Protocollo Informatico E digitalizzazione

1. Protocollo Informatico E digitalizzazione Piero Flamini

2. Sommario • Normativa di riferimento • Interoperabilità dei protocolli • Indice delle PA • Posta elettronica certificata • Attività in corso • Centro di competenza CNIPA sul protocollo • Attività con i CRC • Riuso • Protocolli di intesa

3. La Normativa di riferimento

4. La gestione dei documentiproblematiche • Esigenza di gestione sistematica dei documenti • il decreto regio (gennaio 1900) aumento della quantità dei documenti trattati • inefficienza • ridondanza • lentezza tempi di reperimento necessità di suddivisione per attività e/o argomento (classificazione)

5. Documento informatico • In generale: rappresentazione del contenuto di atti amministrativi su un supporto • In particolare: dati, atti su supporto informatico • Un documento informatico con firma digitale ha efficacia probatoria

6. Riferimenti Normativi (1) • Legge n. 241/1990 Legge sulla trasparenza amministrativa “Nuove norme in materia di procedimenti amministrativi e di diritto di accesso ai documenti informatici” • Legge n. 59/1997 Legge sulla semplificazione amministrativa “Gli atti, dati e documenti formati dalla P.A. e dai privati con strumenti informatici e telematici, nonché la loro archiviazione e trasmissione sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge”.

7. Riferimenti Normativi (2) • DPR n. 445/2000 Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” • DPCM del 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR n. 445/2000. • Circolare AIPA n. 28 del 7 maggio 2001 Definizione di standard, delle modalità di trasmissione, del formato e dei tipi di informazioni minime comunemente scambiate tra le P.A. e associate ai documenti protocollati.

8. Riferimenti Normativi (3) • Deliberazione CNIPA n. 11/2004 pubblicata sulla G.U. n. 57 del 9/3/04 in sostituzione della delibera AIPA n. 42/2001 “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. • Direttiva Stanca 9 dicembre 2002 pubblicata sulla G.U. n. 53/2003 “Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali”.

9. Riferimenti Normativi (4) • Direttiva Stanca 27 novembre 2003 pubblicata sulla G.U. n. 8/2004 “Impiego della posta elettronica nelle Pubbliche Amministrazioni”. • “Linee guida del governo per lo sviluppo della società dell’informazione nella legislatura”, approvate dal C.M. il 31/5/02 nelle quali tra gli obiettivi prioritari è indicata la diffusione dell’impiego della posta elettronica. • Dpr 137 7 APRILE 2003 (art.20 c.2) "I documenti informatici contenenti copia o riproduzione di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma elettronica qualificata."

10. Riferimenti normativi FIRMA ELETTRONICA PROTOCOLLO INFORMATICO REGOLE TECNICHE 513/97 428/98 DPCM31/10/2000 INTEROPERABILITA' Circ 28/2001 CONSERVAZIONI DOCUMENTI DPR 445/2000 TESTO UNICO SULLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA Delib CNIPA n.11/2004

11. AMBITO DI APPLICAZIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO • Il DPR 445/00 e il DPCM 31/10/2000, sono rivolti a tutte le Amministrazioni definite dal DL 165/2001 e fissa la data del 1° gennaio 2004 entro la quale le Amm. Sono tenute alla gestione automatizzata del protocollo • Amministrazioni centrali • enti pubblici non economici • enti locali (regioni, province, comuni) • comunità montane, le istituzioni universitarie, scuole...

12. Obiettivi del progetto “protocollo informatico” Il progetto si propone due obiettivi: • Migliorare l'efficienza interna delle amministrazioni attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo, e la razionalizzazione dei flussi documentali. • Migliorare la trasparenza dell'azione amministrativa verso i soggetti interessati(cittadini ed imprese). • Migliorare la tempestività della risposta

13. In sintesi… • Atti, dati, documenti formati con strumenti informatici sono validi a tutti gli effetti di legge • Le amministrazioni sono tenute a dotarsi di sistemi informatici di minima per la gestione del protocollo e degli archivi documentali • I sistemi devono rispettare determinati vincoli per permettere la interoperabilità fra le PPAA

14. Interoperabilità dei protocolli

15. Interoperabilità dei protocolli • Concetti base: documento informatico e Rete Nazionale (SPC) • I documenti possono essere scambiati fra le amministrazioni tramite la rete • I sistemi di protocollo devo riuscire a parlare fra di loro

16. Interoperabilità dei protocolli • Come avviene lo scambio dei documenti elettronici? • La posta elettronica è giuridicamente equivalente alla posta ordinaria se garantisce: • Certezza del mittente/destinatario • Autenticazione degli utenti • Certezza dell’invio e della consegna • Certezza della data e dell’ora di invio • Tracciamento degli scambi • Certezza della comunicazione

17. Interoperabilità dei protocolli • Regole tecniche • I documenti elettronici, i dati, le informazioni strutturate sono spediti tramite posta elettronica certificata • Gli indirizzi corrispondono a delle caselle di posta elettronica • La AOO corrisponde ad un insieme di uffici con le stesse regole e gli stessi processi amm. • Ogni AOO è proprietaria di una casella di posta elettronica: Indice delle caselle di posta ufficiali delle AOO

18. PEC - Schema funzionale destinatario mittente Documento informatico Indice gestori PEC Internet Ricevuta di invio  Presa in carico Ricevuta di consegna Provider del destinatario Provider del mittente

19. IPA – I contenuti Per ciascuna amministrazione accreditata: • elenco delle AOO con gli indirizzi delle relative caselle istituzionali (posta certificata) • elenco delle unità organizzative utenti di ciascuna AOO • descrizione della struttura organizzativa in termini di UO e di servizi erogati • indirizzi delle caselle ufficiali delle funzioni organizzative

20. Perché un Indice per la P.A.? • Il riferimento normativo • D.P.C.M. 31/10/2000 (regole tecniche per il protocollo informatico), artt.11, 12, 14, 15, 20 • supporto all’interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico • Le esigenze operative • disporre di un’infrastruttura per servizi di “pagine gialle” della P.A.

21. IPA – Lo stato dell’arte Ad oggi si sono accreditate all’IPA: • 31 Amministrazioni Centrali • 1298 Amministrazioni Locali Dati riferiti al: 13 maggio 2004

22. Interoperabilità dei protocolli • Benefici dell’adozione del documento informatico e della rete: • Annullamento dei tempi di trasmissione • Aumento della sicurezza • Miglioramento dell’archiviazione e delle ricerche • Semplificazione nella registrazione di documenti “grandi”

23. Certezza e garanzie • Cifratura e firma digitale garantiscono integrità, autenticità e confidenzialità • L’infrastruttura predisposta fornisce, in automatico, le ricevute di invio, di ricezione, la registrazione dei messaggi e degli scambi.

24. Attività in corso

25. Centro di competenza:obiettivi generali e strumenti • Il CNIPA allo scopo di attuare quanto previsto dal piano di e-government e al fine di fornire ulteriori strumenti per la gestione elettronica dei documenti ha deciso di attuare il progetto di diffusione di un “Servizio di protocollo elettronico” in modalità ASP per tutte le pubbliche amministrazioni. • Il servizio è erogato tramite un Centro Servizi realizzato con alti livelli di sicurezza coerenti con la normativa tecnica CNIPA.

26. Centro di competenza:obiettivi generali e strumenti direttiva del Ministro Stanca sul protocollo e la trasparenza amministrativa (9 dic. 2002) • Iniziative di sensibilizzazione e comunicazione • Iniziative abilitanti (realizzate) • indice p.a. (http://indicepa.gov.it) • sistema di posta elettronica certificata e firma digitale • Iniziative di supporto alle amministrazioni Centrali e locali • riuso esperienze di progetto (http://protocollo.gov.it) • supporto consulenziale • sussidiarietà - servizio di protocollazione ASP

27. Centro di competenza:il servizio di protocollazione ASP • Adozione di un software (SIGeD) sviluppato per il Ministero dell’Economia attraverso un accordo di riuso • Fornitura di una intera gamma di servizi, dal nucleo minino alla gestione documentale • Scelta delle modalità ASP per minimizzareall’amministrazione i costi di impianto e i tempi di attivazione • Formazione tradizionale in aula • Formazione on-line (e-learning) • Disponibilità di materiale multimediale (a richiesta)

28. Centro di competenza: il servizio di protocollazione ASP • RePro: servizio di gestione del nucleo minimo di protocollo • GeDoc: servizio di gestione documentale • Store: servizio di conservazione dei documenti • Servizi accessori: formazione (con materiale e modalità coerenticon le iniziative AIPA), consulenza, BPR, rilevazione della customer satisfaction

29. Il sito web sulla gestione dei documenti

30. Progetti di e-government (Riuso) • Obiettivi dell’iniziativa • Mettere insieme tutti i progetti del primo avviso che operano sul tema del protocollo informatico • Mettere insieme CNIPA, Enti coordinatori e Enti aggregati, CRC Al fine di : • offrire una cassa di risonanza al progetto • Verificare la possibilità di scambio e di convergenza dei progetti in corso • Verificare ipotesi di lavoro congiunto

31. Riuso • Principali progetti del primo avviso che operano sul tema del protocollo informatico • DocArea (ex Panta Rei – Emilia-Romagna) • Protoint (Friuli Venezia Giulia) • FDRM (Regione Marche) • Comnet e Propocert (Regione Lazio) • GP&D (Comune di Roma) • Sisdoc (Comune di Napoli) • RA-RCT e INPA (Regione Piemonte) • SCATEL (Regione Puglia) • Protocollo-Bas (Regione Basilicata)

32. C.R.C. • Creato un “presidio tematico” sul protocollo presso i CRC per attività di conoscenza e informazione sul territorio, approfondimento di temi critici (Forum online, formazione…) • Analisi dello stato di attivazione del protocollo informatico nel territorio (monitoraggio dei progetti) • Produzione di conoscenza sui temi critici (titolario e manuali di gestione) • Formazione e assistenza sul territorio

33. …. In definitiva Obiettivo di legislatura • Il progetto trasparenza uno dei 10 obiettivi di legislatura l’obiettivo è • l’attivazione del protocollo informatico nel 66% delle Aree Organizzative Omogenee

34. Attività in corso • Riuso dei progetti di e-government (catalogo) • Mappatura del territorio nazionale sul tema del protocolllo informatico (UPI, staff centrale CRC e CNIPA). Replicabilità del modello eToscana • Protocollo d’intesa con la Provincia di Milano, Provincia di Bologna, UPI e Poste Italiane • Protocollo di intesa con Poste Italiane Per • Raccogliere e diffondere sul territorio le principali esperienze e Produrre in tempi rapidi (settembre ?) documentazione che raccolga in un unico standard il “manuale di gestione” e il “titolario” • Mettere a disposizione del territorio sw e servizi • Mettere a disposizione dei CRC pacchetti formativi sviluppati dal CNIPA sul tema

35. Alcuni riferimenti: • http://indicepa.gov.it • http://www.cnipa.it • http://protocollo.gov.it flamini@cnipa.it