21. GZFT Analizi şimdiki, gelecekteki durum

22. TOWS Matrisi

23. 3. Aşama: STRATEJİK PLAN ALAN: I. Ana Hizmetler, II. Yardımcı Hizmetler, III. Bağlı Kuruluşlar GRUP (Alt Alan): A. Eğitim Hizmetleri, B. Eğitime Destek Hizmetleri, C. Danışma Denetim Hizmetleri, D. İdarî ve Malî Hizmetler HİZMET BİRİMİ : 35 Birim

24. ALANLAR I. ANA HİZMETLER II. YARDIMCI HİZMETLER A. EĞİTİM HİZMETLERİ B. EĞİTİME DESTEK HİZMETLERİ A.DANIŞMA DENETİM HİZMETLERİ B. İDARİ VE MALİ HİZMETLER GRUPLAR 1. Eğitim Sistemi ve Eğitim Yatırımları 1. Proje ve Eğitimi Geliştirme 1. Teftiş hizmetleri 1. Özel kalem 2. Okul Öncesi Eğitim Hizmetleri 2. İç Denetim Hizmetleri 2. Eğitim Araçları ve Donanımı 1. İnsan Kaynakları Hizmetleri 3. İlköğretim Hizmetleri 3. Hukuk Hizmetleri 3. Yatırımlar ve Tesisler 2. Sosyal İşler 4. Genel Orta Öğretim Hiz. 4. Basın ve Halkla İlişkiler Hizmetleri 4. Orta Öğretim burs ve yurtlar 3. Savunma Sekreterliği HİZMETLER 5. Mesleki ve Tek. Eğitim Hizmetleri 5. Yayın Hizmetleri 5. Strateji Geliştirme Hizmetleri 4. İdari ve Mali İşler 6. Din Eğitim Hizmetleri 6. Dış İlişkiler 5. İşletmeler Dairesi 7 Çıraklık ve Yaygın Eğitim 7. Talim ve Terbiye Kurulu Hizmetleri 8. Yüksek Öğretim Hizmetleri 8. Eğitim Teknolojileri Hiz. 9. Yurtdışı Eğitim Öğretim Hiz. 10. Özel Eğitim ve Rehberlik 9. 11. Özel Öğretim Kurumları 12. Soysal, Kültürel, Sportif ve İzcilik Hizmetleri MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI STRATEJİK PLANLAMA İÇİN KAVRAM HARİTASI GELİŞTİRME TASLAĞI

25. Alan Gruplar Hizmetler Temalar Amaçlar Hedefler Alan Gruplar Hizmetler Temalar Amaçlar Hedefler Bakanlığın Genel Stratejik Planı (Seçilmiş) Alan Gruplar Hizmetler Temalar Amaçlar Hedefler Alan Gruplar Hizmetler Temalar Amaçlar Hedefler Alan Gruplar Hizmetler Temalar Amaçlar Hedefler Stratejik Planlama Süreci Alan Gruplar Hizmetler Temalar Amaçlar Hedefler Alan Gruplar Hizmetler Temalar Amaçlar Hedefler Alan Gruplar Hizmetler Temalar Amaçlar Hedefler Harcama Birimlerinin SP (Kapsamlı) Alan Gruplar Hizmetler Temalar Amaçlar Hedefler Alan Gruplar Hizmetler Temalar Amaçlar Hedefler Alan Gruplar Hizmetler Temalar Amaçlar Hedefler Alan Gruplar Hizmetler Temalar Amaçlar Hedefler Süreç Akış Şeması

26. 3. Aşama: STRATEJİK PLAN TEMALAR (Birimin görev alanı içinde yaptıklarıdır)

27. BİRİMLERİN TEMALARININ BELİRLENMESİ Tema; Hizmet biriminin iş alanının ana başlıklar altında verilmesidir. Tema yazılırken “ilgili amaç ve hedef yazabilir mi?” Tema başlığı mümkün olduğu kadar kısa olur. (2-3- 4 kelime)

28. Tema Örnekleri • ORTA ÖĞRETİM HİZMETLERİ Orta Öğretim ve Dershaneler Sosyal ve Sportif Etkinlikler Bilimsel Araştırma ve Projeler

29. Tema Örnekleri • MESLEKİ VE TEKNİK EĞİTİM HİZMETLERİ • e-Devlet Uygulamaları • Girişimcilik ve Rekabet Bilinci • Öğrenci Akışı, Yatay ve Dikey Geçişler

30. Tema Örnekleri ÇIRAKLIK VE YAYGIN EĞİTİM – TEMALAR • İstihdam ve üretime yönelik eğitim / Çıraklık Eğitimi • Mahalli özelliklere ve ihtiyaçlara göre eğitim / Halk Eğitimi • Hayat boyu öğrenme • Emekliliğe uyum ve yaşlılara yönelik etkinlikler • Yaygın eğitim • İşgücü piyasası araştırması ve geliştirme • Okuma, yazma öğretimi • Özel sektör, yerel yönetim ve STK işbirliğiyle yaygın eğitimler, sosyal kültürel kurslar • Açık Öğretim

31. TEMA ÖRNEKLERİ İNSAN KAYNAKLARI HİZMETLERİ– TEMALAR • İnsan kaynakları kapasitesinin geliştirilmesi • Atama ve yer değiştirme • Nitelikli öğretmen istihdamı • Öğretmenlerin ülke geneline dengeli dağılımı • Yönetici yeterlikleri • Yetki ve sorumlulukların taşraya devri • Yönetim bilgi destek sistemi • Kalite yönetim sistemi oluşturma • Kalite standartları ve ödüllendirme • Eğitim kurumlarının yetkileri ve kurumsal kapasitelerin artırılması, performans ölçümüne dayalı bir model geliştirilmesi • Performansa dayalı ödül ve ücretlendirme • İnsan kaynakları projeksiyonları • Özlük işleri

32. 3. Aşama: STRATEJİK PLAN STRATEJİK AMAÇLAR HEDEFLER PERFORMANS HEDEFLERİ PERFORMANS GÖSTERGELERİ STRATEJİ VE POLİTİKALAR FAALİYETLER VE PROJELER

33. Üst Politika Belgeleri • 1.9. Kalkınma Planı ve Eğitim Özel İhtisas Komisyon Raporu • 2. 2008-2010 Orta Vadeli Program • 3. AB Müktesebatına Uyum Programı • 4. TUBİTAK Vizyon 2023 Eğitim ve İnsan Kaynakları Raporu • 5. MEB Sürekli Kurum Geliştirme Projesi, TÜSSİDE Sonuç Raporu • 6. Bilgi Toplumu Stratejisi • 7. Millî Eğitim Strateji Belgesi • 8. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu • 9. Stratejik Planlama Yönetmeliği • 10. Kamu Kurum ve Kuruluşları İçin Stratejik Planlama Kılavuzu DPT • 11. MEB Stratejik Plan Hazırlık Programı • 12. MEB Stratejik Plan Durum Analizi Raporu • 13. Hükümet Programı • 14. 60. Hükümet Eylem Planı • 15. MEB Bütçe Raporu • 16. Millî eğitim ile ilgili mevzuat

34. ÜST POLİTİKA BELGELERİ Diğer Stratejik Planlar • Maliye Bakanlığının Stratejik Planı • Bakanlığımızı İlgilendiren Diğer Bakanlıkların Stratejik Planları Stratejik planlara yazılan stratejik amaç ve hedeflere yukarıda sayılan kaynaklardan atıf yapılması gerekir.

35. STRATEJİK AMAÇLARIN BELİRLENMESİ • Üst politika belgelerine uyumlu olmalıdır. Amacın sonuna yazılmalıdır. • Her temanın altında en az 1 en çok 4 adet stratejik amaç olur. Birim düzeyinde yaparken 10’a kadar çıkar. • Her hangi bir temada stratejik amaç yazarken sayısallaştırmadan genel olarak yazılır.

36. STRATEJİK AMAÇLARIN BELİRLENMESİ 4. En az 15 kelime en çok 30 kelimeden oluşur. 5. ..mek, …mak (mastar eki) ile biter. 6. Cümlenin açık anlaşılır, net olması gerekir. 7. Stratejik amaç, görev tanımı değildir.

37. Stratejik Amaçlar Örnek: Talim ve Terbiye için eğitim programları hazırlamak görev iken, çağa uygun şekilde eğitim programları hazırlamak stratejik amaçtır. Stratejik amaç ifadelerinin görev tanımı ifadelerinden ayrılabilmesi için: daha etkili, verimli, daha kısa zamanda, daha düşük maliyetle,daha geniş kitlelerle, yeniliklere açık, çağa uygun gelişmelerle güncelleyerek gibi kelimeler stratejik amaç cümlelerine eklenmelidir.

38. STRATEJİK AMAÇ ÖRNEKLERİ -1 Hizmet Birimi: Çıraklık ve Yaygın Eğitim Tema başlığı: Mahalli özelliklere ve ihtiyaçlara göre eğitim Stratejik Amaç: Bölgesel gelişmişlik farkların ortadan kaldırmaya yönelik ve bölgelerin verimliliği yükseltmeye yarayan ve mahalli özellik ve ihtiyaçlara göre eğitim programları geliştirmek. (9.kalkınma planı 650. madde)

39. STRATEJİK AMAÇ ÖRNEKLERİ -1 Hizmet Birimi: Çıraklık ve Yaygın Eğitim Tema başlığı: Meslek standartları Stratejik Amaç: Mesleki eğitim sisteminde işgücü piyasasının gerektirdiği temel becerileri kazandırmaya ve nitelikli iş gücünün yetiştirilmesini esas alan meslek standartlarını belirlemek.(9. kalkınma planı 2008 yılı programı resmi gazete say. 208)

40. STRATEJİK AMAÇ ÖRNEKLERİ -2 • Hizmet :Okul Öncesi Eğitim Hizmetleri • Tema :Eğitim Ortamı Stratejik Amaç: Çocukların bedensel, bilişsel, duygusal, sosyal, kültürel, dil ve hareket gibi çok yönlü gelişimlerini destekleyecek modern çağın gereksinimlerine uygun eğitim ortamı hazırlamak (MEB Okul Öncesi Eğitim Kurumları Yönetmeliği)

41. STRATEJİK AMAÇ ÖRNEKLERİ -3 • Hizmet :Eğitim Teknolojileri • Tema :Eğitim Materyalleri Üretimi Stratejik Amaç: Görsel ve işitsel eğitim ve öğretim materyallerinin; Plânlanıp projelendirilmesi, tasarımı, senaryo yazımı, Grafik, animasyon, fotoğraf ve benzeri sanatsal çalışmaları, Üretimi, Üretim bandında kontrolü, Çoğaltılması, Yayını, Arşivlenmesi, ve benzeri çalışmalarını yapmak, ürün ve hizmetlerinin tanıtım etkinliklerini, protokol ve halkla ilişkiler faaliyetlerini, ilgili birimlerle ile koordineli olarak plânlamak ve gerçekleştirmek.

42. HEDEFLERİN BELİRLENMESİ • Her stratejik amaç için 5 yıllık Hedef belirlenir, Hedefler 1-4 adet olur. 2013’te nereye varacağız? Ona göre düşünülür. …mek, …mak şeklinde mastar kipiyle yazılır. • Hedeflerle faaliyetler karıştırılmamalıdır.

43. Hedefler İKİ BİÇİMDE HEDEF YAZILIR 1.Yazım Biçimi S-Spesifik (özgün daraltılmış, sınırları belirgin) S-Somut Ö-Önemli Ö-Ölçülebilir G-Gerçekleştirilebilir Z-Zaman ilişkili

44. Hedefler SÖÖG-ZKuralına göre yazılmış bir hedef rakam ve yüzdelerle ifade edilir. • Örnek: Mesleki teknik okullarındaki 2008 yılında %37 olan okullaşma oranını 2013 yılında %55’e çıkartmak. Hedef eğer rakam ve yüzdelerle ifade edilirse performans göstergeleri yazılmaz

45. HEDEF VE PERFORMANS GÖSTERGELERİNİN BELİRLENMESİ İKİ BİÇİMDE HEDEF YAZILIR 2.Yazım Biçimi Genel terimlerle ifade edilir ve genel terimlerle yazılan hedeflerin performans göstergeleri yazılır. Örnek Hedef: Meslekî teknik öğretim kurumlarına devam eden öğrenci sayısını 2013 yılında 2 katına çıkarmak. PERFORMANS GÖSTERGELERİ (PG) PG-1: Mesleki teknik öğretime devam eden öğrenci sayısı PG-2: Mesleki teknik öğretime devam eden öğrenci sayısının ortaöğretim içindeki payı PG-3: Mesleki teknik öğretime ortaöğretim bütçesinden ve bütçenin genelinden ayrılan pay PG-4: Mesleki teknik eğitim için ön kayıt yaptıran öğrenci sayısı

46. PERFORMANS HEDEFLERİNİN BELİRLENMESİ SÖÖG-ZKuralına veya genel anlamda yazılmış hedeflerin Performans hedefleri Belirlenir. Performans hedefleri her yıl için belirlenir. Örnek hedef: Mesleki teknik okullarındaki 2008 yılında %37 olan okullaşma oranını 2013 yılında %55’e çıkartmak PERFORMANS HEDEFLERİ (PH) Mesleki Teknik Okullarında; PH -1: 2009 yılında okullaşma hedefi: %42 PH -2: 2010 yılında okullaşma hedefi: %45 PH -3: 2011 yılında okullaşma hedefi: %48 PH -4: 2012 yılında okullaşma hedefi: %52 PH -5: 2013 yılında okullaşma hedefi: %55

47. Performans Hedefleri • Mümkünse her bir stratejik hedef için bir performans hedefi yazılır. • O yıl stratejik hedefle ilgili bir işlem yapılmayacaksa performans hedefi yazılmayabilir. • Stratejik hedef, eğer genel terimlerle ifade edilmiş ve sayısallaştırma yapılmamışsa performans hedefinde sayısallaştırma yapılmış hedefler belirlemek gerekir. “Genel nitelikteki ölçülebilir faaliyetler” de performans hedefi olarak belirlenebilir. • Bir stratejik hedefin altında birden fazla performans hedefi olabilir. • Birden fazla stratejik hedef için birleştirilmiş tek bir performans hedefi yazılabilir.

48. Performans Hedefleri • Örnek: • Stratejik hedef: Ortaöğretimde sınıf başına düşen ortalama öğrenci sayısını 2008/2009 yılındaki 36 öğrenciden 2013/2014 yılı sonunda 30 öğrenciye düşürmek. • Performans hedefi: 2010 yılında Ortaöğretimde sınıf başına düşen ortalama öğrenci sayısını 35 öğrenciye düşürmek.

49. PERFORMANS GÖSTERGELERİ • Performans Göstergeleri; • Stratejik hedefler genel yazılmışsa hedeflerin hemen altında belirlenir. Hedefler somut yazılmışsa gösterge yazılmaz. • Göstergeler, faaliyet ve projelerin altına yazılır. • Göstergeler. Her bir stratejik amaçla ilgili olarak belirli sayıda belirlenir.

50. PERFORMANS GÖSTERGELERİ • Nasıl belirlenecektir? • Düzenli tutulan istatistiklerden. • Veri tabanlarından. • Birim tarafından oluşturulacak formüllerden. • Varsayımlardan ve geçici tahminlerden. • Hesaplamalardan.