Contractare Proiecte FSE I. Modificarea contractelor II. Incetarea si rezilierea contractelor

1. SEMINAR DE INFORMARE PENTRU BENEFICIARII DE PROIECTE CO-FINANŢATE DIN FONDUL SOCIAL EUROPEANProgramul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane2007 - 2013

2. Contractare Proiecte FSE I. Modificarea contractelor II.Incetarea si rezilierea contractelor

3. I. Modificarea contractelor Dacă circumstanţele care afectează implementarea proiectului s-au modificatsubstanţialde la datasemnării contractului, atunci contractul şi anexele acestuiapotfi modificate în conformitate cu Articolul 11/Modificări şi completări la contract,cuacordul ambelor părţi, prin aprobarea unei notificări sau prin încheierea unui act adiţional. Fac excepţie modificările determinate de schimbări în legislaţia naţională şieuropeană care vor fi efectuate de AMPOSDRU/OIRPOSDRU fără a fi necesar în prealabil acordul Beneficiarului.

4. Important! ●Beneficiarul va solicita OIRPOSDRU încheierea uneinotificăricu cel puţin 10(zece) zile înainte de data la care doreşte ca modificarea să producă efecte(notificarea nu produce efecte pentru perioada anterioară). ●Beneficiarul va solicita OIRPOSDRU încheierea unui act adiţional cu cel puţin 20(douazeci) de zile înainte de data la care doreşte ca modificarea să producă efecte.(produce efecte odata cu ultima semnatură) ●Notificările /actele adiţionale, răspunsul la cererile de clarificări nu vor fi luate în considerare dacă sunt transmise prin fax sau e-mail.

5. Notificările /actele adiţionale, răspunsul la cererile de clarificări nu vor fi luate în considerare dacă sunt transmise prin fax sau e-mail. Beneficiarul poate depune notificări/acte adiţionale fără a aştepta aprobarea celor anterioar depuse; excepţie se va face în cazul în care conţinutul unui act adiţional/ notificare depinde de aprobarea celor anterior depuse. În cazul în care un act adiţional/ notificare este respins/ă, beneficiarul nu va aloca următoarelor modificări contractuale numărul respectiv. (Ex: AA1 respins, următorul AA nr 2 ).

6. Orice notificare / act adiţional/memoriu justificativ este necesar a fi semnate de către reprezentantul legal /împuternicit şi să poarte ştampila organizaţiei. În cazul în care semnează persoana împuternicită, se va ataşa la fiecare dosar o copie a împuternicirii/ deciziei. Vă rugăm să aveţi în vedere Instrucţiunea nr 44 care vine în sprijinul elaborării actelor aditionale si a notificărilor; deasemenea şi Instrucţiunea nr 17 – Formatul standard de act aditional – notificare.

7. Modificarea contractelor - Notificare Beneficiarul are obligaţia de a notifica în scris OIRPOSDRU NV, cu cel puţin 10 (zece) zile înainte de data la care doreşte ca modificarea să producă efecte, în următoarele situaţii: a) modificări intervenite în bugetul estimat al proiectului, în limita a 10% între capitole bugetare, în raport cu bugetul aprobat, prevazut in anexa nr. 2 care face parte integranta din contractul de finanţare (având în vedere că ambele capitole bugetare implicate în modificare trebuie să respecte plafonul de 10%), cu excepţia cheltuielilor de tip FEDR, a cheltuielilor generale de administraţie şi cu justificarea motivelor care au condus la aceasta.

8. b) schimbarea adresei sediului social al beneficiarului, precum și schimbarea datelor de contact (număr telefon, fax, e-mail, etc.); c) schimbarea contului special deschis pentru Proiect; d) înlocuirea sau introducerea de membri noi în echipa de management ori a experților pe termen lung din cadrul echipei de implementare a Proiectului; e) înlocuirea reprezentantului legal; f) modificarea planului de implementare a activităților;(ex: demararea in avans sau prelungirea activitatilor)

9. g) solicitarea utilizării sumei alocate pentru rezerva de contingență, în limita prevăzută la litera a), în conformitate cu prevederile instrucțiunilor și deciziilor AMPOSDRU; (Instructiunea 38). Nu se poate solicita modificarea contractului de finanţare prin notificare, în situaţiile în care modificarea solicitată ar face obiectul unui act adiţional, conform prevederilor contractului de finanţare. În această situaţie, notificarea va fi respinsă, fără a se mai solicita clarificări. ● Beneficiarul va considera notificarea aprobată tacit dacă în termen de 10 zile de la data înregistrării la sediul OIRPOSDRU nu sunt formulate obiecţiuni cu privire la modificarea solicitată.

10. În cazul în care se solicită clarificări, inclusiv prin e-mail, iar beneficiarul: - furnizează răspunsul în maxim 3 zile lucratoare, perioada cuprinsă între data solicitării clarificărilor şi data înregistrării acestora la registratura OIRPOSDRU, se consideră perioadă suspendată. - nu furnizează răspunsul în maxim 3 zile lucratoare, notificareava fi respinsa.

11. Exemplificare Data înregistrare notificare: 14.07.2014 Data aprobării decontării: 25.07.2014 (dacă nu se solicită clarificări) Solicitare clarificări: 17.07.2014 (a 3- a zi) Răspuns clarificări: 22.07.2014 (a 3 - a zi lucratoare) - suspendare 3 zile Data aprobării decontării: 30.07.2014 Răspuns clarificări: 23.07.2014 ( a 4-a zi) Notificare respinsa: (Cf. Contract de finantare art 11)

12. Beneficiarul are obligaţia de a solicita încheierea de către OIRPOSDRU NV a unui act adiţional cu cel puţin 20(douazeci) de zile înainte de data la care doreşte ca modificarea să producă efecte, în următoarele situaţii: a) orice modificare a bugetului estimat al Proiectului, generată de: - redistribuiri de sume care depăşesc limita a 10% între capitolele bugetare aferente costurilor eligibile ale Proiectului, în condițiile în care se pastrează nemodificată valoarea totală eligibilă a Proiectului, cu justificarea detaliată a motivelor care au condus la aceasta; Modificarea contractelor - Act adiţional

13. - modificarea cheltuielilor de tip FEDR, cu respectarea procentului maxim permis, conform Ghidului solicitantului, cu justificarea detaliată a motivelor care au condus la aceasta, inclusiv în cazul în care sumele nu depășesc limita a 10% între capitole bugetare; b) includerea de noi activități eligibile și/sau introducerea unor categorii de grup-ţintă, cu respectarea prevederilor Ghidului solicitantului aferent proiectului finanţat, care să contribuie la atingerea rezultatelor și obiectivului specific al Proiectului; c) modificarea duratei de implementare a Proiectului;

14. d) suspendarea executării contractului, pentru motive întemeiate, astfel încât să-i permită finalizarea implementării proiectului în cadrul perioadei de programare; ( ex: motive independente de voinţa părţilor – calamităţi naturale, incendii, etc.) - modificarea cheltuielilor generale de administrație, cu respectarea procentului maxim permis, conform Ghidului solicitantului, cu justificarea detaliată a motivelor care au condus la aceasta, inclusiv în cazul în care sumele nu depășesc limita a 5/7%; e) înlocuirea unuia din partenerii din proiect cu alt partener cu o capacitate operaţională şi financiară cel puţin similară, care îndeplineşte condiţiile reglementate de Ghidul Solicitantului şi instrucţiunile AMPOSDRU şi care îşi asumă cel puţin ducerea la îndeplinire a obligaţiilor asumate de partenerul înlocuit;

15. f) modificări ale Acordului de parteneriat; g) solicitarea utilizării sumei alocate pentru rezerva de contingență, pentru suma care depășește limita a 10% între capitolele bugetare, în conformitate cu prevederile instrucțiunilor și deciziilor AMPOSDRU; h) orice alte modificări ale cererii de finanţare.

16. (5) Beneficiarul are obligaţia de a solicita încheierea unui act adițional la contractul de finanţare pentru toate modificările de sume intervenite în cadrul aceleiași linii bugetare din anexa nr. 2-Bugetul proiectului detaliat, cu excepția cheltuielilor generale de administrație, (fie pe seama modificării costurilor unitare, fie a cantităților previzionate) în situația în care variația acestora depăşeşte 10%.

17. (6) Actul adițional va fi considerat valabil încheiat, va intra în vigoare și va produce efecte juridice dacă a fost semnat și ștampilat de către reprezentantul legal al Beneficiarului și, ulterior, semnat și ștampilat și de către reprezentantul legal al OIRPOSDRU. Un act adițional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbări în contract care ar pune în discuție decizia de acordare a finanțării nerambursabile sau care ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanților.

18. În cuprinsul memoriului justificativ se va prezenta: - un scurt istoric al modificărilor contractuale aprobate anterior de către OIRPOSDRU. - modificările solicitate - Motivaţia din care să reiasă necesitatea modificărilor solicitate pentru buna gestionare şi implementare a proiectului. Vă rugăm să însoţiţi solicitarea de modificare contractuală, de toate documentele justificative care susţin afirmaţiile dumneavoastră din memoriul justificativ. Modificarea contractului prin act adiţional îşi produce efectele de la data la care OIRPOSDRUaprobă actul adiţional, dată care se regăseşte în dreptul ultimei semnături. .

19. NU efectuaţi cheltuieli care derivă din modificarea solicitată înainte de data aprobării deoarece aceste cheltuieli vor fi declarate neeligibile. În orice altă situaţie care nu a fost enunţată Beneficiarul are obligaţia de a solicita OIRPOSDRU un punct de vedere oficial şi de a nu lua nici o măsură înainte de primirea din partea OIRPOSDRU a punctului de vedere solicitat. Beneficiarul trebuie să informeze AMPOSDRU/ OIRPOSDRU despre orice situaţie care poate determina întârzierea executării Contractului în termen de 5 (cinci) zile de la data luării la cunoştinţă despre aceasta.

20. II.Incetarea si rezilierea contractelor (1) OI POSDRU delegat își rezervă dreptul de a rezilia prezentul contract, fără îndeplinirea altor formalități și fără intervenția instanței judecătorești, cu excepția unei simple notificări de informare a Beneficiarului, în următoarele cazuri: - din motive imputabile lui, nu a început implementarea Proiectului în termen de 30 (treizeci) zile de la data semnării contractului; -nu respectă termenele şi condiţiile pentru acordarea tranşei a doua şi/sau recuperarea prefinanţării prevăzute la art. 5, punctele A şi B ; - nu depune cererile de rambursare, precum şi cele aferente cererilor de plată pentru cheltuielile efectuate, în termenele și formatul prevăzut de instrucțiunile şi deciziile AMPOSDRU şi prezentul contract.

21. (2) Orice cauză de neeligibilitate a proiectului și/sau a Beneficiarului şi/sau a oricăruia dintre parteneri, chiar dacă a fost identificată ulterior încheierii prezentului contract. 3) În cazul în care prezentul contract este reziliat din culpa Beneficiarului, acesta poate fi exclus de la participarea la selecția publică de proiecte și de la acordarea finanțării nerambursabile pentru o perioadă de 2 (doi) ani. (4) Clauza suspensiva.- N/A .

22. Vă mulţumim pentru atenţie!ORGANISMUL INTERMEDIAR REGIONALPENTRU PROGRAMUL OPERAŢIONAL SECTORIALDEZVOLTAREA RESURSELOR UMANENORD-VESTE-mail general: office@runv.roWebsite: www.runv.roTelefon: (+40 264) 530 191;0264-402594; 0732/ 009 744 Fax: (+40 264) 530 191 Oana Puscas Coordonator Compartimentul Contractare