PROJECTMANAGEMENT

1. PROJECTMANAGEMENT Vraag & antwoord

2. Projectmanagement • 1 Noem vijf belangrijke kenmerken van een project. Vijf uit de volgende: • de gefaseerde uitvoering van werkzaamheden; • het realiseren van een van tevoren gespecificeerd resultaat; • de realisatie moet plaatsvinden binnen een bepaald tijdsbestek; • een eenmalig karakter; • een multidisciplinaire aanpak; • een tijdelijk samenwerkingsverband; • een afgesproken budget; • Resources (hulpbronnen). • 2 Welke aandachtspunten spelen een belangrijke rol bij projectmanagement? • Tijd: het project moet op tijd gereed zijn. • Kosten: de kosten moeten binnen het geplande budget blijven. • Resultaat: het resultaat moet voldoen aan de vooraf gedefinieerde specificaties.

3. Projectmanagement • 3 Geef van elk onderwerp dat besproken wordt in het plan van aanpak een korte beschrijving. • Planning: op basis van de planning wordt de duur van het project vastgesteld en wordt de voortgang bewaaktvia mijlpalen. Er wordt vastgesteld wie, wat, wanneer gemaakt heeft. • Resources: een project wordt uitgevoerd door mensen, die papier, computers, machines, enzovoort nodig hebben voor het uitvoeren van de werkzaamheden: resources of hulpbronnen. • Activiteiten: een activiteit is een afgeronde hoeveelheid handelingen die meestal een product oplevert. • 4 Wat wordt bedoeld met het kritieke pad? Met het kritieke pad wordt aangegeven welke activiteiten in de planning de einddatum bepalen. Activiteiten liggen in het kritieke pad als vertraging van de activiteit tot gevolg heeft dat de einddatum opschuift.

4. Projectmanagement • 5 Welke fasen kun je, in chronologische volgorde, onderscheiden in elk goed uitgevoerd project? De volgende fasen: • Initiatieffase– Concluderen dat er iets moet gebeuren. • Definitiefase– Vaststellen wat het gewenste resultaat is, waarbij onder meer eisen en randvoorwaarden worden geformuleerd. • Ontwerpfase– Vaststellen hoe het resultaat ‘gemaakt’ gaat worden. • Voorbereidingsfase – Regelen van zaken die nodig zijn voor het ‘maken’ van het resultaat. • Realisatiefase– Maken van het resultaat. • Implementatiefase – Het in gebruik nemen van het resultaat. • Nazorgfase– Gedurende bepaalde tijd begeleiden van het opgeleverde resultaat.

5. Projectmanagement • 6 Wat is de functie van een activiteitenschema? Het laat zien welke activiteiten achtereenvolgens moeten worden uitgevoerd en welke eventueel parallel kunnen worden uitgevoerd. • 7 Waarom is een mijlpaalproduct een hulpmiddel bij het bewaken van de planning van een project? Als het mijlpaalproduct op de geplande datum niet is opgeleverd, is er vertraging opgetreden.

6. Projectmanagement • 8 Noem de drie belangrijkste organisatievormen en bedenk bij elke organisatievorm één (fictief) voorbeeldbedrijf. Lijnorganisatie: een kleine chocoladefabriek met een afdeling Inkoop, een afdeling Productie en een afdeling Verkoop. Deze lijnen worden strikt gescheiden gehouden. Lijn-staforganisatie: een uitgeverij met drie fondsen (sciencefiction, kinderboeken en hobbyboeken). Aan het hoofd van elk van de fondsen staat een uitgever, die verantwoordelijk is voor het gehele fonds en de chef is van alle medewerkers die bij dat fonds betrokken zijn, bijvoorbeeld ook de verkopers. Er zijn twee stafafdelingen: de afdeling Personeelszaken en de afdeling Marketing & PR. Deze verlenen hun diensten aan de gehele uitgeverij. Matrixorganisatie: een verzekeringsmaatschappij waarbij men in teams werkt (bijvoorbeeld een team voor de ziektekostenverzekering, een team voor de opstalverzekering). De functionele chef maakt deel uit van het team, terwijl de hiërarchische chef boven de teams staat. • 9 Welke drie hiërarchische groepen tref je bij de meeste omvangrijke projecten aan? Stuurgroep, projectgroep en werkgroep

7. Projectmanagement • 10 Noem drie communicatiemiddelen die bij een project een belangrijke rol spelen. • Het linking-pin principe: de voorzitter van een hiërarchisch lagere groep maakt als gewoon lid deel uit van een hogere groep; • Het voortgangsverslag: hierin geven de projectgroepleden een duidelijk overzicht van de stand van zaken en van de in de afgelopen periode uitgevoerde werkzaamheden; • De vergadering en vergadernotulen: het houden van vergaderingen en het vastleggen van de besproken zaken in een verslag (de notulen). • 11 In een matrixorganisatie heeft een medewerker doorgaans twee superieuren. Welke? De hiërarchische chef en de functionele chef.

8. Projectmanagement • 12 Geef van de volgende organisaties aan of het bedrijven of instellingen zijn. Motiveer je antwoord. • De uitgeverij die de gratis krant Metro verzorgt. • Een eenmans-advocatenpraktijk. • De praktijk voor fysiotherapie bij jou in de wijk. • Plan Nederland. • Een begrafenisondernemer. • De busmaatschappij Connexxion. • Gratis krant Metro: bedrijf (is gericht op het maken van winst). • Een advocatenpraktijk: bedrijf (is gericht op het maken van zoveel mogelijk winst). • Praktijk voor fysiotherapie: bedrijf (maken van winst). • Plan Nederland: instelling (heeft een sociale doelstelling). • Een begrafenisondernemer: bedrijf (maken van winst). • De busmaatschappij Connexxion: bedrijf (maken van winst).

9. Projectmanagement • 13 Beschrijf in je eigen woorden wat er bedoeld wordt met het linking-pin principe. Bij het linking-pin principe is de voorzitter van een lagere groep vertegenwoordigd in een hogere groep. Doordat deze voorzitter vergaderingen van de hogere groep bijwoont, neemt hij kennis van besluiten, ideeën en voorstellen.

10. Projectmanagement • 14 Wat is een organigram? Een organigram is een schematische voorstelling van een organisatie(makkelijk te maken met PowerPoint). • 15 Beschrijf kort de verschillen tussen de organigrammen van een lijnorganisatie en een lijn-staforganisatie. In een lijnorganisatie zijn direct onder de algemeen directeur verschillende afdelingen (clusters) 'opgehangen‘, geleid door een hoofd ('onderdirecteur'). Alle functies binnen de organisatie behoren tot deze afdelingen. In een lijn-staforganisatie zijn er stafafdelingen die direct aan de algemeen directeur rapporteren en die ten dienste staan van het gehele bedrijf. Deze stafafdelingen bevinden zich in het organigram tussen de algemeen directeur en de verschillende clusters.

11. Projectmanagement • 16 Wat voor soort organisatie toont dit organigram? Lijn-staf organisatie