Struktura zápisu porady

1. Struktura zápisu porady Kristýna Dreisigová a Olga Šánová

2. Porady • Na přípravě a průběhu porad se aktivně podílí nejen vedoucí pracovníci, ale i sekretářky a někdy i asistenti vedoucího pracovníka. • Vliv na efektivnost porad mají především vedoucí pracovníci, kteří jsou jejich iniciátory a vedou jejich průběh, dále jejich účastníci, ale i sekretářky vedoucích pracovníků, které se podílejí na přípravné fázi a vytvářejí podmínky pro jejich efektivní průběh.

3. Pozvánka na poradu • Pozvánky jsou důležité pro úspěšný průběh porady, a proto je třeba je vypracovat odpovědně a pečlivě • Musí obsahovat: název akce, název pořádající organizace, den, datum a dobu začátku, místnost, program jednání a plánovanou dobu trvání

4. Prezenční listina • Udává, kdo se má oficiálně porady zúčastnit a dokumentuje skutečnou prezenci na dané poradě. • Jestliže se jedná o poradu se stálým okruhem účastníků, použijeme listinu s již natištěnými jmény, popřípadě jejich funkcemi, ke kterým patřičný účastník pouze přidá svůj podpis. • Může se stát, že se porady účastní jiné organizace, u kterých dopředu nevíme, která osoba z té či oné organizace bude přítomna. V tomto případě se na prezenční listinu udává pouze název organizace. • Třetím druhem je taková listina, na které nejsou předtištěná jména, ani názvy organizací. • Avšak u všech druhů prezenčních listin zadáváme do záhlaví název pořádající organizace, název akce, datum a místo konání.

5. Zápisy z porad • Zápis z porad obsahuje údaje, které se používají u případného dalšího jednání, a proto musí být co nejpřesnější. • Záhlaví obsahuje název organizace, druh porady, datum a místo konání. Dále se jmenovitě uvedou přítomní, omluvení a ostatní nepřítomní pracovníci. Při velké účasti na poradě se odkazuje na prezenční listinu. • Zaznamená se zde, kdo schůzi zahájil a řídil, program a průběh jednání, závěry, úkoly vyplývající z porady, jména pracovníků odpovědných za jejich splnění a termíny plnění úkolů. • Zápis se uzavírá datem zhotovení, jménem zapisovatele a podpisem pracovníka, který odpovídá za správnost.

6. Druhy zápisů Záznamy se liší rozsahem: • Stručný zápis: jsou zde zachyceny jednotlivé body jednání, rozhodnutí, ke kterému schůze dospěla a úkoly, které z ní vyplynuly. • Podrobnější zápis: pořizuje se při důležitých poradách. Uvádějí se v něm jména diskutujících, stručný obsah referátů a diskusních příspěvků. Pokud účastníci požádají o zaprotokolování připomínky, zapíše se její přesné znění. • Doslovný zápis: zhotovují se při jednáních v parlamentu, při významných konferencích a jiných závažných jednáních. Zápis se stenografuje souběžně s jednáním, stenografové se při psaní střídají a pak diktují ze svých stenografů písařkám nebo je přepisují sami. Současně se pro kontrolu pořizuje zvukový záznam.

7. Schvalování, rozesílání a evidence • Zápisy se pořizují co nejdříve, pokud možno v den porady nebo nejpozději následující den. • Zápisy zhotovené sekretářkou schvaluje obvykle předseda porady. Někdy se k zápisu vyjadřuje další schůze, na níž se text přečte a jeho znění se definitivně upraví. • Schválené zápisy se rozmnoží a rozesílají účastníkům porady, případně dalším orgánům. • Zápisy se v organizacích číslují a zakládají do pořadače označeného Porady. Sledování zápisů umožňuje vedoucím pracovníkům kontrolovat plnění úkolů a udržovat si přehled o činnosti jednotlivých útvarů.

8. Zdroje • ZUZÁK, Roman. Moderní sekretářka a sekretariát. Praha, 1994 • KULDOVÁ, Olga; ZUZÁK, Roman. Korespondence podnikatelů. Praha, 1996 • PLAMÍNEK, Jiří a kol. Řízení neziskových organizací. Praha, 1996 • FLEISCMANNOVÁ, Emílie a kol. Obchodní korespondence. Praha, 2003 • http://slovnik-cizich-slov.abz.cz/web.php/slovo/facilitace • http://www.conflict.cz/main.php?strana=6 • http://encyklopedie.seznam.cz/heslo/97597-stenogram • http://encyklopedie.seznam.cz/heslo/535664-stenograf • http://projekty.sosptu.cz/obk/pdf/pozvanka_na_poradu.pdf • http://projekty.sosptu.cz/obk/pdf/zapis_z_porady.pdf