”Sähköistämisen” merkitys vaihtoon haussa Ulkomaille opiskelemaan lähtevät

1. ”Sähköistämisen” merkitys vaihtoon haussa • Ulkomaille opiskelemaan lähtevät Kv -hallinnon kevätpäivät 15.5.2007 Seinäjoki Nina Björn, Maiju Kannisto & Ulla Tiainen-Sallinen

2. Lähtökohta ASIO – opiskelijahallintojärjestelmään kansainvälisten osioiden kehittäminen 1999 - Aloitettu Jyväskylän amk:ssa • Ulkomaisten vaihto-opiskelijoiden ja opettajien/asiantuntijoiden tietojen systemaattinen kirjaaminen • Kansainvälisten liikkuvuustietojen kirjaaminen 2001 - Mukaan Oulun seudun amk sekä Kajaanin ja Mikkelin amk:t • Kv-asion kehitystyötä varten perustettiin kv-asio ryhmä • Jäseninä kv-toimistojen, opintotoimistojen ja tietohallinnon henkilöstöä, vaihtelee amk -kohtaisesti • Ryhmä kokoontuu n. 4 kertaa vuodessa • Jyväskylän amk yhteyshenkilö ohjelmiston toimittajaan

3. Tavoitteet Kv-asio ryhmän tavoitteena • Kehittää opiskelijahallintojärjestelmän englanninkielistä käyttöliittymää • Kehittää kansainväliseen toimintaan ja erityisesti liikkuvuuteen liittyviä osioita Sähköisen vaihtoon haun tavoitteena • Selkiyttää hakuprosessia • Helpottaa opiskelijoiden ja henkilöstön työtä

4. Toiminnot Kansainväliseen toimintaan liittyviä toimintoja Asiossa • Sopimustietokanta • Kv -liikkuvuuden tietojen kirjaaminen • Kv -liikkuvuusraportit • Amkota – liikkuvuustietojen siirtoraportit • Erasmus – liikkuvuustietojen siirtoraportit • Sähköinen vaihtoon haku • Sähköiset opiskelijoiden ulkomaan jaksojen raportit Työn alla • eHopsiin kuuluva Learning Agreement • Vaihto-opiskelijoiden todistukset ja opinto-kortit • Suomeen hakevien vaihto-opiskelijoiden haku

5. Sähköisen vaihtoon haun prosessi

6. Sähköistämisen hyötyjä Hakemuksen täyttäminen • Opiskelijoiden perustiedot tulevat järjestelmästä automaattisesti hakemukseen • Myös kv -koordinaattorin ja kv -toimiston tiedot automaattisesti hakemukseen • Ulkomaisten oppilaitosten tiedot sopimustietokannasta hakemukseen opiskelijan hakumahdollisuuksien mukaan • Opintokortti automaattisesti järjestelmästä • Sähköinen Learning Agreement, joka sisältää LA:n käsittelyn muutoksineen, opintojen hyväksymisen ja automaattisen siirtymisen opiskelijan opinto-korttiin

7. Sähköistämisen hyötyjä Hakemus hyväksytty • Kaikki hakemukset samassa paikassa käsittelyä varten • Erikseen tulostettava versio, joka allekirjoitetaan ja lähetetään ulkomaiseen oppilaitokseen • Hakemuksista siirtyy suoraan alustavat tiedot kv -liikkuvuuskirjauksiin • Sähköisistä liikkuvuusraporteista voidaan hakea haluttua tietoa tarkennetusti • Opiskelijalle avautuu sähköinen raportointipohja, jota voi täyttää ennen ulkomaan jaksoa ja sen aikana • Kaikki hakemukset ja hakemusten käsittelytiedot ovat tallessa ja helposti saatavilla myöhemminkin

8. Opiskelijaraportti Opiskelijan raportti • Opiskelija viimeistelee raportin palattuaan kotimaahan • Kv-koordinaattori saa tiedon valmiista raportista • Kv-koordinaattori käsittelee raportin, palauttaa sen lisätietoja ja mahdollisia muutoksia varten tai hyväksyy raportin

9. Sähköistämisen hyötyjä Hyväksytty opiskelijan raportti • Raportti julkaistaan samalla muille nähtäväksi • Raportti pitää sisällään myös ns. henkilökohtaisen osion, jota ei julkaista ja joka näkyy vain kv- koordinaattorille • Sähköiset opiskelijoiden ulkomaan raportit ovat paremmin opiskelijoiden ja henkilöstön saatavilla ja luettavissa heille sopivana ajankohtana

10. Sähköistämisen hyötyjä Opiskelijoiden ulkomaan jaksojen raportteja voi hakea * Ajanjakson mukaan * Koulutusohjelman mukaan * Vaihto-ohjelman mukaan * Maan mukaan * Oppilaitoksen mukaan

11. Sähköistämisen hyötyjä • Yksiköt ja kv -toimisto pystyvät seuraamaan reaaliaikaisesti ulkomaille opiskelemaan hakijoiden tilannetta sekä yksikkö että koko organisaatiotasolla • Hakemuksen kommentointi ja korjaus helpompaa • Sähköisen hakemuksen käsittely sujuvampaa kuin paperiversioiden sisäinen liikuttaminen • Opiskelijat tottuneet hoitamaan asioita sähköisesti • Opiskelijat ovat itseohjautuvampia • Yhtenäiset hakukäytänteet helppo ylläpitää • Ohjelman ja ohjeiden päivitettävyys helpompaa

12. Sähköistämisessä huomioitavaa • Oltava verkkoyhteys • Kaikkien oheistietojen tulee olla järjestelmässä kunnossa, jotta sähköinen vaihtoon haku on mahdollinen • Yksikkö - monta yhteyshenkilöä • Opiskelijan ohjauksen huomioiminen • Henkilöstön koulutus järjestelmän käyttämiseen ja sen hyödyntämiseen

13. Sähköistämisen haittoja • Tekniset ongelmat ohjelman pilottivaiheessa, joita on muokattu tilanteen mukaan • Kompromissi vaihtoon hakuihin – sama hakemus kaikkiin • Asioiden seuranta erillisissä sähköisissä järjestelmissä vaatii omien tehtävien uudenlaista organisointia

14. Muuta • Pieni ohjelman toimittaja – muutoksia nopealla aikataululla, mutta resurssit voivat hidastaa päivitysten toimitusta • Työjärjestys kehitystyössä – paljon muutakin opiskelijahallintoon kehitettävää meneillään kuin kv-asiat • Yhteistyö neljän ammattikorkeakoulun kesken on ollut toimivaa • Asio -opiskelijahallintojärjestelmän kv-osioita on saatu yhteisesti kehitettyä eteenpäin, vaikka kompromissejakin on tarvittu

15. Kiitokset ja antoisia kv -kevätpäiviä !