Zarządzanie projektami WPROWADZENIE

1. Zarządzanie projektamiWPROWADZENIE dr inż. Paweł Pietras

2. Jakie cechy łączą te przykłady?

3. Udział projektów w gospodarce światowej

4. Przyczyny kreowania projektów w biznesie • globalizacja gospodarki i związane z nią zmiany w funkcjonowaniu firm • zwiększenie ilości informacji • konieczność elastycznego reagowania na zmiany rynkowe • rozwój nowoczesnych technologii

5. Cechy projektów • Celowość, czyli wynik określonej strategii • Ograniczoność, czyli istnienie ograniczenia czasowego realizacji przedsięwzięcia • Jednokrotność, czyli realizacja niepowtarzalnego przedsięwzięcia • Odrębność, czyli brak powiązań z normalną, rutynową działalnością firmy • Odrębnośćstrukturalna, czyli wydzielenie przedsięwzięcia jako osobnej struktury w firmie ważność cechy

6. Cechy projektów • Zbiór działań podejmowanych dla zrealizowania uzyskania konkretnego, wymiernego rezultatu – produktu projektu • Produkt ten, sam w sobie, nie jest projektem. Jednak to produkt definiuje wymiar techniczny, czasowy i finansowy projektu • Złe zdefiniowanie celu projektu, czyli jego produktu, może być jednym z czynników niepowodzenia projektu

7. Definicja projektu Tymczasowe przedsięwzięcie mające na celu stworzenie unikalnego produktu lub usługi, gdzie tymczasowość oznacza, że przedsięwzięcie ma ściśle oznaczony początek i koniec, a unikalność, że produkt lub usługa w wyraźny sposób jest inna niż wszystkie podobne produkty lub usługi.

8. Definicja projektu • Tymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego produktu, usługi lub rezultatu (PMBoK) • Projekt to unikatowy zestaw skoordynowanych działań organiczony czasem i kosztami, mający na celu uzyskanie zbioru określonych uprzednio produktów, zachowując przy tym normy jakości i wymagania (NBC)

9. Definicja projektu • Projekt to środowisko zarządzania stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych stosownie do specyficznych wymagań biznesu (Prince2)

10. Klasyfikacja projektów • Ze względu na przeznaczenie: • zewnętrzne • wewnętrzne • Ze względu na naturę: • techniczne • administracyjne • finansowe • handlowe

11. Klasyfikacja projektów • Ze względu na oczekiwania: • kompleksowe (np. badania i realizacja) • niekompleksowe (np. tylko badania) • Ze względu na wielkość: • duże (np. budowa tunelu pod kanałem La Manche) • małe (np. informatyzacja biura)

12. Klasyfikacja projektów • Ze względu na obszar zastosowań: • naprawy • nowe produkty • informatyka • R&D • Ze względu na rentowność: • zwiększenie wydajności, • redukcja kosztów • projekty o trudno mierzalnej rentowności (sponsoring)

13. Klasyfikacja projektów • Ze względu rezultaty: • procesowe • inwestycyjne • przychodowe

14. Portfele i programy Program – Zbiór powiązanych ze sobą przedsięwzięć oraz wymaganych zmian w organizacji, zmierzających do realizacji określonych celów strategicznych organizacji oraz osiągnięcia ustalonych korzyści biznesowych Portfel Projektów – kolekcja projektów lub programów i innego rodzaju przedsięwzięć zgrupowanych razem w celu zapewnienia kontroli, koordynacji i optymalizacji

15. Zarządzanie projektem Proces, w trakcie którego osoba kierująca projektem przeprowadza celowe planowanie i kontrolowanie zadań wchodzących w skład projektu oraz dokonuje odpowiedniej alokacji przydzielonych do realizacji projektu środków posługując się przy tym odpowiednimi technikami i metodami, aby osiągnąć wyznaczony cel w określonym terminie, po wyznaczonych kosztach i o odpowiedniej jakości

16. Magiczny trójkąt projektu Jakość Koszt Czas

17. Celowość projektu Aby skutecznie zarządzać projektem potrzebne jest sformułowanie celów stawianych przed realizatorami

18. Cele projektu S (specific) M (measurable) A (achievable) R (relevant) T (timed)

19. Rodzaje celów do osiągnięcia • Celem ogólnym projektu jest dostarczenie wartości interesariuszom • Strategia projektu do ogólne spojrzenie na sposób osiągnięcia tego celu

20. Rodzaje celów do osiągnięcia • Merytoryczne • Ekonomiczne – rentowność, przychód, zysk lub koszt • Zgodne z celami strategicznymi firmy

21. Cele projektu • Cel projektu to całość pojedynczych celów związanych z efektem projektu o przebiegiem zadań, który ma być uzyskany w projekcie • Efekt projektu to materialny lub niematerialny wynik pracy wykonanej w ramach projektu, określonej w zakresie zadań • Ogół celów (system celów) obejmuje 3 zmienne: rezultaty, czas oraz wydatki

22. Funkcje celów • W kontekście zarządzania projektami cele pełnią funkcje: • sterującą • ukierunkowującą • konsolidacyjną • koordynacyjną • selekcyjną • Muszą być kwantyfikowalne i wykonalne oraz zgodne z celami wyższego i niższego poziomu

23. Powiązania celów • Zorientowanie na efekt oznacza, konieczność definiowania i sprawdzania tylko przewidywanych efektów – cele związane z rezultatami, np.: • cele finansowe • cele funkcjonalne • cele społeczne • cele personalne

24. Powiązania celów • Zorientowanie na sprawność zarządzania oznacza konieczność definiowania celów proceduralnych, np.: • cele wynikające z harmonogramu (kamienie milowe) • cele budżetowe • cele osobiste • specjalne parametry przebiegu prac

25. Hierarchia celów • Podział celów może być prowadzony dwukierunkowo, odgórnie lub oddolnie • Podział odgórny – cele wyższego rzędu są dzielone na kilka celów niższego rzędu • Podział oddolny – na podstawie zdobytych doświadczeń zgłaszane są sugestie dotyczące usprawnień i przenoszone na wyższe poziomy

26. Hierarchia celów • Efektem podejścia krokowego jest powstanie wielu poziomów różniących się szczegółowością i adekwatnością do różnych poziomów zarządzania projektem

27. Hierarchia celów • Cel nadrzędny (Sprawny transport publiczny) • Kategorie celów (Funkcjonalność) • Podkategorie celów (Wygoda podróżowania) • Cele (Wysoki komfort) • Cele cząstkowe (Duża liczba miejsc siedzących) - Kryteria (Stosunek miejsc siedzących do stojących) Miara (Procent) Rozmiar (50%)

29. Identyfikowanie celów • Źródłem celów opartych na rezultatach mogą być: konieczność, pomysł, ograniczenia, życzenia • Przejście od źródła do zdefiniowania rezultatu odbywa się najczęściej przy wykorzystaniu metod kreatywnych i/lub dyskursywnych (zbieranie danych, segregacja, ocena, wybór)

30. Wszystkim nie dogodzisz

31. Cele C1 C2 C3 ... Ci Suma C1 x 0 0 ... 1 1 C2 1 x 0 ... 0 1 C3 1 1 x ... 1 3 ... ... ... ... ... 1 Cj 0 1 0 ... x 1 Hierarchie ważności W tabeli wstawia się: 0 gdy przy porównaniu celu Cj z celem Ci cel Ci jest ważniejszy; 1 gdy przy porównaniu celu Cj z celem Ci cel Cj jest ważniejszy. Suma pokazuje ważność danego celu, im wyższa tym cel ma większy priorytet.

32. Identyfikowanie celów • Obranie strategii osiągnięcia rezultatu pozwala na określenie co? i jak? ma być realizowany projekt – cele proceduralne

33. Główni aktorzy projektu • Dyrekcja: • odpowiada za realizację idei • utrzymuje główny kierunek realizacji • odpowiada za efekt • Kadra zarządzająca: • wspomaga (lub nie) realizację projektu • zapewnia dostęp do zasobów: ludzkich, technicznych, finansowych i in.

34. Główni aktorzy projektu • Pilot: • pilotuje całość prac • zapewnia wewnętrzną spójność projektów realizowanych w organizacji • Sponsor/Promotor: • motywuje do realizacji projektu, często „trzyma” budżet projektu • jest promotorem projektu w organizacji

35. Główni aktorzy projektu • Komunikator: • przedstawia projekt wszystkim zainteresowanym stronom • odpowiada za komunikację na wszystkich poziomach • Szef projektu: • odpowiada za pełną realizację projektu • koordynuje zadania • odpowiada za skuteczność

36. Struktura organizacyjna projektu Nadzór Wsparcie

37. Struktura liniowa Marketing Sprzedaż Projekt A Projekt B

38. Struktura liniowa z osobą wspomagającą

39. Organizacja task-force (przywódcza)

40. Strukturamacierzowa

41. Kluczowe czynniki sukcesu • Intencje i ich rozkład wśród interesariuszy projektu w momencie jego uruchomienia • Stopień zaangażowania osób odpowiedzialnych • Poziom profesjonalizmu głównych uczestników • Realizm projektu • Stopień akceptacji w środowisku

42. Ogólny model cyklu projektowego

43. Faza wstępna - uruchomienie projektu • rozpoznanie potrzeb i możliwości • oszacowanie korzyści z realizacji projektu • nadanie projektowi oficjalnego statusu

44. Faza planowania • zdefiniowanie dokładnych oczekiwań co do projektu • określenie celów projektu • zaplanowanie zaangażowania zasobów • określenie ram czasowych projektu

45. Faza realizacji • Koordynacja działań zespołu projektowego • Pomiar zużycia zasobów • Kontrola odstępstw postępu prac od przyjętego planu

46. Faza zamknięcia • Formalna prezentacja osiągniętych celów • Implementacja produktu projektu • Archiwizacja dokumentacji projektowej • Formalne zamknięcie projektu i rozwiązanie zespołu oraz struktury projektowej

47. Etapy i cykl życia projektu • Etap projektu – skończony przedział czasowy przebiegu projektu, który w swej treści różni się od pozostałych przedziałów • Cykl życia projektu jest sekwencją etapów, przez które projektu musi przejść od momentu otwarcia do zamknięcia • Przejścia między etapami są definiowane jako kamienie milowe – kluczowe wydarzenia, w których należy podjąć odpowiednią decyzję

48. Model fazowy projektu

49. Uruchomienie projektu w firmie Akt powołania projektu powinien zawierać: • Dane ogólne: • Potrzeby i wytyczne (wartości ważne dla klienta) • Cel główny i szczegółowe • Kryteria powodzenia • Środowisko (kontekst) projektu • Ryzyko (ogólne informacje o potencjalnych zagrożeniach)

50. Uruchomienie projektu w firmie Akt powołania projektu powinien zawierać: • Dane techniczne: • Główne etapy • Ogólny opis techniczny etapów • Dane ekonomiczne: • uwarunkowania czasowe i ograniczenia budżetowe