La gestion intégrée des documents (GID) : ses objectifs, ses enjeux et ses défis

1. La gestion intégrée des documents (GID) : ses objectifs, ses enjeux et ses défis par Julie Nadeau Archiviste Québec, 11 avril 2008

2. Plan de la présentation • Les enjeux et les défis de la gestion intégrée des documents • Les objectifs et les avantages de la gestion intégrée des documents • Les pièges à éviter et les questions à se poser • Conclusion • Questions Québec, 11 avril 2008

3. Les enjeux et les défis de la GID – Problématique actuelle • Coexistence des documents papier et des documents technologiques • Inefficacité organisationnelle en gestion de l’information. • Outils actuels parfois inadaptés à cette situation. • Risque de perdre des documents administratifs, légaux et financiers. • Perte possible de la mémoire institutionnelle. Québec, 11 avril 2008

4. Les enjeux et les défis de la GID – Cadre législatif • Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chap. A-2.1, 1982) : • Art. 16 : Obligation pour un organisme public de classer ses documents. Québec, 11 avril 2008

5. Les enjeux et les défis de la GID – Cadre législatif • Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1, 1983) : • Art. 7 : Obligation pour les ministères et organismes publics d’avoir un calendrier de conservation approuvé par BAnQ. • Art. 12 : Le personnel d’un organisme public doit laisser les documents qu’il a produits ou reçus sous la garde de son organisme lorsqu’il quitte ses fonctions. Québec, 11 avril 2008

6. Les enjeux et les défis de la GID – Cadre législatif • Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (L.R.Q., chap. C-1.1, 2001) : • Nouvelle définition de la notion de document (art. 3). • Accorder une valeur juridique et de preuve aux documents peu importe leur support (interchangeabilité des supports). • Assurer la sécurité juridique des communications. Québec, 11 avril 2008

7. Les enjeux et les défis de la GID – Numérisation • Quelques conseils pour réussir un projet de numérisation : • Adapter le système de numérisation et faire le choix des documents à numériser en fonction des besoins de votre organisme. • Documenter le processus de numérisation. • Vérifier la qualité et la quantité de la numérisation. • Mettre à jour et faire approuver les règles de conservation concernées. Québec, 11 avril 2008

8. Les enjeux et les défis de la GID – Les courriels • Conséquences d’une absence de gestion des courriels : • Augmentation de l’espace occupé dans les serveurs et sur le réseau. • Destruction de courriels à valeur administrative, légale, financière ou historique. • Non-respect des lois et règlements en vigueur. Québec, 11 avril 2008

9. Les enjeux et les défis de la GID – Les courriels • Quelques conseils pour la gestion des courriels : • Courriels sans valeur : • Élimination rapide. • Courriels à valeur éphémère : • Élimination après une courte période. • Conservation dans le système de messagerie électronique. • Courriels à valeur administrative, légale ou historique : • Conservation et élimination selon les principes et les outils de gestion intégrée des documents. Québec, 11 avril 2008

10. Les enjeux et les défis de la GID – Conservation des documents technologiques • Problématiques de conservation : • Obsolescence des technologies. • Variété de formats et d’applications (instabilité). • Fragilité des supports. • Sécurité : difficulté d’assurer l’intégrité et l’authenticité des documents. Québec, 11 avril 2008

11. Les enjeux et les défis de la GID – Conservation des documents technologiques • Pistes de solutions : • Choisir des formats normalisés et reconnus, comme le PDF/A, le XML, etc. • Effectuer périodiquement le repiquage et la migration des données. • Mettre en place des systèmes et des moyens de sécurité. • Gérer le cycle de vie des documents afin de les repérer facilement, de contrôler leur masse, etc. • Avec l’aide de la gestion intégrée des documents (GID). Québec, 11 avril 2008

12. Les objectifs et les avantages de la GID • Qu’est-ce que la GID ? • Gestion du cycle de vie complet des documents, peu importe leur support, de leur création-réception jusqu’à leur destruction ou leur conservation permanente. • Gestion des documents technologiques et non technologiques dans un même processus, en utilisant donc les mêmes outils et un seul système informatique. Québec, 11 avril 2008

13. Les objectifs et les avantages de la GID • Meilleur accès et meilleure réutilisation de l’information. • Meilleur suivi des dossiers lors de mouvements de personnel. • Meilleure utilisation des ressources technologiques (ex. : espace disque). • Meilleure conservation des documents technologiques à valeur historique. • Assurer l’accessibilité à l’information. • Assurer la pérennité de l’information. • Assurer la fiabilité et la sécurité de l’information. • Assurer la traçabilité de l’information. Québec, 11 avril 2008

14. Les pièges à éviter et les questions à se poser • Est-ce que la GID convient à tous les organismes? • Oui, dans la mesure où l’organisme adapte le système en fonction de ses besoins et de ses ressources. Québec, 11 avril 2008

15. Les pièges à éviter et les questions à se poser • À quoi faut-il penser? • Avoir de bons outils (plan de classification, calendrier de conservation, procédures, etc.). • Avoir un système de GID (application) adapté à la taille et aux moyens de l’organisme. • Former le personnel et mettre en place une gestion du changement. • Mettre des mesures de sécurité en place et attribuer les responsabilités. • Avoir déjà une bonne gestion des documents papier. Québec, 11 avril 2008

16. Conclusion • Structure de gouvernance • Mandat : • Définir la vision commune et les choix stratégiques reliés à la GID au gouvernement du Québec. • Élaborer et proposer au gouvernement et au Conseil du trésor, selon le cas, des politiques, des cadres de gestion, des standards, des systèmes et des investissements en vue d’une implantation et d’un suivi de la GID dans l’appareil gouvernemental. • Fonctionnement : • Comité stratégique, comité directeur, comités techniques Québec, 11 avril 2008

17. Conclusion • Mandats en cours à BAnQ (comités techniques) : • Comité interface Web des fonctions de gestion documentaire. • Comité interministériel sur les métadonnées. • Comité interministériel sur la gestion des calendriers de conservation. • Comité interne sur la sécurité de l’information. • Comité interne sur la conservation des sites Web. • Comité interne sur la conservation permanente. Québec, 11 avril 2008

18. Conclusion • Mandats en cours à BAnQ (suite) : • Révision de la politique de gestion des documents actifs et semi-actifs. • Implantation de la GID à BAnQ. • Création d’un glossaire de la GID. • Actualisation du processus d’analyse des calendriers de conservation (de la réception à la transmission). • Refonte du système de suivi des calendriers de conservation (mise en place d’un système transactionnel). Québec, 11 avril 2008

19. Conclusion • BAnQ, et plus particulièrement la Direction générale des archives, conseille les organismes publics en matière de : • Gestion intégrée des documents • Calendrier de conservation • Accès à l’information et protection des renseignements personnels • Sécurité de l’information • Conservation à long terme • Destruction et versement Québec, 11 avril 2008

20. Questions? Merci! Québec, 11 avril 2008

21. Références Julie Nadeau, archiviste Direction du conseil et de l’action régionale Bibliothèque et Archives nationales du Québec Édifice Gilles-Hocquart 535, avenue Viger Est Montréal (Québec) H2L 2P3 Téléphone : 514 873-1101 poste 6225 Télécopieur : 514 873-9397 julie.nadeau@banq.qc.ca www.banq.qc.ca Québec, 11 avril 2008