Download
1 / 29
310 likes | 520 Views
Zarządzanie czasem w praktyce. Paweł Koch. Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik. Zarządzanie czasem. Temat modny, stanowiący przedmiot licznych szkoleń, wykładów, publikacji.
E N D
Zarządzanie czasem w praktyce Paweł Koch
Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Zarządzanie czasem. • Temat modny, stanowiący przedmiot licznych szkoleń, wykładów, publikacji. • Niektórzy, zamiast terminu „zarządzanie czasem", wolą mówić o „zarządzaniu sobą w czasie", bądź też o „zarządzaniu czynnościami w czasie" podkreślając, • że chodzi tu nie tyle o sam czas, ile o umiejętność związaną z organizacją swoich zajęć i ustalania priorytetów. • W czynnościach tych z całą pewnością pomocne są proste i powszechnie dostępne narzędzia. • Alenarzędzia to nie wszystko
Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Jeśli ktoś myśli, że jego problemy związane z brakiem czasu lub natłokiem obowiązków rozwiąże kolejna technika jest w błędzie. • Nie rozwiąże tego także kolejny gadżet elektroniczny (fani technologii znają już z pewnością aplikacje internetowe zarządzające listami zadań - tadalist polski odpowiednik to aplikacja miniToDo.pl służy do tworzenia i zarządzania listami zadań do wykonania. Program ma prosty, niewymagający uczenia się i czytania skomplikowanych instrukcji interfejs, operacje obsługiwane są poprzez przeglądarkę internetową)
Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • W praktyce bowiem często kłopotem nie jest nieznajomość narzędzi czy nieumiejętne ich stosowanie, • ale przełożenie dokonanych wyborów i podjętych decyzji na konkretne działania, • lub konsekwencja w ich wykonywaniu. • I tak okazuje się np. że należałoby oddelegować wybrane zadania współpracownikom (a więc także monitorować lub wyegzekwować ich wykonanie), a nie lubimy lub nie umiemy tego robić. • Albo powinniśmy skupić się na sprawach kluczowych, ale z jakichś powodów są one dla nas trudne i/lub nieprzyjemne, więc wolimy zająć się tym, co nam w naszej pracy sprawia największą radość.
Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Poza tym każda podjęta decyzja • (a taką przecież jest określenie co jest priorytetowe, a co nie, co pilne, co ważne, co zlecić komuś innemu, a za co zabrać się samemu) • niesie za sobą dylematy i oczywiście ryzyko. • Nie wszyscy potrafią sobie z tym poradzić. • Temat zarządzania czasem staje się w takim kontekście elementem pobocznym. • Na pierwszy plan wychodzą wątki związane z dobrym osadzeniem w roli zawodowej i umiejętnościami związanymi z zarządzaniem zespołem - komunikacją, delegowaniem, motywowaniem, radzeniem sobie ze stresem czy też zwykłą asertywnością. • To one w takiej sytuacji, a nie zarządzanie czasem jako takie czy tylko takie, powinny stanowić przedmiot szkolenia
Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • W gospodarowaniu czasem bardzo ważna jest świadomość. • Tego, jak funkcjonujemy w czasie i jaki mamy do niego stosunek. • Programowanie Neurolingwistyczne (NLP) dzieli pod tym względem ludzi na dwie grupy. • Pierwszą z nich tworzą ci, którzy w sposób naturalny funkcjonują „przez czas". • Są świadomi jego upływu. • Ludzie ci często wręcz „widzą" czas w postaci linii, która biegnie przed ich oczami od strony lewej (przeszłość) do prawej (przyszłość).
Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Na niej - równie widoczne - widnieją zadania do wykonania, ułożone w logiczną sekwencję zdarzeń. • W sposób naturalny ludzie funkcjonujący „przez czas" wiedzą ile co powinno trwać. • Ich spojrzenie jest skierowane w przyszłość: zależy im na „zamykaniu spraw", by przejść do kolejnych wg ustalonego planu. • Planowanie zadań i ich sprawne wykonanie nie stanowi dla nich większego problemu. • Gdyby scharakteryzować ich postawę powiedzeniem, byłoby to: „czas to pieniądz".
Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Druga grupa, to ludzie funkcjonujący „w czasie". • Ludzie ci są mniej świadomi tego, ile co trwa. • Dla nich najważniejsze jest czas teraźniejszy. • Łatwo dają się złapać w „tu i teraz". • Bywa, że trudno im zakończyć (miłe) spotkanie albo przerwać (przyjemną) czynność. • Zapominają o kolejnych zobowiązaniach. • Tracą poczucie czasu. • Gdyby scharakteryzować ich postawę powiedzeniem, byłoby to: „ciesz się chwilą". • Jeśli zaliczamy się do tej grupy, a chcemy poprawić swoje umiejętności związane z gospodarowaniem czasem, pierwszym krokiem jest praca nad uświadomieniem sobie jego upływu.
Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Doba to 24 godziny, a tydzień - 7 dni • Błędem popełnianym przez osoby, które funkcjonują „w czasie", a chcą nauczyć się gospodarowania nim, jest nieracjonalne planowanie. • Nieracjonalne czyli takie, które nie bierze pod uwagę tzw. „fizycznych" realiów. • Tego, że czas nie jest z gumy (doba ma 24 godziny, a tydzień 7 dni). • Albo tego, że czynność, która - nawet przy narzuceniu sobie dużego tempa oraz poświęceniu jej 100 proc. swojej uwagi i energii - zajmuje godzinę, nie może zostać wykonana w kwadrans.
Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Jeśli mamy np. kłopot z tym, że notorycznie niedoszacowujemy czas, który jest potrzebny na wykonanie danego zadania • i okazuje się, że - mimo dobrej woli i bardzo szybkiego tempa pracy - nie wyrabiamy się z tym, co sobie na dany dzień zaplanowaliśmy, • na początek możemy po prostu co wieczór robić sobie listę zadań na kolejny dzień, określając ile czasu powinno zająć nam wykonanie poszczególnych zadań. • Równocześnie sprawdzamy, jak rzeczywiście było z naszymi szacunkami z dnia poprzedniego. • W ten sposób, już po kilku dniach, będziemy w stanie bardziej realistycznie planować, zobowiązywać się do różnych rzeczy i tych zobowiązań dotrzymywać.
Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Jeśli chodzi o narzędzia, które pomagają w gospodarowaniu czasem, wszystkie skupiają się przede wszystkim na planowaniu i priorytetyzowaniu zajęć, • czyli polegają na spisaniu zadań do wykonania i ich uszeregowaniu wg klucza „pilne" i „ważne". • Tak działa np. Kwadrat Eisenhowera, oparty na podziale zadań według kryteriów: ważne - nieważne (w-nw) oraz pilne - niepilne (p-np.).
Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Pracę z Kwadratem Eisenhowera zaczynamy od sporządzenia listy zadań na cały dzień (lub tydzień). • Każde z zadań oceniamy wg kryterium ważności (ważne = to, co ma dużą wagę) i pilności (pilne = to, co wymaga pilnego załatwienia). • Najpierw określamy, które z tych zadań są ważne (oznaczamy je literką W), pozostałe oznaczamy literkami NW. • Następnie ponownie przeglądamy całą listę i decydujemy, które z zadań są pilne (oznaczamy je literką P), a które nie (oznaczamy je literkami NP). • W ten sposób dochodzimy do czterech kategorii zadań: • ważne/pilne (W/P), • ważne/niepilne (W/NP); • nieważne/pilne (NW/P); • nieważne/niepilne (NW/NP).
Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Mając taki podział postępujemy w sposób następujący: • 1. Zadania NW/P (nieważne i pilne), jeśli są proste i zajmują mało czasu, wykonujemy niezwłocznie, aby nam nie przeszkadzały. Jeżeli jednak są czasochłonne, przechodzą na plan drugi. Możemy je komuś oddelegować (jeśli mamy komu) i po prostu monitorować, jak tej osobie idzie. • 2. Natychmiast po nich robimy zadania W/P (ważne i pilne). To są nasze priorytety! Wykonujemy je sami! • 3. Zadania W/NP (ważne i niepilne) - ustalamy termin i bierzemy się za nie, gdy stają się pilne.
Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • 4. Na końcu są zadania NW/NP (nieważne i niepilne). Uwaga, to największe pochłaniacze czasu! W ogóle się nimi nie zajmujemy. Możemy komuś zlecić ich wykonanie (jeśli to ma sens) albo zaczekać, aż się przeterminują, ewentualnie wrócić do nich, gdy staną się ważne i/lub pilne). • Wiele osób kwestionuje powyższą kolejność, twierdząc, że - w kontekście długoterminowym - to zadania ważne, ale niepilne (wymienione jako trzecie), powinny być stawiane na pierwszym miejscu. • Jako sztandarowy przykład wymieniana jest dbałość o zdrowe zęby. Wizyta u dentysty, kiedy mamy ostry ból zęba - z perspektywy krótkoterminowej - to oczywiście zadanie ważne i pilne.
Zarządzanie czasem w praktyceAldona Janasik • Ale, jeśli spojrzymy na zagadnienie nieco szerzej, regularne odwiedzanie dentysty to zadanie ważne, ale niepilne i właśnie jako takie powinno być planowane w pierwszej kolejności. • Oczywiście pod warunkiem, że posiadanie zdrowych zębów jest dla nas wartością. • Wróćmy jednak do planowania bieżącego, w którego kontekście często pojawia się pytanie: • co jeśli nie wiem, co jest ważne, a co pilne • albo jak bardzo coś jest ważne/pilne?
Zarządzanie czasem w praktyceAldona Janasik • W pracy można ustalić to z przełożonymi pytając np. • "Na kiedy to ma być zrobione?" • albo "Mam do zrobienia to i to. Co z tego szef uważa za najważniejsze? Pytam, bo chcę się zabrać za najważniejsze rzeczy w pierwszej kolejności”. • Gorzej jeśli szef mówi, że wszystko jest bardzo ważne i bardzo pilne, a na dodatek nie chce słyszeć, że coś może być określone jako mniej istotne (i pominięte). • Co wtedy? • Trzeba polegać na własnym doświadczeniu lub podpowiedzi kolegi lub koleżanki, którzy przeszli przez podobną sytuację.
Zarządzanie czasem w praktyceAldona Janasik • Pierwszym i najważniejszym „przykazaniem" dobrej organizacji pracy jest: nie odsuwajmy ważnych zadań na koniec. • Takie odkładanie jest źródłem napięć, stresów, nieporozumień i porażek. • Można ich uniknąć. • W dzisiejszych realiach biznesowych, praca często przypomina żonglerkę. • Projektami, zadaniami, czynnościami. • Porównanie to jest bardzo trafne dlatego, że zarówno w żonglerce dosłownej, jak i metaforycznej, istnieje fizyczna liczbowa bariera. • Można dodawać kolejne piłeczki i o ile początkujący żongler ledwo radzi sobie z trzema, mistrz może spokojnie żonglować ośmioma.
Zarządzanie czasem w praktyceAldona Janasik • Nie będzie jednak w stanie zapanować nad - powiedzmy - szesnastoma tak, by wszystkie były w ruchu i żeby żadna z nich nie wypadła z obiegu, psując efekt końcowy. • Pamiętajmy więc, że - od pewnego momentu „krytycznego" - im więcej różnych rzeczy do zrobienia, tym mniejsza wydajność. • Przechodząc od jednego zadania do drugiego, tracimy bowiem sporo czasu na tzw. wdrożenie się i przestawienie (tak banalne czynności, jak wyciągnięcie dokumentów, przypomnienie sobie na jakim etapie jest dany projekt, "pożerają" mnóstwo czasu!).
Zarządzanie czasem w praktyceAldona Janasik • Wracając do Kwadratu Eisenhowera, który (podobnie zresztą, jak inne narzędzia służące pomocy w gospodarowaniu czasem) skupia się na bieżących projektach i zadaniach, a pomija coś bardzo istotnego:perspektywę długoterminową. • Otóż, by być zadowolonym z życia i mieć poczucie spełnienia (tj. nie mieć żalu do siebie, że się czegoś nie zrobiło bo np. nie starczyło nam na to czasu), powinniśmy nadać priorytet rzeczom dla nas ważnym. • Takie jest m.in. przesłanie prof. Randy'ego Pauscha, specjalisty od zarządzania czasem i autora słynnej książki „Ostatni wykład", w której śmiertelnie chory na raka trzustki profesor radzi swoim studentom jak należy żyć, by czuć się spełnionym.
Zarządzanie czasem w praktyceAldona Janasik • Oczywiście, w świecie, w którym wszystko jest - z założenia - pilne i ważne (a nawet „bardzo pilne!" oraz „superważne!"), podobne podejście wymaga nie lada konsekwencji w działaniu i w dokonywanych wyborach. • Jak odróżnić to, co jest ważne dla innych od tego, co jest ważne dla nas? • Przyglądając się swoim odczuciom. • Co się dzieje, gdy jesteśmy przyparci do muru i zmuszeni do pilnego zrobienia rzeczy z naszej perspektywy nieistotnej? • Podskórnie czujemy, że „coś jest nie tak".
Zarządzanie czasem w praktyceAldona Janasik • O czym jeszcze warto pamiętać podejmując próbę uporządkowania czekających nas zajęć? • O tym, że jeśli zaplanujemy 100% naszego czasu pracy, mamy 100% prawdopodobieństwa, że nie zrealizujemy naszego planu. • Zawsze pojawi się bowiem coś, co przewróci go do góry nogami. • Znamy efekt domino: drobne przekroczenie czasu przy wykonywaniu pierwszego dnia wywołuje eskalację opóźnień przy kolejnych czynnościach i „rozwala" nam dzień. • Doświadczenie mówi, że - aby wywiązać się z zadań, które na dany dzień sobie zaplanowaliśmy, należy zaplanować 60% czasu pracy, 20% zostawiając jako rezerwę na czynności nieplanowane, wreszcie 20% czasu na czynności spontaniczne(w tym przerwy i odstresowanie się).
Zarządzanie czasem w praktyceAldona Janasik • To tzw. reguła „60/40". • Tylko w ten sposób skonstruowany plan ma szansę nam się po drodze nie rozpaść w konfrontacji z codziennością. • Kolejny parametr, który warto jest wziąć pod uwagę przy planowaniu zajęć to tzw. krzywa aktywności i wydajności dobowej. • Powszechnie wiadomo, że nie pracujemy tak samo wydajnie przez cały dzień – • przeciętna krzywa ludzkiej aktywności i wydajności wykazuje szczyt możliwości w okolicy 12-tej, spadek ok. godziny 15-tej i ponowny szczyt ok. 17-tej
Zarządzanie czasem w praktyceAldona Janasik • Aby nie było tak zupełnie prosto, na krzywą aktywności i wydajności dobowej nakłada się tzw. krzywa zakłóceń. • Każdy z nas z pewnością zaobserwuje, że są w naszej pracy godziny, kiedy jest względnie spokojnie i godziny, gdy wszyscy czegoś od nas chcą. • Te ostatnie to pory tzw. największych zakłóceń. • Warto je uwzględnić przy planowaniu zajęć do wykonania na dany dzień • Chociażby po to, by np. nie zaplanować zadania, które wymaga absolutnego skupienia, na przedział czasowy charakteryzujący się największą liczbą przeszkód. • Co należy planować na czas największych zakłóceń? • Wykonanie zadań mniej ważnych.
Zarządzanie czasem w praktyceAldona Janasik • Podsumowując... • ... pamiętajmy, że w efektywnym zarządzaniu czasem nie chodzi tyle o właściwe robienie rzeczy, ile o robienie właściwych rzeczy we właściwym czasie. • To bowiem dopiero powoduje, że - w dłuższej perspektywie - mamy czas na rzeczy dla siebie istotne. • Nie gasimy pożarów, nie reagujemy w popłochu na nagłe „niespodzianki". • Z postawy reaktywnej przechodzimy na proaktywną. • To my decydujemy co, kto, gdzie, jak i kiedy. • Zaczynamy narzucać własne tempo.
Dziękuję za uwagę • Paweł Koch • Tel. 603 922 847
