ADMINISTRATIVNÍ STYL

1. ADMINISTRATIVNÍ STYL ÚŘEDNÍ/OBCHODNÍ DOPISY

2. DOPIS • je určen k delšímu sdělení • to, co řekneme jiné osobě přímo, můžeme vyjádřit i dopisem • v dopise obvykle sdělujeme různé informace – něco vypravujeme, popisujeme, zveme někoho např. na návštěvu, děkujeme za něco, žádáme určitou informaci, něco objednáváme apod.

3. DĚLENÍ DOPISŮ PODLE OBSAHU • soukromé(neformální, neoficiální), např. dopis kamarádce/kamarádovi, rodičům… • úřední a obchodní (formální, oficiální) – posíláme je na různé úřady, instituce, něco objednáváme, někam se přihlašujeme apod. • blahopřejné a děkovné, projevující soustrast(kondolence), můžeme je psát příbuzným a kamarádům, ale i významným a známým osobnostem Pro každý druh dopisu je třeba zvolit jiný způsob vyjádření, tedy jiné jazykové prostředky.

4. ÚŘEDNÍ/OBCHODNÍ DOPISY • oficiální prostředek písemného styku s úřady, písemné komunikace jedince s institucemi nebo prostředek písemného styku mezi firmami, institucemi navzájem • slouží k podávání žádostí, objednávek, různých oznámení a odpovědí na ně • bývají psány vážněji, uctivěji • mívají určité ustálené formy, vyjadřování bývá značně neosobní, stylově neutrální • musí být psány spisovnou češtinou, • musí být tematicky uspořádané s přesnými a úplnými formulacemi, věcné, přehledné, člení se do odstavců • jejich psaní se řídí normami (ČSN 01 9610)

5. ÚŘEDNÍ/OBCHODNÍ DOPISY • píší na dopisních papírech formátu A4, tzv. hlavičkový papír (základní údaje o odesílateli bývají předtištěny), překládají se textem dovnitř, nejdříve po délce • vkládají se nejčastěji do tzv. třetinových DL obálek (většinou okénkových) • obsáhlejší korespondence se odesílá v obálkách C5 nebo C4

6. ÚŘEDNÍ/OBCHODNÍ DOPISY ÚPRAVA ADRES: • adresa začíná vždy velkým písmenem • všechny údaje se píší v 1. pádě • všechny řádky jsou z levé strany zarovnané • používá se jednoduché řádkování • celá adresa se řádkuje rovnoměrně (mezi řádky se nikde nevynechává řádek) • v adrese se nic nezvýrazňuje podtržením, tučným písmem ani proložením • název podací pošty se doporučuje psát velkými písmeny neproloženě • adresa musí být psána latinkou, čitelně, bez přepisování • mezi PSČ a městem se píší dvě mezery

7. ÚŘEDNÍ/OBCHODNÍ DOPISY PŘÍKLADY PSANÍ ADRES: Střední odborné učiliště Svatopluka Čecha 1110 688 01 UHERSKÝ BROD Městský úřad finanční odbor Masarykovo nám. 100 688 01 UHERSKÝ BROD

8. ÚŘEDNÍ/OBCHODNÍ DOPISY PŘÍKLADY PSANÍ ADRES: GEOS, a. s. Na Okruhu 25 140 00 PRAHA 4 Vážený pan JUDr. Karel Pávek Moravská 547 347 01 TACHOV

9. ÚŘEDNÍ/OBCHODNÍ DOPISY – ÚPRAVA ADRESY NA OBÁLCE • adresa se píše na obálce vpravo dole • zpáteční adresa (adresa odesílatele) se píše do levého horního rohu obálky • doplňkové služby pošty (Do vlastních rukou, Doporučeně, Dodejka, Dobírka) se píší asi 1 cm pod adresu odesílatele

10. ÚŘEDNÍ/OBCHODNÍ DOPISY Textová forma úředních /obchodních dopisů: 1. tzv. hlavička dopisu obsahuje úplnou poštovní adresu odesílatele (včetně loga) 2. následuje rubrika pro odvolací údaje (Váš dopis značky, Ze dne, Naše značka; Vyřizuje, Telefon, Mobil, E-mail; Datum) – píše se buď do sloupců nebo do řádků) 3. heslovité vyjádření obsahu dopisu (tzv. věc) 4. vlastní text dopisu 5. pozdrav 6. podpis (případně razítko) 7. přílohy (např. Faktura, Poštovní poukázka) 8. rozdělovník (kopie dopisu zasílaná jiné firmě/úřadu) 9. tzv. zápatí – uvádějí se další údaje o odesílateli, např. bankovní spojení, IČ, DIČ

11. ÚŘEDNÍ/OBCHODNÍ DOPISY Forma vlastního textu soukromé osoby: • 1. adresa odesílatele, včetně kontaktu • 2. adresa příjemce • 3. místo a datum • 4. heslovité vyjádření obsahu dopisu • 5. vlastní text dopisu (oslovení, stručné a věcné vyjádření, zdůvodnění dopisu, jasné, jednoznačné formulace, zdvořilost; členění do odstavců) • 6. závěrečné formulace • 7. pozdrav • 8. vlastnoruční podpis (případně razítko) • 9. přílohy

12. ÚŘEDNÍ/OBCHODNÍ DOPISY Nejčastější druhy úředních/obchodních dopisů: • objednávka • reklamace • žádost • plná moc • úřední oznámení • vyhláška • oběžník • zápis z jednání • protokol • stížnost

13. ÚŘEDNÍ/OBCHODNÍ DOPISY Shrnutí: • Dopisy slouží ke sdělování informací. Dělíme je na soukromé, úřední/obchodní, blahopřejné a děkovné, kondolenční. • Úřední/obchodní dopisy jsou oficiální prostředek písemného styku s úřady, prostředek komunikace jedince s firmami/ úřady nebo prostředek písemného styku mezi firmami/úřady navzájem. • Jsou psány spisovnou češtinou, řídí se normami, musí být tematicky uspořádané s přesnými a úplnými formulacemi, věcné, členěné do odstavců, musí být vlastnoručně podepsané.

14. ÚŘEDNÍ/OBCHODNÍ DOPISY OTÁZKY PRO OPAKOVÁNÍ: 1. Co je dopis, jak dělíme dopisy podle obsahu? 2. K čemu slouží úřední/obchodní dopisy, jakou mají formu? 3. Jak vypadá úprava adresy na obálkách? 4. Jaká je textová forma úředních/obchodních dopisů? 5. Jaká je forma úředních dopisů soukromých osob? 6. Které jsou nejčastější druhy úředních / obchodních dopisů?

15. ÚŘEDNÍ/OBCHODNÍ DOPIS ZDROJE: • SOCHROVÁ Marie. Český jazyk v kostce pro stř. školy. Havlíčkův Brod: Fragment, 2007, ISBN 978-253-0189-0 • Odmaturuj z českého jazyka. Brno: Didaktis, 2007, ISBN 80-7358-082-9 • ŠTIKOVÁ Stanislava. Písemná a elektronická komunikace 2 a 3. Nakl. Ing. Stanislava Štiková – Korespondent, Plzeň 2007 • HANZOVÁ, Marie, SCHNEIDEROVÁ, Eva. Klíčke slohu. Praha: Albatros, 2007, ISBN 978–80–00 – 01825 -6